Samouczek Excel: Jak zapisać plik Excel jako XLS

Wstęp

Wiedząc, jak zapisać plik Excel jako .xls ważny W celu kompatybilności ze starszymi wersjami programu Excel i innych oprogramowania do arkusza kalkulacyjnego. Zapewnia, że ​​Twoje dane mogą być dostępne i wykorzystywane przez szerszy zakres użytkowników. W tym samouczku zapewnimy Przegląd kroków do zapisania pliku Excel jako .xls, ułatwiając uczenie się i zastosowanie tej niezbędnej umiejętności.

Kluczowe wyniki

• Wiedza o tym, jak zapisać plik Excel jako .xls jest ważna dla kompatybilności ze starszymi wersjami programu Excel i innych oprogramowania do arkusza kalkulacyjnego.
• Zapisywanie pliku jako .xls zapewnia, że ​​Twoje dane mogą być dostępne i używane przez szerszy zakres użytkowników.
• Zgodnie z przewodnikiem krok po kroku podanym w tym samouczku ułatwi ci uczenie się i zastosowanie niezbędnej umiejętności zapisywania pliku Excel jako .xls.
• Istnieją potencjalne problemy i ograniczenia, o których należy pamiętać przy zapisywaniu pliku jako .xls, w tym utrata funkcji i funkcjonalności, niezgodność z niektórymi funkcjami i formułami Excel oraz ograniczenia wielkości plików.
• Ważne jest, aby utrzymać kopię zapasową oryginalnego pliku .xlsx i przetestować plik .xls w starszych wersjach Excel w celu zapewnienia kompatybilności.

Zrozumienie formatu pliku .xls

Podczas pracy z Excelem ważne jest, aby zrozumieć różne formaty plików, w których możesz zapisać swoją pracę. Jednym z najczęściej używanych formatów jest format pliku .xls.

Format pliku .xls to domyślny format pliku używany przez starsze wersje programu Excel, w tym Excel 2003 i wcześniejszy. Jest to format pliku binarnego, co oznacza, że ​​dane są przechowywane w formacie binarnym, a nie w bardziej czytelnym człowieku, takim jak XML.

Jedną z głównych różnic między formatami plików .xlsx i .xls jest rozmiar pliku. Pliki .xlsx są na ogół mniejsze niż pliki .xls, co może być ważne podczas pracy z dużymi zestawami danych. Ponadto pliki .xlsx mogą obsługiwać więcej wierszy i kolumn w porównaniu z plikami .xls.

Jednym z głównych problemów kompatybilności z formatem pliku .xls jest to, że może nie być w pełni kompatybilny z nowszymi wersjami Excel. Na przykład, jeśli utworzysz plik w Excel 2016 i zapiszesz go jako plik .xls, niektóre funkcje mogą nie być obsługiwane po otwarciu w programie Excel 2019.

• Excel 2007 i nowsze wersje mogą nadal otwierać i edytować pliki .xls.
• Jednak niektóre zaawansowane funkcje i formatowanie nie mogą być zachowane podczas oszczędności w formacie .xls.

Przewodnik krok po kroku do zapisywania pliku Excel jako .xls

Microsoft Excel pozwala użytkownikom zapisywać swoje pliki w różnych formatach, aby zapewnić kompatybilność z różnymi wersjami oprogramowania. Jeśli chcesz zapisać swój plik Excel jako .xls, wykonaj te proste kroki:

A. Otwórz plik Excel, który chcesz zapisać

B. Kliknij „Plik” w lewym górnym rogu

C. Wybierz „Zapisz jako” z menu rozwijanego

D. Wybierz lokalizację, w której chcesz zapisać plik

E. Wybierz „Excel 97-2003 Skoroszyt (*.xls)” z menu rozwijanego „Zapisz jako typ”

F. Kliknij „Zapisz”, aby zapisać plik jako .xls

Korzyści płynące z zapisania pliku jako .xls

Podczas pracy z Excelem ważne jest, aby wziąć pod uwagę zgodność tworzonych plików. Zapisywanie pliku jako .xls może oferować kilka korzyści, w tym:

• Zapewnienie kompatybilności ze starszymi wersjami Excel:

  Zapisując plik jako .xls, możesz upewnić się, że użytkownicy z starszymi wersjami Excel mogą nadal otwierać i pracować z plikami bez żadnych problemów. Może to być szczególnie przydatne podczas udostępniania plików kolegom lub klientom, którzy mogą nie mieć dostępu do najnowszego oprogramowania Excel.

• Zachowanie formatowania i funkcjonalności dla starszych plików:

  Starsze pliki .xls mogą zawierać formatowanie lub funkcjonalność, która może zostać utracona, jeśli plik zostanie zapisany w nowszym formacie. Oszczędzając jako .xls, możesz zachować te elementy i upewnić się, że plik zachowuje się zgodnie z użytkownikami ze starszymi wersjami Excel.

• Udostępnianie plików użytkownikom, którzy mają starsze wersje Excel:

  Podczas współpracy przy projektach lub udostępnianiu plików szerszej grupie odbiorców ważne jest, aby wziąć pod uwagę możliwości oprogramowania odbiorców. Zapisywanie pliku jako .xls może ułatwić udostępnianie i współpracę z użytkownikami, którzy nie zaktualizowali najnowszej wersji Excel.

Wskazówki dotyczące pracy z plikami .xls

Podczas pracy z plikami .xls w programie Excel należy pamiętać o kilku ważnych kwestiach, aby zapewnić płynne przejście i kompatybilność. Oto kilka pomocnych wskazówek, o których należy pamiętać:

• Zawsze zapisz kopię zapasową - Przed przekształceniem pliku do formatu .xls konieczne jest prowadzenie kopii zapasowej oryginalnego pliku .xlsx. Zapewni to, że jeśli pojawią się jakiekolwiek problemy podczas procesu konwersji, nadal będziesz mieć oryginalny plik, na którym można się powrócić.

• Zrozum ograniczenia - Pliki .xls są starszym formatem plików i jako takie mogą nie obsługiwać wszystkich funkcji i funkcjonalności plików .xlsx. Należy pamiętać, że niektóre zaawansowane funkcje, takie jak formatowanie warunkowe i iskier, mogą nie być w pełni kompatybilne z formatem .xls.
• Przetestuj plik - Przed sfinalizowaniem konwersji konieczne jest dokładne przetestowanie pliku .xls, aby zapewnić, że niezbędna funkcjonalność nie zostanie utracona. Może to obejmować sprawdzanie formuł, formatowanie i wszelkie zaawansowane funkcje, aby sprawdzić, czy działają one zgodnie z przeznaczeniem w formacie .xls.

• Rozważ różne wersje - Ważne jest, aby pamiętać, że nie wszystkie wersje obsługi Excel .xls pliki w ten sam sposób. Testowanie pliku w starszych wersjach Excel pomoże zapewnić, że pozostaje on w pełni kompatybilny i funkcjonalny dla użytkowników, którzy mogą nie mieć najnowszej wersji oprogramowania.
• Dostosuj w razie potrzeby - Jeśli podczas testowania zostaną zidentyfikowane problemy z kompatybilnością, przygotuj się na dostosowanie pliku w razie potrzeby, aby zapewnić, że pozostaje on dostępny i funkcjonalny w różnych wersjach Excel.

Potencjalne problemy podczas oszczędzania jako .xls

Zapisując plik Excel jako .xls, istnieje kilka potencjalnych problemów, które mogą napotkać użytkownicy. Ważne jest, aby pamiętać o tych kwestiach, aby podjąć świadomą decyzję przy wyborze formatu pliku.

Zapisując plik Excel jako .xls, należy zauważyć, że niektóre funkcje i funkcjonalność mogą zostać utracone. Może to obejmować takie rzeczy, jak formatowanie warunkowe, sprawdzanie poprawności danych i tabele obrotowe. Funkcje te nie są w pełni obsługiwane w formacie .xls, a zapisanie pliku w tym formacie może spowodować utratę tych elementów.

Kolejnym potencjalnym problemem podczas oszczędzania jako .xls jest niezgodność z niektórymi funkcjami i formułami Excel. Format .xls nie obsługuje wszystkich zaawansowanych funkcji i formuł, które są dostępne w nowszych wersjach Excel. Oznacza to, że podczas oszczędzania jako .xls istnieje ryzyko, że niektóre funkcje i formuły używane w pliku mogą nie działać zgodnie z przeznaczeniem.

Na koniec ważne jest, aby wziąć pod uwagę ograniczenia wielkości pliku podczas zapisywania jako .xls. Format .xLS ma maksymalne ograniczenie wielkości pliku 65 536 wierszy i 256 kolumn. Jeśli plik Excel przekroczy te ograniczenia, nie może być odpowiednio zapisany w formacie .xls, co prowadzi do potencjalnej utraty danych lub uszkodzenia.

Wniosek

Podsumowując, zapisywanie pliku Excel jako .xls jest prostym, ale ważnym procesem dla użytkowników. Postępując zgodnie z krokami przedstawionymi w tym samouczku, możesz łatwo zapisać swój plik w żądanym formacie. Ma kluczowe znaczenie dla użytkowników programu Excel Zrozum formaty plików Aby zapewnić zgodność z innymi systemami i oprogramowaniem. Zachęcam cię do Ćwicz zapisywanie plików jako .xls Aby uzyskać znajomość procesu i poczuć się bardziej pewnie w obsłudze różnych formatów plików w programie Excel.