Samouczek Excel: Jak zrobić Excel tylko odczyt 2016

Wstęp

Tworzenie dokumentu Excel tylko czytać oznacza ograniczenie użytkowników przed wprowadzaniem jakichkolwiek zmian w pliku. Może to być przydatne, gdy chcesz udostępnić dokument w celu odniesienia lub recenzji bez ryzyka przypadkowych edycji. Tworząc odczyt dokumentu Excel, możesz Chroń integralność danych i upewnij się, że oryginalna treść pozostaje niezmieniona.

Dodatkowo tworzenie puszki tylko do odczytu programu Excel Zapobiegaj nieautoryzowanemu dostępowi i pomóc w utrzymaniu bezpieczeństwa poufnych informacji. Ta funkcja jest szczególnie korzystna przy udostępnianiu plików kolegom lub klientom, ponieważ pozwala kontrolować, kto może dokonać modyfikacji dokumentu.

Kluczowe wyniki

• Wykonanie dokumentu Excel tylko do odczytu ogranicza użytkowników do wprowadzania zmian, ochrony oryginalnej zawartości i integralności danych.
• Status tylko do odczytu może zapobiec nieautoryzowanemu dostępowi i pomóc w utrzymaniu bezpieczeństwa poufnych informacji.
• Postępowe określone kroki, takie jak wybór „zalecanego tylko odczytu” w oknie dialogowym Save, może sprawić, że dokument Excel tylko do odczytu.
• Ważne jest, aby wziąć pod uwagę ograniczenia statusu tylko odczytu, szczególnie jeśli chodzi o współpracę i wprowadzanie danych.
• Najlepsze praktyki korzystania tylko z odczytu w Excel obejmują zastosowanie go do wrażliwych lub końcowych wersji dokumentów i skuteczne komunikowanie się podczas udostępniania plików tylko do odczytu ze współpracownikami.

Zrozumienie tylko odczytu w Excel 2016

Po zapisaniu dokumentu Excel jako tylko do odczytu oznacza to, że plik można wyświetlić lub uzyskać dostęp, ale nie można go zmodyfikować ani zapisać z tą samą nazwą pliku. Jest to przydatna funkcja, gdy chcesz zapobiec przypadkowym zmianom ważnych danych lub gdy chcesz udostępnić dokument wyłącznie w celach referencyjnych.

A. Zdefiniuj, co to znaczy, aby dokument Excel był tylko do odczytu

Gdy dokument jest ustawiony na tylko odczyt, można go otworzyć i wyświetlić, ale każda próba wprowadzenia zmian i zapisania pliku spowoduje podpowiedź zapisania dokumentu o innej nazwie lub lokalizacji.

B. Wyjaśnij, w jaki sposób status tylko odczytu wpływa na edycję i zapisywanie dokumentu

• Redagowanie:

  
  Gdy dokument jest ustawiony na tylko odczyt, wszystkie funkcje edycji, takie jak pisanie, usuwanie lub formatowanie, są wyłączone. Zapewnia to, że oryginalna treść pozostaje niezmieniona.

• Oszczędność:

  
  Próbując zapisać zmiany w dokumencie tylko do odczytu, Excel montuje użytkownik do zapisania pliku o innej nazwie lub w innej lokalizacji. Zapobiega to przypadkowym nadpisaniu oryginalnego pliku.

Kroki, aby zrobić dokument Excel tylko do odczytu

Excel jest potężnym narzędziem do tworzenia i zarządzania arkuszami kalkulacyjnymi, ale czasami możesz chcieć chronić swoją pracę, tworząc tylko dokument. Postępuj zgodnie z poniższymi krokami, aby wykonać dokument Excel tylko do odczytu w programie Excel 2016.

Otwórz dokument Excel, który chcesz zrobić tylko

Zacznij od otwarcia dokumentu Excel, który chcesz zrobić tylko do odczytu. Może to być nowy lub istniejący dokument, nad którym pracowałeś.

Kliknij kartę „Plik” w lewym górnym rogu okna

Po otwarciu dokumentu kliknij kartę „Plik” znajdujący się w lewym górnym rogu okna Excel. To otworzy menu z różnymi opcjami zarządzania dokumentem.

Wybierz „Zapisz jako” z menu

W menu „Plik” wybierz opcję „Zapisz jako”. Pozwoli to zapisać kopię dokumentu i wprowadzić zmiany w ustawieniach pliku.

Wybierz lokalizację, aby zapisać plik

Gdy pojawi się okno dialogowe „Zapisz jako”, wybierz lokalizację, w której chcesz zapisać plik. Możesz zapisać dokument na komputerze, udostępniony dysk sieciowy lub usługę przechowywania online.

Kliknij menu rozwijane „Narzędzia” w oknie dialogowym Zapisz

W oknie dialogowym „Zapisz jako” kliknij menu rozwijane „Narzędzia” znajdujące się u dołu okna. To otworzy menu z dodatkowymi opcjami dokumentu.

Wybierz „Opcje ogólne”

Z rozwijanego menu „Narzędzia” wybierz opcję „Opcje ogólne”. Otworzy to nowe okno dialogowe, w którym można określić różne ustawienia dokumentu.

Zaznacz pole z napisem „Zalecane tylko do odczytu”

W oknie dialogowym „Opcje ogólne” zaznacz pole z napisem „Zalecane tylko do odczytu”. To skłoni użytkowników do otwarcia dokumentu jako tylko odczytu, gdy próbują edytować lub zapisać zmiany w pliku.

Kliknij „OK”, aby zapisać zmiany

Na koniec kliknij przycisk „OK” w oknie dialogowym „Opcje ogólne”, aby zapisać zmiany. Spowoduje to, że dokument Excel tylko do odczytu, a użytkownicy będą musieli wprowadzić hasło, aby dokonać wszelkich modyfikacji pliku.

Ograniczenia statusu tylko do odczytu

Kiedy tworzysz dokument Excel tylko do odczytu, należy wziąć pod uwagę kilka ograniczeń. Ważne jest, aby zrozumieć, w jaki sposób ten status może wpłynąć na Twój przepływ pracy i współpracę z innymi.

A. Omów ograniczenia tworzenia dokumentu Excel tylko do odczytu

Gdy dokument Excel jest ustawiony na tylko odczyt, oznacza to, że plik można przeglądać i kopiować, ale nie edytować. Może to być ograniczone, jeśli chcesz wprowadzić zmiany lub aktualizacji danych w dokumencie. Ponadto wszelkie makra lub kod VBA w pliku mogą nie działać zgodnie z przeznaczeniem w trybie tylko do odczytu.

B. Wyjaśnij, w jaki sposób status tylko odczytu może wpływać na współpracę i wprowadzanie danych

Status tylko do odczytu może wpłynąć na współpracę poprzez ograniczenie możliwości wielu użytkowników do wprowadzania zmian w czasie rzeczywistym w dokumencie. Może to prowadzić do problemów z kontrolą wersji i utrudniać śledzenie zmian wprowadzonych przez różnych użytkowników. Dodatkowo, dla celów wprowadzania danych status tylko odczytu może utrudniać wprowadzenie nowych informacji lub aktualizować istniejące dane w dokumencie.

Jak usunąć status tylko do odczytu

Po otrzymaniu dokumentu Excel tylko do odczytu może być frustrujący, jeśli chcesz wprowadzić zmiany. Na szczęście możesz usunąć status tylko do odczytu za pomocą kilku prostych kroków.

• Otwórz dokument Excel tylko do odczytu

Najpierw otwórz dokument Excel, który jest oznaczony jako tylko odczyt.

• Kliknij kartę „Plik” w lewym górnym rogu okna

Po otwarciu dokumentu przejdź do zakładki „Plik” znajdującej się w lewym górnym rogu okna.

• Wybierz „Zapisz jako” z menu

Z menu wybierz „Zapisz jako”, aby otworzyć okno dialogowe Zapisz.

• Wybierz lokalizację, aby zapisać plik

Wybierz lokalizację, w której chcesz zapisać plik.

• Kliknij menu rozwijane „Narzędzia” w oknie dialogowym Zapisz

W oknie dialogowym Zapisz kliknij menu rozwijane „Narzędzia”.

• Wybierz „Opcje ogólne”

Z menu rozwijanego wybierz „Opcje ogólne”, aby uzyskać dostęp do dodatkowych opcji plików.

• Odznacz pole z napisem „Zalecane tylko do odczytu”

W menu „Opcje ogólne” odznacz pole z napisem „Zalecane tylko do odczytu”.

• Kliknij „OK”, aby zapisać zmiany

Na koniec kliknij „OK”, aby zapisać zmiany i usuń status tylko do odczytu z dokumentu Excel.

Najlepsze praktyki stosowania tylko odczytu w programie Excel

Podczas pracy z wrażliwymi lub końcowymi wersjami dokumentów w programie Excel ważne jest, aby wdrożyć status tylko do odczytu, aby zapobiec nieautoryzowanym zmianom. Oto kilka najlepszych praktyk stosowania tylko odczytu w Excel:

• Ochrona wrażliwych danych:

  
  W przypadku dokumentów zawierających poufne informacje, takie jak dane finansowe, dane osobowe lub informacje zastrzeżone, zaleca się ustawienie statusu tylko do odczytu, aby zapobiec przypadkowym lub celowym modyfikacjom. Pomaga to w utrzymaniu integralności i poufności danych.

• Ostateczne wersje dokumentów:

  
  Po sfinalizowaniu dokumentu i nie oczekuje się żadnych dalszych zmian, ustawienie statusu tylko do odczytu zapobiega niezamierzonym modyfikacjom. Jest to szczególnie przydatne przy udostępnianiu dokumentu kolegom lub klientom, aby zapewnić, że ostateczna wersja pozostanie nienaruszona.

• Powiadomienie dla współpracowników:

  
  Podczas udostępniania dokumentu tylko do odczytu współpracownikom ważne jest, aby przekazać powód ustawienia dokumentu jako tylko do odczytu. Zapewnia to, że współpracownicy rozumieją cel i nie są sfrustrowani ich niezdolnością do wprowadzania zmian.

• Instrukcje dotyczące dostępu do dokumentu tylko do odczytu:

  
  Podaj jasne instrukcje dotyczące dostępu i pracy z dokumentem tylko do odczytu. Może to obejmować kierowanie współpracownikami, jak poprosić o uprawnienie do edycji, dokonać kopii do własnego użytku lub w razie potrzeby dostęp do oddzielnej wersji edytowalnej.

Wniosek

Podsumowując, omówiliśmy, jak wykonać Excel tylko w wersji 2016. Omówiliśmy proces ustawiania opcji tylko do odczytu dla poszczególnych skoroszytów, a także sposobu ochrony całej aplikacji Excel przed nieautoryzowanymi zmianami. Zbadaliśmy również korzyści z korzystania z funkcji tylko do odczytu w celu ochrony ważnych danych i zapobiegania przypadkowym modyfikacjom.

Teraz, gdy nauczyłeś się tworzyć Excel tylko do odczytu, zachęcam do zastosowania tej wiedzy do korzystania z programu Excel. Wdrażając funkcję tylko do odczytu, możesz chronić swoje cenne dane i upewnić się, że pozostaje ona niezmieniona. To proste, ale potężne narzędzie może pomóc utrzymać integralność arkuszy kalkulacyjnych i zapobiec niezamierzonym zmianom. Mam nadzieję, że ten samouczek będzie przydatny i korzystny w twoich wysiłkach Excel.