Samouczek Excel: Jak znaleźć stare pliki Excel

Wstęp

Ponieważ nadal gromadzimy coraz więcej danych w naszej codziennej pracy, staje się to kluczowe Znajdź stare pliki Excel W celu odniesienia, analizy lub aktualizacji. Niezależnie od tego, czy jest to raport budżetowy z ubiegłego roku, czy harmonogram projektu sprzed kilku miesięcy, dostęp do poprzednich plików Excel może zaoszczędzić czas i wysiłek. W tym samouczku obejmiemy kroki w razie potrzeby, aby łatwo zlokalizować i odzyskać te stare pliki Excel.

Kluczowe wyniki

• Ważne jest, aby móc znaleźć stare pliki Excel w celu odniesienia, analizy lub aktualizacji w naszej codziennej pracy.
• Zrozumienie podstawowych technik wyszukiwania, takich jak korzystanie z paska wyszukiwania plików i zaawansowane opcje wyszukiwania, jest niezbędne dla wydajnego pobierania plików.
• Wykorzystanie funkcji, takich jak „najnowsza” karta w programie Excel i AutoRecover, może pomóc w odzyskaniu niedawno otwartych lub niezapisanych plików Excel.
• Badanie opcji tworzenia kopii zapasowych i odzyskiwania, w tym za pomocą Windows Backup and Restore Tool i Cloud Storage, może zapewnić dodatkowe metody pobierania plików.
• Ustanowienie regularnego systemu zarządzania plikami i wdrożenie omawianych technik jest ważne dla wydajnego pobierania plików.

Zrozumienie podstawowych technik wyszukiwania

Jeśli chodzi o znalezienie starych plików Excel, ważne jest, aby zrozumieć podstawowe techniki wyszukiwania, które mogą znacznie ułatwić proces. Korzystając z tych technik, możesz zlokalizować potrzebne pliki bez marnowania czasu i wysiłku.

Jednym z najprostszych sposobów znalezienia starych plików Excel jest użycie paska wyszukiwania w eksploratorze plików. Pozwala to wprowadzić słowo kluczowe lub nazwę pliku i szybko zlokalizować odpowiednie pliki.

Aby uzyskać bardziej złożone wyszukiwania, ważne jest, aby wykorzystać zaawansowane opcje wyszukiwania dostępne w Eksploratorze plików. Pozwala to zawęzić kryteria wyszukiwania i znaleźć określone pliki Excel na podstawie różnych atrybutów, takich jak modyfikowana data, typ i rozmiar pliku.

Jeśli wiesz, że stare pliki Excel znajdują się w określonych folderach, najlepiej skoncentrować wyszukiwanie w tych folderach. Można to zrobić, nawigując bezpośrednio do folderów i używając paska wyszukiwania w tych folderach.

Odzyskiwanie niedawno otwartych plików w programie Excel

Podczas pracy z Excelem pomocne może być szybki dostęp do plików, nad którymi niedawno otworzyłeś lub pracowałeś. Excel zapewnia funkcję, która umożliwia łatwe pobranie tych plików, oszczędzając czas i wysiłek.

Excel ma kartę „najnowszą”, która wyświetla listę plików, które niedawno otworzyłeś lub dostęp. Aby uzyskać dostęp do tej karty, po prostu otwórz Excel i poszukaj opcji „najnowszej” w menu pliku. Kliknięcie tej opcji wyświetli listę ostatnio otwartych plików, umożliwiając szybkie wybór i otwarcie żądanego pliku.

Oprócz wyświetlania niedawno otwartych plików Excel pozwala również „przypiąć” ważne pliki dla łatwego dostępu. Ta funkcja jest szczególnie pomocna w przypadku plików, nad którymi często pracujesz i chcesz być łatwo dostępny. Aby przypiąć plik, po prostu unosić się na pliku w karcie „Najnowsze” i kliknij ikonę PIN, która pojawia się. Zapewni to, że plik pozostanie na górze listy, aby uzyskać szybki dostęp.

Chociaż karta „najnowsza” w programie Excel jest wygodnym sposobem na dostęp do niedawno otwartych plików, ma swoje ograniczenia. Lista plików na karcie „Najnowsze” opiera się na historii otwartych plików na określonym urządzeniu i nie może być synchronizowana na różnych urządzeniach. Ponadto lista jest ograniczona do określonej liczby plików i może nie wyświetlać wszystkich plików, nad którymi pracowałeś. Ważne jest, aby pamiętać o tych ograniczeniach podczas polegania na karcie „najnowsze”, aby znaleźć stare pliki Excel.

Wykorzystanie funkcji „Autorecover” w programie Excel

Funkcja „Autorecover” Microsoft Excel jest cennym narzędziem do odzyskiwania starych lub niezapisanych plików. Umożliwiając tę ​​funkcję, użytkownicy mogą upewnić się, że ich praca jest automatycznie zapisywana w regularnych odstępach czasu, minimalizując ryzyko utraty ważnych danych. W tym rozdziale omówimy, jak włączyć funkcję AutoRecover w programie Excel, zlokalizować i odzyskać niezbawione lub wcześniej zapisane pliki oraz najlepsze praktyki skutecznego stosowania autorecover.

Włączanie funkcji Autorecover w programie Excel

• Krok 1: Otwórz Excel i kliknij kartę „Plik”.
• Krok 2: Wybierz „Opcje” z menu po lewej stronie.
• Krok 3: W oknie dialogowym Excel opcji kliknij „Zapisz” w menu po lewej stronie.
• Krok 4: Sprawdź pole „Zapisz informacje o autorecover co x minuty” i określ żądany interwał w celu automatycznego oszczędności.
• Krok 5: Kliknij „OK”, aby zapisać zmiany i włączyć funkcję Autorecover.

Lokalizowanie i odzyskiwanie niezapisanych lub wcześniej zapisanych plików

• Krok 1: W Excel kliknij kartę „Plik” i wybierz „Otwórz”.
• Krok 2: Poszukaj opcji „odzyskaj niezbawione skoroszyty” na dole ostatniej listy.
• Krok 3: Kliknij „Odzyskaj niezapisane skoroszyty”, aby otworzyć panela odzyskiwania dokumentów.
• Krok 4: Wybierz niezapisany plik, który chcesz odzyskać, i kliknij „Otwórz”.
• Krok 5: Jeśli plik został wcześniej zapisany, użyj okna dialogowego „Otwórz”, aby przejść do lokalizacji pliku i wybierz go, aby odzyskać.

Najlepsze praktyki skutecznego stosowania autorecover

• Ustaw rozsądny interwał automatycznego zapisania: Wybierz przedział czasu dla autorecover, który jest zgodny z przepływem pracy i częstotliwości zmian w pracy.
• Regularnie oszczędzaj swoją pracę: Chociaż Autorecover zapewnia sieć bezpieczeństwa, nadal ważne jest ręczne zapisywanie pracy w regularnych odstępach czasu, aby uniknąć utraty danych.
• Śledź odzyskane pliki: Po odzyskaniu pliku za pomocą AutoREcover zapisz go natychmiast w bezpiecznej lokalizacji i śledź zmiany wprowadzone od czasu jego ostatniego zapisania.

Badanie opcji tworzenia kopii zapasowych i odzyskiwania

Jeśli chodzi o znalezienie starych plików Excel, kluczowe jest posiadanie niezawodnych opcji tworzenia kopii zapasowych i odzyskiwania. Niezależnie od tego, czy jest to wbudowane narzędzie Windows, czy oprogramowanie innych firm, zrozumienie tych opcji może pomóc w wydajnym pobraniu ważnych plików.

A. Korzystanie z narzędzia do tworzenia kopii zapasowych i przywracania systemu Windows

Narzędzie do tworzenia kopii zapasowych i przywracania systemu Windows to wbudowana funkcja, która umożliwia użytkownikom tworzenie kopii zapasowych swoich plików i przywracanie ich w razie potrzeby. To narzędzie jest łatwe w użyciu i może być zaplanowane do uruchamiania w regularnych odstępach czasu, zapewniając, że pliki Excel są zawsze tworzone.

• Historia plików: Narzędzie do tworzenia kopii zapasowych i przywracania systemu Windows zawiera funkcję o nazwie Historia plików, która umożliwia automatyczne tworzenie kopii zapasowych plików do zewnętrznego napędu lub lokalizacji sieci.
• Obraz systemu: Ta funkcja umożliwia utworzenie pełnego obrazu systemu, w tym plików Excel, które można użyć do przywrócenia komputera do poprzedniego stanu w przypadku awarii systemu.

B. Wykorzystanie oprogramowania do tworzenia kopii zapasowych innych firm

Podczas gdy narzędzie do tworzenia kopii zapasowych i przywracania systemu Windows może być skuteczne, niektórzy użytkownicy mogą preferować korzystanie z oprogramowania do tworzenia kopii zapasowych innych firm, aby uzyskać bardziej zaawansowane funkcje i opcje dostosowywania.

• Kopia zapasowa w chmurze: Wiele oprogramowania do tworzenia kopii zapasowych innych firm oferuje opcje tworzenia kopii zapasowych w chmurze, umożliwiając bezpieczne przechowywanie plików Excel w chmurze i dostęp do nich z dowolnego miejsca.
• Przyrostowa kopia zapasowa: Niektóre oprogramowanie zapewnia przyrostową kopię zapasową, co oznacza, że ​​tylko zmiany wprowadzone w plikach są kopie zapasowe, oszczędzając czas i przestrzeń do przechowywania.

C. Zrozumienie korzyści z regularnych kopii zapasowych

Regularne kopie zapasowe są niezbędne do zapewnienia, że ​​możesz znaleźć stare pliki Excel w razie potrzeby. Zrozumienie korzyści z regularnych kopii zapasowych może zmotywować użytkowników do ustalenia priorytetów tego zadania.

• Zapobieganie utracie danych: Regularne kopie zapasowe mogą zapobiec utratę danych w przypadku przypadkowego usunięcia, uszkodzenia plików lub awarii sprzętu.
• Uratowany czas i wysiłek: Dzięki regularnym tworzeniu kopii zapasowych możesz zaoszczędzić czas i wysiłek w poszukiwaniu starych plików Excel, ponieważ można je łatwo odzyskać z kopii zapasowej.
• Święty spokój: Wiedza, że ​​pliki Excel są regularnie tworzone, może zapewnić spokój, szczególnie w przypadku nieoczekiwanej utraty danych.

Wykorzystanie pamięci w chmurze do pobierania plików

Jeśli chodzi o znalezienie starych plików Excel, wykorzystanie przechowywania w chmurze może być niezwykle przydatnym narzędziem. Niezależnie od tego, czy używasz Dropbox, Drive Google, OneDrive, czy innej platformy, synchronizacja plików Excel z chmurą może ułatwić pobieranie starszych wersji i dostęp do plików z dowolnego miejsca.

A. synchronizacja plików Excel z usługami przechowywania w chmurze

Jednym z najważniejszych kroków w znalezieniu starych plików Excel jest upewnienie się, że są one zsynchronizowane z usługą przechowywania w chmurze. Synchronizując pliki, możesz mieć pewność, że są one utworzone i dostępne z dowolnego urządzenia z połączeniem internetowym. Może to być szczególnie pomocne, jeśli pracujesz nad wieloma urządzeniami lub potrzebujesz dostępu do plików w podróży.

• Dropbox: Dzięki Dropbox możesz łatwo zsynchronizować pliki Excel, instalując aplikację Dropbox Desktop i zapisując pliki w folderze Dropbox na komputerze. To automatycznie zsynchronizuje twoje pliki z chmurą.
• Dysk Google: Dysk Google umożliwia synchronizację plików Excel poprzez instalowanie aplikacji Drive Drive Drive i zapisując pliki w folderze Dysku Google na komputerze. Twoje pliki będą następnie dostępne ze strony internetowej Drive Google.
• OneDrive: Jeśli używasz OneDrive, możesz zsynchronizować pliki Excel, zapisując je w folderze OneDrive na komputerze. To automatycznie przesyła twoje pliki do chmury.

B. Dostęp do historii wersji na platformach pamięci masowej w chmurze

Wiele platform pamięci masowej w chmurze oferuje historię wersji, która umożliwia dostęp i przywracanie poprzednich wersji plików Excel. Może to być niezwykle pomocne, jeśli przypadkowo zastąpisz plik lub musisz pobrać starszą wersję w celach informacyjnych.

• Dropbox: W Dropbox możesz uzyskać dostęp do historii wersji, klikając prawym przyciskiem myszy plik i wybierając „Historię wersji”. To pokaże listę poprzednich wersji, które możesz podgląd i przywrócić.
• Dysk Google: Dysk Google oferuje również historię wersji. Po prostu kliknij prawym przyciskiem myszy w pliku, wybierz „Zarządzaj wersjami”, a możesz przeglądać i przywrócić poprzednie wersje plików Excel.
• OneDrive: Dzięki OneDrive możesz uzyskać dostęp do historii wersji, klikając prawym przyciskiem myszy plik, wybierając „Historię wersji” i wybierając wersję, którą chcesz przywrócić.

C. Współpracowanie i udostępnianie plików innym za pośrednictwem przechowywania w chmurze

Kolejną zaletą korzystania z pamięci chmur dla plików Excel jest możliwość współpracy i udostępniania ich innym. Może to być szczególnie przydatne w projektach zespołowych lub udostępniania plików klientom lub partnerom.

• Dropbox: W Dropbox możesz utworzyć udostępnione foldery i zapraszać innych do współpracy w plikach Excel. Ułatwia to wspólną współpracę z dokumentami i informowanie wszystkich o najnowszych wersjach.
• Dysk Google: Dzięki Dysku Google możesz udostępniać pliki Excel określonymi osobami lub utworzyć link do udostępniania, który pozwala każdemu z linkiem wyświetlić lub edytować plik. Możesz także współpracować w czasie rzeczywistym, pracując nad tym samym dokumentem jednocześnie.
• OneDrive: OneDrive umożliwia udostępnianie plików programu Excel określonym osobom lub utworzeniem linku do udostępniania. Możesz także ustawić uprawnienia do kontrolowania, kto może przeglądać lub edytować plik.

Wniosek

Podsumowując, omówiliśmy różne metody znajdowania starych plików Excel, w tym przy użyciu listy najnowszych plików, wyszukiwania według nazwy pliku i korzystania z funkcji wyszukiwania plików Windows Explorer. Ustanowienie regularnego systemu zarządzania plikami jest kluczowe Aby uzyskać wydajne pobieranie plików i ważne jest regularne organizowanie plików i tworzenia kopii zapasowych, aby zapobiec ich zgubieniu lub zapomnieniu. Zachęcam cię do wdrożyć omawiane techniki Aby upewnić się, że możesz łatwo uzyskać dostęp i pracować ze starymi plikami Excel w razie potrzeby.