Tworzenie kompleksowej polityki należności

Wstęp

Należności konta odnoszą się do pieniędzy należnych firmie przez klientów lub klientów. Jest to część aktywów obrotowych zgłoszonych w bilansie i ogólnie oczekuje się, że zostaną zapłacone w ciągu roku. Utworzenie kompleksowej polityki należności pomaga zapewnić obsługę wszystkich transakcji w wydajny i terminowy sposób.

Zamiar

• Zapewnij jednolite wskazówki, jeśli chodzi o przetwarzanie płatności i śledzenie długów
• Upewnij się płynne działanie działu należności
• Chroń sytuację finansową firmy, chroniąc ją przed wszystkimi formami niedźwięka
• Ustaw jasne warunki płatności i oczekiwania z klientami i klientami

Ocena zasad dotyczących rachunków bieżących

Ocena zasad należności na rachunkach bieżących jest kluczową częścią tworzenia kompleksowych zasad należności. Celem oceny jest analiza bieżących procedur i identyfikacja potencjalnych ulepszeń, które należy wdrożyć. Bardzo ważne jest, aby firmy miały solidne zasady i procedury, aby zapewnić terminowe pobieranie płatności.

Przegląd aktualnych zasad i procedur

Pierwszym krokiem w ocenie zasad dotyczących rachunków bieżących jest przegląd istniejących zasad i procedur. Powinno to obejmować dokładną analizę warunków rozliczeniowych i płatnych, procesów windykacyjnych i procedur zarządzania ryzykiem kredytowym. Recenzja powinna również obejmować procesy fakturowania klientów i procedury konta z przeszłości. Przegląd powinien zostać przeprowadzony przez wykwalifikowanego profesjonalistę.

Analiza potencjalnych aktualizacji

Po zakończeniu przeglądu następnym krokiem jest analiza wyników i zidentyfikowanie potencjalnych aktualizacji. Może to obejmować dostosowanie Warunki rozliczeniowe i płatnicze, aby zapewnić fakturze klientów Prawidłowo i płatności są zbierane w odpowiednim czasie. Może to również obejmować aktualizację aktualnych procesów windykacyjnych i procedur zarządzania ryzykiem kredytowym. Wszelkie potencjalne ulepszenia powinny zostać przejrzane i zatwierdzone przez wykwalifikowanych specjalistów.

Utworzenie kompleksowej polityki należności wymaga dokładnej oceny bieżących zasad i procedur. Ważne jest, aby firmy oceniały ich obecne zasady i procedury oraz analizować pod kątem potencjalnych aktualizacji. Zapewni to prawidłowe fakturze, płatności są gromadzone w odpowiednim czasie, a procesy zarządzania ryzykiem kredytowym i procedury zarządzania ryzykiem kredytowym są aktualne.

Zaangażowanie i wkład interesariuszy

Zasady dotyczące należności wpływają na szeroki zakres partii zarówno w organizacji, jak i poza nią. Bardzo ważne jest, aby wszyscy interesariusze byli zaangażowani w opracowywanie kompleksowej polityki należności. Pomaga to zapewnić, że wszystkie poglądy i perspektywy są wysłuchane i zawarte w polityce. Pomaga także organizacji uniknąć potencjalnych konfliktów między polityką a oczekiwaniami zainteresowanych stron.

Wartość i znaczenie gromadzenia wkładu od osób dotkniętych polityką należności nie można przecenić. Każda grupa interesariuszy wprowadza inną perspektywę i zrozumienie procesu tworzenia polityki. Ich zaangażowanie pomaga zidentyfikować potencjalne problemy, które mogą nie być oczywiste dla osób, które nie są bezpośrednio dotknięte. Ponadto posiadanie informacji zwrotnych od interesariuszy podczas procesu tworzenia polityki może promować większy poziom akceptacji i wpisu po ostatecznym wdrożeniu polisy.

Opracowując kompleksową politykę należności, są pewne zainteresowane strony, którzy muszą mieć miejsce przy stole. Obejmuje to przedstawicieli działów finansowych, prawnych i IT. Każdy z tych działów będzie miał unikalne spostrzeżenia i zrozumienie różnych elementów kompleksowej polityki.

• Departament Finansowy - Departament Finansów powinien zapewnić ramy i wytyczne, aby upewnić się, że polityka przestrzega wszystkich odpowiednich przepisów i przepisów. Powinny również udzielać porad na temat rodzajów kontroli, które należy wprowadzić, aby zapewnić skuteczność polityki.


• Dział prawny - Departament prawny powinien wciągnąć wkład na temat struktury polityki w sposób, który chroni organizację przed potencjalnymi kwestiami prawnymi. Powinny również zapewnić, że wszystkie odpowiednie przepisy i przepisy są uwzględnione.


• Dział IT - Dział IT powinien być zaangażowany w opracowanie infrastruktura technologiczna potrzebna do wdrożenia i zarządzania należnościami konta polityka. Obejmuje to opracowywanie systemów i procesów monitorowania, śledzenia i kontroli rachunków należności.

Zaangażowanie interesariuszy ma kluczowe znaczenie dla stworzenia kompleksowej i skutecznej polityki należności. Prawidłowe włączenie interesariuszy poprzez proces tworzenia polityki pomaga zapewnić, że wszystkie odpowiednie perspektywy i poglądy są uwzględnione. Ponadto może pomóc zmniejszyć ryzyko potencjalnych konfliktów i zapewnić, że polityka zostaną zaakceptowane przez dotknięte nią.

Punktem kontaktowym

Jest to niezbędne Zidentyfikuj punkt kontaktowy w organizacji odpowiedzialnej za adresowanie należności Zapytania, problemy i rozbieżności. Konfigurowanie wyznaczonego kontaktu umożliwia bezproblemową komunikację między organizacją a jej klientami, zapewnia poczucie jednolitości i zachęca do odpowiedzialności.

Identyfikacja wyznaczonego kontaktu z należności

Wyznaczony kontakt dla Należności należy wyjaśnić w polityce. Ten punkt kontaktowy powinien być ktoś zaznaczony z Proces należności, a także zasady i procedury organizacji. Rozważ wyjaśnienie tego zarówno wewnętrznie w polityce, jak i zewnętrznie podczas komunikowania się z klientami.

Rola kontaktu w egzekwowaniu polityki

Wyznaczony kontakt z należności powinien być odpowiedzialny za zapewnienie, że opłaty są płacone na czas, a klienci przestrzegają warunków polityki należności. Obejmuje to zbieranie niezapłaconych faktur, reagowanie na zapytania klientów w odpowiednim czasie i śledzenie rozbieżności. Ponadto punkt kontaktowy powinien potwierdzić, że wszystkie niezbędne dokumenty są odpowiednio wypełnione i w pliku.

Wyznaczony kontakt powinien być również odpowiedzialny za śledzenie wszelkich zmian lub zmian wprowadzonych do polityki należności i przekazanie wszelkich zmian w odpowiednich stronach. Może to obejmować powiadomienia dla wszystkich klientów lub konkretne aktualizacje, takie jak powiadomienia o nadchodzących zmianach płatności.

Struktura płatności i wytyczne

Ustanawiając polisę na rzecz należności, ważne jest jasne zdefiniowanie struktury płatności i wytycznych w celu zapewnienia efektywnego pobierania płatności.

A. Warunki płatności

Warunki płatności powinny być częścią każdej umowy między firmą a ich klientami. Warunki powinny określić termin płatności, który prawdopodobnie będzie datą zakupu lub po otrzymaniu faktury. Powinny być również wzmianki o wszelkich stosownych opóźnień lub stawkach odsetkowych, rabatach za terminowe płatności i metody płatności.

B. Procedury i przepisy rachunkowości

. Należności Polityka powinna również zawierać wytyczne dotyczące procedur i przepisów rachunkowości. Powinno to zarysować, kto jest odpowiedzialny za obsługę należności, jak często należy przejrzeć konta i jak obsługiwać wszelkie rozbieżności. Powinien także zawierać definicje rekordów klientów, takie jak faktury, kredyty i inne transakcje. Ponadto należy ustalić wytyczne dotyczące obsługi sporów klientów lub skarg.

Niniejsze wytyczne pomogą zapewnić dokładne i terminowe śledzenie informacji o płatnościach, zgodność ze wszystkimi odpowiednimi przepisami i wydajną obsługą klienta.

Proces kolekcji

Firmy muszą stale sprawdzać i aktualizować swoje konta należności Polityka (polityka AR) w celu zapewnienia zgodności z najnowszymi przepisami. Jednym z ważnych elementów polityki AR jest proces windykacji, który obejmuje sposób obsługi kont, gdy płatności minęły termin. Ważne jest, aby firmy przeglądały swój obecny proces kolekcji i być na bieżąco z wszelkimi prospektywnymi aktualizacjami.

Przegląd aktualnego procesu kolekcji

Pierwszym krokiem do przeglądu procesu kolekcji jest zrozumienie obecnych procedur. Obejmuje to ustalenie, kiedy faktury stają się przeszłe, kiedy należy wydać zaległe powiadomienia i jakie metody należy zastosować do próbowania zbierania. Ważne jest również przegląd istniejących zasad ustalenia, kiedy przekazać konta agencji zbiorczej i zasad zasobów ludzkich, które obejmują podjęcie działań prawnych. Ważne jest szczegółowe zrozumienie obecnego procesu w celu wprowadzenia ulepszeń.

Prospektywne aktualizacje zgodnie ze zmieniającymi się przepisami

Wraz ze zmianami przepisów związanych ze zbieraniem terminowych kont, firmy będą musiały przeglądać proces kolekcji i dokonać niezbędnych aktualizacji. Może to obejmować zmiany w częstotliwości prób gromadzenia, dostosowanie limitu przekształcania kont do agencji windykacyjnej lub zmiany w polityce podjęcia działań prawnych. Ponieważ proces windykacji jest ważną częścią ogólnej polityki AR, ważne jest, aby firmy zwracały uwagę na zmiany w przepisach, aby pozostać zgodne, skuteczne i konkurencyjne.

Firmy powinny również zwracać uwagę na trendy i praktyki zbierania w branży oraz szukać sposobów na włączenie najlepszych praktyk do własnego procesu kolekcji. Bytm na bieżąco z trendami i przepisami może pomóc firmom pozostać konkurencyjnym i zmaksymalizować ich potencjał zbierania.

Wniosek

Utworzenie kompleksowej polityki należności jest niezbędne dla nowoczesnych firm. Niniejsza polityka powinna być starannie opracowana na podstawie szczegółowych potrzeb i wymagań organizacji i powinna obejmować następujące komponenty: jasne warunki rozliczeniowe i płatności, dostosowane procedury rozwiązywania sporów, procesy zautomatyzowanego gromadzenia i zarządzania długami oraz regularne oceny ryzyka kredytowego. Ponadto konieczne jest zapewnienie świadomego podejmowania decyzji poprzez staranne wdrażanie polityki i egzekwowanie.

Podsumowanie komponentów kompleksowej polityki należności

• Wyczyść warunki rozliczeń i płatności
• Dostosowane procedury rozwiązywania sporów
• Zautomatyzowane procesy gromadzenia i zarządzania długami
• Regularne oceny ryzyka kredytowego

Świadome decyzje i znaczenie egzekwowania polityki

Liderzy finansowi muszą zapewnić świadome podejmowanie decyzji, poprzez staranne wdrażanie polityki i egzekwowanie. Mocny Zarządzanie należnościami Wymaga systemów, procesów i personelu zajmującego się zarządzaniem sprzedażą kredytową i wpływami pieniężnymi. Zbieranie płatności jest krytycznym działaniem i należy ją wykonać w sposób, który zapewnia skuteczność, wydajność i dokładność.