Przewodnik krok po kroku, aby stworzyć interaktywną deskę rozdzielczą

Wstęp

Utworzenie pulpitu deski rozdzielczej Excel może być świetnym sposobem na wyświetlanie kluczowych wskaźników i stworzenie wpływowej wizualnej reprezentacji danych. Ten przewodnik dla początkujących zapewni przegląd kroków, narzędzi i umiejętności potrzebnych do utworzenia deski rozdzielczej Excel. Celem jest pokrycie wszystkich kluczowych informacji i przekazanie jasnych instrukcji dotyczących tworzenia deski rozdzielczej, która jest pouczająca i łatwa do zrozumienia.

Tworzenie dobrej deski rozdzielczej Excel obejmuje kilka ważnych kroków. Obejmują one:

Zebranie danych
Tworzenie wizualnej reprezentacji danych
Biorąc pod uwagę, które wskaźniki będą najbardziej przydatne i istotne
Zrozumienie zasad formatowania i projektowania skutecznego wyświetlania i komunikacji

Przygotuj dane

Utworzenie pulpitu Excel zaczyna się od upewnienia się, że Twoje dane są prawidłowe skonfigurowane. W przypadku najskuteczniejszego pulpitu nawigacyjnego i najdokładniejszych informacji, dane powinny być uporządkowane i sformatowane przed utworzeniem deski rozdzielczej. Oto jak.

Organizowanie danych

Pierwszym krokiem jest uporządkowanie danych. Zacznij od ułożenia danych na odpowiednie kategorie lub etykiety. Pomoże to zinterpretować dane w pulpicie nawigacyjnym i stworzyć wizualizacje, które są łatwe do zrozumienia.

Kopiowanie i wklejanie danych

Następnie skopiuj i wklej dane do programu Excel. Upewnij się, że wszystkie kolumny i wiersze znajdują się we właściwym miejscu, usuwając wszelkie niepotrzebne dodatkowe wiersze lub kolumny. Sprawdź dwukrotnie, że wszystkie dane są sformatowane poprawnie w każdym polu, a wszystkie kolumny pasują do utworzonych etykiet.

Formatowanie danych

Po skopiowaniu i wklejeniu danych należy je sformatować, aby zapewnić dokładność. Obejmuje to zmianę waluty, języka, daty, godziny i wszelkich innych dziedzin, które mogą wymagać aktualizacji. Aby upewnić się, że wszystkie pola zostały zmienione na odpowiedni format, wybierz cały zestaw danych i naciśnij przycisk „Format”.

Ustawienie typu danych

Aby upewnić się, że wszystkie dane są poprawnie interpretowane, będziesz chciał upewnić się, że używa odpowiedniego typu danych. Typy danych informują Excel, jak interpretować dane i mogą być numeryczne, tekstowe lub specjalne typy danych, takie jak daty lub waluta. Aby je ustawić, wybierz swoje dane, kliknij rozwijanie „Typ danych” i wybierz odpowiedni typ dla każdego pola.

Numeryczne - używane dla liczb
Tekst - używany do nazwisk, adresów e -mail itp.
Daty - używane do dat
Waluta - używana do pieniędzy

Utwórz deskę rozdzielczą

Teraz, gdy zebrałeś surowe dane i znajduje się w formacie tabeli Excel, jesteś gotowy do utworzenia deski rozdzielczej. Pulpit nawigacyjny będzie wizualną reprezentacją danych, ułatwiając śledzenie kluczowych wskaźników wydajności. Powinien być zaprojektowany, aby zapewnić użytkownikowi łatwy dostęp do punktów danych, których potrzebują, aby wykonać zadanie.

Dodanie wykresu i wizualizacji

Pierwszy krok do stworzenia Dashboard Excel ma dodać wykresy i wizualizacje. W zależności od rodzaju danych możesz wybierać spośród różnych wykresów i wizualizacji, takich jak wykresy słupkowe, wykresy liniowe, wykresy kołowe i tak dalej. Będziesz także musiał dodać tytuły i legendy do swoich wykresów, aby były bardziej czytelne.

Formatowanie warunków wstawiania

Kolejną przydatną cechą pulpitów internetowych Excel jest formatowanie warunków. Jest to sposób na zwiększenie widoczności danych poprzez dodanie koloru i symboli, aby podkreślić punkty danych. Na przykład możesz sprawić, że wartości, które spadają powyżej pewnego progu, pojawiają się jako czerwone, podczas gdy te poniżej progu wydają się zielone. Pomaga to szybko ocenić wydajność danych.

Konfigurowanie filtrów i rozładowców

Filtry i krajalnice to kolejne potężna funkcja pulpitów Excel. Pozwalają szybko filtrować dane zgodnie z określonymi kryteriami. Na przykład możesz filtrować dane, aby pokazać tylko dane z określonego okresu lub pokazać tylko dane z określonego regionu. Ta funkcja może pomóc w szybkim dopracowaniu informacji, które mają znaczenie.

Dodawanie linków i interaktywności

Ostatni krok Tworzenie pulpitu Excel to dodanie linków i interaktywność. Może to obejmować linki do innych arkuszy w skoroszycie, do zewnętrznych stron internetowych lub e -maili. Możesz także dodać interaktywne funkcje, takie jak przyciski, które łączą się z innymi komponentami pulpitu nawigacyjnego. Pomaga to uczynić deskę rozdzielczą bardziej intuicyjną i łatwiejszą w użyciu.

Spraw, aby wyglądało dobrze

Masz teraz stworzył własny pulpit excel. Teraz nadszedł czas, aby go posuwać i sprawić, by wyglądał bardziej profesjonalnie. Oto kilka wskazówek, jak sprawić, by desca rozdzielcza wyglądała najlepiej.

Dodawanie granic, tła i grafiki

Granice i tła mogą być świetnym sposobem na zdefiniowanie sekcji deski rozdzielczej. Możesz także dodać grafikę, taką jak ikony i zdjęcia, aby dodatkowo zwiększyć atrakcyjność wizualną pulpitu nawigacyjnego. Użyj tych funkcji, aby dodać sekcje i podział na deskę rozdzielczą, takie jak podział wykresów na grupy.

Dostosowanie rozmiaru deski rozdzielczej

Rozmiar deski rozdzielczej może mieć ogromny wpływ na ogólny wygląd. Możesz użyć opcji „Arkusz formatu”, aby dostosować rozmiar i sprawić, by pulpit nawigacyjny pasował do reszty arkusza. W ten sposób sprawi, że cały arkusz będzie wyglądał bardziej estetycznie.

Wkładanie tytułów, napisów i notatek

Używanie tytułów, napisów i notatek to świetny sposób na rozbicie informacji na desce rozdzielczej i ułatwienie zrozumienia. Użyj ich, aby dodać jasność i poprowadź użytkownika przez różne regiony pulpitu nawigacyjnego.

Dodawanie iskier i linii siatki

Korzystanie z llin i liniów siatkowych to kolejny świetny sposób na zaprojektowanie deski rozdzielczej. Obie te funkcje mogą dodać ładny dotyk wizualny i mogą być użyte, aby zwrócić uwagę na różne części deski rozdzielczej. Sparlines są szczególnie przydatne w wyświetlaniu trendów.

Zakończ końcowymi akcentami

Po opracowaniu podstawowej deski rozdzielczej Excel jest jeszcze kilka kroków, które musisz podjąć, aby ukończyć projekt. Obejmuje to automatyzację pobierania danych, tworzenie dynamicznego zakresu danych oraz konfigurowanie tabel i arkuszy obrotowych. Są one niezbędne do zapewnienia, że Twoje dane są zawsze aktualne i łatwe w dostępie.

Automatyzacja wyszukiwania danych

Przed zautomatyzacją danych ważne jest, aby upewnić się, że wszystkie punkty danych są poprawnie podłączone do bazy danych. Obejmuje to sprawdzenie, które pola są używane, sposób sortowania danych i jakie zapytanie jest używane. Po podjęciu tych kroków możesz skonfigurować zaplanowane zadanie w celu automatycznego odświeżenia danych. Można to zrobić w oknie zapytania Microsoft, do którego można uzyskać dostęp za pośrednictwem danych -> Uzyskaj dane zewnętrzne -> Odśwież każde ... przy tym zadaniu możesz również aktualizować tylko niektóre komórki lub cały arkusz.

Tworzenie dynamicznego zakresu danych

Po skonfigurowaniu zautomatyzowanego odświeżania nadszedł czas na utworzenie dynamicznego zakresu danych. Jest to konieczne do zapewnienia, że pulpit nawigacyjny pozostaje na bieżąco, ponieważ wszystkie dane będą odświeżane za każdym razem, gdy baza danych zostanie zmieniona. Zakresy dynamiczne są tworzone za pomocą funkcji przesunięcia, którą można znaleźć na karcie Formulas w Excel. Ta funkcja pozwala określić zakres, który jest pewną liczbą wierszy i kolumn z dala od określonej komórki. Ten zakres można następnie użyć na desce rozdzielczej, aby zawsze wyświetlać najbardziej aktualne dane.

Konfigurowanie stolików i arkuszy

Finał krok w tworzeniu deski rozdzielczej Excel jest skonfigurowanie tabel obrotowych i arkuszy. Tabele obrotowe pozwalają szybko analizować duże zestawy danych i wyodrębnić znaczące spostrzeżenia. Można to osiągnąć poprzez przeciąganie i upuszczanie pól z zakresu danych do tabeli obrotu. Konfigurując wiele arkuszy i łącząc je z tabelami obrotu, możesz łatwo stworzyć interaktywną deskę rozdzielczą, której można użyć do szybkiej analizy i wizualizacji danych.

Testowanie pulpitu nawigacyjnego

Aby rozpocząć, musisz upewnić się, że deska rozdzielcza Excel jest podłączona do odpowiedniej bazy danych i że jest zoptymalizowana do szybkiego i dokładnego odświeżenia. Możesz to zrobić, wykonując następujące kroki:

Łączenie bazy danych

Pierwszą rzeczą, którą musisz zrobić, jest podłączenie pulpitu Excel do bazy danych. Możesz to zrobić, znajdując ustawienia połączenia na karcie „Dane” w skoroszycie Excel. Po otwarciu ustawień połączenia danych zobaczysz Lista dostępnych baz danych. Wybierz bazę danych, z którą chcesz się połączyć, i kliknij „OK”. Baza danych zostanie następnie pomyślnie podłączona do pulpitu Excel.

Odświeżanie bazy danych

Teraz, gdy pomyślnie podłączyłeś bazę danych do deski rozdzielczej Excel, musisz upewnić się, że dane szybko się odświeżą. Można to zrobić, przechodząc do karty „Dane” i wybierając „Odśwież”. To rozpocznie proces odświeżenia danych z podłączonej bazy danych. W zależności od wielkości bazy danych i prędkości komputera proces ten może potrwać do kilku minut.

Po zakończeniu procesu odświeżania należy sprawdzić dane, aby upewnić się, że zostały one pomyślnie zaktualizowane. Możesz to zrobić, porównując nowo opanowane informacje z poprzednimi danymi, aby upewnić się, że wszystko jest aktualne.

Wniosek

Tworzenie pulpitu Excel może początkowo wydawać się zniechęcające dla początkującego, ale kiedy zrozumiesz podstawy i ćwicz budowanie własnych niestandardowych pulpitów nawigacyjnych, może stać się łatwą rutyną. W tym przewodniku przedstawiono proces krok po kroku tworzenia własnego pulpitu nawigacyjnego w programie Excel, w tym zrozumienie niezbędnych źródeł danych, konfigurowania arkusza i tworzenia wizualizacji gotowej do prezentacji.

Podsumowanie kroków tworzenia deski rozdzielczej

Tworzenie pulpitu nawigacyjnego w programie Excel wymaga następujących kroków:

Zebranie niezbędnych źródeł danych
Konfigurowanie arkusza kalkulacyjnego
Wizualizacja danych za pomocą wykresów, wykresów i innych wizualizacji
Polerowanie pulpitu nawigacyjnego z przyjaznymi cechami, takimi jak schematy kolorów i style czcionek.