Podstawy tablic Kanban: czym one są i jak zacząć

Wstęp

Płyty Kanban są skutecznym narzędziem używanym do optymalizacji i usprawnienia procesu przepływu pracy. Zapewniają intuicyjny i wizualny system, który można wykorzystać do organizowania zadań, terminów i postępów. Czym więc jest zarząd Kanban i jakie są korzyści z ich korzystania?

Co to jest zarząd Kanban?

Tablice Kanban są rodzajem narzędzia do zarządzania przepływem pracy używanym do wizualizacji zadań w ramach projektu. Na tablicy Kanban zadania są organizowane i dzielone na kolumny, które ilustrują różne etapy procesu przepływu pracy. Pomaga to podzielić złożone projekty i zadania na bardziej zarządzane i śledzące kroki. Wdrażając zarząd Kanban, członkowie zespołu i interesariusze mogą śledzić postępy, stać się bardziej zorganizowani i szybko zidentyfikować problemy zadań.

Korzyści z korzystania z Kanbana

• Wizualnie możliwe do zarządzania - ponieważ zadania są podzielone na etapy i kolumny, łatwiej jest zobaczyć, gdzie mogą powstać problemy i wąskie gardła zadań. Umożliwia to członkom zespołu rozwiązywanie wszelkich problemów i ustalanie priorytetów zadań.
• Elastyczne - Kanban jest niezwykle elastyczny, ponieważ zadania można łatwo zmienić w całej tablicy przy minimalnym wysiłku.
• Ulepszona wydajność - łatwo wiedząc, jakie zadania zostały wykonane lub oczekuje na motywowanie członków zespołu do produktywności.
• Dostosowowany - system może być dostosowany do dowolnego procesu pracy. Może być używany zarówno do dużych, jak i małych aplikacji zarządzania projektami.

Praca z planszami Kanban

Rady Kanban to wizualne zarządzanie projektami narzędzie, które pozwala organizacjom i zespoły zarządzanie różnymi zadaniami i procesami. W Kanban zadania są umieszczane na tablicy z kolumnami, zazwyczaj nazwanymi zadaniem, w toku i gotowym. Można również zastosować pływające, aby rozróżnić zadania związane z różnymi projektami, działami lub poziomami priorytetowymi.

Tworzenie kolumn i tworzenie pływaków

Organizacje mogą mapować zadania i procesy za pomocą tablicy Kanban. Zespoły tworzą kolumny, a następnie organizują zadania w tych kolumnach. Kolumny często odpowiadają różnym etapom procesu. Na przykład kolumna „rzeczy do zrobienia” może zawierać wszystkie zadania, które nie zostały jeszcze uruchomione, kolumna „w toku” zawiera zadania, które są obecnie aktywne, a kolumna „gotowa” obejmowałaby zadania, które zostały wykonane.

Ponadto zespoły mogą tworzyć pływanie, które dodatkowo rozkładają zadania obejmujące różne projekty, działy lub poziomy priorytetowe. Swimlanes tworzą rozdział między zadaniami w różnych kontekstach i pomagają zespołom lepiej zarządzać zadaniami.

Robienie lepkich notatek

Po utworzeniu kolumn i pływaków zespoły mogą następnie przejść do tworzenia notatek. W tradycyjnym Kanban zespoły używają lepkich notatek do tworzenia śledzenia zadań. Klealne notatki mogą być oznaczone treścią, w tym nazwami członków zespołu, poziomów priorytetów i tytułów zadań.

Ustanowienie zasad dotyczących przenoszenia kart/notatek

Ostatnim krokiem dla zespołów korzystających z tablic Kanban jest tworzenie zasad dotyczących przenoszenia kart lub lepkich notatek. Pomaga zdefiniować, co powinno stać się z zadaniem, które przenosi się z jednej kolumny do drugiej. Na przykład, gdy zadanie przechodzi z kolumny „DO-DO” do kolumny „w toku”, zespół lub konkretny członek zespołu może zostać powiadomiony lub zadanie może zostać wysłane do przejrzenia.

Posiadanie zestawu ustalonych zasad pomaga zespołom pozostać zorganizowanym i odpowiedzialnym w swojej pracy. Zespół powinny zostać uzgodnione zasady, a zmiany powinny być często komunikowane w celu odzwierciedlenia ewoluującego przepływu pracy.

Korzyści z korzystania z Kanbana

Korzystanie z zarządu Kanban może przynieść wiele korzyści Twojej organizacji. Zrozumienie tych korzyści może pomóc w promowaniu korzystania z Kanban w twoim zespole. Oto kluczowe korzyści z korzystania z zarządu Kanban:

Zwiększona wydajność

Dzięki zarządowi Kanban możesz szybko określić, jakie zadania należy wykonać i kto jest odpowiedzialny za każde zadanie. Pozwala to członkom zespołu szybko zrozumieć ich obecne obciążenie i pomaga szybciej identyfikować wąskie gardła. Zarząd Kanban ułatwia śledzenie postępów i szybkie określenie, jakie zadania utknęły i potrzebują pomocy.

Zmniejszone przełączanie kontekstowe

Rady Kanban pozwalają członkom zespołu na szybki dostęp do zadań, które należy wykonać i powiązane informacje. Zmniejsza to czas spędzony na przejściu z zadania na zadanie, ponieważ wszystkie wymagane informacje są dostępne w jednym miejscu. Możliwość szybkiego dostępu do wszystkich wymaganych informacji może pomóc w skróceniu czasu zmarnowanego na przełączanie kontekstowe.

Ulepszona współpraca zespołowa

Używać Kanban Board pomaga zwiększyć widoczność zadań i postępować do całego zespołu. Pozwala to na skuteczną współpracę, ponieważ wszyscy są na tej samej stronie i mogą zapewnić wsparcie w razie potrzeby. Ta zwiększona widoczność może pomóc zmniejszyć występowanie zmarnowanego czasu od członków zespołu, którzy nie rozumieją zadania lub obecnego postępu.

Pięć podstawowych zasad Kanban

Rady Kanban to świetny sposób na planowanie i śledzenie projektów, szczególnie w środowiskach zwinnych. Dwa główne aspekty, na których się skupiają, to zarządzanie przepływem pracy i wizualizacja postępów. Ten aspekt wizualny jest osiągnięte poprzez ustanowienie pięciu podstawowych zasad, które należy przestrzegać podczas korzystania z zarządu Kanban. Ważne jest, aby zespoły zrozumieli i przyjęły te zasady, aby ich zarządy Kanban były skuteczne.

Wizualizuj proces pracy

Pierwsza zasada Kanban Boards to wizualizacja pracy proces. Odbywa się to poprzez definiowanie osobnych kolumn dla każdego etapu procesu, od początku do końca. Pozwala to członkom zespołu wyraźnie zobaczyć, gdzie są zadania w przepływie pracy i identyfikować się, czy któryś z nich utknął na określonym kroku. Ta widoczność pozwala również na szybkie wykrywanie i adresowanie przeszkód.

Ogranicz prace w toku

Ograniczenie ilości pracy (WIP) jest kolejną istotną zasadą dla zarządu Kanban. WIP to całkowita liczba zadań, które znajdują się na każdym etapie przepływu pracy. Ograniczenie tej liczby pomaga zespołom skupić się na ważnych projektach, jednocześnie zapobiegając wąskim gardle w przepływie pracy. Można to osiągnąć, przypisując określone limity WIP do każdej kolumny.

Zarządzaj i mierz przepływ

Rady Kanban pomagają również zespołom w zarządzaniu i mierz ich przepływy pracy. Można je wykorzystać do śledzenia postępów zadań i identyfikacji wszelkich wąskich gardeł. Umożliwia to zespołom wprowadzanie ulepszeń i identyfikację obszarów wymagających poprawy. Ta zasada pomaga również utrzymać zespoły na dobrej drodze, zapewniając widoczny sposób pomiaru postępu przepływu pracy.

Wyraźne zasady procesu

Czwartą podstawową zasadą zarządu Kanban jest wyraźna polityka procesu. Oznacza to, że polityka tego, co powinno się wydarzyć na każdym etapie przepływ pracy powinien być jasno określony i widoczny na Kanban Board. Pomaga to zespołom lepiej zrozumieć proces i ułatwia upewnienie się, że wszystkie zadania są wykonane we właściwej kolejności.

Popraw wspólnie

Kanban Boards podkreślają również znaczenie współpracy i poprawy. Zespoły powinny zawsze szukać sposobów na poprawę przepływu pracy, a tablice Kanban zapewniają świetny sposób na to. Zespoły powinny stale współpracować i omawiać potencjalną poprawę procesu i śledzić wyniki swoich eksperymentów.

Podstawowe zastosowania tablic Kanban

Tablice Kanban są wykorzystywane do ułatwienia współpracy i planowania, zarządzania zadaniami, śledzenia błędów/problemów i zarządzania projektami. Zbadajmy każdy z nich bardziej szczegółowo.

A. Współpraca i planowanie

Rady Kanban można wykorzystać do rozbicia dużych projektów na mniejsze, łatwiejsze do zarządzania zadania. Pomaga to utrzymać wszystkich w zespole i daje wspólną wizualną reprezentację projektów i zadań. Może to pomóc członkom zespołu zaplanować obciążenie pracą i upewnić się, że ich zadania są wykonywane na czas.

B. Zarządzanie zadaniami

Rady Kanban można wykorzystać do wizualnego śledzenia postępów zadań od początku do końca. Możesz przypisać zadania członkom zespołu i monitorować etapy ukończenia. Umożliwia to zespołom na bieżąco z postępami i łatwo określić, gdzie potrzebne są korekty.

C. Śledzenie błędów/wydania

Rady Kanban mogą być używane do rejestrowania i śledzenia błędów lub problemów. Zapewnia to wizualny rekord każdego błędu lub wydania, a także status poprawki. Może to być niezwykle pomocne dla zespołów zarządzających złożonymi projektami oprogramowania.

D. Zarządzanie projektami

Wreszcie, Rady Kanban można wykorzystać do zarządzania całym projektem. Obejmuje to planowanie i zarządzanie projektami, alokacja zadań, zarządzanie terminem i zarządzanie ryzykiem. Możesz użyć tablic Kanban do śledzenia każdego etapu projektu od początku do końca, dzięki czemu zawsze masz jasne zrozumienie kolejnych kroków i w razie potrzeby możesz łatwo dostosować strategię.

6. Wspólne układy zarządu Kanban

Rady Kanban to wizualny i zorganizowany sposób zarządzania przepływ danych i często są wykorzystywane w firmach, tworzeniu oprogramowania i zarządzaniu projektami. Istnieje kilka typowych układów zarządu Kanban, z których zespoły mogą używać do śledzenia postępów, przydzielania zadań i planowania z wyprzedzeniem. Zbadajmy trzy popularne układy zarządu Kanban i zastanówmy się, w jaki sposób każdy może być przydatny dla Twojego zespołu.

Kolumny A. Kanban

Kolumny Kanban są najczęstszym układem planszy i najbardziej rozpoznawalnym. Każde zadanie jest podzielone na kolumny, często w celu pokazania, gdzie jest zadanie. Kolumna „DO-DO” będzie zawierać zadania, które należy wykonać, podczas gdy zadania o wyższym priorytecie znajdują się do kolumny „robiąc”. Zakończone zadania znajdują się w kolumnie „Done”. Ta konfiguracja zapewnia łatwo dostępne miejsce do zarządzania zadaniami, przypisywania przepływów pracy w logicznej kolejności, śledzenia postępów i zobaczenia, co robią członkowie zespołu.

B. Mapowanie historii

Mapowanie historii to kolejny układ, który może działać dobrze w Kanban Board. Ta konfiguracja będzie zawierała zadania, pomysły i cele zorganizowane przez historię. Te pogrupowane historie są starannie wykreślone w strukturze osi czasu, co może być szczególnie przydatne w projektach wymagających zamówienia i harmonogramu. Ta konfiguracja pomaga również zapobiec przeoczeniu zadań i utrzymuje zespół na dobrej drodze do pożądanego celu.

C. Podstawniki Kanban tablice

Podstawniki Kanban Rady są przydatne dla określonego rodzaju projektu. Są one dobrze skonstruowane, gdy zadania zależą od wykonywania innych zadań, takich jak projekty kodowania. . Kanban Board rozbije zadania na subkomponenty, a projekt może być śledzony w kolumnach, gdy przesuwa się przez fazy niezbędne. Ten układ płyty może zapewnić ustrukturyzowany system do mapowania harmonogramu projektu i śledzenia wszelkich zależności.

Wniosek

Rady Kanban stały się coraz bardziej popularnym sposobem organizowania, planowania i śledzenia zadań, projektów i działań. Dzięki ich strukturze wizualnej i zdolności do ułatwienia współpracy są pomocnymi narzędziami dla osób, zespołów i organizacji. Przedstawiając podstawy tablic Kanban, czym one są i jak zacząć, ten post na blogu przedstawił wysokie przegląd podstaw tego narzędzia.

Jak najlepiej wykorzystać tablice Kanban

Rady Kanban są najbardziej skuteczne, gdy są używane we właściwy sposób. Na początku zastanów się, w jaki sposób można wykorzystać narzędzie w celu zwiększenia wydajności i wydajności oraz poprawy przepływu pracy. Eksperymentuj z narzędziem i wykorzystaj jego funkcje w pełni, aby odkryć jego prawdziwy potencjał. Użyj także analityki do śledzenia wydajności zadań i ich etapów w tym procesie.

Pierwsze kroki z planszami Kanban

Osoby, zespoły i organizacje mogą szybko i łatwo zacząć korzystać z tablic Kanban z odpowiednią platformą i narzędziami. Popularne platformy takie jak Trello pozwalają zespoły do ​​współpracy z tablicami Kanban i współpraca w czasie rzeczywistym. Ponadto, jeśli zarządzasz zespołem, zaangażuj członków zespołu w proces, aby pomóc im zrozumieć, jak najlepiej korzystać z tego narzędzia.

Tablice Kanban są przydatnym i wszechstronnym narzędziem do usprawnienia procesów, śledzenia zadań i zwiększania wydajności. Dzięki podstawom tych płyt i porad, jak zacząć od nich, mamy nadzieję, że zrozumiesz moc i potencjał tego narzędzia.