Excel Tutorial: come creare Excel solo 2016

introduzione

Fare un documento Excel sola lettura significa limitare gli utenti dal apportare modifiche al file. Ciò può essere utile quando si desidera condividere un documento per riferimento o revisione senza rischiare alcuna modifica accidentale. Rendendo un documento Excel in sola lettura, puoi proteggere l'integrità dei dati e assicurarsi che il contenuto originale rimanga invariato.

Inoltre, realizzare un documento Excel lattina di sola lettura Prevenire l'accesso non autorizzato e aiutare a mantenere la sicurezza delle informazioni sensibili. Questa funzione è particolarmente utile quando si condividono file con colleghi o client, in quanto consente di controllare chi può apportare modifiche al documento.

Takeaway chiave

• Fare un documento Excel solo impedisce agli utenti di apportare modifiche, proteggere il contenuto originale e l'integrità dei dati.
• Lo stato di sola lettura può prevenire l'accesso non autorizzato e aiutare a mantenere la sicurezza delle informazioni sensibili.
• I seguenti passaggi specifici, come la selezione di "consigliati di sola lettura" nella finestra di dialogo Salva, possono rendere un documento Excel di sola lettura.
• È importante considerare i limiti dello stato di sola lettura, soprattutto quando si tratta di collaborazione e immissione dei dati.
• Le migliori pratiche per l'utilizzo di sola lettura in Excel includono l'applicazione alle versioni sensibili o finali dei documenti e comunicando efficacemente quando si condividono file di sola lettura con collaboratori.

Comprensione di sola lettura in Excel 2016

Quando si salva un documento Excel come di sola lettura, significa che il file può essere visualizzato o accessibile, ma non può essere modificato o salvato con lo stesso nome del file. Questa è una funzionalità utile quando si desidera prevenire modifiche accidentali a dati importanti o quando si desidera condividere un documento solo a scopo di riferimento.

A. Definire cosa significa che un documento Excel sia di sola lettura

Quando un documento è impostato su sola lettura, può essere aperto e visualizzato, ma qualsiasi tentativo di apportare modifiche e salvare il file comporterà un prompt per salvare il documento con un nome o una posizione diversa.

B. Spiega come lo stato di sola lettura influisce sulla modifica e il salvataggio del documento

• La modifica:

  
  Quando un documento è impostato su sola lettura, tutte le funzioni di modifica come la digitazione, l'eliminazione o la formattazione sono disabilitate. Ciò garantisce che il contenuto originale rimanga invariato.

• Salvataggio:

  
  Quando si tenta di salvare le modifiche a un documento di sola lettura, Excel richiede all'utente di salvare il file con un nome diverso o in una posizione diversa. Ciò impedisce la sovrascrittura accidentale del file originale.

Passaggi per rendere un documento Excel di sola lettura

Excel è uno strumento potente per creare e gestire i fogli di calcolo, ma a volte potresti voler proteggere il tuo lavoro rendendo il documento di sola lettura. Seguire i passaggi seguenti per rendere un documento Excel di sola lettura in Excel 2016.

Apri il documento Excel che desideri fare di sola lettura

Inizia aprendo il documento Excel che si desidera fare di sola lettura. Questo può essere un documento nuovo o esistente su cui hai lavorato.

Fare clic sulla scheda "File" nell'angolo in alto a sinistra della finestra

Una volta aperto il documento, fare clic sulla scheda "File" situata nell'angolo in alto a sinistra della finestra Excel. Questo aprirà un menu con varie opzioni per la gestione del documento.

Seleziona "Salva come" dal menu

Nel menu "File", selezionare l'opzione "Salva As". Ciò consentirà di salvare una copia del documento e apportare modifiche alle impostazioni del file.

Scegli una posizione per salvare il file

Quando viene visualizzata la finestra di dialogo "Salva As", scegli la posizione in cui si desidera salvare il file. Puoi salvare il documento sul tuo computer, un'unità di rete condivisa o un servizio di archiviazione online.

Fare clic sul menu a discesa "Strumenti" nella finestra di dialogo Salva

Nella finestra di dialogo "Salva As", fare clic sul menu a discesa "Strumenti" situato nella parte inferiore della finestra. Ciò aprirà un menu con opzioni aggiuntive per il documento.

Seleziona "Opzioni generali"

Dal menu a discesa "Strumenti", selezionare l'opzione "Opzioni generali". Ciò aprirà una nuova finestra di dialogo in cui è possibile specificare varie impostazioni per il documento.

Controlla la casella che dice "raccomandato da sola lettura"

Nella finestra di dialogo "Opzioni generali", selezionare la casella che dice "consigliato da sola lettura". Ciò spingerà gli utenti ad aprire il documento come di sola lettura quando provano a modificare o salvare le modifiche al file.

Fai clic su "OK" per salvare le modifiche

Infine, fai clic sul pulsante "OK" nella finestra di dialogo "Opzioni generali" per salvare le modifiche. Ciò renderà il documento Excel di sola lettura e gli utenti dovranno inserire una password per apportare eventuali modifiche al file.

Limitazioni dello stato di sola lettura

Quando si crea un documento Excel di sola lettura, ci sono diverse limitazioni da considerare. È importante capire come questo stato può influire sul tuo flusso di lavoro e collaborazione con gli altri.

A. Discutere i limiti di rendere un documento Excel di sola lettura

Quando un documento Excel è impostato su sola lettura, significa che il file può essere visualizzato e copiato, ma non modificato. Questo può essere limitante se è necessario apportare modifiche o aggiornamenti ai dati all'interno del documento. Inoltre, qualsiasi codice macro o VBA all'interno del file potrebbe non funzionare come previsto in modalità di sola lettura.

B. Spiega in che modo lo stato di sola lettura può influire sulla collaborazione e sull'immissione dei dati

Lo stato di sola lettura può influire sulla collaborazione limitando la capacità di più utenti di apportare modifiche in tempo reale al documento. Ciò può portare a problemi di controllo della versione e rendere più difficile tenere traccia delle modifiche apportate da utenti diversi. Inoltre, a fini di inserimento dei dati, lo stato di sola lettura può ostacolare la possibilità di inserire nuove informazioni o aggiornare i dati esistenti all'interno del documento.

Come rimuovere lo stato di sola lettura

Quando ricevi un documento Excel di sola lettura, può essere frustrante se è necessario apportare modifiche. Fortunatamente, puoi rimuovere lo stato di sola lettura con solo alcuni semplici passaggi.

• Apri il documento Excel di sola lettura

Innanzitutto, apri il documento Excel contrassegnato come di sola lettura.

• Fare clic sulla scheda "File" nell'angolo in alto a sinistra della finestra

Una volta aperto il documento, vai alla scheda "File" situata nell'angolo in alto a sinistra della finestra.

• Seleziona "Salva come" dal menu

Dal menu, selezionare "Salva come" per aprire la finestra di dialogo Salva.

• Scegli una posizione per salvare il file

Scegli la posizione in cui si desidera salvare il file.

• Fare clic sul menu a discesa "Strumenti" nella finestra di dialogo Salva

Nella finestra di dialogo Salva, fare clic sul menu a discesa "Strumenti".

• Seleziona "Opzioni generali"

Dal menu a discesa, selezionare "Opzioni generali" per accedere alle opzioni di file aggiuntive.

• Deseleziona la scatola che dice "raccomandato da sola lettura"

Nell'ambito del menu "Opzioni generali", deseleziona la casella che dice "raccomandato da sola lettura".

• Fai clic su "OK" per salvare le modifiche

Infine, fai clic su "OK" per salvare le modifiche e rimuovere lo stato di sola lettura dal documento Excel.

Le migliori pratiche per l'utilizzo di sola lettura in Excel

Quando si lavora con versioni sensibili o finali dei documenti in Excel, è importante implementare lo stato di sola lettura per prevenire cambiamenti non autorizzati. Ecco alcune migliori pratiche per l'utilizzo di sola lettura in Excel:

• Proteggere i dati sensibili:

  
  Per documenti contenenti informazioni sensibili come dati finanziari, informazioni personali o informazioni proprietarie, è consigliabile impostare lo stato di sola lettura per prevenire modifiche accidentali o intenzionali. Questo aiuta a mantenere l'integrità e la riservatezza dei dati.

• Versioni finali dei documenti:

  
  Quando un documento viene finalizzato e non sono previste ulteriori modifiche, l'impostazione dello stato di sola lettura impedisce modifiche non intenzionali. Ciò è particolarmente utile quando si condividono il documento con colleghi o clienti per garantire che la versione finale rimanga intatta.

• Notifica ai collaboratori:

  
  Quando si condividono un documento di sola lettura con i collaboratori, è importante comunicare il motivo per impostare il documento come di sola lettura. Ciò garantisce che i collaboratori comprendano lo scopo e non siano frustrati dalla loro incapacità di apportare modifiche.

• Istruzioni per l'accesso al documento di sola lettura:

  
  Fornire istruzioni chiare su come accedere e lavorare con un documento di sola lettura. Ciò può includere i collaboratori di guida su come richiedere l'autorizzazione per la modifica, fare una copia per il proprio uso o accedere a una versione modificabile separata se necessario.

Conclusione

In conclusione, abbiamo discusso di come rendere Excel di sola lettura nella versione 2016. Abbiamo coperto il processo passo-passo per l'impostazione dell'opzione di sola lettura per i singoli cartelloni di lavoro, nonché come proteggere l'intera applicazione Excel da modifiche non autorizzate. Abbiamo anche esplorato i vantaggi dell'utilizzo della funzione di sola lettura per salvaguardare i dati importanti e prevenire modifiche accidentali.

Ora che hai imparato a rendere Excel di sola lettura, ti incoraggio ad applicare questa conoscenza al tuo utilizzo di Excel. Implementando la funzione di sola lettura, è possibile proteggere i tuoi dati preziosi e assicurarti che rimanga inalterata. Questo strumento semplice ma potente può aiutarti a mantenere l'integrità dei tuoi fogli di calcolo e prevenire cambiamenti non intenzionali. Spero che tu trovi questo tutorial utile e benefico nei tuoi sforzi Excel.