Tutorial Excel: Cara Mengirim Kiriman dari Excel ke Word di Mac

Perkenalan

Jika Anda harus mengirimkan sebagian besar surat atau email yang dipersonalisasi, Anda tahu bagaimana memakan waktu itu. Di sinilah menggabungkan surat Bermain, memungkinkan Anda untuk membuat dokumen yang dipersonalisasi dengan cepat dan efisien. Dalam tutorial ini, kami akan menunjukkan kepada Anda cara melakukan penggabungan surat dari Excel ke Word di Mac, Merampingkan komunikasi bisnis Anda dan menghemat waktu dan upaya Anda yang berharga.

Kunci takeaways

• Gabungan surat memungkinkan pembuatan dokumen yang dipersonalisasi dengan cepat dan efisien
• Mengatur dan Memformat Data di Excel sangat penting untuk penggabungan surat yang sukses
• Menghubungkan Excel ke Word dan Menyesuaikan Dokumen adalah langkah -langkah penting dalam proses
• Menyelesaikan gabungan dan meninjau dokumen akhir sangat penting untuk akurasi
• Menguasai surat gabungan dapat merampingkan komunikasi bisnis dan menghemat waktu dan upaya

Langkah 1: Siapkan spreadsheet Excel Anda

Sebelum Anda dapat melakukan penggabungan surat dari Excel ke Word di Mac Anda, penting untuk memastikan bahwa spreadsheet Excel Anda diatur dengan benar untuk menghindari kesalahan dalam proses penggabungan. Ikuti langkah -langkah ini untuk menyiapkan spreadsheet Excel Anda:

A. Pastikan data Anda terorganisir dan akurat

• Periksa entri data yang salah eja atau tidak akurat
• Hapus entri duplikat
• Pastikan semua informasi yang diperlukan disertakan untuk setiap catatan

B. Gunakan header kolom untuk referensi yang mudah

• Tetapkan header yang jelas dan deskriptif ke setiap kolom di spreadsheet Anda
• Hindari menggunakan angka di header, karena mereka dapat menyebabkan kebingungan selama proses penggabungan

C. Format karakter atau tanggal khusus

• Pastikan karakter atau tanggal khusus diformat dengan benar untuk menghindari masalah pemformatan selama penggabungan
• Pertimbangkan untuk menggunakan Tag untuk menyoroti titik data penting untuk referensi yang mudah selama proses penggabungan

Dengan mengikuti langkah -langkah ini untuk menyiapkan spreadsheet Excel Anda, Anda dapat memastikan proses penggabungan surat yang lancar dan sukses dari Excel ke Word di Mac Anda.

Langkah 2: Siapkan dokumen kata Anda

Setelah Anda menyiapkan data Excel untuk penggabungan surat, saatnya untuk mengatur dokumen kata Anda untuk penggabungan. Ikuti langkah -langkah ini untuk memastikan proses penggabungan surat yang lancar dan sukses.

Pertama, buka Microsoft Word di Mac Anda dan mulai dokumen baru. Anda dapat melakukan ini dengan mengklik tab "File" dan memilih "Baru" untuk membuat dokumen kosong.

Setelah dokumen baru Anda terbuka, navigasikan ke tab "surat" di bagian atas jendela Word. Klik tombol "Mulai Gabungan Mail" untuk memulai proses penggabungan data Excel Anda ke dalam dokumen Word.

Setelah memilih "Mulai Gabungan Surat," menu tarik-turun akan muncul. Dari menu ini, Anda dapat memilih jenis dokumen yang ingin Anda buat, seperti huruf, label, amplop, atau bahkan pesan email. Pilih opsi yang sesuai berdasarkan kebutuhan penggabungan surat spesifik Anda.

Langkah 3: Hubungkan Excel ke Word

Setelah Anda menyiapkan spreadsheet Excel, saatnya untuk menghubungkannya ke dokumen kata Anda untuk penggabungan surat.

Dalam dokumen Word Anda, klik pada tab "Surat" dan pilih "Pilih Penerima." Dari menu tarik-turun, pilih "Gunakan daftar yang ada."

Sebuah jendela akan muncul mendorong Anda untuk menemukan spreadsheet Excel Anda. Arahkan ke folder yang benar dan pilih spreadsheet. Jika file Excel Anda berisi beberapa lembar, pastikan untuk memilih yang benar untuk penggabungan surat.

Setelah memilih spreadsheet Excel, Word akan menampilkan daftar semua bidang di lembar Excel Anda. Anda harus mencocokkan bidang ini dengan placeholder dalam dokumen Word Anda. Misalnya, jika lembar Excel Anda memiliki kolom "Nama Depan", Anda harus mencocokkannya dengan placeholder "nama depan" di dokumen Word Anda.

Langkah 4: Sesuaikan dokumen Anda

Setelah Anda memasukkan bidang gabungan Anda dan menghubungkan spreadsheet Excel Anda ke dokumen Word Anda, saatnya untuk menyesuaikan dokumen Anda untuk memastikannya terlihat dipoles dan profesional.

A. Masukkan bidang gabungan di mana Anda ingin data dari Excel muncul

Sebelum Anda dapat menyesuaikan dokumen Anda, Anda perlu memastikan bahwa Anda telah memasukkan bidang gabungan di tempat yang sesuai. Bidang gabungan ini adalah placeholder untuk data dari spreadsheet Excel Anda.

• Buka Dokumen Kata Anda dan tempatkan kursor Anda di tempat yang Anda inginkan dari Excel muncul.
• Klik pada Masukkan bidang gabungan Tombol di tab surat.
• Pilih Gabungan Bidang Anda ingin menyisipkan dari menu tarik-turun.
• Ulangi proses ini untuk setiap bagian data yang ingin Anda tarik dari Excel.

B. Pratinjau dokumen Anda untuk memastikan bidang gabungan berada di tempat yang benar

Sebelum melakukan penyesuaian akhir pada dokumen Anda, penting untuk melihat pratinjau untuk memastikan bahwa bidang gabungan berada di tempat yang benar dan bahwa data dari Excel akan mengisi tempat yang Anda harapkan.

• Klik pada Hasil pratinjau Tombol di tab surat.
• Tinjau setiap halaman dokumen Anda untuk memastikan bidang gabungan ditempatkan dengan benar.
• Jika Anda melihat masalah apa pun, kembali dan sesuaikan penempatan bidang gabungan di dokumen Anda.

C. melakukan penyesuaian yang diperlukan untuk tata letak atau pemformatan

Setelah Anda mengkonfirmasi bahwa bidang gabungan berada di tempat yang benar, Anda dapat melakukan penyesuaian yang diperlukan untuk tata letak atau pemformatan dokumen Anda untuk memastikan terlihat dipoles dan profesional.

• Ubah Ukuran font, gaya, dan warna untuk membuat teks lebih menarik secara visual.
• Sesuaikan margin, jarak, dan keselarasan Untuk meningkatkan tata letak dokumen Anda secara keseluruhan.
• Pertimbangkan untuk menambahkan header, footer, atau nomor halaman untuk sentuhan yang lebih profesional.

Langkah 5: Lengkapi penggabungan

Setelah Anda mengatur gabungan surat di Excel dan Word, saatnya untuk menyelesaikan proses dengan mengikuti langkah -langkah akhir ini:

• A. Pilih "Selesai & Gabungkan" dan pilih "Edit Dokumen Individual"

Setelah Anda memasukkan semua bidang dan puas dengan tata letak, buka tab "surat" di Word. Klik "Finish & Gabungkan" dan pilih "Edit Dokumen Individual" dari menu dropdown. Ini akan menghasilkan dokumen baru dengan informasi gabungan.

• B. Pilih untuk menggabungkan semua catatan atau rentang tertentu

Selanjutnya, kotak dialog akan muncul menanyakan apakah Anda ingin menggabungkan semua catatan atau rentang tertentu. Pilih opsi yang paling sesuai dengan kebutuhan Anda dan klik "OK". Ini akan mengisi dokumen dengan data gabungan dari spreadsheet Excel Anda.

• C. Tinjau dokumen gabungan untuk akurasi dan lakukan pengeditan akhir

Setelah penggabungan selesai, tinjau dokumen gabungan untuk memastikan bahwa semua informasi telah dimasukkan secara akurat. Periksa kesalahan atau masalah pemformatan dan lakukan pengeditan yang diperlukan. Ini adalah kesempatan terakhir Anda untuk memastikan semuanya terlihat seperti yang Anda inginkan sebelum menyelesaikan proses penggabungan surat.

Kesimpulan

Kesimpulannya, Gabungan Mail adalah alat yang ampuh yang dapat secara signifikan merampingkan proses komunikasi dan dokumentasi. Dengan mengizinkan Anda untuk mempersonalisasikan dan mengirim email atau surat massal, itu menghemat waktu dan memastikan akurasi dalam korespondensi Anda. Kami mendorong Anda untuk berlatih dan menguasai proses penggabungan surat, karena merupakan keterampilan penting untuk operasi bisnis yang efisien. Dengan sedikit latihan, Anda akan segera dapat dengan mudah menggabungkan data dari Excel ke Word di Mac Anda, membuat pekerjaan Anda lebih produktif dan profesional.