Tutorial Excel: Cara Membuat Excel Read-Only 2016

Perkenalan

Membuat dokumen excel hanya baca berarti membatasi pengguna dari membuat perubahan apa pun pada file. Ini bisa berguna ketika Anda ingin berbagi dokumen untuk referensi atau peninjauan tanpa mengambil risiko pengeditan yang tidak disengaja. Dengan membuat dokumen excel hanya baca, Anda bisa Lindungi integritas data dan memastikan bahwa konten asli tetap tidak berubah.

Selain itu, membuat dokumen excel hanya baca bisa mencegah akses tidak sah dan membantu menjaga keamanan informasi sensitif. Fitur ini sangat bermanfaat ketika berbagi file dengan kolega atau klien, karena memungkinkan Anda untuk mengontrol siapa yang dapat membuat modifikasi pada dokumen.

Kunci takeaways

• Membuat Dokumen Excel hanya membatasi pengguna dari membuat perubahan, melindungi konten asli dan integritas data.
• Status baca saja dapat mencegah akses yang tidak sah dan membantu menjaga keamanan informasi sensitif.
• Mengikuti langkah-langkah spesifik, seperti memilih "Read-only yang direkomendasikan" di kotak dialog Simpan, dapat membuat dokumen Excel hanya membaca.
• Penting untuk mempertimbangkan keterbatasan status baca saja, terutama ketika datang ke kolaborasi dan entri data.
• Praktik terbaik untuk menggunakan read-only di Excel termasuk menerapkannya pada versi dokumen yang sensitif atau akhir dan berkomunikasi secara efektif ketika berbagi file baca-saja dengan kolaborator.

Memahami Baca-Hanya di Excel 2016

Ketika Anda menyimpan dokumen Excel sebagai baca saja, itu berarti bahwa file dapat dilihat atau diakses, tetapi tidak dapat dimodifikasi atau disimpan dengan nama file yang sama. Ini adalah fitur yang berguna ketika Anda ingin mencegah perubahan yang tidak disengaja pada data penting atau ketika Anda ingin berbagi dokumen untuk tujuan referensi saja.

A. Tentukan apa artinya dokumen Excel hanya baca

Ketika sebuah dokumen diatur ke Read-only, itu dapat dibuka dan dilihat, tetapi setiap upaya untuk melakukan perubahan dan menyimpan file akan menghasilkan prompt untuk menyimpan dokumen dengan nama atau lokasi yang berbeda.

B. Jelaskan bagaimana status read-only mempengaruhi pengeditan dan menyimpan dokumen

• Pengeditan:

  
  Ketika dokumen diatur ke read-only, semua fungsi pengeditan seperti mengetik, menghapus, atau memformat dinonaktifkan. Ini memastikan bahwa konten asli tetap tidak berubah.

• Penghematan:

  
  Saat mencoba menyimpan perubahan pada dokumen baca saja, Excel meminta pengguna untuk menyimpan file dengan nama yang berbeda atau di lokasi yang berbeda. Ini mencegah yang secara tidak sengaja menimpa file asli.

Langkah-langkah untuk membuat dokumen Excel hanya baca

Excel adalah alat yang ampuh untuk membuat dan mengelola spreadsheet, tetapi kadang-kadang Anda mungkin ingin melindungi pekerjaan Anda dengan membuat dokumen hanya membaca. Ikuti langkah-langkah di bawah ini untuk membuat Dokumen Excel hanya membaca di Excel 2016.

Buka dokumen Excel yang ingin Anda buat hanya baca

Mulailah dengan membuka dokumen Excel yang ingin Anda buat hanya baca. Ini bisa menjadi dokumen baru atau yang sudah ada yang telah Anda kerjakan.

Klik pada tab "File" di sudut kiri atas jendela

Setelah dokumen terbuka, klik pada tab "File" yang terletak di sudut kiri atas jendela Excel. Ini akan membuka menu dengan berbagai opsi untuk mengelola dokumen Anda.

Pilih "Simpan As" dari menu

Di menu "File", pilih opsi "Simpan As". Ini akan memungkinkan Anda untuk menyimpan salinan dokumen dan membuat perubahan pada pengaturan file.

Pilih lokasi untuk menyimpan file

Ketika kotak dialog "Simpan sebagai" muncul, pilih lokasi tempat Anda ingin menyimpan file. Anda dapat menyimpan dokumen ke komputer Anda, drive jaringan bersama, atau layanan penyimpanan online.

Klik pada menu tarik-turun "Tools" di kotak dialog Simpan

Di kotak dialog "Simpan As", klik pada menu drop-down "Tools" yang terletak di bagian bawah jendela. Ini akan membuka menu dengan opsi tambahan untuk dokumen.

Pilih "Opsi Umum"

Dari menu drop-down "Tools", pilih opsi "Opsi Umum". Ini akan membuka kotak dialog baru di mana Anda dapat menentukan berbagai pengaturan untuk dokumen.

Centang kotak yang bertuliskan "Rekomendasikan Baca-Hanya"

Di kotak dialog "Opsi Umum", centang kotak yang bertuliskan "Read-only direkomendasikan." Ini akan meminta pengguna untuk membuka dokumen sebagai baca-hanya ketika mereka mencoba mengedit atau menyimpan perubahan pada file.

Klik "OK" untuk menyimpan perubahan

Terakhir, klik tombol "OK" di kotak dialog "Opsi Umum" untuk menyimpan perubahan. Ini akan membuat dokumen Excel hanya membaca, dan pengguna perlu memasukkan kata sandi untuk membuat modifikasi apa pun pada file.

Keterbatasan status baca saja

Saat Anda membuat dokumen Excel hanya baca, ada beberapa batasan yang perlu dipertimbangkan. Penting untuk memahami bagaimana status ini dapat memengaruhi alur kerja dan kolaborasi Anda dengan orang lain.

A. Diskusikan keterbatasan membuat dokumen excel-only

Ketika dokumen Excel diatur ke read-only, itu berarti bahwa file dapat dilihat dan disalin, tetapi tidak diedit. Ini dapat membatasi jika Anda perlu melakukan perubahan atau pembaruan ke data dalam dokumen. Selain itu, kode makro atau VBA apa pun dalam file mungkin tidak berfungsi sebagaimana dimaksud dalam mode read-only.

B. Jelaskan bagaimana status baca saja dapat mempengaruhi kolaborasi dan entri data

Status read-only dapat memengaruhi kolaborasi dengan membatasi kemampuan bagi banyak pengguna untuk membuat perubahan real-time pada dokumen. Ini dapat menyebabkan masalah kontrol versi dan membuatnya lebih sulit untuk melacak perubahan yang dibuat oleh pengguna yang berbeda. Selain itu, untuk tujuan entri data, status baca-saja dapat menghambat kemampuan untuk memasukkan informasi baru atau memperbarui data yang ada dalam dokumen.

Cara menghapus status baca saja

Saat Anda menerima dokumen Excel hanya baca, itu bisa membuat frustrasi jika Anda perlu melakukan perubahan. Untungnya, Anda dapat menghapus status baca saja hanya dengan beberapa langkah sederhana.

• Buka dokumen Excel Read-only

Pertama, buka dokumen Excel yang ditandai sebagai baca saja.

• Klik pada tab "File" di sudut kiri atas jendela

Setelah dokumen terbuka, navigasikan ke tab "File" yang terletak di sudut kiri atas jendela.

• Pilih "Simpan As" dari menu

Dari menu, pilih "Simpan As" untuk membuka kotak dialog Simpan.

• Pilih lokasi untuk menyimpan file

Pilih lokasi tempat Anda ingin menyimpan file.

• Klik pada menu tarik-turun "Tools" di kotak dialog Simpan

Di kotak dialog Simpan, klik menu drop-down "Tools".

• Pilih "Opsi Umum"

Dari menu tarik-turun, pilih "Opsi Umum" untuk mengakses opsi file tambahan.

• Hapus centang pada kotak yang bertuliskan "Rekomendasikan Baca-Hanya"

Di bawah menu "Opsi Umum", hapus centang kotak yang bertuliskan "Read-only direkomendasikan."

• Klik "OK" untuk menyimpan perubahan

Terakhir, klik "OK" untuk menyimpan perubahan dan menghapus status baca-saja dari dokumen Excel.

Praktik terbaik untuk menggunakan baca saja di Excel

Saat bekerja dengan versi sensitif atau akhir dari dokumen di Excel, penting untuk menerapkan status baca saja untuk mencegah perubahan yang tidak sah. Berikut adalah beberapa praktik terbaik untuk menggunakan baca saja di Excel:

• Melindungi Data Sensitif:

  
  Untuk dokumen yang berisi informasi sensitif seperti data keuangan, informasi pribadi, atau informasi kepemilikan, disarankan untuk menetapkan status baca saja untuk mencegah modifikasi yang tidak disengaja atau disengaja. Ini membantu dalam menjaga integritas dan kerahasiaan data.

• Versi akhir dokumen:

  
  Ketika sebuah dokumen diselesaikan dan tidak ada perubahan lebih lanjut yang diharapkan, menetapkan status baca saja mencegah modifikasi yang tidak diinginkan. Ini sangat berguna ketika berbagi dokumen dengan kolega atau klien untuk memastikan bahwa versi final tetap utuh.

• Pemberitahuan untuk kolaborator:

  
  Saat berbagi dokumen read-only dengan kolaborator, penting untuk mengomunikasikan alasan untuk menetapkan dokumen sebagai baca saja. Ini memastikan bahwa kolaborator memahami tujuan dan tidak frustrasi dengan ketidakmampuan mereka untuk melakukan perubahan.

• Instruksi untuk mengakses dokumen read-only:

  
  Berikan instruksi yang jelas tentang cara mengakses dan bekerja dengan dokumen baca saja. Ini mungkin termasuk membimbing kolaborator tentang cara meminta izin untuk mengedit, membuat salinan untuk penggunaannya sendiri, atau mengakses versi yang dapat diedit terpisah jika perlu.

Kesimpulan

Sebagai kesimpulan, kami telah membahas cara membuat Excel hanya membaca di versi 2016. Kami membahas proses langkah demi langkah pengaturan opsi baca-saja untuk masing-masing buku kerja, serta cara melindungi seluruh aplikasi Excel dari perubahan yang tidak sah. Kami juga mengeksplorasi manfaat menggunakan fitur baca saja untuk melindungi data penting dan mencegah modifikasi yang tidak disengaja.

Sekarang setelah Anda belajar cara membuat Excel hanya membaca, saya mendorong Anda untuk menerapkan pengetahuan ini pada penggunaan Excel Anda. Dengan mengimplementasikan fitur read-only, Anda dapat melindungi data berharga Anda dan memastikan bahwa itu tetap tidak berubah. Alat yang sederhana namun kuat ini dapat membantu Anda mempertahankan integritas spreadsheet Anda dan mencegah perubahan yang tidak diinginkan. Saya harap Anda menemukan tutorial ini bermanfaat dan bermanfaat dalam upaya Excel Anda.