Membuat Kebijakan Piutang Akun Komprehensif

Perkenalan

Akun piutang mengacu pada uang yang terhutang ke bisnis oleh pelanggan atau kliennya. Ini adalah bagian dari aset lancar yang dilaporkan pada neraca dan umumnya diharapkan dibayar dalam waktu satu tahun. Membuat kebijakan piutang yang komprehensif membantu memastikan semua transaksi ditangani secara efisien dan tepat waktu.

Tujuan

• Berikan panduan seragam ketika datang untuk memproses pembayaran dan melacak hutang
• Pastikan kelancaran departemen piutang akun
• Lindungi situasi keuangan perusahaan, pelindungnya dari semua bentuk hutang buruk
• Tetapkan persyaratan dan harapan pembayaran yang jelas dengan pelanggan dan klien

Mengevaluasi Kebijakan Piutang Rekening

Mengevaluasi Kebijakan Piutang Rekening saat ini adalah bagian penting dari membuat kebijakan piutang yang komprehensif. Tujuan dari evaluasi ini adalah untuk menganalisis prosedur saat ini dan mengidentifikasi peningkatan potensial yang harus diimplementasikan. Sangat penting bagi bisnis untuk memiliki kebijakan dan prosedur yang kuat untuk memastikan pengumpulan pembayaran yang tepat waktu.

Tinjauan Kebijakan dan Prosedur Saat Ini

Langkah pertama dalam mengevaluasi kebijakan piutang akun saat ini adalah meninjau kebijakan dan prosedur yang ada. Ini harus mencakup analisis menyeluruh tentang ketentuan penagihan dan pembayaran, proses pengumpulan, dan prosedur manajemen risiko kredit. Tinjauan ini juga harus mencakup proses faktur pelanggan dan prosedur akun-due-due. Tinjauan harus dilakukan oleh profesional yang memenuhi syarat.

Menganalisis untuk peningkatan potensial

Setelah ulasan selesai, langkah selanjutnya adalah menganalisis temuan dan mengidentifikasi potensi peningkatan. Ini bisa termasuk menyesuaikan Ketentuan penagihan dan pembayaran untuk memastikan pelanggan ditagih dengan benar dan pembayaran dikumpulkan secara tepat waktu. Ini juga dapat mencakup memperbarui proses pengumpulan saat ini dan prosedur manajemen risiko kredit. Potensi peningkatan potensial harus ditinjau dan disetujui oleh para profesional yang memenuhi syarat.

Membuat kebijakan piutang yang komprehensif memerlukan evaluasi kebijakan dan prosedur saat ini. Penting bagi bisnis untuk mengevaluasi kebijakan dan prosedur mereka saat ini dan menganalisis untuk peningkatan potensial. Ini akan memastikan bahwa pelanggan ditagih dengan benar, pembayaran dikumpulkan secara tepat waktu, dan proses koleksi dan prosedur manajemen risiko kredit mutakhir.

Keterlibatan dan kontribusi dari pemangku kepentingan

Akun kebijakan piutang berdampak pada berbagai pihak baik di dalam maupun di luar organisasi. Sangat penting bagi semua pemangku kepentingan untuk terlibat dalam pengembangan kebijakan piutang yang komprehensif. Ini membantu memastikan bahwa semua pandangan dan perspektif didengar dan dimasukkan dalam kebijakan. Ini juga membantu organisasi menghindari potensi konflik antara kebijakan dan harapan para pemangku kepentingan yang terkena dampak.

Nilai dan pentingnya mengumpulkan input dari mereka yang terkena dampak kebijakan piutang tidak dapat dilebih -lebihkan. Setiap kelompok pemangku kepentingan membawa perspektif dan pemahaman yang berbeda pada proses pembuatan kebijakan. Keterlibatan mereka membantu mengidentifikasi masalah potensial yang mungkin tidak jelas bagi mereka yang tidak terpengaruh secara langsung. Selain itu, memiliki umpan balik dari para pemangku kepentingan selama proses pembuatan kebijakan dapat mempromosikan tingkat penerimaan dan pembelian yang lebih besar ketika kebijakan tersebut pada akhirnya diterapkan.

Saat mengembangkan kebijakan piutang yang komprehensif, ada pemangku kepentingan tertentu yang harus memiliki kursi di meja. Ini termasuk perwakilan dari departemen keuangan, hukum, dan TI. Masing -masing departemen ini akan memiliki wawasan dan pemahaman yang unik mengenai berbagai komponen kebijakan komprehensif.

• Departemen Keuangan - Departemen Keuangan harus memberikan kerangka kerja dan panduan untuk memastikan bahwa kebijakan tersebut mengikuti semua undang -undang dan peraturan yang relevan. Mereka juga harus menawarkan saran tentang jenis kontrol yang harus diberlakukan untuk memastikan bahwa kebijakan tersebut efektif.


• Departemen Hukum - Departemen Hukum harus memberikan masukan tentang cara menyusun kebijakan dengan cara yang melindungi organisasi dari masalah hukum potensial. Mereka juga harus memastikan bahwa semua undang -undang dan peraturan yang relevan diperhitungkan.


• Departemen IT - Departemen TI harus terlibat dalam pengembangan infrastruktur teknologi yang diperlukan untuk menerapkan dan mengelola piutang akun kebijakan. Ini termasuk pengembangan sistem dan proses untuk pemantauan, pelacakan, dan aktivitas piutang audit.

Keterlibatan dari pemangku kepentingan sangat penting untuk menciptakan kebijakan piutang yang komprehensif dan efektif. Dengan benar termasuk pemangku kepentingan melalui proses pembuatan kebijakan membantu memastikan bahwa semua perspektif dan pandangan yang relevan diperhitungkan. Selain itu, ini dapat membantu mengurangi risiko konflik potensial dan memastikan bahwa kebijakan tersebut diterima oleh mereka yang terkena dampaknya.

Titik kontak

Itu penting untuk Identifikasi titik kontak dalam organisasi yang bertanggung jawab untuk menangani piutang akun pertanyaan, masalah, dan perbedaan. Menyiapkan kontak yang ditunjuk memungkinkan komunikasi yang mulus antara organisasi dan pelanggannya, memberikan rasa keseragaman, dan mendorong akuntabilitas.

Mengidentifikasi kontak piutang yang ditunjuk

Kontak yang ditunjuk untuk piutang usaha harus diperjelas dalam kebijakan tersebut. Titik kontak ini haruslah seseorang yang akrab dengan Proses Piutang Akun, serta dengan kebijakan dan prosedur organisasi. Pertimbangkan untuk memperjelas ini baik secara internal dalam kebijakan, serta secara eksternal saat berkomunikasi dengan pelanggan.

Peran kontak dalam penegakan kebijakan

Kontak piutang yang ditunjuk harus bertanggung jawab untuk memastikan bahwa biaya dibayar tepat waktu dan bahwa pelanggan mematuhi syarat dan ketentuan kebijakan piutang akun. Ini termasuk mengumpulkan faktur yang belum dibayar, menanggapi pertanyaan pelanggan secara tepat waktu, dan menindaklanjuti perbedaan. Selain itu, titik kontak harus mengkonfirmasi bahwa semua dokumen yang diperlukan telah diselesaikan dengan benar dan pada file.

Kontak yang ditunjuk juga harus bertanggung jawab untuk melacak perubahan atau amandemen yang dilakukan pada kebijakan piutang dan mengomunikasikan perubahan apa pun kepada pihak -pihak terkait. Ini dapat mencakup pemberitahuan untuk semua pelanggan atau pembaruan tertentu, seperti pemberitahuan tentang perubahan pembayaran yang akan datang.

Struktur dan Pedoman Pembayaran

Dalam menetapkan kebijakan piutang, penting untuk menentukan struktur pembayaran dan pedoman dengan jelas untuk memastikan pengumpulan pembayaran yang efisien.

A. Syarat pembayaran

Ketentuan pembayaran harus menjadi bagian dari perjanjian kontrak antara bisnis dan pelanggan mereka. Ketentuan harus menyatakan tanggal jatuh tempo pembayaran yang kemungkinan akan menjadi tanggal pembelian atau setelah menerima faktur. Harus juga ada penyebutan biaya keterlambatan yang berlaku atau suku bunga, diskon untuk pembayaran tepat waktu dan metode pembayaran yang diterima.

B. Prosedur dan Peraturan Akuntansi

Itu Piutang usaha Kebijakan juga harus mencakup pedoman untuk prosedur dan peraturan akuntansi. Ini harus menguraikan siapa yang bertanggung jawab untuk menangani piutang, seberapa sering akun harus ditinjau dan bagaimana menangani perbedaan apa pun. Ini juga harus mencakup definisi untuk catatan pelanggan, seperti faktur, kredit, dan transaksi lainnya. Selain itu, pedoman harus ditetapkan untuk menangani sengketa atau keluhan pelanggan.

Pedoman ini akan membantu memastikan pelacakan informasi pembayaran yang akurat dan tepat waktu, kepatuhan terhadap semua peraturan yang relevan dan layanan pelanggan yang efisien.

Proses koleksi

Bisnis perlu terus -menerus meninjau dan memperbarui piutang akun mereka Kebijakan (Kebijakan AR) untuk memastikan kepatuhan terhadap peraturan terbaru. Salah satu komponen penting dari kebijakan AR adalah proses koleksi, yang melibatkan bagaimana akun ditangani ketika pembayaran sudah lewat. Penting bagi bisnis untuk meninjau proses koleksi mereka saat ini dan tetap mengikuti perkembangan calon pembaruan.

Meninjau proses koleksi saat ini

Langkah pertama dalam meninjau proses koleksi adalah memahami prosedur saat ini. Ini termasuk menentukan kapan faktur menjadi jatuh tempo, kapan pemberitahuan yang sudah lewat harus dikeluarkan, dan metode mana yang harus digunakan untuk mencoba pengumpulan. Penting juga untuk meninjau kebijakan yang ada untuk menentukan kapan harus menyerahkan akun ke agen koleksi dan kebijakan sumber daya manusia yang mencakup tindakan hukum. Penting untuk memiliki pemahaman terperinci tentang proses saat ini untuk melakukan perbaikan.

Pembaruan prospektif sesuai dengan peraturan yang berubah

Sebagai peraturan yang terkait dengan mengumpulkan perubahan akun yang jatuh tempo, bisnis perlu meninjau proses koleksi mereka dan membuat pembaruan yang diperlukan. Ini mungkin termasuk perubahan pada frekuensi upaya pengumpulan, menyesuaikan batas untuk menyerahkan akun ke agen koleksi, atau perubahan pada kebijakan untuk mengambil tindakan hukum. Karena proses koleksi merupakan bagian penting dari kebijakan AR secara keseluruhan, penting bagi bisnis untuk memperhatikan perubahan peraturan agar tetap patuh, efektif, dan kompetitif.

Bisnis juga harus memperhatikan tren dan praktik pengumpulan di industri, dan mencari cara untuk memasukkan praktik terbaik ke dalam proses koleksi mereka sendiri. Tetap up to date tentang tren dan peraturan dapat membantu bisnis tetap kompetitif dan memaksimalkan potensi pengumpulan mereka.

Kesimpulan

Membuat kebijakan piutang yang komprehensif sangat penting untuk bisnis modern. Kebijakan ini harus dibuat dengan cermat berdasarkan kebutuhan dan persyaratan spesifik organisasi dan harus mencakup komponen berikut: ketentuan penagihan dan pembayaran yang jelas, prosedur penyelesaian sengketa yang disesuaikan, proses pengumpulan dan manajemen utang otomatis, dan penilaian risiko kredit reguler. Selain itu, penting untuk memastikan pengambilan keputusan yang tepat, melalui implementasi dan penegakan kebijakan yang cermat.

Ringkasan Komponen Kebijakan Piutang Akun Komprehensif

• Persyaratan penagihan dan pembayaran yang jelas
• Prosedur penyelesaian sengketa yang disesuaikan
• Proses pengumpulan dan manajemen utang otomatis
• Penilaian Risiko Kredit Reguler

Keputusan yang diinformasikan dan pentingnya penegakan kebijakan

Para pemimpin keuangan harus memastikan pengambilan keputusan yang tepat, melalui implementasi dan penegakan kebijakan yang cermat. Kuat Manajemen Piutang Akun Membutuhkan sistem, proses, dan personel yang didedikasikan untuk mengelola penjualan kredit perusahaan dan tanda terima tunai. Mengumpulkan pembayaran adalah kegiatan penting dan harus dilakukan dengan cara yang memastikan efektivitas, efisiensi, dan akurasi.