Sederhanakan manajemen proyek Anda dengan papan Kanban

Perkenalan

Dewan Kanban adalah salah satu alat manajemen proyek paling populer di luar sana dan untuk alasan yang baik. Dewan Kanban adalah alat organisasi yang memvisualisasikan alur kerja, tugas, dan proyek. Ini memberikan cara interaktif bagi individu dan tim untuk melacak dan mengelola pekerjaan mereka.

Dalam artikel ini, kami akan menjelaskan apa itu Dewan Kanban, cara kerjanya, dan manfaat menggunakannya untuk mengelola proyek. Pada akhir panduan ini, Anda akan memiliki pemahaman yang lebih baik tentang bagaimana memulai dengan papan Kanban dan menggunakannya secara efektif dalam proyek Anda berikutnya.

Definisi papan Kanban

Dewan Kanban adalah manajemen proyek yang gesit Alat yang melibatkan memvisualisasikan tugas dan to-dos di kolom. Menyerap istilah Jepang untuk "sinyal visual", papan Kanban membantu pengguna melacak tugas yang telah mereka selesaikan dan tugas yang sedang mereka kerjakan. Visibilitas alur kerja membuatnya lebih mudah untuk memecah proyek yang lebih besar menjadi potongan yang dapat dikelola.

Apa itu Dewan Kanban?

Papan Kanban adalah papan interaktif yang membantu tim mengatur tugas dan proyek dengan cara visual. Mereka terdiri dari kolom untuk setiap langkah dalam alur kerja dan kartu (atau 'tugas') yang mewakili potongan kecil pekerjaan. Setiap kartu dipindahkan di sepanjang Dewan Kanban Seiring perkembangannya dalam alur kerja, membuatnya mudah untuk melihat di mana setiap tugas berada.

Manfaat menggunakan papan Kanban

Membantu pengguna fokus pada satu tugas pada satu waktu.
Meningkatkan komunikasi dan kolaborasi antara anggota tim.
Memungkinkan pengguna untuk dengan mudah melacak kemajuan dan kemacetan.
Memungkinkan pemahaman yang lebih dalam tentang alur kerja mereka.
Memberikan cara yang mudah dan visual untuk mengidentifikasi masalah dan peluang.

Cara Membuat Dewan Kanban

Membuat sebuah Dewan Kanban untuk Manajemen Proyek memungkinkan tim untuk melihat dan melacak kemajuan proyek. Ini memungkinkan anggota tim untuk mengatur tugas dan melakukan penyesuaian yang sesuai. Sebagai 'representasi visual dari alur kerja,' papan Kanban dapat membantu memastikan tugas tetap terorganisir dan sesuai jadwal. Dalam panduan ini, pelajari cara membuat papan kanban sendiri.

Memilih proyek

Mulailah dengan memutuskan tugas dan proyek mana yang harus dimasukkan dalam Dewan Kanban Anda. Penting untuk tetap terorganisir, jadi pilih proyek yang dapat dicapai. Ini berarti menentukan tugas atau tujuan yang tepat yang akan Anda tangani, serta mengidentifikasi sumber daya atau alat untuk mencapainya. Setelah mengidentifikasi proyek, Anda harus membuat papan.

Membuat kolom

Selanjutnya, Anda ingin membuat kolom untuk papan Anda. Mulailah dengan menulis kategori deskriptif untuk setiap kolom. Bergantung pada proyek, judul kolom dapat mencakup 'di dek,' 'sedang berlangsung,' atau 'selesai.' Anda juga dapat memilih untuk mengimplementasikan tahapan tambahan, seperti "disetujui," 'diblokir,' atau "siap 'ke papan Kanban Anda.

Menetapkan tugas

Setelah Anda memilih tugas proyek dan mengatur kolom untuk papan Kanban Anda, memecah setiap proyek dan tugas menjadi bagian yang lebih mudah dikelola. Buat kartu untuk setiap tugas dan tetapkan masing -masing ke kolom yang sesuai berdasarkan status tugas saat ini. Anda juga dapat memutuskan untuk menetapkan tugas kepada anggota tim dan menetapkan tenggat waktu jika perlu. Untuk menyesuaikan Anda Dewan Kanban, Anda juga dapat menambahkan atribut seperti label kode warna atau logo.

Memvisualisasikan kemajuan

Dengan semua tugas yang ada, sekarang saatnya untuk memvisualisasikan kemajuan. Saat tugas selesai, seret dan lepas kartu yang sesuai ke kolom yang benar di papan Kanban. Ini akan membantu mengidentifikasi keberhasilan dengan cepat, serta menentukan penundaan atau blok. Untuk meninjau kemajuan lebih lanjut, banyak aplikasi perangkat lunak termasuk analitik yang dapat membantu Anda mengukur perkiraan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan setiap tugas. Selain itu, memiliki pandangan terpusat dari proyek ini dapat memudahkan anggota tim untuk menemukan cara untuk perbaikan.

Melacak kemajuan dengan papan Kanban

Melacak kemajuan dengan papan Kanban adalah cara yang kuat untuk mengukur efisiensi proyek Anda. Panduan ini memberikan gambaran tentang metrik, tren, dan otomatisasi yang dapat Anda gunakan untuk mencapai tujuan proyek lebih cepat dengan papan Kanban.

Memahami Metrik Dewan Kanban

Dewan Kanban digunakan untuk melacak kinerja dan kemajuan melawan tujuan dan dapat membantu tim mendapatkan pandangan lengkap dari proyek mereka. Metrik yang terkait dengan papan Kanban meliputi waktu tunggu, waktu siklus, jumlah pekerjaan dalam item kemajuan, dan laju throughput. Memahami Metrik Dewan Kanban Dapat membantu tim mengoptimalkan alur kerja mereka, meningkatkan produktivitas, dan menghilangkan hambatan dan mengurangi kemacetan.

Menjelaskan waktu timah dan siklus

Waktu siklus dan siklus adalah dua metrik kunci yang digunakan untuk mengukur efektivitas papan Kanban. Ketika pekerjaan berlangsung melalui proyek, waktu tunggu menunjukkan jumlah waktu dari awal hingga akhir yang dilakukan oleh pekerjaan. Sementara itu, waktu siklus menunjukkan durasi pekerjaan itu sendiri, dan tidak termasuk penundaan atau waktu tunggu.

Tren dan peramalan

Dewan Kanban juga menawarkan wawasan tentang tren, memberi tim kemampuan untuk mengidentifikasi pola dalam data dan mengalokasikan sumber daya yang sesuai. Dengan menganalisis tren, tim dapat memperkirakan kinerja di masa depan dan mengantisipasi penundaan. Ini membantu tim tetap gesit dan menyesuaikan tujuan proyek untuk memenuhi kebutuhan dan tenggat waktu yang bergeser.

Mengotomatiskan tugas dengan papan Kanban

Dewan Kanban dapat digunakan untuk mengotomatiskan tugas -tugas tertentu, seperti menetapkan tugas baru, memperbarui status, dan mengirim pemberitahuan. Dengan fitur otomatisasi, tim dapat mengelola proyek mereka tanpa harus mengelola setiap tugas secara manual. Otomasi juga membantu memastikan bahwa pekerjaan sedang diselesaikan secara akurat dan tepat waktu.

Otomatiskan menugaskan tugas kepada anggota tim.
Otomatis pembaruan status tugas.
Otomatis mengirim pemberitahuan.

Mengintegrasikan Dewan Kanban ke dalam Rencana Manajemen Proyek Anda

Papan Kanban adalah alat yang ampuh untuk rencana manajemen proyek yang dapat membantu tim Anda memvisualisasikan Proses mereka dan melacak kemajuan mereka dengan mudah. Sebagai teknik perencanaan yang gesit, Dewan Kanban dapat membantu tim menetapkan tujuan, menetapkan tugas, dan memantau kemajuan mereka melalui setiap fase proyek. Sementara metode yang lebih populer seperti Scrum dan Agile memiliki prinsip yang tumpang tindih, Dewan Kanban juga memiliki banyak peluang untuk kolaborasi dan optimasi yang lebih dalam untuk proyek.

Menghubungkan Kanban dengan Alat Agile, Scrum, dan PM lainnya

Papan Kanban biasanya digunakan sebagai bagian dari proses perencanaan yang gesit, di mana tim menggunakan metode berulang untuk menyelesaikan tugas selama serangkaian sprint. Dewan Kanban digunakan untuk membantu tim memvisualisasikan alur kerja dan kemajuan proyek. Ini adalah alat yang ideal untuk mengelola aliran tugas dan dapat dengan mudah diintegrasikan dengan alat manajemen proyek lainnya seperti Scrum dan Agile.

Untuk menggunakan papan Kanban bersama dengan proses yang gesit, tim harus membuat renang di papan mereka yang menggambarkan berbagai tahap proyek mereka, sambil menetapkan tugas untuk masing -masing tahap ini. Ini akan memungkinkan tim untuk melacak kemajuan mereka dengan lebih baik, serta mengidentifikasi masalah, kesenjangan, atau hambatan di sepanjang jalan. Dengan melacak pergerakan tugas, tim dapat dengan cepat menyesuaikan rencana proyek mereka untuk memastikan tenggat waktu dan tujuan mereka terpenuhi.

Memanfaatkan Kanban untuk Kolaborasi

Dewan Kanban dirancang untuk memfasilitasi kolaborasi, memungkinkan tim untuk bekerja bersama dengan mulus. Dengan kemampuan untuk menambahkan komentar, lampiran, dan tag untuk setiap tugas, tim dapat dengan mudah berbagi pemikiran, ide, file, dan pembaruan satu sama lain. Selain itu, tim dapat mengatur peringatan sehingga mereka menerima pemberitahuan setiap kali tugas telah diubah atau diperbarui.

Dewan Kanban juga mendorong kolaborasi dengan menyediakan tim dengan representasi visual dari keadaan proyek mereka. Dengan melacak tugas, anggota tim dapat melihat di mana pekerjaan mereka cocok dalam konteks proyek yang lebih luas. Ini mendorong pemahaman yang lebih komprehensif dan komprehensif tentang pekerjaan mereka, memungkinkan mereka untuk bekerja menuju tujuan bersama dan menciptakan tim yang lebih kuat.

Mengelola anggota tim dengan papan Kanban

Papan Kanban menawarkan yang efisien Cara mengelola berbagai tugas dan sumber daya dengan melacak seluruh siklus hidup suatu proyek. Memahami berbagai alur kerja yang terlibat dapat membantu anggota tim mengelola tugas dan sumber daya mereka dengan kelincahan dan kesuksesan yang lebih besar. Selanjutnya, mengintegrasikan Dewan Kanban dengan aplikasi pelacakan waktu dalam memberikan data proyek yang akurat dan dapat membantu tetap produktif.

Memahami Alur Kerja Dewan Kanban

Mengorganisir Dewan Kanban ke dalam alur kerja yang berbeda memungkinkan anggota tim untuk dengan cepat mengidentifikasi pekerjaan yang 'sedang dalam proses'. Ini juga membantu mengoordinasikan kolaborasi sambil bekerja secara bersamaan pada tugas yang berbeda. Misalnya, dewan Kanban dengan alur kerja 'khas yang harus dilakukan, dalam proses dan selesai' memberikan pandangan kepada anggota tim tentang kemajuan yang dibuat. Anggota tim juga dapat menetapkan tugas untuk berbagai kategori dan mengelola tugas sesuai dengan prioritas mereka.

Menciptakan komitmen tugas yang realistis

Menggunakan papan Kanban untuk mengelola tugas, anggota tim dapat sampai pada komitmen yang realistis. Ini membantu anggota tim memfokuskan upaya mereka pada tugas -tugas yang layak dalam garis waktu yang diberikan. Untuk memberikan penilaian yang realistis, tugas harus dipecah menjadi unit yang lebih kecil dan kemudian didistribusikan di antara tim untuk selesai. Selain itu, anggota tim harus mematuhi 'aturan 4 Kanban' yang mengharuskan mereka untuk:

Batasi jumlah pekerjaan dalam proses (WIP)
Memelihara dan mengisi kembali barang -barang stok
Ikuti kebijakan yang ditetapkan
Virtualisasi alur kerja

Mengintegrasikan Kanban dengan Aplikasi Pelacakan Waktu

Aplikasi pelacakan waktu memberikan umpan balik tepat waktu tentang kinerja anggota tim. Ketika papan Kanban terintegrasi dengan aplikasi ini, tim dapat dengan cepat melihat jumlah waktu yang dihabiskan untuk setiap tugas dan menggunakan data untuk memperkirakan komitmen waktu untuk proyek apa pun. Selain itu, informasi dari Dewan Kanban dapat digunakan untuk mengidentifikasi area di mana anggota tim membutuhkan bantuan dan dapat diberikan dukungan yang diperlukan. Dengan cara ini, anggota tim dapat tetap produktif saat menyelesaikan tugas dengan efisiensi yang lebih besar.

Pemeliharaan papan Kanban

Untuk memastikan itu Papan Kanban berjalan secara efektif dan efisien, mereka harus dipertahankan secara konsisten. Ikuti pedoman ini untuk memelihara dan memperbarui papan Kanban Anda.

Memperbarui & mengelola alur kerja

Salah satu tugas utama memelihara Dewan Kanban secara teratur menjalankan perubahan alur kerja. Ketika proyek berubah dan berkembang, penting untuk memperbarui pengaturan Dewan Kanban untuk mengimbangi aliran kerja. Pekerjaan harus ditetapkan secara memadai, diselesaikan, dan dipindahkan seperlunya. Situasi dapat muncul di mana perlu untuk menyesuaikan proses untuk memastikan proyek tetap di jalur.

Menggunakan Kanban untuk perbaikan berulang

Kanban sangat fleksibel, dan dapat digunakan untuk lebih dari sekadar manajemen proyek. Ini dapat digunakan untuk peningkatan iteratif dari proses dan sistem. Tim proyek harus meluangkan waktu untuk mengaudit proses dan mencari peluang untuk meningkat. Dewan Kanban dapat membantu menyoroti di mana proses dapat direvisi atau diubah.

Selain itu, tim harus melihat menggunakan papan Kanban untuk mengoptimalkan setiap langkah proses. Ini bisa berarti melihat pergerakan kartu melalui papan untuk mengidentifikasi apa yang berhasil dan apa yang tidak, dan membuat perubahan yang sesuai. Ini adalah proses berkelanjutan yang harus dipantau, disempurnakan, dan diperbarui secara teratur.

Kesimpulan

Dewan Kanban adalah alat yang efektif untuk manajemen proyek yang sukses, karena mereka memungkinkan pengguna untuk memvisualisasikan setiap langkah proyek mereka, meningkatkan kolaborasi tim, dan membantu mereka memprioritaskan tugas dan meminimalkan waktu yang terbuang. Dengan melakukan hal itu, mereka dapat sangat mengurangi biaya dan mempercepat respons pelanggan dan waktu pengiriman, menjadikannya sumber daya yang sangat berharga untuk organisasi dari bentuk atau ukuran apa pun.

Manfaat Dewan Kanban untuk Manajemen Proyek

Mengurangi biaya dan mempercepat respons pelanggan dan waktu pengiriman
Memungkinkan organisasi yang mudah dan pelacakan tugas
Rencana Proyek yang Divisualisasikan Meningkatkan Komunikasi Tim
Membantu mengidentifikasi penghalang jalan dan bekerja pada solusi
Membuat keputusan berbasis data yang bermakna

Mengapa manajer harus menggunakan Kanban?

Dewan Kanban memungkinkan manajer untuk mengelola proyek mereka secara efektif dan memanfaatkan sumber daya yang berharga. Mereka menyediakan alur kerja yang terorganisir dan dapat membantu meningkatkan produktivitas karyawan dengan menghilangkan kemacetan dan meningkatkan komunikasi antara berbagai tim. Manajer dapat membuat keputusan yang lebih baik dan lebih terinformasi, mengembangkan proses yang jelas, dan beradaptasi dengan cepat untuk berubah.

Memanfaatkan kekuatan Dewan Kanban bisa sangat bermanfaat bagi organisasi mana pun dan dapat mengubah cara yang dikelola oleh tim proyek mereka. Papan Kanban adalah alat yang serba guna, hemat biaya, dan efisien yang dapat digunakan dalam segala jenis organisasi, apakah itu bisnis kecil, perusahaan besar, atau tim jarak jauh.

Excel Dashboard