Cara memperbarui sumber data untuk dasbor excel

Perkenalan

Kemampuan untuk secara efektif memanfaatkan sumber data dan membuat dasbor Excel dapat menjadi alat yang sangat kuat untuk bisnis apa pun. Dalam posting blog ini, kami akan belajar tentang sumber data dan berbagai kegunaannya, serta cara memperbaruinya di dalam dasbor Excel. Kami akan membahas topik -topik seperti definisi sumber data, nilai dasbor Excel, dan bagaimana berhasil mengelola sumber data di dasbor Anda. Pada akhir posting ini, Anda akan dapat dengan percaya diri memperbarui sumber data Anda di dalam dasbor Excel.

Apa sumber data?

Sumber data adalah kumpulan data yang digunakan untuk menghasilkan analisis data yang disertakan. Sumber data dapat berkisar dari catatan fisik seperti faktur dan pesanan penjualan, hingga catatan digital seperti pencarian web, email, dan media sosial Posting. Sumber data dapat digunakan untuk mendapatkan wawasan tentang perilaku pelanggan, tren di seluruh industri, dan informasi berguna lainnya yang dapat digunakan untuk menginformasikan pengambilan keputusan.

Nilai dasbor Excel

Dasbor Excel adalah representasi visual dari berbagai sumber data yang digunakan untuk mendapatkan wawasan tentang berbagai bidang organisasi atau bisnis. Dasbor umumnya digunakan untuk memberikan gambaran tentang kinerja dan digunakan untuk tujuan pelaporan. Dasbor berguna untuk mengidentifikasi tren dan mendapatkan pemahaman keseluruhan yang lebih baik tentang data yang disertakan. Dasbor juga membantu dalam menetapkan tujuan spesifik dan membuat keputusan berdasarkan informasi berdasarkan data.

Apa itu sumber data?

Sumber data adalah lokasi di mana suatu program, seperti Microsoft Excel, mengambil data yang digunakan untuk pembuatan spreadsheet, laporan, dan dasbor. Jenis umum sumber data yang digunakan oleh perusahaan termasuk database, file datar dan tabel lainnya. Varian dari sumber data yang sama juga dapat digunakan, seperti file CSV, file XML, dan API Web.

A. Jenis Sumber Data

Ada empat jenis utama sumber data yang digunakan untuk mendapatkan data untuk aplikasi spreadsheet:

• Database: Basis data adalah jenis data terstruktur. Jenis sumber data ini telah populer di lingkungan perusahaan selama lebih dari dua dekade, dan termasuk Oracle dan Microsoft SQL Server. Memiliki jenis sumber data ini membantu memastikan bahwa data selalu konsisten dan semua titik data ditangkap.
• File datar: File datar adalah bentuk set data terstruktur, tetapi tidak seperti database, mereka tidak terhubung melalui tabel database. Contoh umum file datar termasuk spreadsheet Excel, file teks, dan file nilai terpisah koma (CSV).
• Tabel Lainnya: Tabel dari sumber lain dapat digunakan sebagai sumber data. Ini termasuk tabel dari web, seperti tabel HTML dan objek JSON. Selain itu, tabel ini dapat berasal dari aplikasi dan program lain seperti Google Sheets dan Salesforce.
• Varian: Varian file datar dan sumber data lainnya juga tersedia. Ini termasuk file CSV dan file XML serta API Web.

B. Manfaat memiliki sumber data

Memiliki sumber data sangat bermanfaat karena memungkinkan pencipta dasbor Excel untuk dengan mudah dan cepat mendapatkan data yang diperlukan untuk dasbor mereka. Selain itu, memiliki sumber data memudahkan pencipta untuk menyimpan dan melihat data, serta memperbarui titik data dan memvisualisasikan perubahan dalam data. Selain itu, memiliki sumber data memberi pencipta lokasi terpusat di mana data disimpan, dan dengan demikian pencipta dapat mengakses set titik data dan visualisasi yang sama di beberapa proyek.

Menghubungkan Sumber Data ke Microsoft Excel Dashboards

Membuat dasbor di Microsoft Excel mengharuskan data Anda terhubung ke buku kerja. Sementara dasbor Excel dapat menggunakan sumber data yang berbeda seperti layanan web, basis data, dan file lokal, banyak dari sumber ini memerlukan konektor yang sesuai sebelum dapat diakses di Excel. Instruksi langkah demi langkah tentang cara menghubungkan sumber data ke dasbor Microsoft Excel disediakan di bawah ini.

Langkah 1: Pilih konektor yang kompatibel

Langkah pertama saat menghubungkan sumber data ke Microsoft Excel Dashboard adalah memilih konektor yang kompatibel. Ada berbagai konektor berbeda yang tersedia, termasuk Microsoft Query, Power Query, dan Access Database Engine. Setiap konektor memiliki penawaran berbeda dari server sumber dan opsi koneksi basis data, jadi pastikan untuk berkonsultasi dengan dokumentasi Microsoft untuk informasi tentang konektor mana yang paling sesuai dengan kebutuhan Anda.

Langkah 2: Konfigurasikan koneksi

Setelah konektor kompatibel Anda telah dipilih, langkah selanjutnya adalah mengonfigurasi koneksi. Mengkonfigurasi koneksi melibatkan penyediaan parameter koneksi yang sesuai dan uji yang menghubungkan ke sumber data. Setelah terhubung, penting juga untuk memeriksa properti koneksi untuk memastikan bahwa parameter koneksi benar.

Langkah 3: Lihat sumber data di Excel

Langkah terakhir dalam menghubungkan sumber data ke dasbor Microsoft Excel adalah untuk melihat sumber data di Excel. Ini biasanya dilakukan dengan menghubungkan ke sumber data di editor kueri daya dan kemudian memasukkan data ke Excel menggunakan lembar kerja yang sesuai. Penting untuk dicatat bahwa sumber data di editor kueri daya dan lembar kerja di Excel terhubung, jadi setiap perubahan yang dilakukan pada sumber data di editor kueri daya juga akan tercermin dalam lembar kerja di Excel.

Sumber data yang menyegarkan

Memperbarui sumber data di dasbor Excel adalah bagian penting dari proses dasbor. Menyegarkan sumber data Anda memastikan bahwa perubahan yang telah terjadi di sumber data sejak dasbor pertama kali dibuat terlihat di dasbor itu sendiri. Menjaga dasbor terkini dapat menjadi penting untuk bisnis karena menginformasikan keputusan dan strategi bisnis yang kritis. Sumber data harus selalu disegarkan setelah dasbor pertama kali dibuat dan kemudian secara teratur untuk utilitas maksimum.

Mengapa penting untuk menyegarkan sumber data

Sumber data yang menyegarkan adalah penting untuk menjaga konten dasbor terkini dan dapat diandalkan. Sumber data biasanya diambil dari berbagai sumber, seperti database atau aplikasi cloud, dan data dapat berubah dengan cepat. Dengan tidak menyegarkan sumber data, dasbor bisa menjadi usang dan tidak akurat. Selain itu, mencakup keputusan berdasarkan data yang tidak akurat dapat menyebabkan keputusan bisnis yang mahal dan kontraproduksi. Dengan demikian, penyegaran sumber data yang teratur sangat penting.

Kapan sumber data harus disegarkan?

Sumber data harus disegarkan setelah dasbor pertama kali dibuat dan kemudian secara teratur. Bergantung pada kebutuhan spesifik dasbor, frekuensi penyegaran data dapat bervariasi. Refresh data harus terjadi mengikuti perubahan besar pada sumber data, seperti menambahkan atau mengedit catatan, atau selama interval yang dijadwalkan secara berkala.

Cara menyegarkan sumber data dengan microsoft excel

Microsoft Excel menyediakan beberapa metode untuk menyegarkan sumber data. Cara termudah dan tercepat untuk menyegarkan sumber data adalah dengan membuka dasbor dan klik tombol "Sumber Data Refresh". Namun, jika dasbor dan sumber datanya sangat besar dan kompleks, menyegarkan manual dapat memakan waktu. Microsoft Excel juga menyediakan fitur yang memungkinkan sumber data disegarkan secara otomatis ketika dasbor dibuka, pada interval tertentu, atau ketika perubahan dilakukan pada sumber data.

• Buka dasbor dan klik tombol "Refresh Data Sources".
• Gunakan opsi "Refresh Otomatis" untuk mengatur frekuensi penyegaran biasa.
• Atur parameter refresh "on change" untuk memastikan sumber data refresh ketika perubahan dilakukan ke sumber data.

Mengotomatisasi Data Refresh

Ketika datang untuk menyesuaikan dan memperbarui dasbor Excel, penting untuk menjaga sumber data tetap mutakhir. Mengotomatiskan Data Refresh dapat membantu merampingkan proses ini dan menjaga dasbor Excel berjalan lancar. Mengotomatiskan refresh data melibatkan menghubungkan sumber data ke kueri daya, secara otomatis menyegarkan sumber data, dan mengkonfigurasi jadwal penyegaran.

Menghubungkan sumber data ke kueri daya

Langkah pertama untuk mengotomatiskan penyegaran data adalah menghubungkan sumber data ke kueri daya. Power Query adalah add-on Microsoft Excel yang kuat yang memungkinkan pengguna untuk terhubung dengan cepat ke sumber data dan memanipulasinya. Dengan kueri daya, pengguna dapat dengan mudah mengubah data menjadi wawasan yang dapat digunakan dan bermakna. Untuk menghubungkan sumber data ke kueri daya, klik "Data" di pita, lalu klik "Dapatkan Data" di menu tarik-turun. Pilih jenis sumber data dan ikuti prompt untuk menghubungkan sumber data ke kueri daya.

Sumber data yang menyegarkan secara otomatis

Setelah sumber data terhubung ke kueri daya, langkah selanjutnya adalah mengatur sumber data untuk menyegarkan secara otomatis. Ini dapat dilakukan dengan mengatur sumber data untuk menyegarkan setiap kali spreadsheet dibuka. Untuk melakukan ini, buka "Data" di pita, lalu klik "Refresh All" di menu drop-down. Pastikan kotak "Refresh saat membuka file" dicentang. Ini akan memastikan bahwa data secara otomatis disegarkan setiap kali spreadsheet dibuka.

Mengkonfigurasi Jadwal Refresh

Langkah terakhir dalam mengotomatiskan refresh data adalah mengkonfigurasi jadwal penyegaran. Ini dapat dilakukan dengan memilih opsi "Refresh Jadwal" di tab "Data", lalu memilih "Kustomisasi". Di sini, pengguna dapat mengonfigurasi frekuensi refresh dan waktu tertentu yang harus disegarkan data. Selain itu, pengguna juga dapat mengonfigurasi pemberitahuan email untuk penyegaran yang gagal. Ikuti instruksi di layar untuk mengonfigurasi jadwal penyegaran.

Memperbarui dasbor Anda

A Dashboard Excel yang sukses mengandalkan data yang akurat dan terkini. Dasbor yang dibangun dengan baik harus memberikan informasi yang bermakna kepada pengguna dengan cepat dan efektif. Untuk memastikan bahwa dasbor Anda bekerja secara optimal, Anda harus mempertahankan sumber data terkini.

Cara memperbarui visualisasi dasbor

Memperbarui Anda Dasbor Excel harus menyertakan ulasan data dan visualisasi. Pertama, pastikan bahwa sumber data Anda telah diperbarui dan terkini. Ini mungkin melibatkan informasi referensi silang dari berbagai sumber atau memeriksa ketidakkonsistenan data apa pun. Setelah Anda memverifikasi bahwa data Anda akurat, luangkan waktu untuk mengevaluasi visual dasbor Anda. Apakah grafik dan grafik dengan jelas mengomunikasikan tujuan mereka? Apakah warna, font, dan gaya membantu dasbor Anda secara visual menarik? Memastikan bahwa dasbor Anda bebas dari kesalahan apa pun dan secara estetika menyenangkan akan membantu memberikan informasi yang tepat kepada audiens Anda.

Mengelola banyak sumber data dan mempertahankan akurasi

Mengorganisir dan mengelola banyak sumber data dapat menjadi proses yang membosankan. Penting untuk mempertahankan sistem input data yang terorganisir untuk memastikan akurasi di dasbor Anda. Alih -alih mengandalkan proses pembaruan manual, pertimbangkan untuk mengotomatisasi proses input data. Memanfaatkan konsolidasi data atau tabel pivot dapat membantu menggabungkan, memperbarui, dan mengubah data Anda dengan cepat.

Organisasi juga dapat mempertimbangkan mengadopsi kebijakan untuk meninjau data dasbor secara berkala untuk memastikan itu masih akurat dan relevan dengan tujuan asli. Untuk membantu menjaga akurasi, pertimbangkan untuk membuat pedoman khusus untuk sumber data, memperbarui frekuensi, dan proses peninjauan.

Kesimpulan

Memperbarui sumber data untuk dasbor Excel bisa menjadi tugas yang membosankan, tetapi ini merupakan yang integral dalam hal menjaga dasbor Anda tetap up-to-date dengan informasi terbaru. Posting blog ini telah membahas beberapa cara untuk mengoptimalkan proses ini, termasuk membuat proses otomatis dan memanfaatkan Excel fungsi. Dengan melakukan itu, Anda dapat meminimalkan tenaga kerja manual dan menghemat waktu sambil memastikan bahwa dasbor Anda saat ini dan semenarik mungkin.

Ringkasan topik yang dibahas

• Mengimpor data dari sumber eksternal
• Menggunakan Rumus Excel
• Mengotomatiskan pembaruan data

Manfaat memperbarui sumber data untuk dasbor Excel

Memperbarui Sumber Data untuk Dasbor Excel Anda menawarkan sejumlah manfaat, baik jangka pendek dan jangka panjang. Ini mengurangi jumlah waktu yang dihabiskan secara manual memasukkan data ke dasbor, menghemat jam kerja Anda. Ini juga memastikan bahwa data yang disajikan di dasbor Anda terkini dan terkini, yang pada gilirannya berkontribusi pada penggambaran situasi yang lebih akurat. Informasi yang disajikan di dasbor Anda akan lebih dapat diandalkan dan bermanfaat bagi pengguna, menjadikan dasbor salah satu alat paling penting di organisasi Anda.