नकदी प्रवाह में सुधार के लिए प्राप्य खातों की निगरानी और प्रबंधन कैसे करें

परिचय

प्राप्य खातों (AR) अपने ग्राहकों द्वारा किसी कंपनी को दिए गए धन का उल्लेख करते हैं। दूसरे शब्दों में, एआर माल या सेवाओं से उत्पन्न होने वाले ग्राहकों के अल्पकालिक दायित्वों को बनाता है जो उन्होंने क्रेडिट पर खरीदा है। जैसे, एआर की निगरानी और प्रबंधन किसी कंपनी के नकदी प्रवाह में सुधार करने में महत्वपूर्ण भूमिका निभाता है।

प्राप्य खातों की निगरानी और प्रबंधन करने के कारण

• व्यवसायों को अपनी कार्यशील पूंजी बढ़ाने के लिए सक्षम करना
• किसी भी संभावित खराब ऋणों का पता लगाना और बचना
• बेहतर ग्राहक सेवा प्रदान करने के लिए व्यवसायों की मदद करना
• सुधार कर रहा है व्यवसाय का नकदी प्रवाह और संग्रह को तेज करना

प्राप्य अविश्वसनीय खातों की पहचान करना

एक वृद्ध परीक्षण संतुलन रिपोर्ट की समीक्षा करना और अवैतनिक ट्रैकिंग चालान संगठन के लिए दो महत्वपूर्ण कदम हैं जो अप्रबंधित खातों को प्राप्य और नकदी प्रवाह में सुधार करने के लिए हैं।

वृद्ध परीक्षण शेष रिपोर्ट की समीक्षा करें

वृद्ध ट्रायल बैलेंस रिपोर्ट प्राप्य की एक सूची है जिसे वर्गीकृत किया जाता है कि यह कब तक है जब से चालान ग्राहकों को भेजे गए थे। यह ग्राहक क्रेडिट बैलेंस का अवलोकन प्रदान करता है और आपको पैसे देने वाले ग्राहकों की पहचान करने में मदद करता है। यह उच्च शेष राशि वाले खातों और ग्राहकों को ध्वजांकित करने में भी मदद कर सकता है जिन पर ध्यान देने की आवश्यकता है।

अवैतनिक चालान को ट्रैक करें

इनवॉइस को अक्सर ग्राहकों को भेजा जाता है और उन भुगतानों को मैन्युअल रूप से या इनवॉइस-ट्रैकिंग सॉफ़्टवेयर की तरह तीसरे पक्ष की प्रणाली के साथ ट्रैक किया जा सकता है। यह जानना कि कौन से चालान पिछले हैं, या नियत तारीख के करीब हैं, एक व्यवसाय को भुगतान को प्रोत्साहित करने के लिए सक्रिय कदम उठाने में सक्षम करेगा। ट्रैकिंग इनवॉइस आपको भुगतान योजनाओं पर बातचीत करने और उन्हें कई भुगतान विकल्प देने के लिए ग्राहकों से जल्दी संपर्क करने की अनुमति देता है।

• नियमित रूप से वृद्ध परीक्षण संतुलन की समीक्षा करने से पहले उन्हें प्रबंधन करना बहुत मुश्किल हो जाता है।
• ग्राहकों को भुगतान के बारे में सूचित किया जाता है और भुगतान देर होने पर कार्रवाई करना आसान हो जाता है, यह सुनिश्चित करने के लिए ट्रैक इनवॉइस को ट्रैक करें।

नीतियों और प्रक्रियाओं को मजबूत करना

मज़बूत खातों के प्रबंधन और निगरानी के लिए नीति और प्रक्रिया संरचना आवश्यक है। यह सुनिश्चित करता है कि चालान ठीक से प्रलेखित हैं और अनुमोदन और भुगतान प्रक्रियाओं और आवश्यकताओं को अद्यतन और पालन किया जाता है। यहां अपनी नीतियों और प्रक्रियाओं को मजबूत करने के कुछ तरीके दिए गए हैं ताकि आप नकदी प्रवाह में सुधार कर सकें।

लिखित नीतियां और दिशानिर्देश बनाएं

प्राप्य खातों के लिए बनाई गई स्पष्ट, लिखित नीतियों और प्रक्रियाओं को विकसित करना बेहतर की दिशा में पहला कदम है नकदी प्रवाह का प्रबंधन। इस बात का विवरण शामिल करें कि फंड कैसे एकत्र किया जाता है, दस्तावेज़ जब चालान भेजा जाना चाहिए, और उन ग्राहकों के लिए एक प्रक्रिया बनाएं जो भुगतान करने के लिए संघर्ष कर रहे हैं। इसके अतिरिक्त, यदि आप भुगतान के लिए शर्तों या छूट प्रदान करते हैं, तो लिखित नीतियों में उन्हें रेखांकित करें। लिखित नीतियों और प्रक्रियाओं के होने से यह सुनिश्चित करने में मदद मिलेगी प्राप्य लेखा प्रक्रिया सुव्यवस्थित और सुसंगत है।

अनुमोदन और भुगतान के लिए स्पष्ट प्रक्रियाएं बनाएं

एक चालान जारी करने के लिए अनुमोदन प्रक्रिया के साथ -साथ भुगतान प्रक्रिया और देर से भुगतान से जुड़े जोखिमों को स्पष्ट रूप से दस्तावेज करना सुनिश्चित करें। देर से भुगतान के जोखिम को कम करने के लिए, बिलिंग और चालान के लिए जितना संभव हो उतना कुछ कदम रखना महत्वपूर्ण है, जैसे कि स्वचालित प्रक्रियाएं। जैसे ही सेवाएं प्रदान की जाती हैं या उत्पाद वितरित की जाती हैं, चालान भेजना भी महत्वपूर्ण है। उन ग्राहकों के लिए जो भुगतान करने के लिए धीमा हैं, शुरुआती भुगतान के लिए प्रोत्साहन या छूट की पेशकश पर विचार करें। इसके अतिरिक्त, चालान अनुस्मारक में समयसीमा और भुगतान अपेक्षाओं को संप्रेषित करें।

अनुमोदन और भुगतान के लिए स्पष्ट, लिखित नीतियों, प्रक्रियाओं और दिशानिर्देशों को विकसित करना प्राप्य खातों के प्रबंधन के लिए आवश्यक है। इन चरणों का पालन करने से यह सुनिश्चित करने में मदद मिलेगी कि आपके संगठन का नकदी प्रवाह अनुकूलित है और देर से भुगतान से जुड़े किसी भी संभावित जोखिम को कम से कम किया जाता है।

भुगतान की शर्तें सेट करना

प्राप्य खातों के लिए भुगतान आवश्यकताओं की शर्तों को किसी भी व्यवसाय द्वारा सावधानीपूर्वक विचार किया जाना चाहिए जो एक स्वस्थ नकदी प्रवाह को बनाए रखना चाहता है। अपने व्यवसाय के लिए भुगतान की शर्तों को निर्धारित करना इस बात पर बड़ा प्रभाव पड़ सकता है कि ग्राहक समय पर भुगतान करते हैं या नहीं। इष्टतम शर्तों को निर्धारित करना महत्वपूर्ण है ताकि आपके ग्राहकों को जल्दी से चालान का भुगतान करने के लिए प्रोत्साहित किया जाए और भुगतान अनुसूची का पालन किया जाए।

इष्टतम भुगतान शर्तें निर्धारित करें

अपने ग्राहकों के लिए आदर्श भुगतान की शर्तों का निर्धारण मुख्य रूप से उनके उद्योग और उनके व्यवसाय के आकार पर टिका है। उदाहरण के लिए, बड़ी कंपनियां और बी 2 बी सेक्टर में लोग शुद्ध 30 भुगतान शर्तों को पसंद कर सकते हैं, जबकि निचले-मार्जिन उपभोक्ता वस्तुओं के क्षेत्र में लोग नेट 15 पसंद कर सकते हैं। विभिन्न ग्राहकों को भुगतान की विभिन्न शर्तों की पेशकश करना यह सुनिश्चित करने में मदद कर सकता है कि हर कोई संतुष्ट है आवश्यकताएं।

व्यवसायों को इस प्रभाव को भी ध्यान में रखना चाहिए कि भुगतान की शर्तें उनके ग्राहकों पर हैं। जबकि 'नेट 15' और 'नेट 30' जैसे शब्द स्विफ्ट भुगतान को प्रोत्साहित कर सकते हैं, ये शर्तें ग्राहकों के लिए भी मुश्किल बना सकती हैं। ग्राहक संबंधों और ऋण संग्रह पर विभिन्न भुगतान शर्तों के प्रभाव के बारे में सोचना महत्वपूर्ण है।

स्वचालित भुगतान समाधान को बढ़ावा देना

भुगतान स्वचालित करना यह सुनिश्चित करने का एक शानदार तरीका हो सकता है कि चालान जल्दी और समय पर भुगतान किया जाता है। ग्राहकों की मैन्युअल रूप से भुगतान जानकारी दर्ज करने के लिए इंतजार करने के बजाय, आप स्वचालित भुगतान समाधान जैसे कि डायरेक्ट डेबिट, क्रेडिट कार्ड और मोबाइल भुगतान को बढ़ावा दे सकते हैं। ये सभी विधियां ग्राहकों के लिए चालान का भुगतान करना आसान और सुविधाजनक बनाती हैं और उन्हें समय पर ऐसा करने के लिए प्रोत्साहन देते हैं।

स्वचालित भुगतान विकल्पों के साथ ग्राहकों को प्रदान करने से अधिक कुशल नकदी प्रवाह प्रबंधन के लिए अनुमति देने वाली भुगतान प्रक्रिया को सुव्यवस्थित करने में मदद मिल सकती है। व्यवसाय के मालिक ग्राहकों को भुगतान करने के तरीके के बारे में विस्तृत निर्देश प्रदान कर सकते हैं, साथ ही स्वचालित भुगतान विधियों को स्थापित करने के तरीके के बारे में निर्देश प्रदान कर सकते हैं।

भुगतान के साथ पुरस्कार संरेखित करना

समय पर भुगतान को प्रोत्साहित करने के लिए पुरस्कारों को संरचित करने से संग्रह प्रक्रिया में तेजी लाने और नकदी प्रवाह में सुधार करने में मदद मिल सकती है। यहां दो तरीके हैं जो व्यवसाय भुगतान के साथ पुरस्कारों को संरेखित कर सकते हैं।

प्रारंभिक भुगतान के लिए प्रोत्साहन प्रदान करें

तेजी से भुगतान को प्रोत्साहित करने का एक तरीका ग्राहकों को अपने खातों को प्राप्य जल्दी से निपटाने के लिए पुरस्कृत करना है। उदाहरण के लिए, व्यवसाय एक निश्चित समय सीमा के भीतर प्राप्त भुगतान के लिए छूट प्रदान कर सकते हैं। इसका उपयोग कुछ चुनिंदा ग्राहकों के लिए या सभी ग्राहकों के लिए किया जा सकता है। शुरुआती भुगतान के लिए 5% की छूट विक्रेता को छूट की लागत को कवर करने की अनुमति दे सकती है और अभी भी तेजी से भुगतान का लाभ है।

त्वरित भुगतान को प्रोत्साहित करने के लिए शुल्क संरचनाओं का उपयोग करें

शुल्क संरचनाएं ग्राहकों को प्रोत्साहित करने का एक और लोकप्रिय तरीका है ताकि समय पर अपने खातों को प्राप्य किया जा सके। कंपनियां पूर्व निर्धारित तिथि से पहले प्राप्त किसी भी भुगतान पर देर से शुल्क ले सकती हैं। यह एक सपाट शुल्क, चालान उम्र के रूप में कंपित शुल्क, या दोनों का संयोजन हो सकता है। कंपनियों के पास अनुकूलित शुल्क शेड्यूल बनाने के लिए लचीलापन भी है जो उन्हें चालान उम्र के रूप में बड़ी फीस लगाने की अनुमति देगा।

यह सुनिश्चित करने के लिए कि ग्राहकों को देर से भुगतान शुल्क के बारे में पता है, व्यवसायों को स्पष्ट रूप से शुल्क संरचना का संचार करना चाहिए। सबसे आम तरीका यह है कि ग्राहक को भेजे गए चालान में शुल्क का एक विवरण शामिल किया जाए। इसके अतिरिक्त, यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि इन शर्तों को प्रत्येक राज्य के कानूनों और नियमों का पालन करना चाहिए।

6. ग्राहकों के साथ मजबूत संबंध स्थापित करें

नकदी प्रवाह के स्वास्थ्य को सुनिश्चित करने के लिए प्राप्य खातों की निगरानी और प्रबंधन एक आवश्यक अभ्यास है। अन्य प्रथाओं के बीच, प्रभावी रूप से ऐसा करने के लिए, ग्राहकों और ग्राहकों के साथ मजबूत संबंध स्थापित करना महत्वपूर्ण है। अच्छे ग्राहक संबंध बेहतर संचार और भुगतान रणनीतियों के विकास को जन्म दे सकते हैं जो ग्राहक और कंपनी दोनों के लिए काम करते हैं।

A. फोस्टर ओपन कम्युनिकेशन

ग्राहक संबंधों को बेहतर बनाने की कुंजी यह सुनिश्चित करना है कि इसमें शामिल सभी पक्ष एक ही पृष्ठ पर हैं। संचार की एक खुली रेखा को बनाए रखना महत्वपूर्ण है ताकि ग्राहक और कंपनी दोनों को दूसरे की अपेक्षाओं की यथार्थवादी समझ हो। दोनों पक्षों को उन भुगतान शर्तों के बारे में पता होना चाहिए जिन पर सहमति व्यक्त की गई है, ताकि कोई अनावश्यक आश्चर्य न हो। नियमित रूप से शेड्यूलिंग चेक-इन कॉल यह सुनिश्चित करने में मदद कर सकता है कि किसी भी मुद्दे को तेजी से और सौहार्दपूर्वक बाहर कर दिया जाए।

B. एक साथ भुगतान रणनीतियों का विकास करें

यदि भुगतान के मुद्दे उत्पन्न होते हैं, तो ग्राहक के साथ सहमत रणनीतियों को विकसित करना सबसे अच्छा है। उनकी विशेष परिस्थितियों को समझने से दोनों पक्षों के लिए सबसे अधिक लाभकारी शर्तें स्थापित करने में मदद मिल सकती है। व्यक्तिगत ग्राहक की जरूरतों के आधार पर, कंपनी लचीली भुगतान व्यवस्था करने में सक्षम हो सकती है जो अभी भी ग्राहकों को अपने दायित्वों को पूरा करने की अनुमति देती है। भुगतान योजनाओं को स्थापित करने या ब्याज दरों को कम करने जैसे तरीके दोनों पक्षों के लिए फायदेमंद हो सकते हैं। उचित भुगतान विकल्पों की स्थापना से ग्राहक तनाव को कम करने में मदद मिलती है और सभी को खुश रखा जाता है।

ग्राहकों को कंपनी के साथ भुगतान योजनाओं को विकसित करने के लिए प्रोत्साहित करना स्वस्थ ग्राहक संबंधों को बनाए रखने और अपने ग्राहकों के बीच सकारात्मक प्रतिष्ठा को बढ़ावा देने का एक महत्वपूर्ण हिस्सा है। ठीक से निगरानी और प्रबंधन द्वारा प्राप्य खाते, कंपनियां यह सुनिश्चित कर सकती हैं कि नकदी प्रवाह स्वस्थ और स्थिर रहे।

निष्कर्ष

निगरानी और प्रबंध प्राप्य खाते में सुधार का एक आवश्यक और प्रभावी तरीका है किसी भी व्यवसाय में नकदी प्रवाह। कैसे समझकर प्राप्य खाते काम करता है, नियमित रूप से प्राप्य खातों पर नज़र रखता है, और सहायक उपकरणों का उपयोग करता है, एक व्यवसाय यह सुनिश्चित कर सकता है कि ग्राहक समय पर अपने बिलों का भुगतान कर रहे हैं, और यह कि व्यवसाय अपने नकदी प्रवाह को यथासंभव कुशलता से प्रबंधित कर रहा है।

प्राप्य खातों की निगरानी और प्रबंधन के लिए युक्तियों का सारांश

कई सुझाव मदद कर सकते हैं व्यवसाय अपने खातों की निगरानी और प्रबंधित करते हैं नकदी प्रवाह में सुधार करने के लिए। इन युक्तियों में शामिल हैं:

• समझें कि कैसे प्राप्य खाते काम करता है
• के लिए बजट प्राप्य खाते
• नियमित रूप से प्राप्य खातों की निगरानी करें
• सहायक उपकरण और प्रौद्योगिकी का उपयोग करें
• वित्तीय प्रबंधन सर्वोत्तम प्रथाओं के साथ अद्यतित रहें
• ग्राहक भुगतान को ट्रैक करने के लिए एक प्रणाली बनाएं

अकाउंट प्राप्य निगरानी के माध्यम से बेहतर नकदी प्रवाह प्रबंधन का लाभ

प्राप्य खातों की निगरानी और प्रबंधन करके, व्यवसाय अधिक सुव्यवस्थित और कुशल नकदी प्रवाह से लाभ उठा सकते हैं। यह उन व्यवसायों के लिए विशेष रूप से महत्वपूर्ण है जो तेजी से बढ़ रहे हैं और अपने नकदी प्रवाह में अल्पकालिक अस्थिरता का सामना करने के लिए वित्तीय लचीलेपन की आवश्यकता है। प्राप्य खातों की निगरानी और प्रबंधन भी व्यवसायों को विकास की पहल में निवेश करने के अवसरों का लाभ उठाने में मदद कर सकता है, जैसे कि नए कर्मचारियों को काम पर रखना या नई तकनीक में निवेश करना।