कैसे एक प्रभावी एक्सेल डैशबोर्ड बनाने के लिए

परिचय

एक एक्सेल डैशबोर्ड एक संगठित और नेत्रहीन आकर्षक फैशन में प्रमुख प्रदर्शन मैट्रिक्स और डेटा को प्रस्तुत करने का एक कुशल तरीका है। यह डेटा के एक संघनित अवलोकन में खींची गई कई वर्कशीट का उपयोग करके बनाया गया है। एक्सेल डैशबोर्ड सभी आकारों के व्यवसायों और संगठनों के लिए उपयोगी हैं, जिससे निर्णय निर्माताओं को वर्तमान स्थिति का जल्दी से आकलन करने और समय के साथ परिवर्तनों को ट्रैक करने की अनुमति मिलती है।

निम्नलिखित ब्लॉग पोस्ट का उद्देश्य पता लगाना है एक्सेल डैशबोर्ड में निवेश के संभावित लाभ और प्रभावी डैशबोर्ड बनाने और उपयोग करने के लिए दृष्टिकोण का पालन करना आसान है। यह पोस्ट मुख्य रूप से छोटे व्यवसाय के मालिकों और प्रबंधकों के उद्देश्य से है, हालांकि Microsoft Excel के सभी उपयोगकर्ता सामग्री से लाभान्वित हो सकते हैं।

एक प्रभावी एक्सेल डैशबोर्ड बनाने के लिए चरण-दर-चरण गाइड

A. योजना

डैशबोर्ड बनाने में कई चरण और तैयारी शामिल हैं। प्रभावी परिणामों के लिए, डैशबोर्ड, लक्षित दर्शकों और उनकी आवश्यकताओं के उद्देश्य को समझकर शुरू करें। आवश्यकताओं को समझने के बाद यह कल्पना करने के लिए एक स्टोरीबोर्ड बनाता है कि इन उद्देश्यों को डैशबोर्ड में कैसे दिया जाएगा।

B. लक्ष्य स्थापित करना

डैशबोर्ड के निर्माण की प्रक्रिया को शुरू करने से पहले लक्ष्यों को विशिष्ट और सरल उपायों में तोड़ दिया। यह KPI या प्रमुख प्रदर्शन संकेतक स्थापित करके किया जा सकता है, जो प्राप्त करने योग्य और आसानी से ट्रैक करने योग्य होना चाहिए।

सी। डेटा संग्रह

डेटा संग्रह किसी भी डैशबोर्ड की नींव है और सभी आवश्यक डेटा को आंतरिक, बाहरी या सार्वजनिक स्रोतों से प्राप्त किया जाना चाहिए। एक बार डेटा एकत्र होने के बाद इसे विश्लेषण और प्रसंस्करण के लिए आवश्यक क्रम में एक एक्सेल स्प्रेडशीट में व्यवस्थित किया जा सकता है।

डी। एक लेआउट डिजाइन करना

डैशबोर्ड बनाने से पहले, पहले से लेआउट की योजना बनाना सबसे अच्छा है। चूंकि एक्सेल बार रेखांकन, बिखरे हुए भूखंडों और पाई चार्ट जैसे विभिन्न प्रकार के ग्राफिकल तत्वों का समर्थन करता है, इसलिए यह तय करना महत्वपूर्ण है कि डैशबोर्ड में किन तत्वों की आवश्यकता है। सभी ग्राफिकल अभ्यावेदन का निर्माण इस तरह से किया जाना चाहिए कि उन्हें आसानी से समझा जा सके।

ई। डैशबोर्ड का निर्माण

एक्सेल में एक डैशबोर्ड बनाने में सही सूत्र और डेटा सूत्रों को लागू करना शामिल है। फॉर्मूले का उपयोग औसत, मध्यस्थ, अनुपात और अन्य प्रमुख मैट्रिक्स की गणना करने के लिए किया जा सकता है। सूत्र लागू किए जाने के बाद रेखांकन और दृश्य अभ्यावेदन बनाएं और विभिन्न स्प्राइट्स और रंगों के साथ अनुकूलित करें।

एफ। परीक्षण और प्रकाशन

डैशबोर्ड के निर्माण के बाद, इसे प्रकाशित करने से पहले परीक्षण करना महत्वपूर्ण है। सटीकता की तलाश करना महत्वपूर्ण है क्योंकि यह किसी भी सफल डैशबोर्ड की नींव है। परीक्षण के दौरान, डैशबोर्ड के ग्राफिकल तत्वों, सूत्रों, प्रारूपण और लेआउट की समीक्षा करें। एक बार सभी परीक्षण पारित हो जाने के बाद, डैशबोर्ड प्रकाशित करें।

प्रस्तुति विचार

एक प्रभावी एक्सेल डैशबोर्ड बनाना कई विचार प्रस्तुत करता है, जिसे ध्यान में रखा जाना चाहिए, जैसे कि डैशबोर्ड का दायरा, डेटा का सरलीकरण और अव्यवस्था से बचने के लिए। यह सुनिश्चित करना कि इन बिंदुओं को ध्यान में रखा गया है, यह सुनिश्चित करेगा कि डैशबोर्ड सफल और सहायक हो।

गुंजाइश निर्धारित करें

कब एक एक्सेल डैशबोर्ड बनाना, गुंजाइश को निर्धारित करना और डेटा को क्या शामिल किया जाना चाहिए, इसकी समझ प्राप्त करना महत्वपूर्ण है। यह हितधारकों से बात करके और डैशबोर्ड के लक्ष्यों को समझकर किया जा सकता है। गुंजाइश और उद्देश्यों को जानने से यह सुनिश्चित होगा कि केवल प्रासंगिक डेटा डैशबोर्ड में शामिल है।

डेटा को सरल बनाएं

एक बार डैशबोर्ड का दायरा निर्धारित हो जाने के बाद, शामिल डेटा को सरल बनाना महत्वपूर्ण है। डैशबोर्ड को उपयोग करने और समझने में आसान बनाने के लिए डेटा को स्पष्ट रूप से और समूह आइटम तार्किक रूप से व्यवस्थित करें। अव्यवस्था को कम करने के लिए कम से कम डैशबोर्ड पर आइटम रखने का प्रयास करें।

स्पष्टता

डैशबोर्ड को डिजाइन करते समय, सुनिश्चित करें कि दृश्य तत्व स्पष्ट और पढ़ने में आसान हैं। उन फोंट का उपयोग करें जो उन रंगों को देखने और उपयोग करने में आसान हैं जो उपयोगकर्ता को विभिन्न तत्वों को समझने में मदद करते हैं। उन लेबलों का उपयोग करें जो डैशबोर्ड के उद्देश्य को समझना आसान बनाते हैं, साथ ही साथ किसी भी डेटा को भी शामिल करते हैं।

अव्यवस्था से बचें

एक्सेल डैशबोर्ड बनाते समय अव्यवस्था से बचना महत्वपूर्ण है। बहुत अधिक जानकारी भारी हो सकती है, जिससे डैशबोर्ड को समझना मुश्किल हो जाता है। अव्यवस्था से बचने के लिए, दायरे और उद्देश्यों पर ध्यान केंद्रित करें, और सुनिश्चित करें कि केवल प्रासंगिक डेटा डैशबोर्ड में शामिल है।

इन सरल चरणों का पालन करके, आप कर सकते हैं एक प्रभावी और सहायक एक्सेल डैशबोर्ड बनाएं.

उपयुक्त चार्ट और ग्राफ़ का उपयोग करें

जब निर्माण इंटरैक्टिव एक्सेल डैशबोर्ड, ध्यान से चार्ट और ग्राफ़ के प्रकार का चयन करें जो डैशबोर्ड के उद्देश्य को सबसे अच्छी तरह से पूरा करते हैं। अलग -अलग चार्ट अलग -अलग तरीकों से जानकारी देते हैं और कुछ प्रकार के डेटा डिस्प्ले के लिए अधिक उपयुक्त होते हैं।

पाइ चार्ट

डेटा सेट की संरचना का प्रतिनिधित्व करने के लिए एक पाई चार्ट सबसे उपयुक्त चार्ट है। डेटा सेट में प्रत्येक मान को प्रतीकात्मक रूप से पाई के एक स्लाइस द्वारा दर्शाया जाता है, जो कि वह मूल्य के लिए आनुपातिक है। पाई चार्ट श्रेणियों के सापेक्ष आकारों को प्रदर्शित करने के लिए प्रभावी उपकरण हैं, लेकिन उस श्रेणी के भीतर डेटा की स्थिति के लिए नहीं।

बार रेखांकन

बार रेखांकन एक सीमा पर मूल्यों की तुलना करने के लिए उपयोगी हैं। क्षैतिज या ऊर्ध्वाधर पट्टियाँ व्यक्तिगत मूल्यों के परिमाण को इंगित करती हैं, जिन्हें विभिन्न श्रेणियों में अलग किया जा सकता है। इस प्रकार के चार्ट का उपयोग अक्सर दो या अधिक डेटा सेटों के बीच तुलना प्रस्तुत करने के लिए किया जाता है।

लाइन ग्राफ

लाइन रेखांकन कई समय में डेटा बिंदुओं में परिवर्तन दिखाते हैं। डेटा पॉइंट एक सतत रेखा से जुड़े होते हैं, जो दर्शकों को यह समझने की अनुमति देता है कि एक डेटा पॉइंट में परिवर्तन कैसे अन्य डेटा बिंदुओं को प्रभावित करता है।

स्तंभ रेखांकन

कॉलम ग्राफ़ बार ग्राफ़ के समान हैं, सिवाय इसके कि वे क्षैतिज रूप से डेटा बिंदुओं को लंबवत रूप से प्रदर्शित करते हैं। बार ग्राफ की तरह, कॉलम ग्राफ़ विभिन्न श्रेणियों में मूल्यों की तुलना करने के लिए एक महान उपकरण है।

गेज

गेज या 'स्पीडोमीटर स्टाइल' चार्ट एक एकल डेटा बिंदु का एक आसान-से-समझदार दृश्य प्रतिनिधित्व प्रदान करते हैं। वे विशेष रूप से और स्पष्ट रूप से यह संकेत देने के लिए उपयोगी हैं कि डेटा का एक सेट एक निश्चित सीमा के भीतर आता है या नहीं।

डैशबोर्ड को अपडेट करना

एक एक्सेल डैशबोर्ड सबसे उपयोगी होता है जब इसे नियमित रूप से अपडेट किया जाता है ताकि डेटा सटीकता प्राप्त हो। एक डैशबोर्ड को नियमित रूप से निर्धारित आधार पर अपडेट किया जाना चाहिए ताकि यह गारंटी दी जा सके कि परिवर्तन शामिल किए गए हैं और पुरानी या अप्रासंगिक जानकारी को हटा दिया गया है।

डेटा सटीकता

एक अच्छी तरह से प्रदर्शन करने वाले एक्सेल डैशबोर्ड के लिए डेटा सटीकता आवश्यक है। जब आप अपने डैशबोर्ड को अपडेट करते हैं, तो आपको यह सुनिश्चित करना होगा कि डेटा सटीक और अद्यतित है। यह उपयोगी और प्रभावी होने के लिए सबसे अधिक वर्तमान संख्याओं को प्रतिबिंबित करना चाहिए। डेटा की सटीकता बनाए रखने के लिए, आपको डेटा के स्रोत की पहचान करनी चाहिए और इसकी नियमित रूप से समीक्षा करनी चाहिए।

नियमित रूप से निर्धारित अपडेट

डैशबोर्ड अपडेट के लिए एक शेड्यूल बनाने से यह सुनिश्चित होगा कि आपका डेटा अप-टू-डेट रखा गया है और आपका डैशबोर्ड सटीक रूप से नवीनतम जानकारी को दर्शाता है। एक विशिष्ट शेड्यूल को रेखांकित करते हुए कि आप कितनी बार डैशबोर्ड को अपडेट करने की योजना बनाते हैं, आपको इसे अप-टू-डेट रखने के लिए संगठित और प्रेरित रहने में मदद करेंगे।

परिवर्तन एकीकृत

आपके डेटा में परिवर्तन को जल्द से जल्द आपके डैशबोर्ड में एकीकृत किया जाना चाहिए। जब आप डैशबोर्ड को अपडेट करते हैं, तो डेटा में किए गए परिवर्तनों की समीक्षा करें और उन्हें डैशबोर्ड में शामिल करें। यह डैशबोर्ड को सटीक और प्रासंगिक रखने में मदद करेगा।

अप्रयुक्त डेटा को हटाना

डेटा जो अब प्रासंगिक या आवश्यक नहीं है, उसे डैशबोर्ड से हटा दिया जाना चाहिए। यह डैशबोर्ड को व्यवस्थित और समझने में आसान रखने में मदद करेगा। अप्रयुक्त डेटा डैशबोर्ड को अव्यवस्थित कर सकता है और सबसे अद्यतित और प्रासंगिक जानकारी को खोजने में मुश्किल बना सकता है।

सीमाएँ

एक प्रभावी एक्सेल डैशबोर्ड बनाना सीमाओं सहित कार्यक्षेत्र क्षमताओं की गहन समझ की आवश्यकता है। एक्सेल में कुछ प्रतिबंध हैं जो एक प्रभावी डैशबोर्ड बना सकते हैं अधिक चुनौतीपूर्ण। सबसे बड़े प्रतिबंध बहुत अधिक डेटा, सॉफ्टवेयर सीमाओं और सुस्त प्रदर्शन के कारण हैं।

बहुत अधिक डेटा

एक्सेल की मुख्य सीमाओं में से एक स्प्रेडशीट में उपयोग किए जा रहे डेटा की मात्रा है। एक्सेल की आकार की एक सीमा है और एक एकल स्प्रेडशीट की जटिलता, और बड़े डेटा सेट ने नेविगेट करना और समझना मुश्किल बना सकता है। यदि आयात किया जा रहा डेटा बहुत बड़ा है, तो केवल डैशबोर्ड में आवश्यक जानकारी को शामिल करना बुद्धिमान है।

सॉफ्टवेयर सीमाएँ

एक्सेल में विज़ुअलाइज़ेशन बनाने के लिए बुनियादी उपकरण हैं, जैसे कि चार्ट, ग्राफ और पिवट टेबल। जबकि ये उपकरण डेटा के अच्छे विज़ुअलाइज़ेशन प्रदान करते हैं, वे विश्लेषण के प्रकारों में सीमित होते हैं जो किया जा सकता है। डैशबोर्ड में डेटा का प्रतिनिधित्व करने के लिए अधिक परिष्कृत सॉफ़्टवेयर का उपयोग करना आवश्यक हो सकता है।

सुस्त प्रदर्शन

बहुत अधिक डेटा के साथ डैशबोर्ड बनाते समय, इसे जल्दी से लोड करने के लिए इसे प्राप्त करना मुश्किल हो सकता है। यह उपयोग करने की कोशिश करते समय डैशबोर्ड को अनुत्तरदायी हो सकता है। इस समस्या के आसपास जाने के लिए, डैशबोर्ड में उपयोग किए जा रहे डेटा की मात्रा को कम करने का प्रयास करें। यह लोडिंग प्रदर्शन को बढ़ाने में मदद कर सकता है, और डैशबोर्ड को अधिक उपयोगी बना सकता है।

निष्कर्ष

Microsoft Excel डैशबोर्ड शक्तिशाली दृश्य उपकरण हैं जिनका उपयोग आप एक संगठित और जानकारीपूर्ण तरीके से बड़ी मात्रा में डेटा को इकट्ठा करने, ट्रैक करने और संक्षेप में कर सकते हैं। एक सफल डैशबोर्ड बनाने के लिए, आपको अपने उद्देश्यों की पहचान करने, अपने डेटा स्रोत का चयन करने, विभिन्न दृश्य तत्वों के बीच निर्णय लेने और एक इंटरैक्टिव उपयोगकर्ता अनुभव बनाने से शुरू करना चाहिए। सावधान डिजाइन और संरचना के माध्यम से, आप कर सकते हैं एक प्रभावी डैशबोर्ड बनाएं जो आपके दर्शकों की जरूरतों को पूरा करता है।

एक सारांश

की प्रक्रिया एक प्रभावी एक्सेल डैशबोर्ड बनाने में कई चरण शामिल हैं। उद्देश्यों और डेटा स्रोत की समझ के साथ शुरू करके, आप फिर दृश्य तत्वों का चयन कर सकते हैं और एक इंटरैक्टिव उपयोगकर्ता अनुभव बना सकते हैं जो आपके दर्शकों की जरूरतों को पूरा करता है। रचनात्मक समस्या-समाधान और सावधान डिजाइन के संयोजन के साथ, आप अपने रास्ते पर अच्छी तरह से हैं एक सफल एक्सेल डैशबोर्ड बनाना.

B. सुझाए गए संसाधन

आपके ज्ञान को आगे बढ़ाने और आपको बनाने में मदद करने के लिए कई संसाधन उपलब्ध हैं प्रभावी एक्सेल डैशबोर्ड। नीचे विचार करने के लिए कुछ अनुशंसित संसाधन दिए गए हैं:

• Microsoft Excel डैशबोर्ड डिजाइन गाइड
• उन्नत एक्सेल डैशबोर्ड अवधि
• क्रमशः एक्सेल डैशबोर्ड ट्यूटोरियल शृंखला
• एक्सेल डैशबोर्ड सर्वोत्तम अभ्यास