कैसे अपने एक्सेल डैशबोर्ड को स्वचालित करने के लिए

परिचय

एक एक्सेल डैशबोर्ड अंतर्दृष्टि, रुझान और डेटा के सारांश की पेशकश करने का एक प्रभावी तरीका है। डैशबोर्ड एक संगठन के महत्वपूर्ण प्रदर्शन संकेतक (KPI) और मैट्रिक्स की निगरानी के लिए उपयोग किए जाने वाले दृश्य उपकरण हैं। एक्सेल डैशबोर्ड को स्वचालित करके, आप जल्दी से सार्थक डेटा तक पहुंच सकते हैं और इसे आसान-से-समझने और दृश्य प्रारूप में प्रस्तुत कर सकते हैं। इस ब्लॉग पोस्ट में, हम चर्चा करेंगे एक्सेल डैशबोर्ड को स्वचालित करने के लाभ, साथ ही शुरू करने के लिए कुछ युक्तियों को कवर करें।

एक डैशबोर्ड एक संगठन को अपने आंतरिक और बाहरी वातावरण में बदलाव से आगे रहने में मदद कर सकता है, जो वास्तविक समय के डेटा के आधार पर निर्णय ले सकता है। यह टीमों को सुधार के क्षेत्रों को जल्दी से स्पॉट करने में मदद करता है, साथ ही साथ रुझान भी जो याद किया जा सकता है। एक एक्सेल डैशबोर्ड को स्वचालित करने से डेटा की मैनुअल प्रविष्टि समाप्त हो जाती है, इस प्रकार कम त्रुटियों के साथ तेजी से परिणाम सक्षम होता है।

के प्रमुख लाभ एक्सेल डैशबोर्ड को स्वचालित करना शामिल करना:

• मैनुअल डेटा प्रविष्टि और कम त्रुटियों को कम किया
• जटिल विश्लेषण का आसान पूरा होना
• लगातार, विश्वसनीय जानकारी अधिक तेज़ी से
• प्रमुख प्रदर्शन मेट्रिक्स में अधिक सटीक अंतर्दृष्टि
• संगठन में दक्षता में वृद्धि हुई

डैशबोर्ड तत्वों को समझना

डैशबोर्ड डेटा के एक उच्च-स्तरीय अवलोकन के रूप में काम करते हैं जो लोगों को जल्दी से रुझानों का विश्लेषण करने, प्रदर्शन का मूल्यांकन करने और निर्णय लेने में मदद करता है। वे विभिन्न तत्वों से बने होते हैं जो डेटा को समझने में मदद करने के लिए एक साथ काम करते हैं।

चार्ट प्रकार

चार्ट डेटा के विज़ुअलाइज़ेशन बनाने में मदद करते हैं जिन्हें जल्दी से पढ़ा जा सकता है और अन्य मूल्यों के साथ तुलना की जा सकती है। प्रतिनिधित्व किए गए डेटा के प्रकार के आधार पर चुनने के लिए कई चार्ट प्रकार हैं। उदाहरण के लिए, बार चार्ट डेटा की श्रेणियों की तुलना करने के लिए सबसे उपयुक्त हैं, जबकि एक लाइन चार्ट समय के साथ रुझान प्रदर्शित करता है। एक्सेल में चार्ट प्रकारों को स्वचालित करने से समय बचाया जा सकता है और डैशबोर्ड उत्पन्न करते समय निरंतरता सुनिश्चित हो सकती है।

गणना

डैशबोर्ड में गणना महत्वपूर्ण है क्योंकि वे डेटा का एक संख्यात्मक योग प्रदान करते हैं। इनका उपयोग डेटा के सारांश जैसे कि योग, औसत, न्यूनतम और अधिकतम मूल्यों को प्रस्तुत करने के लिए किया जा सकता है। एक्सेल में गणना को स्वचालित करने से समय बचाया जा सकता है और डैशबोर्ड उत्पन्न करते समय सटीकता सुनिश्चित हो सकती है।

फिल्टर

फ़िल्टर डैशबोर्ड उपयोगकर्ताओं को विशिष्ट डेटा बिंदुओं में ड्रिल करने की अनुमति देते हैं। उदाहरण के लिए, कोई व्यक्ति डैशबोर्ड दृश्य से एक निश्चित महीने को फ़िल्टर करना चाह सकता है। एक्सेल में फ़िल्टर को स्वचालित करने से डैशबोर्ड उत्पन्न करते समय समय बचाया जा सकता है और विशिष्ट डेटा को जल्दी से फ़िल्टर करना आसान हो जाता है।

एक्सेल में विभिन्न डैशबोर्ड तत्वों को स्वचालित करके, आप जल्दी और आसानी से एक डैशबोर्ड उत्पन्न कर सकते हैं जो आपकी आवश्यकताओं के अनुरूप है। यह सुनिश्चित करने में मदद करेगा कि डैशबोर्ड सटीक और सुसंगत है, और आपको लंबे समय में समय बचाएगा।

एक डैशबोर्ड निर्यात करना

एक्सेल डैशबोर्ड का निर्यात करने के लिए कई स्रोतों से डेटा एकत्र करने, डेटा मॉडल बनाने और फिर डैशबोर्ड का निर्माण करने की आवश्यकता होती है। एक स्वचालित प्रक्रिया होने से यह प्रक्रिया तेज और आसान हो जाती है।

कई स्रोतों से डेटा एकत्र करना

कई स्रोतों से डेटा एकत्र करना एक कठिन प्रक्रिया हो सकती है। इस प्रक्रिया को आसान बनाने में मदद करने के लिए, आप पावर क्वेरी या क्वेरी एडिटर जैसे टूल का उपयोग कर सकते हैं ताकि कई स्रोतों से डेटा स्वचालित हो सके। इसके अलावा, आप डेटा संग्रह प्रक्रिया को सुव्यवस्थित करने के लिए सूत्र और मैक्रोज़ का भी उपयोग कर सकते हैं।

एक डेटा मॉडल बनाना

एक बार डेटा कई स्रोतों से एकत्र किए जाने के बाद, इसे डेटा मॉडल में व्यवस्थित करने की आवश्यकता होती है। यह डेटा मॉडल अनिवार्य रूप से एक टेम्पलेट है जो डेटा को संरचना और अर्थ प्रदान करता है। पावर पिवट जैसे टूल आपको एक संगठित डेटा मॉडल में बड़ी मात्रा में डेटा को जल्दी से व्यवस्थित करने की अनुमति देते हैं।

डैशबोर्ड का निर्माण

आप अपने डैशबोर्ड जैसे पावर बीआई, झांकी और चार्ट.आईओ के निर्माण के लिए विभिन्न प्रकार के उपकरणों का उपयोग कर सकते हैं। लेकिन के लिए प्राथमिक उपकरण एक एक्सेल डैशबोर्ड का निर्माण Microsoft Excel है। ग्राफिकल फॉर्मेटिंग, चार्ट और ग्राफ़ का उपयोग करते हुए, आप आसानी से अपने डेटा का एक इंटरैक्टिव विज़ुअलाइज़ेशन बना सकते हैं। आप डेटा संग्रह और डेटा मॉडल निर्माण प्रक्रियाओं को स्वचालित करने के लिए पावर क्वेरी और पावर पिवट के संयोजन का भी उपयोग कर सकते हैं। यह आपको लंबे समय में समय बचाएगा।

स्वचालित प्रक्रिया

एक्सेल डैशबोर्ड को स्वचालित करना आपको बहुत समय और ऊर्जा बचाएगा, जिससे आप डेटा का विश्लेषण करने और निर्णय लेने पर ध्यान केंद्रित कर सकते हैं। इस खंड में, हम एक्सेल फ़ाइलों को कैसे एक्सेस और उपयोग करें और डेटा रिफ्रेश और अन्य कार्यों को स्वचालित करने की प्रक्रिया पर जाएंगे।

एक्सेल फ़ाइलों को एक्सेस करना

का पहला कदम एक्सेल डैशबोर्ड को स्वचालित करना अपनी मशीन और एक्सेल फ़ाइल के बीच एक कनेक्शन स्थापित करना है। यह अक्सर एक सुरक्षित सिस्टम या सॉफ़्टवेयर के माध्यम से किया जाता है, जैसे कि Microsoft PowerApps या Microsoft प्रवाह, जो आपको फ़ाइलों को कहीं से भी और कभी भी एक्सेस करने की अनुमति देता है।

एक बार जब आपके पास अपनी मशीन और एक्सेल फ़ाइल के बीच संबंध होता है, तो आप रिपोर्ट बनाने के लिए आसानी से डेटा का उपयोग और उपयोग कर सकते हैं। आप एक्सेल से डेटा आयात और निर्यात करने के लिए किसी अन्य स्रोतों, जैसे डेटाबेस, वेबसाइट और अन्य स्रोतों को आयात करने और निर्यात करने के लिए एक प्रणाली भी सेट कर सकते हैं, जो आपको अप-टू-डेट और सटीक जानकारी प्रदान करते हैं।

डेटा को स्वचालित करना

अपने स्वचालित करने के लिए अगला कदम एक्सेल डैशबोर्ड डेटा को ताज़ा करने की प्रक्रिया को स्वचालित करने के लिए है। यह स्वचालित प्रक्रिया आपको हर बार डेटा को मैन्युअल रूप से ताज़ा करने के समय और प्रयास को बचाएगी, जिससे आप डेटा का विश्लेषण करने और निर्णय लेने पर ध्यान केंद्रित कर सकते हैं।

ऐसे कई तरीके हैं जिनसे आप डेटा रिफ्रेश प्रक्रिया को स्वचालित कर सकते हैं, जिसमें Microsoft द्वारा पेश किए गए अंतर्निहित उपकरण और सेवाओं का उपयोग करना शामिल है, जैसे कि पावर क्वेरी और पावर बीआई। इसके अतिरिक्त, यदि आपके पास अपना कस्टम सिस्टम है, तो आप प्रक्रिया को स्वचालित करने के लिए स्क्रिप्ट या विशिष्ट कमांड सेट कर सकते हैं।

अन्य कार्यों को स्वचालित करना

एक बार जब आप डेटा रिफ्रेश की प्रक्रिया को स्वचालित कर लेते हैं और आपके एक्सेल डैशबोर्ड के लिए डेटा तैयार करते हैं, तो आप अपने डैशबोर्ड से संबंधित अन्य कार्यों को भी स्वचालित कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, जब आप कुछ डेटा बिंदु बदलते हैं या जब कुछ थ्रेसहोल्ड मिलते हैं, तो आप सूचित करने के लिए स्वचालित अलर्ट सिस्टम सेट कर सकते हैं।

आप रिपोर्ट बनाने की प्रक्रिया को भी स्वचालित कर सकते हैं, जहां डेटा स्वचालित रूप से अद्यतन किया जाता है और रिपोर्ट उत्पन्न होती है और संबंधित लोगों या विभागों को भेजी जाती है। इसके अतिरिक्त, आप रिपोर्ट उत्पन्न करने या प्रमुख मैट्रिक्स का ट्रैक रखने के लिए अनुसूचित कार्यों को सेट कर सकते हैं, जिससे आप अप-टू-डेट और महत्वपूर्ण परिवर्तनों के शीर्ष पर रह सकते हैं।

डैशबोर्ड को गतिशील बनाना

एक एक्सेल उपयोगकर्ता के रूप में, आप कर सकते हैं इंटरैक्टिव डैशबोर्ड बनाएं बड़ी मात्रा में डेटा को संक्षेप में प्रस्तुत करने और तेज, सटीक निर्णय लेने के लिए। इन डैशबोर्ड में चार्ट, पिवट टेबल और अन्य विज़ुअल्स का एक संग्रह है, जो आपके डेटा के बारे में महत्वपूर्ण जानकारी को कैप्चर करते हैं। आप इन डैशबोर्ड को स्वचालित करके और अधिक प्रभावी और कुशल बना सकते हैं। अपने डैशबोर्ड को स्वचालित करने से डेटा सारांश के उत्पादन की प्रक्रिया को सुव्यवस्थित करने में मदद मिलती है और महत्वपूर्ण जानकारी के लगातार, तत्काल अपडेट सुनिश्चित करता है।

डैशबोर्ड मापदंडों को परिभाषित करना

इससे पहले कि आप अपने डैशबोर्ड को स्वचालित कर सकें, आपको उन मापदंडों को परिभाषित करना होगा जो इसका उपयोग करेंगे। आपके डेटा और आपके द्वारा बनाए गए डैशबोर्ड के प्रकार के आधार पर, आप निम्नलिखित मापदंडों पर विचार कर सकते हैं:

• आंकड़ा स्रोत संचिका
• शामिल करने के लिए डेटा फ़ील्ड
• चार्ट बनाने के लिए
• प्रत्येक चार्ट के लिए डेटा की सीमा

ये पैरामीटर आपके स्वचालित डैशबोर्ड का आधार बनाते हैं और स्वचालन प्रक्रिया शुरू करने से पहले यह तय किया जाना चाहिए।

रंग कोडन आंकड़ा

डैशबोर्ड को डायनेमिक बनाने के लिए एक और सहायक उपकरण रंग कोडिंग है। रंग कोडिंग आपको अपने डैशबोर्ड पर महत्वपूर्ण डेटा बिंदुओं की जल्दी से पहचानने की अनुमति देता है और आपको डेटा की समझ बनाने में मदद करने के लिए एक दृश्य क्यू प्रदान करता है। रंग कोडिंग आपके डेटा को अपेक्षाकृत सीधा है और इसमें आपके डेटा फ़ील्ड में एक रंग स्केल जोड़ना शामिल है, इसलिए आप अंतर्निहित डेटा में परिवर्तन को जल्दी से स्पॉट कर सकते हैं।

स्वचालन मैक्रोज़ लेखन

एक बार जब आप अपने डैशबोर्ड के मापदंडों को परिभाषित कर लेते हैं और एक रंग-कोडिंग योजना पर निर्णय लेते हैं, तो आप प्रक्रिया को स्वचालित करना शुरू कर सकते हैं। लेखन ऑटोमेशन मैक्रो में विज़ुअल बेसिक का उपयोग करना शामिल है अनुप्रयोगों (VBA) के लिए एक स्क्रिप्ट लिखने के लिए जो आपके द्वारा किए गए निर्देशों को मानकों में परिभाषित किए गए निर्देशों को निष्पादित करेगा। इस स्क्रिप्ट का उपयोग आपके लिए किसी भी मैनुअल इनपुट के बिना पृष्ठभूमि में डैशबोर्ड को चलाने के लिए किया जा सकता है।

अपने डैशबोर्ड के लिए एक स्वचालन मैक्रो लिखने में आमतौर पर निम्नलिखित चरण शामिल होते हैं:

• VBA मैक्रो में अपने डैशबोर्ड मापदंडों को परिभाषित करना
• डैशबोर्ड चार्ट बनाना
• यह सुनिश्चित करना कि चार्ट नियमित रूप से अपडेट किया गया है

एक बार जब आप अपने मैक्रो को लिखे और परीक्षण कर लेते हैं, तो आप इसे सहेज सकते हैं और इसे नियमित रूप से चला सकते हैं ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि आपका डैशबोर्ड नवीनतम जानकारी के साथ लगातार अपडेट किया गया है।

6. विचार

जब आपके एक्सेल डैशबोर्ड को स्वचालित करने की बात आती है, तो ध्यान में रखने के लिए कुछ महत्वपूर्ण विचार हैं। निम्नलिखित तीन बिंदुओं का विशेष महत्व है: डेटा सुरक्षा, नियामक आवश्यकताएं और सिस्टम सीमाएं।

एक। डाटा सुरक्षा

डेटा सुरक्षा एक होनी चाहिए अपने एक्सेल डैशबोर्ड को स्वचालित करते समय सर्वोच्च प्राथमिकता चूंकि इसमें बड़ी मात्रा में संवेदनशील जानकारी का भंडारण और प्रसंस्करण शामिल है। इसलिए, यह आवश्यक है कि आप अपने डैशबोर्ड बनाने के लिए जिस सिस्टम का उपयोग करते हैं वह सुरक्षित और विश्वसनीय है। इसके अतिरिक्त, सुनिश्चित करें कि सभी उपयोगकर्ता एक्सेस को कसकर प्रबंधित किया जाता है ताकि केवल अधिकृत कर्मी ही डेटा तक पहुंच सकें।

बी। नियामक आवश्यकताएं

उस उद्योग के आधार पर जिसमें आप संचालित होते हैं और आप जिस प्रकार के डेटा का प्रबंधन कर रहे हैं, उसकी संभावना है कि कुछ नियामक आवश्यकताएं हैं जिनका पालन किया जाना चाहिए। अपने एक्सेल डैशबोर्ड को स्वचालित करते समय इन्हें ध्यान में रखना महत्वपूर्ण है, क्योंकि ऐसा करने में विफल रहने से सड़क के नीचे गंभीर मुद्दे हो सकते हैं। किसी भी प्रासंगिक नियमों को अच्छी तरह से समझें और सुनिश्चित करें कि आपके डैशबोर्ड आज्ञाकारी हैं।

सी। तंत्र सीमाएँ

इसमें शामिल स्वचालन प्रक्रिया की जटिलता के कारण, कुछ सीमाएं हो सकती हैं जिनके साथ आपको काम करना है। इसमें डेटा आकार की सीमाएं, डेटासेट में फ़ील्ड की संख्या और बहुत कुछ शामिल हो सकते हैं। सिस्टम की सभी सीमाओं को स्पष्ट रूप से समझना महत्वपूर्ण है ताकि आप तदनुसार अपने डैशबोर्ड को डिजाइन और लागू कर सकें।

निष्कर्ष

स्वचालित एक्सेल डैशबोर्ड आपके विश्लेषण को करने का एक शानदार तरीका हो सकता है, विज़ुअलाइज़ेशन, और डेटा प्रस्तुति अधिक कुशल और सुखद प्रक्रिया करता है। एक्सेल डैशबोर्ड को स्वचालित करना एक सुव्यवस्थित वर्कफ़्लो प्रदान करता है जो आपको रुझानों की पहचान करने, प्रदर्शन में सुधार करने और रिकॉर्ड में सटीकता सुनिश्चित करने में मदद करता है। इस ब्लॉग पोस्ट में, आपने सीखा है कि अपने एक्सेल डैशबोर्ड और ऐसा करने से जुड़े लाभों को कैसे स्वचालित किया जाए।

एक्सेल डैशबोर्ड को स्वचालित करने के लाभ

अपने एक्सेल डैशबोर्ड को स्वचालित करना कई लाभ प्रदान करता है, जिसमें शामिल हैं:

• समय की बचत, क्योंकि आपको अब अपने एक्सेल डैशबोर्ड को मैन्युअल रूप से अपडेट करने की आवश्यकता नहीं होगी।
• बेहतर सटीकता, क्योंकि आपको मैनुअल त्रुटियों के बारे में चिंता करने की आवश्यकता नहीं है।
• दृश्यता में वृद्धि, एक के बाद से स्वचालित डैशबोर्ड आपको अपनी टीम के साथ खोजी गई अंतर्दृष्टि को जल्दी और आसानी से साझा करने में सक्षम बनाता है।
• बेहतर विश्लेषण और अधिक सूचित निर्णय, क्योंकि एक स्वचालित डैशबोर्ड आपको अपने डेटा में पैटर्न और रुझानों की पहचान करने में मदद कर सकता है जिसे आपने पहले नहीं देखा होगा।

स्वचालन के लिए सर्वोत्तम अभ्यास

यह सुनिश्चित करने के लिए कि आप अपने एक्सेल डैशबोर्ड को स्वचालित करने का सबसे अधिक लाभ उठाते हैं, यहां कुछ सर्वोत्तम प्रथाओं को ध्यान में रखना है:

• सुनिश्चित करें कि आपके डेटा स्रोत अद्यतित हैं, विश्वसनीय और सुलभ हैं।
• अपना रखें डैशबोर्ड डिजाइन सरल और पढ़ने में आसान।
• जहां संभव हो, स्वचालित करें, लेकिन आवश्यक होने पर मैनुअल इनपुट के लिए कुछ जगह छोड़ना सुनिश्चित करें।
• अपने डेटा की व्याख्या करना आसान बनाने के लिए सूत्र, धुरी टेबल और चार्टिंग टूल का उपयोग करें।
• अपने संगठन में उपयुक्त लोगों के साथ अपने डैशबोर्ड को साझा करना सुनिश्चित करें।

इन सर्वोत्तम प्रथाओं का पालन करके, आप अपने एक्सेल डैशबोर्ड को स्वचालित करने का अधिकतम लाभ उठा सकते हैं, और अपने डेटा विश्लेषण, विज़ुअलाइज़ेशन और रिपोर्टिंग कार्यों को आसान, अधिक कुशल और अधिक सटीक बना सकते हैं।