कानबन बोर्डों की मूल बातें: वे क्या हैं और कैसे शुरू करें

परिचय

Kanban बोर्ड एक प्रभावी उपकरण है जिसका उपयोग वर्कफ़्लो प्रक्रिया को अनुकूलित करने और सुव्यवस्थित करने में मदद करने के लिए किया जाता है। वे एक सहज और दृश्य प्रणाली प्रदान करते हैं जिसका उपयोग कार्यों, समय सीमा और प्रगति को व्यवस्थित करने के लिए किया जा सकता है। तो, एक कानबन बोर्ड क्या है और उनका उपयोग करने के क्या लाभ हैं?

कानबन बोर्ड क्या है?

कानबन बोर्ड्स एक प्रकार के वर्कफ़्लो प्रबंधन उपकरण का उपयोग किसी परियोजना के भीतर कार्यों की कल्पना करने के लिए किया जाता है। एक कानबन बोर्ड पर, कार्यों को व्यवस्थित किया जाता है और स्तंभों में विभाजित किया जाता है जो वर्कफ़्लो प्रक्रिया के विभिन्न चरणों को चित्रित करते हैं। यह जटिल परियोजनाओं और कार्यों को अधिक प्रबंधनीय और ट्रैक करने योग्य चरणों में विभाजित करने में मदद करता है। कानबन बोर्ड को लागू करने से, टीम के सदस्य और हितधारक प्रगति पर नज़र रखने में सक्षम हैं, अधिक संगठित हो जाते हैं और जल्दी से कार्य मुद्दों की पहचान करते हैं।

कनबान का उपयोग करने के लाभ

• नेत्रहीन रूप से प्रबंधनीय - जैसे -जैसे कार्य चरणों और स्तंभों में टूट जाते हैं, यह देखना आसान है कि मुद्दे और कार्य की अड़चनें कहां हो सकती हैं। यह टीम के सदस्यों को किसी भी मुद्दे को संबोधित करने और कार्यों को प्राथमिकता देने की अनुमति देता है।
• लचीला - कांबन अविश्वसनीय रूप से लचीला है क्योंकि कार्यों को न्यूनतम प्रयास के साथ पूरे बोर्ड में आसानी से पुन: व्यवस्थित किया जा सकता है।
• बेहतर उत्पादकता - आसानी से यह जानना कि कौन से कार्यों को पूरा किया गया है या लंबित टीम के सदस्यों को उत्पादक होने के लिए प्रेरित करता है।
• अनुकूलनीय - सिस्टम को किसी भी आकार की कार्य प्रक्रिया के अनुरूप बनाया जा सकता है। इसका उपयोग बड़े और छोटे परियोजना प्रबंधन अनुप्रयोगों दोनों के लिए किया जा सकता है।

कानबन बोर्डों के साथ काम करना

Kanban बोर्ड एक दृश्य परियोजना प्रबंधन हैं उपकरण जो संगठनों और टीमों को विभिन्न कार्यों और प्रक्रियाओं का प्रबंधन करने की अनुमति देता है। कानबन में, कार्यों को कॉलम के साथ एक बोर्ड पर रखा जाता है, आमतौर पर प्रगति में, और किया जाता है, और किया जाता है। विभिन्न परियोजनाओं, विभागों, या प्राथमिकता के स्तरों से संबंधित कार्यों के बीच अंतर करने के लिए स्विमलान को भी नियोजित किया जा सकता है।

कॉलम बनाना और स्विमलान बनाना

संगठन एक कानबन बोर्ड का उपयोग करके कार्यों और प्रक्रियाओं को मैप कर सकते हैं। टीमें कॉलम बनाती हैं और फिर उन कॉलम में कार्यों को व्यवस्थित करती हैं। कॉलम अक्सर प्रक्रिया के विभिन्न चरणों के अनुरूप होते हैं। उदाहरण के लिए, "टू-डू" कॉलम में उन सभी कार्यों को शामिल किया जा सकता है जो अभी तक शुरू नहीं किए गए हैं, "इन प्रोग्रेस" कॉलम में ऐसे कार्य शामिल होंगे जो वर्तमान में सक्रिय हैं, और "डन" कॉलम में ऐसे कार्य शामिल होंगे जो पूरा हो चुके हैं।

इसके अतिरिक्त, टीमें तैराकी बना सकती हैं जो विभिन्न परियोजनाओं, विभागों, या प्राथमिकता के स्तरों को फैलाने वाले कार्यों को तोड़ती हैं। स्विमलान विभिन्न संदर्भों में कार्यों के बीच अलगाव पैदा करते हैं और टीमों को बेहतर कार्यों का प्रबंधन करने में मदद करते हैं।

चिपचिपे नोट्स बनाना

कॉलम और स्विमलान बनाने के बाद, टीमें फिर नोट्स बनाने के लिए आगे बढ़ सकती हैं। पारंपरिक कानबन में, टीमें ट्रैक करने योग्य कार्यों को बनाने के लिए चिपचिपा नोटों का उपयोग करती हैं। चिपचिपा नोटों को टीम के सदस्य नाम, प्राथमिकता के स्तर और कार्य शीर्षक सहित सामग्री के साथ लेबल किया जा सकता है।

आगे बढ़ने वाले कार्ड/नोट्स के लिए नियम स्थापित करना

कानबन बोर्डों का उपयोग करने वाली टीमों के लिए अंतिम कदम कार्ड या चिपचिपा नोटों को स्थानांतरित करने के लिए नियम बना रहा है। यह परिभाषित करने में मदद करता है कि किसी कार्य का क्या होना चाहिए जो एक कॉलम से दूसरे कॉलम में जाता है। उदाहरण के लिए, जब कोई कार्य "टू-डू" कॉलम से "प्रगति" कॉलम में जाता है, तो टीम या विशिष्ट टीम के सदस्य को सूचित किया जा सकता है, या कार्य को समीक्षा करने के लिए भेजा जा सकता है।

स्थापित नियमों का एक सेट होने से टीमों को उनके काम में संगठित और जवाबदेह रहने में मदद मिलती है। नियमों को टीम द्वारा सहमति दी जानी चाहिए, और एक विकसित वर्कफ़्लो को प्रतिबिंबित करने के लिए अक्सर परिवर्तन का संचार किया जाना चाहिए।

कनबान का उपयोग करने के लाभ

कानबन बोर्ड का उपयोग करने से आपके संगठन को कई लाभ मिल सकते हैं। इन लाभों को समझने से आपको अपनी टीम के भीतर कानबन के उपयोग को बढ़ावा देने में मदद मिल सकती है। यहाँ एक कानबन बोर्ड का उपयोग करने के लिए महत्वपूर्ण लाभ हैं:

बढ़ी हुई दक्षता

कानबन बोर्ड के साथ, आप जल्दी से पहचान सकते हैं कि कौन से कार्यों को पूरा करने की आवश्यकता है और प्रत्येक कार्य के लिए कौन जिम्मेदार है। यह टीम के सदस्यों को अपने वर्तमान कार्यभार को जल्दी से समझने की अनुमति देता है और प्रक्रिया में तेजी से अड़चनें पहचानने में मदद करता है। एक कानबन बोर्ड प्रगति को ट्रैक करना आसान बनाता है और जल्दी से पहचानता है कि कौन से कार्य अटक गए हैं और सहायता की आवश्यकता है।

कम संदर्भ स्विचिंग

कानबन बोर्ड टीम के सदस्यों को उन कार्यों तक पहुंचने की अनुमति देते हैं जिन्हें पूरा करने और संबंधित जानकारी को पूरा करने की आवश्यकता है। यह कार्य से कार्य पर स्विच करने में बिताए गए समय को कम कर देता है, क्योंकि सभी आवश्यक जानकारी एक ही स्थान पर उपलब्ध है। सभी आवश्यक जानकारी तक पहुंचने में सक्षम होने के कारण संदर्भ स्विचिंग पर बर्बाद किए गए समय को कम करने में मदद मिल सकती है।

बेहतर टीम सहयोग

इसका उपयोग करना Kanban बोर्ड कार्यों की दृश्यता बढ़ाने और पूरी टीम के लिए प्रगति में मदद करता है। यह प्रभावी सहयोग के लिए अनुमति देता है, क्योंकि हर कोई एक ही पृष्ठ पर है और जरूरत पड़ने पर सहायता प्रदान कर सकता है। यह बढ़ी हुई दृश्यता टीम के सदस्यों से कार्य या वर्तमान प्रगति को नहीं समझने के लिए व्यर्थ समय की घटना को कम करने में मदद कर सकती है।

कंबन के पांच मुख्य सिद्धांत

कांबन बोर्ड परियोजनाओं की योजना और ट्रैक करने का एक शानदार तरीका है, विशेष रूप से चुस्त वातावरण में। जिन दो मुख्य पहलुओं पर वे ध्यान केंद्रित करते हैं, वे वर्कफ़्लो का प्रबंधन कर रहे हैं, और प्रगति की कल्पना कर रहे हैं। यह दृश्य पहलू है एक कानबन बोर्ड का उपयोग करते समय पालन करने के लिए पांच मुख्य सिद्धांतों की स्थापना करके प्राप्त किया। टीमों के लिए अपने कानबन बोर्डों के प्रभावी होने के लिए इन सिद्धांतों को समझना और अपनाना महत्वपूर्ण है।

कार्य प्रक्रिया की कल्पना करें

का पहला सिद्धांत कानबन बोर्डों को काम की कल्पना करना है प्रक्रिया। यह प्रक्रिया के प्रत्येक चरण के लिए अलग -अलग कॉलम को परिभाषित करने के माध्यम से किया जाता है, शुरू से अंत तक। यह टीम के सदस्यों को स्पष्ट रूप से यह देखने की अनुमति देता है कि कार्य वर्कफ़्लो में कहां हैं और पहचानते हैं कि क्या उनमें से कोई भी एक निश्चित कदम पर अटक गया है। यह दृश्यता भी बाधाओं को स्पॉट करने और जल्दी से संबोधित करने की अनुमति देती है।

कार्य प्रगति पर सीमित करें

प्रगति में काम की मात्रा को सीमित करना (WIP) एक कानबन बोर्ड के लिए एक और आवश्यक सिद्धांत है। WIP कार्य की कुल संख्या है जो वर्कफ़्लो के प्रत्येक चरण में हैं। इस संख्या को सीमित करने से टीमों को महत्वपूर्ण परियोजनाओं पर ध्यान केंद्रित करने में मदद मिलती है, जबकि वर्कफ़्लो में अड़चन को रोकता है। यह प्रत्येक कॉलम में विशिष्ट WIP सीमाएं असाइन करके प्राप्त किया जा सकता है।

प्रवाह को प्रबंधित करें और मापें

कानबन बोर्ड भी टीमों को प्रबंधित करने में मदद करते हैं और उनके वर्कफ़्लोज़ को मापें। उनका उपयोग कार्यों की प्रगति को ट्रैक करने और किसी भी अड़चन की पहचान करने के लिए किया जा सकता है। यह टीमों को सुधार करने और उन क्षेत्रों की पहचान करने की अनुमति देता है जिन्हें सुधार की आवश्यकता है। यह सिद्धांत वर्कफ़्लो प्रगति को मापने के लिए एक दृश्यमान तरीका प्रदान करके टीमों को ट्रैक पर रखने में भी मदद करता है।

प्रक्रिया नीतियों को स्पष्ट करें

एक कानबन बोर्ड का चौथा मुख्य सिद्धांत प्रक्रिया नीतियों को स्पष्ट करना है। इसका मतलब है कि प्रत्येक चरण में क्या होना चाहिए इसके लिए नीति वर्कफ़्लो को स्पष्ट रूप से कहा जाना चाहिए और कानबन बोर्ड पर दिखाई देना चाहिए। यह टीमों को प्रक्रिया को बेहतर ढंग से समझने में मदद करता है और यह सुनिश्चित करना आसान बनाता है कि सभी कार्यों को सही क्रम में पूरा किया जाए।

सहयोगात्मक रूप से सुधार करें

कानबन बोर्ड भी सहयोग और सुधार के महत्व पर जोर देते हैं। टीमों को हमेशा अपने वर्कफ़्लो में सुधार करने के तरीकों की तलाश करनी चाहिए और कानबन बोर्ड बस ऐसा करने के लिए एक शानदार तरीका प्रदान करते हैं। टीमों को लगातार सहयोग करना चाहिए और संभावित प्रक्रिया में सुधार और उनके प्रयोगों के परिणामों को ट्रैक करना चाहिए।

कानबन बोर्डों के बुनियादी अनुप्रयोग

कानबन बोर्ड्स सहयोग और योजना, कार्य प्रबंधन, बग/अंक ट्रैकिंग, और परियोजना प्रबंधन को सुविधाजनक बनाने के लिए उपयोग किया जाता है। आइए इनमें से प्रत्येक को और अधिक विस्तार से देखें।

A. सहयोग और योजना

कानबन बोर्डों का उपयोग बड़ी परियोजनाओं को छोटे, अधिक प्रबंधनीय कार्यों में तोड़ने के लिए किया जा सकता है। यह टीम में सभी को संरेखित रखने में मदद करता है और परियोजनाओं और कार्यों का एक साझा दृश्य प्रतिनिधित्व देता है। यह टीम के सदस्यों को अपने कार्यभार की योजना बनाने में मदद कर सकता है और यह सुनिश्चित कर सकता है कि उनके कार्य समय पर पूरे हो गए हैं।

बी। टास्क मैनेजमेंट

Kanban बोर्डों का उपयोग शुरू से अंत तक कार्यों की प्रगति को नेत्रहीन रूप से ट्रैक करने के लिए किया जा सकता है। आप टीम के सदस्यों को कार्य सौंप सकते हैं और पूरा होने के चरणों की निगरानी कर सकते हैं। यह टीमों को प्रगति पर अद्यतित रहने की अनुमति देता है और आसानी से पहचानता है कि समायोजन की आवश्यकता कहां है।

सी। बग/जारी ट्रैकिंग

Kanban बोर्डों का उपयोग बग या मुद्दों को लॉग इन करने और ट्रैक करने के लिए किया जा सकता है। यह प्रत्येक बग या मुद्दे का एक दृश्य रिकॉर्ड प्रदान करता है, साथ ही साथ फिक्स की स्थिति भी। यह उन टीमों के लिए अविश्वसनीय रूप से सहायक हो सकता है जो जटिल सॉफ्टवेयर परियोजनाओं का प्रबंधन कर रहे हैं।

डी। प्रोजेक्ट मैनेजमेंट

अंत में, पूरे एक परियोजना का प्रबंधन करने के लिए कानबन बोर्डों का उपयोग किया जा सकता है। इसमें प्रोजेक्ट प्लानिंग और मैनेजमेंट, टास्क आवंटन, डेडलाइन मैनेजमेंट और रिस्क मैनेजमेंट शामिल हैं। आप प्रोजेक्ट के प्रत्येक चरण को शुरू से अंत तक ट्रैक करने के लिए कानबन बोर्डों का उपयोग कर सकते हैं, इसलिए आपको हमेशा अगले चरणों की स्पष्ट समझ होती है और जरूरत पड़ने पर अपनी रणनीति को आसानी से समायोजित कर सकते हैं।

6. कॉमन कानबन बोर्ड लेआउट

कानबन बोर्ड प्रबंधन का एक दृश्य और संगठित तरीका है एक डेटा प्रवाह, और अक्सर व्यवसायों, सॉफ्टवेयर विकास और परियोजना प्रबंधन में उपयोग किया जाता है। कई सामान्य कानबन बोर्ड लेआउट हैं जो टीमें प्रगति को ट्रैक करने, कार्यों को असाइन करने और आगे की योजना बनाने के लिए उपयोग कर सकती हैं। आइए तीन लोकप्रिय कानबन बोर्ड लेआउट का पता लगाएं, और विचार करें कि प्रत्येक आपकी टीम के लिए कैसे उपयोगी हो सकता है।

ए। कांबन कॉलम

कानबन कॉलम सबसे आम बोर्ड लेआउट और सबसे पहचानने योग्य हैं। प्रत्येक कार्य को स्तंभों में तोड़ दिया जाता है, अक्सर यह दिखाने के उद्देश्य से कि कोई कार्य प्रक्रिया में है। "टू-डू" कॉलम में ऐसे कार्य होंगे जिन्हें करने की आवश्यकता है, जबकि उच्च प्राथमिकता वाले कार्य इसे "डूइंग" कॉलम में बनाते हैं। पूर्ण कार्य "किए गए" कॉलम में हैं। यह सेटअप कार्यों को प्रबंधित करने के लिए एक आसानी से सुलभ जगह प्रदान करता है, एक तार्किक क्रम में वर्कफ़्लोज़ असाइन करता है, प्रगति को ट्रैक करता है, और देखें कि टीम के सदस्य क्या कर रहे हैं।

बी। स्टोरी मैपिंग

स्टोरी मैपिंग एक और लेआउट है जो अच्छी तरह से काम कर सकता है कानबन बोर्ड। इस सेटअप में कहानी द्वारा आयोजित असाइनमेंट, विचार और लक्ष्यों को शामिल किया जाएगा। इन समूहीकृत कहानियों को सावधानीपूर्वक एक समयरेखा संरचना में प्लॉट किया जाता है, जो विशेष रूप से उन परियोजनाओं के लिए उपयोगी हो सकता है जिनके लिए आदेश और समय सीमा की आवश्यकता होती है। यह सेटअप कार्यों को अनदेखी करने से रोकने में भी मदद करता है और टीम को वांछित लक्ष्य के लिए ट्रैक पर रखता है।

सी।

सबकमपेंन्ट्स कानबन बोर्ड एक निश्चित प्रकार की परियोजना के लिए उपयोगी हैं। जब कार्य अन्य कार्यों, जैसे कोडिंग परियोजनाओं के पूरा होने पर निर्भर होते हैं, तो वे अच्छी तरह से निर्मित होते हैं। कानबन बोर्ड कार्यों को सबकंपोन में तोड़ देगा, और परियोजना को स्तंभों में ट्रैक किया जा सकता है क्योंकि यह आवश्यक चरणों के माध्यम से चलता है। यह बोर्ड लेआउट एक परियोजना की समयरेखा को मैप करने और किसी भी निर्भरता का पता लगाने के लिए एक संरचित प्रणाली प्रदान कर सकता है।

निष्कर्ष

कानबन बोर्ड कार्यों, परियोजनाओं और गतिविधियों को व्यवस्थित, योजना और ट्रैक करने के लिए एक तेजी से लोकप्रिय तरीका बन गए हैं। उनकी दृश्य संरचना और सहयोग को सुविधाजनक बनाने की क्षमता के साथ, वे व्यक्तियों, टीमों और संगठनों के लिए सहायक उपकरण हैं। कानबन बोर्डों की मूल बातें को रेखांकित करके, वे क्या हैं और कैसे शुरू करें, इस ब्लॉग पोस्ट ने इस उपकरण के मूल सिद्धांतों का एक उच्च-स्तरीय अवलोकन प्रदान किया है।

कनबन बोर्डों के अधिकांश बनाना

सही तरीकों से उपयोग किए जाने पर कानबन बोर्ड सबसे प्रभावी होते हैं। जैसा कि आप शुरू करते हैं, विचार करें कि दक्षता और उत्पादकता बढ़ाने और वर्कफ़्लो में सुधार करने के लिए उपकरण को कैसे लीवरेज किया जा सकता है। उपकरण के साथ प्रयोग करें और इसकी वास्तविक क्षमता की खोज करने के लिए इसकी विशेषताओं का पूर्ण उपयोग करें। इसके अलावा, प्रक्रिया में कार्यों और उनके चरणों के प्रदर्शन को ट्रैक करने के लिए एनालिटिक्स का उपयोग करें।

कनबन बोर्डों के साथ शुरुआत करना

व्यक्तियों, टीमों और संगठन जल्दी और आसानी से सही मंच और उपकरणों के साथ कानबन बोर्डों का उपयोग करना शुरू कर सकते हैं। ट्रेलो जैसे लोकप्रिय प्लेटफ़ॉर्म अनुमति देते हैं कांबन बोर्डों के साथ मिलकर काम करने और सहयोग करने के लिए टीम वास्तविक समय में। इसके अलावा, यदि किसी टीम का प्रबंधन करते हैं, तो इस प्रक्रिया में टीम के सदस्यों को शामिल करें ताकि उन्हें यह समझने में मदद मिल सके कि टूल का सबसे अच्छा उपयोग कैसे किया जाए।

Kanban बोर्ड प्रक्रियाओं को सुव्यवस्थित करने, ट्रैकिंग कार्यों और उत्पादकता को बढ़ाने के लिए एक उपयोगी और बहुमुखी उपकरण है। इन बोर्डों की मूल बातें शामिल हैं और उनके साथ शुरुआत करने के बारे में सलाह दी गई है, हम आशा करते हैं कि अब आप इस उपकरण की शक्ति और क्षमता को समझेंगे।