एक शक्तिशाली एक्सेल डैशबोर्ड बनाने के लिए 10 कदम

परिचय

डैशबोर्ड एक दृश्य तरीके से डेटा पेश करने के लिए एक शक्तिशाली उपकरण है। एक डैशबोर्ड एक व्यवसाय, परियोजना या टीम के प्रदर्शन का एक प्रभावी अवलोकन प्रदान करता है। यह विभिन्न डेटा स्रोतों को एक साथ लाता है और डेटा को एक दृश्य में प्रदर्शित करता है। इससे डेटा का विश्लेषण करना और रुझानों या आउटलेर की पहचान करना आसान हो जाता है।

डैशबोर्ड सृजन किसी के लिए एक महत्वपूर्ण कौशल है जो अपने डेटा का सबसे अधिक लाभ उठाना चाहता है। एक प्रभावी डैशबोर्ड बनाना योजना की आवश्यकता है, सही डेटा इकट्ठा करना, और इसे सार्थक विज़ुअलाइज़ेशन में बदलना। यह एक चुनौतीपूर्ण प्रक्रिया हो सकती है, लेकिन इन 10 चरणों का पालन करने से एक शक्तिशाली डैशबोर्ड बनाने में मदद मिल सकती है जो प्रदर्शन को चलाता है।

डैशबोर्ड बनाने की तैयारी

के दूसरे चरण में एक प्रभावी एक्सेल डैशबोर्ड बनाना, आपको डैशबोर्ड की विशिष्ट आवश्यकताओं और विनिर्देशों के अनुसार तैयारी करनी होगी।

डैशबोर्ड की आवश्यकताएं और विनिर्देश

डैशबोर्ड की आवश्यकताओं और विनिर्देशों में शामिल हैं: डैशबोर्ड का लक्ष्य, डैशबोर्ड का दायरा, डैशबोर्ड में रिपोर्ट की संख्या, विस्तार का स्तर, डिजाइनिंग विनिर्देशों, और बहुत कुछ। यह जानकारी समग्र संरचना और निर्धारित करती है एक्सेल डैशबोर्ड का डिजाइन.

डैशबोर्ड के लक्ष्य को समझें

डैशबोर्ड के लक्ष्य को समझना इसे बनाने की तैयारी में आवश्यक है। का लक्ष्य डैशबोर्ड एक दृश्य में डेटा प्रस्तुत करने के लिए कार्रवाई योग्य अंतर्दृष्टि प्रदान करने से कुछ भी हो सकता है प्रारूप। लक्ष्य को स्पष्ट करने से डैशबोर्ड के डिजाइन और सामग्री पर ध्यान केंद्रित करने में मदद मिलती है।

उपलब्ध आंकड़ों का आकलन करें

डैशबोर्ड के लक्ष्य को समझने के बाद, आपको उपलब्ध डेटा का आकलन करने की आवश्यकता होगी। आपको मूल्यांकन करने की आवश्यकता है कि क्या डेटा सटीक, व्यापक और डैशबोर्ड के लिए आवश्यक अन्य मानदंड है। इस चरण में डेटा की कल्पना करना भी फायदेमंद है।

सभी आवश्यक डेटा इकट्ठा करें

जब उपलब्ध डेटा पर्याप्त नहीं होता है, तो आपको आवश्यक डेटा इकट्ठा करना होगा। डेटा का स्रोत ढूंढना और इसे इकट्ठा करना एक समय लेने वाली प्रक्रिया हो सकती है। डेटा एकत्र करने के बाद, आपको यह सुनिश्चित करने की आवश्यकता है कि यह डैशबोर्ड के लिए संगत और लागू हो। इसमें किसी भी निरर्थक जानकारी को हटाना या डैशबोर्ड के मानदंडों को फिट करने के लिए डेटा को समायोजित करना शामिल है।

डैशबोर्ड डिजाइन करना

एक बार जब आप अपना डेटा एकत्र कर लेते हैं और प्रमुख मैट्रिक्स की पहचान कर लेते हैं, तो आप अपने डैशबोर्ड को डिजाइन करने के लिए तैयार हैं। एक संगठन के KPI के सूचना-समृद्ध प्रदर्शन के रूप में परिभाषित, डैशबोर्ड एक ही पृष्ठ पर कई मैट्रिक्स को एक साथ खींचते हैं और उन्हें एक आसान-से-समझने वाले दृश्य प्रारूप में प्रस्तुत करते हैं। यह सुनिश्चित करने के लिए कि एक सौंदर्यवादी रूप से मनभावन और डैशबोर्ड को पढ़ने में आसान है, यह सुनिश्चित करना महत्वपूर्ण है कि दर्शक जल्दी से अंतर्दृष्टि को चमका सकते हैं।

डैशबोर्ड के प्रकार को परिभाषित करें

इससे पहले कि आप अपने डैशबोर्ड को डिजाइन करना शुरू करें, दर्शकों की समझ और डैशबोर्ड का उद्देश्य होना महत्वपूर्ण है। यदि आप एक गैर-तकनीकी दर्शकों के लिए डेटा प्रदर्शित कर रहे हैं, तो यह उन दृश्यों का उपयोग करना सबसे अच्छा है जो अभिभूत या भ्रमित नहीं करते हैं। दूसरी ओर, यदि आप एक तकनीक-प्रेमी उपयोगकर्ता के लिए एक डैशबोर्ड बना रहे हैं, तो आप अधिक जटिल और परिष्कृत दृश्यों का उपयोग कर सकते हैं। एक बार जब आप डैशबोर्ड और दर्शकों के उद्देश्य को समझ जाते हैं, तो आप उस प्रकार के डैशबोर्ड को परिभाषित कर सकते हैं जिसे आप बनाना चाहते हैं।

डैशबोर्ड तत्वों का लेआउट

डैशबोर्ड के लिए लेआउट का आयोजन उपयोगकर्ता के अनुभव में एक महत्वपूर्ण भूमिका निभा सकता है। ध्यान रखें कि डैशबोर्ड को नेत्रहीन रूप से आकर्षक रखना महत्वपूर्ण है। एक ऐसे डिज़ाइन का उपयोग करें जो तटस्थ रंगों का उपयोग करता है, सफेद-स्थान को संतुलित करता है, और फोंट जो पढ़ने में आसान है। डैशबोर्ड तत्वों को तार्किक रूप से समूहीकृत करके चार से छह डेटा बिंदुओं तक सीमित करने का प्रयास करें। समूह मेट्रिक्स के लिए लगातार डिजाइन तत्वों का उपयोग करने से उपयोगकर्ता को डेटा को जल्दी से समझने में मदद मिलेगी। अब जब आपके पास एक डिज़ाइन है, तो आप दृश्य घटकों का चयन शुरू करने के लिए तैयार हैं।

डेटा विजुअल का चयन करें

डेटा प्रस्तुत करने के लिए सही दृश्य तत्वों का चयन करना सबसे महत्वपूर्ण चरणों में से एक है। सही दृश्य उपयोगकर्ता को जल्दी से डेटा को जल्दी से समझने में मदद कर सकते हैं, जबकि गलत व्यक्ति उपयोगकर्ता के लिए डेटा की समझ बनाने में मुश्किल बना सकते हैं। चयन करते समय आपके डैशबोर्ड के लिए डेटा विज़ुअलाइज़ेशन, डैशबोर्ड के उद्देश्य और संदेश के बारे में सोचें कि आप अपने उपयोगकर्ताओं को इससे चमकने के लिए चाहते हैं। चार्ट, ग्राफ़ और टेबल जैसे लोकप्रिय प्रकार के दृश्य डेटा प्रस्तुत करना और रुझानों को उजागर करना आसान बनाते हैं। इसके अतिरिक्त, पाई चार्ट, डोनट चार्ट और बुलेट ग्राफ़ जैसे विजुअल को शामिल करने से उपयोगकर्ता को डेटा में परिवर्तनों को जल्दी से पहचानने में मदद मिल सकती है। अब जब आपने डैशबोर्ड और विज़ुअल्स के प्रकार को निर्धारित किया है, तो आप डैशबोर्ड सेट करने के लिए तैयार हैं।

डैशबोर्ड का निर्माण

एक शक्तिशाली बनाने में चौथा कदम और प्रभावी डैशबोर्ड एक्सेल में डैशबोर्ड का निर्माण कर रहा है। इसमें एक्सेल वर्कबुक सेट करना, सभी प्रासंगिक डेटा को इनपुट करना और विजुअल बनाना शामिल है। आइए इनमें से प्रत्येक चरण को अधिक विस्तार से देखें।

एक्सेल वर्कबुक सेट करना

एक्सेल वर्कबुक सेट करते समय, आपको डैशबोर्ड के आकार और संरचना को निर्धारित करने की आवश्यकता है। इसका मतलब यह है कि आप कितने चादरों का उपयोग करेंगे, और यदि प्रासंगिक, कितनी पंक्तियों और स्तंभों की आवश्यकता है। आप अपने डैशबोर्ड को अधिक प्रभावी बनाने के लिए Vlookup, Filter, और सॉर्ट जैसे फ़ंक्शन का भी उपयोग कर सकते हैं। एक शीर्षक पृष्ठ भी बनाना सुनिश्चित करें और यदि आवश्यक हो तो एक परिचयात्मक व्याख्यात्मक अनुभाग जोड़ें।

सभी प्रासंगिक डेटा इनपुट करना

एक बार वर्कबुक सेटअप होने के बाद, आपको प्रासंगिक डेटा को कोशिकाओं में दर्ज करना होगा। इसका मतलब है लेबल और प्रासंगिक संख्याओं को इनपुट करना। इस डेटा की सटीकता सुनिश्चित करना महत्वपूर्ण है, क्योंकि कोई भी त्रुटि डैशबोर्ड की प्रभावशीलता को प्रभावित कर सकती है। यदि आप किसी बाहरी स्रोत से डेटा आयात कर रहे हैं, तो यह अनुशंसा की जाती है कि आप सटीकता सुनिश्चित करने के लिए पहले डेटा को साफ करें।

दृश्य बनाना

अपने डैशबोर्ड को अधिक जानकारीपूर्ण और आकर्षक बनाने के लिए, यह अनुशंसा की जाती है कि आप एक्सेल डैशबोर्ड में कुछ दृश्य जोड़ें। आप ग्राफ, चार्ट, टेबल और अन्य दृश्य जोड़कर ऐसा कर सकते हैं। यह स्पष्ट रूप से डेटा को प्रदर्शित करने और व्याख्या और समझने में आसान बनाने में मदद कर सकता है। दृश्य बनाते समय, सुनिश्चित करें कि वे नेत्रहीन अपील कर रहे हैं और ठीक से व्यवस्थित हैं।

5. डैशबोर्ड को परिष्कृत करना और अंतिम रूप देना

के लिए अपने शक्तिशाली एक्सेल डैशबोर्ड को सही करें, डेटा सटीकता की समीक्षा करना, छँटाई क्षमताओं और शीर्षक और कैप्शन को जोड़ने के लिए महत्वपूर्ण है। ऐसा करने से यह सुनिश्चित करने में मदद मिलेगी कि आपके द्वारा बनाई गई डैशबोर्ड पूरी तरह से कार्यात्मक है, वांछित संदेश को संप्रेषित करता है, और नेविगेट करने और समझने में आसान है।

एक। डेटा सटीकता और प्रारूप की समीक्षा करें

इससे पहले कि आप अपने डैशबोर्ड को पूरा करने पर विचार कर सकें, यह डबल-चेक करना महत्वपूर्ण है कि सभी डेटा सटीक और अद्यतित हैं। इसका मतलब है कि प्रत्येक मूल्य की समीक्षा करना और यह सुनिश्चित करना कि यह वर्तमान रिकॉर्ड के साथ अद्यतित है। आप यह सुनिश्चित करने के लिए डेटा के प्रारूप की भी समीक्षा कर सकते हैं कि यह आपकी आवश्यकताओं का अनुपालन करता है।

बी। छँटाई क्षमताएं जोड़ें

छँटाई क्षमताओं का उपयोग करके, उपयोगकर्ता डैशबोर्ड द्वारा प्रदान किए गए डेटा को जल्दी से पचाने में सक्षम होंगे। ऐसा करने के लिए, आपको सॉर्टिंग को आसान बनाने के लिए प्रत्येक कॉलम में एक आरोही/अवरोही सॉर्टिंग फ़ंक्शन जोड़ना होगा। इसके अतिरिक्त, एक फ़िल्टर बटन जोड़ना सुनिश्चित करें जो उपयोगकर्ताओं को आसानी से वह डेटा खोजने की अनुमति देगा जिसकी वे तलाश कर रहे हैं।

सी। कैप्शन और शीर्षक जोड़ें

प्रत्येक डैशबोर्ड पेज को एक उपयुक्त शीर्षक के साथ शीर्षक देना महत्वपूर्ण है। यह न केवल उपयोगकर्ताओं के लिए डैशबोर्ड को नेविगेट करना आसान बना देगा, बल्कि प्रस्तुत किए गए डेटा के लिए संदर्भ भी प्रदान करेगा। इसके अतिरिक्त, आपको डैशबोर्ड के प्रत्येक तत्व में एक कैप्शन या विवरण जोड़ना चाहिए। यह प्रत्येक तत्व क्या संचार कर रहा है, इस पर और स्पष्टता प्रदान करने में मदद करेगा।

डैशबोर्ड का परीक्षण

यह सुनिश्चित करने के लिए कि एक्सेल डैशबोर्ड इरादा के अनुसार काम कर रहा है, नए डेटा का उपयोग करके गुणवत्ता की जांच और तनाव परीक्षण करना आवश्यक है। ऐसा करना डैशबोर्ड बिल्डिंग प्रक्रिया में एक महत्वपूर्ण कदम है।

गुणवत्ता की जांच

परीक्षण के लिए पहला कदम एक्सेल डैशबोर्ड डेटा के साथ किसी भी संभावित त्रुटियों के लिए नज़र रखना है या स्वरूपण। यह वह जगह है जहां गुणवत्ता आश्वासन आता है। गलत संख्या, टाइपोस और गलत जानकारी की पहचान की जानी चाहिए और यदि कोई हो, तो इसे ठीक किया जाना चाहिए।

अधिक गहन गुणवत्ता की जांच के लिए, निम्नलिखित को भी ध्यान में रखा जाना चाहिए:

• चार्ट, सूत्र और तालिकाओं में डेटा स्थिरता को सत्यापित करें
• किसी भी गलत सूत्र का उपयोग किया जा रहा है
• परीक्षण करें कि सभी लिंक ठीक से जुड़े हुए हैं
• जांचें कि सभी डेटा हेडर, शीर्षक और लेबल सटीक हैं

नया डेटा जोड़कर तनाव परीक्षण

गुणवत्ता की जांच होने के बाद, अगला कदम डैशबोर्ड में नया डेटा जोड़ना और यह देखना है कि यह कैसे प्रदर्शन करता है। इसे तनाव परीक्षण के रूप में भी जाना जाता है। यदि डैशबोर्ड बिना किसी समस्या के प्रत्येक नई प्रविष्टि को सही ढंग से प्रदर्शित करने में सक्षम है, तो यह एक अच्छा संकेत है कि डैशबोर्ड का उपयोग करने के लिए तैयार है।

यह सुनिश्चित करने के लिए कि डैशबोर्ड बड़ी मात्रा में डेटा को संभालने में सक्षम है, कुछ समय में कई नई प्रविष्टियां जोड़ें और किसी भी खराबी के लिए नज़र रखें। यदि सब ठीक हो जाता है, तो एक्सेल डैशबोर्ड उपयोग के लिए तैयार है।

निष्कर्ष

एक शक्तिशाली एक्सेल डैशबोर्ड बनाना आपको जल्दी, आसानी से और प्रभावी ढंग से महत्वपूर्ण मैट्रिक्स देखने में मदद करता है और अपने चुने हुए डेटा पर अंतर्दृष्टि प्राप्त करता है। जैसा कि इस ब्लॉग पोस्ट ने रेखांकित किया है, एक प्रभावी, उपयोगी डैशबोर्ड प्राप्त करने के लिए कई कदम हैं।

प्रमुख चरणों का सारांश

संक्षेप में, एक सफल, शक्तिशाली डैशबोर्ड सुनिश्चित करने के लिए निम्नलिखित चरणों का पालन किया जाना चाहिए:

• डेटा के पूछने के लिए प्रश्न तैयार करना
• डेटा सोर्सिंग और तैयारी
• डैशबोर्ड डिजाइन करना
• सही चार्ट प्रकार चुनना
• डैशबोर्ड को साफ करना
• फिल्टर और स्लाइसर्स को लागू करना
• डायनेमिक चार्ट बनाना

डैशबोर्ड बनाने के महत्व और लाभों की पुनरावृत्ति

एक प्रभावी और उपयोगी डैशबोर्ड बनाना प्रमुख मैट्रिक्स को ट्रैक करने और अपने डेटा के शीर्ष पर रहने का एक शानदार तरीका है। यह आपको कई वर्गों या वर्षों के डेटा की तुलना करने और त्वरित अंतर्दृष्टि उत्पन्न करने की अनुमति दे सकता है, जिससे आप सूचित निर्णय तेजी से कर सकते हैं। अपने डेटा को आसानी से पचने योग्य प्रारूप में प्रस्तुत करके, एक डैशबोर्ड उत्पादकता में काफी वृद्धि कर सकता है और जटिल विश्लेषण की आवश्यकता को कम कर सकता है।