एक प्रभावी एक्सेल डैशबोर्ड बनाने के लिए टिप्स और ट्रिक्स

परिचय

एक डैशबोर्ड डेटा का एक दृश्य प्रतिनिधित्व है जो किसी व्यवसाय, प्रक्रिया या अन्य मीट्रिक के प्रदर्शन या स्थिति का अवलोकन देता है। यह उपयोगकर्ताओं को उनके डेटा की एक त्वरित नज़र रखने में सक्षम बनाता है और मूल्यवान अंतर्दृष्टि प्रदान करता है। एक्सेल एक शक्तिशाली उपकरण है जिसका उपयोग लगभग सभी व्यवसाय और संगठनों में किया जाता है, और इसके साथ एक प्रभावी डैशबोर्ड बनाने से एक व्यवसाय के लिए बहुत सारे लाभ हो सकते हैं।

एक्सेल डैशबोर्ड का उपयोग करने के लाभ:

• डेटा-संचालित निर्णय लेने में मदद करता है
• सक्षम बनाता है KPIS ट्रैकिंग
• डेटा विश्लेषण की सुविधा प्रदान करता है
• बड़ी संख्या के पीछे डेटा दृश्यता में सुधार करता है
• प्रदर्शन और रुझानों में सार्थक अंतर्दृष्टि प्रदान करता है

उद्देश्य बनाना

एक प्रभावी एक्सेल डैशबोर्ड बनाना आपको पहले से अपने उद्देश्यों को परिभाषित करने की आवश्यकता है। डैशबोर्ड विज़ुअलाइज़ेशन में आपको प्रदर्शन, ट्रैक करने और प्रदर्शन में सुधार करने में मदद करने के लिए स्पष्ट लक्ष्य और उद्देश्य होने चाहिए।

अपने डैशबोर्ड के लिए लक्ष्य स्थापित करना

इससे पहले कि आप के तकनीकी पहलुओं में प्रवेश करें एक एक्सेल डैशबोर्ड बनाना, यह विचार करना महत्वपूर्ण है कि आप अपने डैशबोर्ड के साथ क्या हासिल करने की उम्मीद कर रहे हैं। अपने आप से पूछें कि डैशबोर्ड का मुख्य उद्देश्य क्या है, और लक्ष्य को छोटे, अधिक मूर्त घटकों में तोड़ दें जिसे आप आसानी से ट्रैक और माप सकते हैं।

उदाहरण के लिए, यदि आपका लक्ष्य आपकी कंपनी में बिक्री बढ़ाना है, तो आप इसे उन प्रमुख मैट्रिक्स का निर्धारण करके आगे तोड़ सकते हैं जिन्हें आपको ट्रैक करने की आवश्यकता है, जैसे कि वेबसाइट विज़िट, रूपांतरण दर और ग्राहक संतुष्टि। वहां से, आप एक डैशबोर्ड में इन मैट्रिक्स से संबंधित डेटा की कल्पना करना शुरू कर सकते हैं ताकि अंतिम लक्ष्य को प्राप्त करने की दिशा में अपनी प्रगति का बेहतर निरीक्षण किया जा सके।

आपके द्वारा आवश्यक डेटा का निर्धारण

एक बार जब आप अपने लक्ष्यों को स्थापित कर लेते हैं, तो आप प्रदर्शन की निगरानी के लिए आपको ट्रैक करने के लिए आवश्यक डेटा निर्धारित करना शुरू कर सकते हैं। डेटा आपके डैशबोर्ड की नींव है और सही डेटा बिंदुओं की पहचान करना महत्वपूर्ण है जो आपको अपने लक्ष्यों को प्राप्त करने में मदद करेगा।

उदाहरण के लिए, आपको प्रदर्शन की निगरानी के लिए ग्राहक डेटा, वेबसाइट प्रदर्शन मेट्रिक्स या बिक्री के आंकड़ों को ट्रैक करने की आवश्यकता हो सकती है। आवश्यक डेटा के प्रकार पर विचार करना महत्वपूर्ण है, साथ ही डेटा के प्रारूप (जैसे एक्सेल स्प्रेडशीट, सीएसवी फ़ाइल, आदि)। इसके अतिरिक्त, सुनिश्चित करें कि आपके पास डेटा संग्रह प्रक्रिया को सुव्यवस्थित करने के लिए सही तकनीक सेटअप है।

डेटा तैयार करना

एक प्रभावी बनाना एक्सेल डैशबोर्ड को तैयारी की आवश्यकता होती है डैशबोर्ड के लिए सटीकता, प्रासंगिकता और पूर्णता सुनिश्चित करने के लिए डेटा का। डैशबोर्ड बनाने के लिए विश्वसनीय डेटा है यह सुनिश्चित करने में मदद करने के लिए यहां कुछ सुझाव दिए गए हैं।

डेटा स्रोत सटीक हैं

डैशबोर्ड के लिए डेटा तैयार करते समय, विश्वसनीयता के लिए डेटा के स्रोत की जांच करना महत्वपूर्ण है। यदि डेटा आंतरिक स्रोतों जैसे लेखांकन या सीआरएम सॉफ्टवेयर से आ रहा है, तो सटीकता के लिए इसकी समीक्षा करना सुनिश्चित करें। यह सुनिश्चित करना भी महत्वपूर्ण है कि डैशबोर्ड के लिए इसका उपयोग करने से पहले डेटा अद्यतित है। इसके अतिरिक्त, किसी भी बाहरी स्रोत को डैशबोर्ड में उपयोग करने से पहले डेटा की सटीकता सुनिश्चित करने के लिए सत्यापित किया जाना चाहिए।

अनावश्यक डेटा की सफाई

केवल अपने डैशबोर्ड में सबसे अधिक प्रासंगिक और महत्वपूर्ण डेटा को शामिल करना महत्वपूर्ण है। यदि आपके पास बहुत अधिक डेटा है, तो डैशबोर्ड आसानी से अव्यवस्थित और समझने में मुश्किल हो सकता है। डेटा की समीक्षा करने के लिए कुछ समय निकालें और यह निर्धारित करें कि डैशबोर्ड के लिए कौन से तत्व सबसे महत्वपूर्ण हैं। किसी भी डेटा जो आवश्यक नहीं है उसे एक प्रभावी डैशबोर्ड सुनिश्चित करने के लिए हटा दिया जाना चाहिए।

इसके अतिरिक्त, यदि डैशबोर्ड के लिए उपयोग किए जा रहे डेटा के कई स्रोत हैं, तो उन्हें मानकीकृत करने पर विचार करें। उदाहरण के लिए, यदि आप ग्राहक डेटा के कई स्रोतों का उपयोग कर रहे हैं, तो सुनिश्चित करें कि डेटा फ़ील्ड सभी सुसंगत हैं। इससे डैशबोर्ड बनाना आसान हो जाएगा और यह सुनिश्चित करने में मदद मिलेगी कि यह सटीक और समझने में आसान है।

डैशबोर्ड डिजाइन करना

एक प्रभावी एक्सेल डैशबोर्ड बनाना डेटा को देखने में एक महत्वपूर्ण कदम है। डैशबोर्ड का डिज़ाइन स्पष्ट रूप से और सटीक रूप से डेटा को संप्रेषित करने में एक बड़ी भूमिका निभाता है। कुछ प्रमुख रणनीतियाँ डैशबोर्ड को पढ़ने और उपयोग करने में आसान बनाने में मदद कर सकती हैं।

एक प्रारूप चुनना

डैशबोर्ड का प्रारूप ग्राफिक्स को सुसंगत और पढ़ने में आसान बनाने में महत्वपूर्ण भूमिका निभाता है। एक प्रारूप चुनना महत्वपूर्ण है जो डेटा को प्रभावी ढंग से प्रदर्शित करेगा और इसका उपयोग कई स्क्रीन और उपकरणों पर किया जा सकता है। सभी आवश्यक कॉलम और पंक्तियों को एक संगठित, पढ़ने के लिए आसान, पढ़ने के लिए आसान में शामिल करना सुनिश्चित करें।

विजुअल्स को प्रभावी ढंग से नियुक्त करें

एक बार जब प्रारूप चुना गया है, तो डैशबोर्ड के भीतर विजुअल के प्लेसमेंट पर विचार करना भी महत्वपूर्ण है। विजुअल को एक तरह से रखा जाना चाहिए जो एक तार्किक प्रवाह बनाता है और डेटा को अधिक समझ में आता है। डैशबोर्ड के भीतर उन्हें रखने पर विजुअल, कलर कंट्रास्ट और फ़ॉन्ट आकार के आकार पर विचार करें।

• एक तार्किक क्रम में दृश्य रखें, संबंधित तत्वों के साथ एक साथ समूहीकृत।
• दृश्य के बीच पर्याप्त स्थान के लिए अनुमति दें।
• प्रमुख बिंदुओं को उजागर करने के लिए रंगों का उपयोग करें।
• ऐसे दृश्य चुनें जो व्याख्या करना आसान हों।
• फ़ॉन्ट आकार बनाएं और सुसंगत टाइप करें।

चार्ट प्रकारों को समझना

डेटा के लिए प्रभावी विज़ुअलाइज़ेशन बनाने से जटिल जानकारी को जल्दी और आसान समझ के लिए प्रतिनिधित्व करने में मदद मिल सकती है। इसलिए, अपने डेटा के लिए सही प्रकार के ग्राफ का चयन करना आवश्यक है। Microsoft Excel में, चार बुनियादी प्रकार के चार्ट हैं जिनका उपयोग डेटा इनसाइट, पाई चार्ट, लाइन ग्राफ़, बार ग्राफ़ और XY (स्कैटर) प्लॉट्स को प्रभावी ढंग से संप्रेषित करने के लिए किया जा सकता है। प्रत्येक चार्ट प्रकार डेटा के एक अलग और अधिक प्रभावी चित्रण के लिए अनुमति देता है।

पाइ चार्ट

पाई चार्ट विभिन्न श्रेणियों के आनुपातिक मूल्यों को प्रदर्शित करने के लिए सबसे लोकप्रिय चार्ट प्रकार हैं। उदाहरण के लिए, यदि आपके पास आपके स्टोर में बेचे जाने वाले विभिन्न उत्पादों के प्रतिशत का डेटा है। पाई चार्ट सबसे अच्छा काम करते हैं जब डेटा की समय सीमा कम होती है, और कम श्रेणियां होती हैं। दीर्घकालिक रुझानों या बड़ी संख्या में श्रेणियों के साथ डेटा के प्रतिनिधित्व के लिए, लाइन या बार चार्ट अधिक प्रभावी विकल्प हैं।

लाइन ग्राफ

लाइन रेखांकन एक सतत डेटा रेंज के साथ समय-आधारित ग्राफिकल प्रतिनिधित्व हैं, जो उन्हें दीर्घकालिक रुझानों या उतार-चढ़ाव को चित्रित करने के लिए आदर्श बनाते हैं। डेटा संग्रह अवधि भी एक लाइन ग्राफ पर ट्रैक करने के लिए काफी आसान है। लाइन ग्राफ़ डेटा की एक या कई लाइनें ले सकते हैं। उदाहरण के लिए, यदि आपके पास कई अलग -अलग कंपनियों से ग्राहक संतुष्टि स्कोर है, तो आप एक लाइन ग्राफ पर अंक की संख्या दिखा सकते हैं।

बार रेखांकन

बार ग्राफ का उपयोग दो या अधिक मूल्यों की तुलना के लिए किया जाता है। यह एक ही अक्ष पर विभिन्न डेटासेट की साजिश रचकर दो या दो से अधिक श्रेणियों के साथ डेटा के लिए लागू होता है। बार ग्राफ का उपयोग करते समय तुलना करना आसान होता है और इसका उपयोग उत्पाद श्रेणी की वरीयताओं या अन्य ग्राहक विशेषताओं जैसी श्रेणीबद्ध जानकारी प्रदर्शित करने के लिए किया जा सकता है।

XY (स्कैटर) प्लॉट

XY (तितर बितर) भूखंडों का उपयोग दो या अधिक चर की तुलना करने के लिए किया जाता है। वे उन डेटा के साथ सबसे अच्छे रूप में उपयोग किए जाते हैं जिनमें कई समान मूल्य होते हैं। एक तितर बितर भूखंड पर डेटा की साजिश रचते समय, चर के बीच संबंध तुरंत स्पष्ट हो जाता है। दो चर के बीच संबंधों का प्रतिनिधित्व करते समय स्कैटर प्लॉट सबसे अच्छा काम करते हैं; वे चर के बीच संबंध में एक अंतर्दृष्टि भी प्रदान करते हैं और पैटर्न को उजागर कर सकते हैं।

डैशबोर्ड प्रभावशीलता को बढ़ाना

एक्सेल में एक डैशबोर्ड बनाना एक नेत्रहीन उत्तेजक तरीके से डेटा को प्रस्तुत करने का एक प्रभावी तरीका है जो दूसरों को डेटा को समझने और व्याख्या करने में मदद करता है। हालांकि, कुछ अतिरिक्त कदम हैं जो आप यह सुनिश्चित करने के लिए कर सकते हैं कि आपका डैशबोर्ड यथासंभव प्रभावी है।

विवरण जोड़ना

अपने डैशबोर्ड और इसके विज़ुअलाइज़ेशन में संक्षिप्त विवरण जोड़ने से दर्शक को यह समझने में मदद मिलेगी कि क्या प्रस्तुत किया जा रहा है। डैशबोर्ड में उपयोग की जाने वाली किसी भी शब्दावली को हमेशा परिभाषित किया जाना चाहिए और विभिन्न विज़ुअलाइज़ेशन को भी समझाया जाना चाहिए। यह किसी भी भ्रम को खत्म करने और यह सुनिश्चित करने में मदद करेगा कि जानकारी स्पष्ट और संक्षिप्त तरीके से प्रस्तुत की जा रही है।

डेटा की समीक्षा करने के लिए फ़िल्टर का उपयोग करना

फ़िल्टर समीक्षा और तुलना करने के लिए विभिन्न डेटा सेटों को अलग करने का एक शानदार तरीका है। उदाहरण के लिए, यदि आपके पास एक चार्ट है जो समय की अवधि में विभिन्न उत्पादों की बिक्री को दर्शाता है, तो आप किसी विशिष्ट उत्पाद से संबंधित डेटा को देखने के लिए फ़िल्टर का उपयोग कर सकते हैं। यह आपको अंतर्दृष्टि आकर्षित करने और भविष्य की दिशा निर्धारित करने में मदद करने में अविश्वसनीय रूप से उपयोगी हो सकता है।

फ़िल्टर का उपयोग करने से बड़ी मात्रा में डेटा को अधिक प्रबंधनीय विखंडू में तोड़ने में मदद मिल सकती है और यह रुझानों और सहसंबंधों को उजागर करने का एक शानदार तरीका हो सकता है।

निष्कर्ष

एक प्रभावी एक्सेल डैशबोर्ड बनाना एक चुनौतीपूर्ण कार्य हो सकता है, लेकिन कुछ बुनियादी युक्तियों और ट्रिक्स का पालन करके प्रभावशाली परिणाम प्राप्त करना संभव है। एक प्रभावी एक्सेल डैशबोर्ड यह सुनिश्चित करने की कुंजी है कि कर्मचारियों के पास व्यवसाय के लिए सर्वोत्तम निर्णय लेने के लिए आवश्यक जानकारी और अंतर्दृष्टि है.

महत्वपूर्ण युक्तियों का सारांश

बनाने के लिए प्रभावी एक्सेल डैशबोर्ड, आपको हमेशा करना चाहिए:

• उस मामले पर ध्यान केंद्रित करें
• डिजाइन को सरल और साफ रखें
• बेहतर समझ के लिए दृश्य शामिल करें
• रंग कोडिंग का उपयोग करना सुनिश्चित करें
• सही डेटा स्रोत चुनें
• विभिन्न प्रकार के चार्ट और तालिकाओं को शामिल करें

अंतिम अनुस्मारक

यह ध्यान रखना महत्वपूर्ण है कि एक प्रभावी एक्सेल डैशबोर्ड बनाना कुछ समय और प्रयास कर सकते हैं, लेकिन विश्वसनीय डेटा और अंतर्दृष्टि होने का इनाम अंत में इसके लायक है। इस पोस्ट में दिए गए सुझावों और ट्रिक्स का पालन करके, आप एक बना सकते हैं प्रभावी एक्सेल डैशबोर्ड इससे आपके संगठन को सूचित निर्णय लेने में मदद मिलेगी।