एक्सेल में ऑटोफॉर्मैट पर सीमाएं कैसे रखें

परिचय

एक्सेल में ऑटोफॉर्मैट एक महान विशेषता है जो एक हवा को प्रारूपित करता है। यह कोशिकाओं, पाठ, संख्या और तालिकाओं को स्वचालित करने की प्रक्रिया को स्वचालित करके समय और प्रयास बचाता है। केवल कुछ क्लिकों के साथ, आप जल्दी से अपने वर्कशीट को अधिक प्रस्तुत करने योग्य और पेशेवर बना सकते हैं। हालांकि, ऐसे समय होते हैं जब ऑटोफॉर्मैट उस तरह से काम नहीं कर सकता है जिस तरह से आप इसे चाहते हैं। यह उन स्वरूपण को लागू कर सकता है जिनकी आपको आवश्यकता नहीं है, या यह कुछ प्रारूपण को याद कर सकता है जिसकी आपको आवश्यकता है। इन स्थितियों में, यह सुनिश्चित करने के लिए ऑटोफॉर्मैट पर सीमा निर्धारित करना महत्वपूर्ण है कि यह इरादा के रूप में काम करता है।

एक्सेल में ऑटोफॉर्मैट की व्याख्या

ऑटोफॉर्मैट एक्सेल में एक विशेषता है जो स्वचालित रूप से उन कोशिकाओं में डेटा के आधार पर कोशिकाओं के लिए स्वरूपण विकल्पों का एक सेट लागू करती है। उदाहरण के लिए, यदि आपके पास डेटा की एक तालिका है जिसमें एक हेडर पंक्ति शामिल है, तो एक्सेल स्वचालित रूप से उस हेडर पंक्ति को बोल्ड टेक्स्ट और एक अलग पृष्ठभूमि रंग के साथ प्रारूपित कर सकता है। इसी तरह, यदि आपके पास संख्याओं का एक कॉलम है, तो एक्सेल स्वचालित रूप से उन नंबरों को विशिष्ट दशमलव स्थानों और संख्या स्वरूपण के साथ प्रारूपित कर सकता है।

ऑटोफॉर्मैट पर सीमा स्थापित करने का महत्व

ऑटोफॉर्मैट के साथ समस्या यह है कि यह आसानी से ओवरबोर्ड जा सकता है। यह उन स्वरूपण को लागू कर सकता है जिनकी आपको आवश्यकता नहीं है या वे चाहते हैं, और यह कुछ स्वरूपण को याद कर सकता है जो आपको चाहिए। उदाहरण के लिए, यदि आपके पास डेटा की एक तालिका है जिसमें फोन नंबर का एक कॉलम शामिल है, तो एक्सेल स्वचालित रूप से उन फोन नंबरों को नियमित संख्या के रूप में, बिना किसी हाइफ़न या कोष्ठक के स्वचालित रूप से प्रारूपित कर सकता है। यह वह स्वरूपण नहीं हो सकता है जो आप चाहते हैं, क्योंकि यह उन फोन नंबरों को पढ़ने के लिए कठिन बना सकता है। इसी तरह, यदि आपके पास प्रतिशत का एक कॉलम है, तो एक्सेल स्वचालित रूप से उन प्रतिशत को दो दशमलव स्थानों के साथ प्रारूपित कर सकता है, भले ही आपको केवल एक की आवश्यकता हो।

यह वह जगह है जहां ऑटोफॉर्मैट पर सीमाएं सेट करना आती है। सीमा निर्धारित करके, आप एक्सेल को बता सकते हैं कि किस प्रकार का फॉर्मेटिंग लागू करने के लिए और किसे अनदेखा करना है। उदाहरण के लिए, आप एक्सेल को हमेशा हाइफ़न और कोष्ठक के साथ फोन नंबर को प्रारूपित करने के लिए बता सकते हैं, और हमेशा एक दशमलव स्थान के साथ प्रतिशत को प्रारूपित कर सकते हैं। ऐसा करने से, आप यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि आपका डेटा उस तरह से प्रस्तुत किया गया है जिस तरह से आप इसे प्रस्तुत करना चाहते हैं, बिना किसी अनावश्यक स्वरूपण के।

ऑटोफॉर्मैट पर सीमा निर्धारित करना आसान है, और लंबे समय में आपको बहुत समय और निराशा बचा सकता है। यदि आपने इसे पहले से नहीं किया है, तो एक्सेल में ऑटोफॉर्मैट विकल्पों का पता लगाने के लिए कुछ मिनट लें और देखें कि आपके लिए सबसे अच्छा क्या काम करता है।

चाबी छीनना

• एक्सेल में ऑटोफॉर्मैट एक ऐसी सुविधा है जो कोशिकाओं, पाठ, संख्याओं और तालिकाओं को स्वचालित करने की प्रक्रिया को स्वचालित करती है।
• ऑटोफॉर्मैट उन कोशिकाओं में डेटा के आधार पर कोशिकाओं के लिए स्वरूपण विकल्पों का एक सेट लागू करता है।
• ऑटोफॉर्मैट पर सीमा निर्धारित करना यह सुनिश्चित करने के लिए महत्वपूर्ण है कि यह सही स्वरूपण को लागू करता है और अनावश्यक स्वरूपण को अनदेखा करता है।
• सीमाएँ सेट करके, आप EXCEL को बता सकते हैं कि किस प्रकार के स्वरूपण को लागू करने के लिए और किसे अनदेखा करना है।
• ऑटोफॉर्मैट पर सीमाएं सेट करना आपको लंबे समय में बहुत समय और हताशा बचा सकता है।

एक्सेल में ऑटोफॉर्मैट को समझना

एक्सेल के पास फॉर्मेटिंग टूल की एक विस्तृत श्रृंखला है, और ऑटोफॉर्मैट उनमें से एक है। इस अध्याय में, हम ऑटोफॉर्मैट की परिभाषा, एक्सेल में उपलब्ध ऑटोफॉर्मैट के प्रकार और ऑटोफॉर्मैट के लिए डिफ़ॉल्ट सेटिंग्स का पता लगाएंगे।

ऑटोफॉर्मैट की परिभाषा

ऑटोफॉर्मैट एक्सेल में एक स्वचालित स्वरूपण सुविधा है जो उपयोगकर्ताओं को अपने डेटा को जल्दी से प्रारूपित करने की अनुमति देता है। यह सुविधा आपकी कोशिकाओं के माध्यम से जाती है और प्रत्येक सेल में मिली सामग्री के आधार पर एक विशेष प्रारूप को लागू करती है। ऑटोफॉर्मैट आपको अपनी स्प्रेडशीट को अधिक आकर्षक और संगठित बनाने में मदद करता है।

एक्सेल में ऑटोफॉर्मैट के प्रकार

एक्सेल में कई प्रकार के ऑटोफॉर्मैट विकल्प उपलब्ध हैं जिनका उपयोग आप अपने डेटा को प्रारूपित करने के लिए कर सकते हैं, जिसमें शामिल हैं:

• क्लासिक
• रंगीन 1-2-3
• रंगीन
• डेटा तालिका
• एक्सेल 2-3-4
• सूची 1-2-3
• सरल
• तालिका शैली का माध्यम
• टेबल स्टाइल लाइट
• टेबल स्टाइल डार्क

ऑटोफॉर्मैट के लिए डिफ़ॉल्ट सेटिंग्स

एक्सेल डिफ़ॉल्ट ऑटोफॉर्मैट सेटिंग्स के साथ आता है जो स्वचालित रूप से आपके डेटा पर स्वरूपण लागू करता है। इन सेटिंग्स को ऑटोफॉर्मैट संवाद बॉक्स में दिखाया गया है, जो तब दिखाई देता है जब आप ऑटोफॉर्मैट कमांड चुनते हैं। डिफ़ॉल्ट सेटिंग्स में शामिल हैं:

• ग्रिडलाइन
• बोल्ड हेडिंग
• पंक्तियों के लिए वैकल्पिक रंग
• स्वत: स्तंभ चौड़ाई

डिफ़ॉल्ट सेटिंग्स का उपयोग करना उपयोगी हो सकता है, यह याद रखना आवश्यक है कि वे हमेशा उपयुक्त नहीं हो सकते हैं। आप अपनी स्वयं की स्वरूपण शैली का उपयोग करना चाहते हैं या एक अद्वितीय प्रारूप बना सकते हैं जो आपके डेटा की आवश्यकताओं को पूरा करता है। इसलिए, ऑटोफॉर्मैट विकल्पों का सावधानीपूर्वक और विवेक के साथ उपयोग करना आवश्यक है।

ऑटोफॉर्मैट को सीमित करने के कारण

ऑटोफॉर्मैट एक्सेल में एक उपयोगी विशेषता है जो स्वचालित रूप से पूर्व-परिभाषित नियमों या टेम्प्लेट के आधार पर कोशिकाओं के लिए स्वरूपण लागू करता है। हालांकि, ऐसी परिस्थितियां हैं जहां यह अच्छे से अधिक नुकसान पहुंचा सकती है। यहाँ कुछ कारण हैं कि आप ऑटोफॉर्मैट को सीमित या अक्षम करना चाहते हैं:

स्वरूपण में असंगति

ऑटोफॉर्मैट स्वरूपण में विसंगतियों को जन्म दे सकता है यदि अलग -अलग टेम्प्लेट एक ही वर्कशीट के विभिन्न भागों में लागू होते हैं। उदाहरण के लिए, आपके पास एक तालिका हो सकती है जिसमें एक खंड में संख्यात्मक डेटा और दूसरे अनुभाग में पाठ डेटा शामिल है। यदि आप एक टेम्पलेट लागू करते हैं जो एक मुद्रा प्रतीक और दो दशमलव स्थानों के साथ संख्यात्मक डेटा को प्रारूपित करता है, तो संख्यात्मक डेटा के साथ तालिका में सभी कोशिकाओं में एक ही स्वरूपण होगा। हालाँकि, यदि आपके पास एक ही कॉलम में संख्या और पाठ मिश्रित है, तो ऑटोफॉर्मैट सुविधा उतनी प्रभावी नहीं होगी, और स्वरूपण उस कॉलम के भीतर असंगत हो सकता है।

डेटा को पढ़ने और विश्लेषण करने में कठिनाई

ऑटोफॉर्मैट विचलित या अप्रासंगिक है जो स्वरूपण को लागू करके डेटा को पढ़ना और विश्लेषण करना मुश्किल बना सकता है। उदाहरण के लिए, यदि आपके पास कई चार्ट और तालिकाओं के साथ एक बड़ी वर्कशीट है, तो ऑटोफॉर्मैट सुविधा उन कोशिकाओं पर बोल्ड फोंट और चमकीले रंगों को लागू कर सकती है जिन पर विशेष ध्यान देने की आवश्यकता नहीं है। यह वर्कशीट के बाकी हिस्सों से महत्वपूर्ण डेटा को अलग करना कठिन बना सकता है, जिससे त्रुटियां या गलतफहमी हो जाती है।

मूल स्वरूपण पर वापस लौटने के लिए समय लेने वाला

यदि आप उस स्वरूपण से संतुष्ट नहीं हैं जो ऑटोफॉर्मैट लागू होता है, तो यह मूल स्वरूपण पर वापस लौटने के लिए समय लेने वाला हो सकता है। इसमें प्रत्येक सेल को व्यक्तिगत रूप से संशोधित करना या पूरे वर्कशीट में एक नया टेम्पलेट लागू करना शामिल हो सकता है। किसी भी तरह से, इसमें बहुत समय लग सकता है जो डेटा का विश्लेषण या प्रस्तुत करने में बेहतर खर्च किया जा सकता है।

एक्सेल में ऑटोफॉर्मैट पर सीमाएं कैसे रखें

ऑटोफॉर्मैट को कैसे बंद करें

यदि आप एक्सेल में ऑटोफॉर्मैट सुविधा को सीमित करना चाहते हैं, तो आप इसे बंद कर सकते हैं। यहाँ कदम हैं:

• स्टेप 1: ऑटोकॉरेक्ट विकल्प एक्सेस करना

जाओ फ़ाइल > विकल्प > प्रूफिंग > स्वत: संचालन विकल्प.

• चरण दो: ऑटोफॉर्मैट का चयन करते हुए आप टैब टाइप करते हैं

एक बार जब आप ऑटोकॉरेक्ट विकल्पों को एक्सेस कर लेते हैं, तो चुनें ऑटोफॉर्मैट के रूप में आप टाइप करते हैं टैब।

• चरण 3: उपयुक्त स्वरूपण विकल्पों को अचयनित करना

नीचे ऑटोफॉर्मैट के रूप में आप टाइप करते हैं TAB, ऑटोफॉर्मैट सुविधा को बंद करने के लिए उपयुक्त विकल्पों को अचयनित करें। आप विकल्पों को अचयनित कर सकते हैं "सीधे उद्धरण साथ स्मार्ट उद्धरण", "टाइप के रूप में बदलें", "स्वत: बुलेटेड सूचियाँ", "स्वत: क्रमबद्ध सूचियाँ", आदि आप इन सभी विकल्पों को अनचेक कर सकते हैं या बस उन लोगों को चुन सकते हैं जो आपकी आवश्यकताओं के अनुरूप हैं।

कस्टम ऑटोफॉर्मैट नियम कैसे बनाएं

यदि आप अपने डेटा को एक विशिष्ट तरीके से प्रारूपित करना चाहते हैं जो डिफ़ॉल्ट ऑटोफॉर्मैट विकल्पों द्वारा प्रदान नहीं किया गया है, तो आप अपने स्वयं के कस्टम ऑटोफॉर्मैट नियम बना सकते हैं। यह आपको समय बचाने में मदद कर सकता है और आपके डेटा फॉर्मेटिंग की स्थिरता में सुधार कर सकता है। यहां कस्टम ऑटोफॉर्मैट नियम बनाने के लिए कदम हैं:

ऑटोफॉर्मैट संवाद बॉक्स तक पहुंचना

कस्टम ऑटोफॉर्मैट नियम बनाने में पहला कदम ऑटोफॉर्मैट संवाद बॉक्स तक पहुंचना है:

• एक्सेल खोलें और उस वर्कशीट पर नेविगेट करें जिसे आप प्रारूपित करना चाहते हैं।
• उन कोशिकाओं की सीमा का चयन करें जिन्हें आप प्रारूपित करना चाहते हैं।
• "होम" टैब पर क्लिक करें।
• "प्रारूप के रूप में तालिका" बटन पर क्लिक करें।
• ड्रॉप-डाउन मेनू के नीचे से "नई टेबल स्टाइल" चुनें।
• "टेबल स्टाइल विकल्प" समूह में, "ऑटोफॉर्मैट" बटन पर क्लिक करें।

वांछित स्वरूपण विकल्पों का चयन करना

एक बार जब आप ऑटोफॉर्मैट संवाद बॉक्स को एक्सेस कर लेते हैं, तो आप वांछित स्वरूपण विकल्पों का चयन कर सकते हैं:

• स्वरूपण विकल्प चुनें जिन्हें आप अपने डेटा पर लागू करना चाहते हैं।
• आप फ़ॉन्ट आकार, फ़ॉन्ट स्टाइल, सेल बॉर्डर्स और बैकग्राउंड कलर जैसे विकल्पों का चयन कर सकते हैं।
• आप संवाद बॉक्स के दाईं ओर "पूर्वावलोकन" फलक में अपने परिवर्तनों का पूर्वावलोकन कर सकते हैं।

कस्टम ऑटोफॉर्मैट नियमों को सहेजना

वांछित स्वरूपण विकल्पों का चयन करने के बाद, आप भविष्य के उपयोग के लिए अपने कस्टम ऑटोफॉर्मैट नियमों को सहेज सकते हैं:

• "ऑटोफॉर्मैट" संवाद बॉक्स में "जोड़ें" बटन पर क्लिक करें।
• "नाम" फ़ील्ड में अपने कस्टम ऑटोफॉर्मैट नियमों के लिए एक नाम दर्ज करें।
• अपने कस्टम ऑटोफॉर्मैट नियमों को सहेजने के लिए "ओके" बटन पर क्लिक करें।
• अब आप अपनी टेबल रेंज का चयन करके और फिर से "प्रारूप के रूप में प्रारूप" बटन पर क्लिक करके अपने कस्टम ऑटोफॉर्मैट नियमों को लागू कर सकते हैं।
• आपके कस्टम ऑटोफॉर्मैट नियम ड्रॉप-डाउन मेनू के "टेबल स्टाइल्स" अनुभाग में दिखाई देंगे।

एक्सेल में ऑटोफॉर्मैट पर सीमाएं कैसे रखें

6. ऑटोफॉर्मैट को चुनिंदा रूप से कैसे लागू करें

एक्सेल में ऑटोफॉर्मैट एक महान उपकरण है जो आपको अपनी स्प्रेडशीट को जल्दी से प्रारूपित करने में मदद कर सकता है, लेकिन कभी -कभी यह बहुत अधिक हो सकता है। इस खंड में, हम चर्चा करेंगे कि ऑटोफॉर्मैट को चुनिंदा रूप से कैसे लागू किया जाए।

प्रारूप चित्रकार उपकरण का उपयोग करना

प्रारूप चित्रकार उपकरण एक सेल से दूसरे में स्वरूपण को लागू करने का एक आसान तरीका है। ऑटोफॉर्मैट को चुनिंदा रूप से लागू करने के लिए प्रारूप चित्रकार टूल का उपयोग करने के लिए:

• उस सेल का चयन करें जिसमें वह स्वरूपण है जिसे आप लागू करना चाहते हैं।
• होम टैब पर प्रारूप चित्रकार बटन पर क्लिक करें।
• सेल या कोशिकाओं की सीमा का चयन करें जिन्हें आप स्वरूपण को लागू करना चाहते हैं।

विशिष्ट कोशिकाओं या रेंज का चयन करना

आप विशिष्ट कोशिकाओं या रेंजों का चयन करके ऑटोफॉर्मैट को चुनिंदा रूप से भी लागू कर सकते हैं:

• कोशिकाओं या कोशिकाओं की सीमा का चयन करें जिन्हें आप स्वरूपण को लागू करना चाहते हैं।
• होम टैब पर, टेबल बटन के रूप में प्रारूप के बगल में तीर पर क्लिक करें और एक तालिका शैली का चयन करें, या सेल स्टाइल का चयन करने के लिए सेल स्टाइल्स बटन के बगल में तीर पर क्लिक करें।

सशर्त स्वरूपण नियम बनाना

ऑटोफॉर्मैट को चुनिंदा रूप से लागू करने का एक और तरीका सशर्त स्वरूपण नियम बनाना है:

• उन कोशिकाओं या कोशिकाओं की सीमा का चयन करें जिन्हें आप स्वरूपण को लागू करना चाहते हैं।
• होम टैब पर, सशर्त स्वरूपण बटन पर क्लिक करें, और उस स्वरूपण के प्रकार का चयन करें जिसे आप लागू करना चाहते हैं (जैसे, कोशिकाओं के नियमों को हाइलाइट करें> से अधिक या उससे कम)।
• आपके द्वारा लागू किए गए मानदंड और स्वरूपण दर्ज करें।

इन विधियों का उपयोग करके, आप ऑटोफॉर्मैट को चुनिंदा रूप से लागू कर सकते हैं, और यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि आपकी स्प्रेडशीट पेशेवर और संगठित दिखती है।

निष्कर्ष

सारांश में, एक्सेल में ऑटोफॉर्मैट एक उपयोगी उपकरण हो सकता है, लेकिन यह सुनिश्चित करने के लिए इसके एप्लिकेशन को सीमित करना महत्वपूर्ण है कि स्वरूपण आपके डेटा की कार्यक्षमता और सटीकता में हस्तक्षेप नहीं करता है। ऑटोफॉर्मैट का प्रबंधन करके, आप अपने डेटा पर नियंत्रण बनाए रखते हुए, अपनी स्प्रेडशीट के लिए एक स्वच्छ और सुसंगत उपस्थिति बना सकते हैं।

एक्सेल में ऑटोफॉर्मैट को सीमित करने के महत्व का पुनरावृत्ति

AutoFormat जल्दी से एक स्प्रेडशीट के लिए स्वरूपण विकल्पों की एक विस्तृत श्रृंखला लागू कर सकता है, लेकिन यह इनपुट या डेटा को पढ़ने के लिए इसे चुनौतीपूर्ण भी बना सकता है। कई मामलों में, डिफ़ॉल्ट ऑटोफॉर्मैट सेटिंग्स उस विशिष्ट कार्य के लिए आदर्श नहीं होगी जिस पर आप काम कर रहे हैं। ऑटोफॉर्मैट को सीमित करके, आप अनावश्यक गलतियों और त्रुटियों से बच सकते हैं, और यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि आपका डेटा स्पष्ट और संक्षिप्त तरीके से प्रस्तुत किया गया है।

बंद करने, कस्टम नियम बनाने और चुनिंदा रूप से लागू करने के चरणों का सारांश

• Excel में ऑटोफॉर्मैट को बंद करने के लिए, "फ़ाइल" मेनू के भीतर "प्रूफिंग" विकल्प पर नेविगेट करें और "ऑटोकॉरेक्ट विकल्प" चुनें। वहां से, आप "ऑटोफॉर्मैट के रूप में आप टाइप करते हैं" विकल्प को अचूक कर सकते हैं।
• कस्टम ऑटोफॉर्मैट नियम बनाने के लिए, "प्रारूप" मेनू के तहत "ऑटोफॉर्मैट" विकल्प का पता लगाएं, और "कस्टमाइज़" चुनें। वहां से, आप चुन सकते हैं कि आप किन नियमों को लागू करना चाहते हैं, और कैसे।
• ऑटोफॉर्मैट को चुनिंदा रूप से लागू करने के लिए, किसी भी अंतर्निहित डेटा या सूत्रों को बदलने के बिना, एक सेल या रेंज से दूसरे में विशिष्ट स्वरूपण को कॉपी करने के लिए "प्रारूप चित्रकार" विकल्प का उपयोग करें।

एक्सेल में ऑटोफॉर्मैट के साथ अभ्यास और प्रयोग करने के लिए प्रोत्साहन

एक्सेल के ऑटोफॉर्मैट सुविधा में महारत हासिल करने की कुंजी इसके साथ अभ्यास और प्रयोग करना है। यह देखने के लिए विभिन्न सेटिंग्स और विकल्पों का प्रयास करें कि वे आपकी स्प्रेडशीट को कैसे प्रभावित करते हैं। हमेशा अपने डेटा के नियंत्रण में रहने के लिए याद रखें, और ऑटोफॉर्मैट को केवल उन स्थितियों तक सीमित करने के लिए जहां यह आपके वर्कफ़्लो और उत्पादकता में सुधार करेगा।