एक्सेल में एक स्क्रीन को कैसे कैप्चर करने के लिए

परिचय

क्या आप कभी किसी और को अपनी एक्सेल स्प्रेडशीट दिखाना चाहते हैं, लेकिन फोन पर या किसी ईमेल में विवरण समझाना मुश्किल है? इस समस्या को हल करने का एक तरीका यह है कि आपकी स्क्रीन के स्क्रीनशॉट को कैप्चर करना और इसे दूसरों के साथ साझा करना। एक्सेल में स्क्रीन को कैसे कैप्चर करना है, यह जानना कि एक्सेल स्प्रेडशीट के साथ काम करने वाले किसी भी व्यक्ति के लिए एक आवश्यक कौशल है, खासकर यदि आपको अपने काम को सहकर्मियों, ग्राहकों या ग्राहकों के साथ साझा करने की आवश्यकता है।

यह जानना महत्वपूर्ण है कि एक्सेल में स्क्रीन को कैसे कैप्चर किया जाए?

• यह आपको आसानी से अपने काम को दूसरों के साथ साझा करने की अनुमति देता है: अपने एक्सेल स्प्रेडशीट के स्क्रीनशॉट साझा करना दूसरों के साथ अपने विचारों को संवाद करने के लिए एक आसान और कुशल तरीका है। यह आपको भ्रम और गलतफहमी से बचने में भी मदद कर सकता है।
• यह आपको समय और प्रयास बचा सकता है: मैन्युअल रूप से डेटा या सूत्र टाइप करने के बजाय, स्क्रीनशॉट कैप्चर करने से आपको समय और प्रयास बचा सकता है। यह विशेष रूप से उपयोगी है यदि आपके पास साझा करने के लिए बहुत अधिक डेटा है या यदि आपको किसी और को दिखाने की आवश्यकता है कि कैसे कुछ करना है।
• यह आपको अपने काम को दिखाने में मदद कर सकता है: यदि आप किसी प्रोजेक्ट पर काम कर रहे हैं या दूसरों को अपना काम पेश कर रहे हैं, तो एक स्क्रीनशॉट को कैप्चर करने से आपको अपने काम को एक पेशेवर और नेत्रहीन तरीके से दिखाने में मदद मिल सकती है।

इस ब्लॉग पोस्ट में, हम आपको दिखाएंगे कि सरल और आसान-से-फोलो स्टेप्स का उपयोग करके एक्सेल में एक स्क्रीन को कैसे कैप्चर किया जाए जो कोई भी कर सकता है।

चाबी छीनना

• अपने एक्सेल स्प्रेडशीट के स्क्रीनशॉट को कैप्चर करना दूसरों के साथ अपने काम को साझा करने का एक आसान और कुशल तरीका है।
• यह आपको समय और प्रयास बचा सकता है, खासकर यदि आपके पास साझा करने के लिए बहुत अधिक डेटा है या यदि आपको किसी और को दिखाने की आवश्यकता है कि कैसे कुछ करना है।
• एक स्क्रीनशॉट को कैप्चर करने से आपको अपने काम को एक पेशेवर और नेत्रहीन तरीके से दिखाने में मदद मिल सकती है।
• एक्सेल में स्क्रीन को कैप्चर करना सीखना किसी के लिए एक आवश्यक कौशल है जो एक्सेल स्प्रेडशीट के साथ काम करता है।

एक्सेल में एक स्क्रीन को कैसे कैप्चर करने के लिए

"प्रिंट स्क्रीन" बटन का उपयोग करना

"प्रिंट स्क्रीन" बटन, जिसे आमतौर पर "PRTSCN" के रूप में संक्षिप्त किया गया है, एक्सेल में स्क्रीन को कैप्चर करने का एक सीधा और आसान तरीका है। यह विधि लगभग वर्षों से है और तब काम आती है जब आपको केवल एक त्वरित स्नैपशॉट लेने की आवश्यकता होती है जो आपकी स्क्रीन पर है।

"प्रिंट स्क्रीन" बटन का उपयोग करके स्क्रीन को कैप्चर करने के लिए कदम:

• एक्सेल वर्कबुक खोलें जिसे आप कैप्चर करना चाहते हैं
• उस सटीक स्थान पर जाएं जहां आप एक स्क्रीन पर कब्जा करना चाहते हैं
• अपने कीबोर्ड पर "प्रिंट स्क्रीन" बटन दबाएं
• एक नया Microsoft शब्द, पेंट, या कोई अन्य छवि संपादन सॉफ़्टवेयर खोलें जहां आप कैप्चर किए गए स्क्रीन को पेस्ट करना चाहते हैं
• अपने चुने हुए सॉफ़्टवेयर में कैप्चर की गई स्क्रीन को पेस्ट करने के लिए CTRL + V कुंजी दबाएं
• अपनी आवश्यकता के अनुसार छवि को संपादित करें और इसे आपके द्वारा पसंद किए गए किसी भी फ़ोल्डर में सहेजें

"प्रिंट स्क्रीन" बटन विधि का उपयोग करने के लाभ और नुकसान:

"प्रिंट स्क्रीन" बटन का उपयोग करके एक स्क्रीन को कैप्चर करना एक त्वरित और आसान तरीका है, इसे करने के लिए, इसकी कमियां भी हैं।

• लाभ:
• इसे पूरा करने के लिए किसी भी अतिरिक्त सॉफ़्टवेयर या टूल की आवश्यकता नहीं है
• यह तेज है, और आप स्क्रीन के किसी भी हिस्से को जल्दी से कैप्चर कर सकते हैं जो आप चाहते हैं
• नुकसान:
• एक स्क्रीन को पूरी तरह से कैप्चर करना या केवल एक हिस्से को कई छवि संपादन चरणों की आवश्यकता होती है, जो समय लेने वाली हो सकती है
• "प्रिंट स्क्रीन" बटन द्वारा कैप्चर की गई छवि गलत संपादन के कारण धुंधली या अव्यवसायिक दिखाई दे सकती है
• आपको इसे सहेजने से पहले एक बाहरी सॉफ़्टवेयर में कैप्चर की गई स्क्रीन को पेस्ट करने की आवश्यकता है, और यह कुछ अतिरिक्त कदम उठा सकता है

"स्निपिंग टूल" का उपयोग करना

यदि आप एक्सेल स्क्रीन के केवल एक विशिष्ट हिस्से को कैप्चर करना चाहते हैं, तो "स्निपिंग टूल" का उपयोग करना आपका सबसे अच्छा दांव है।

कदम:

• सबसे पहले, एक्सेल फ़ाइल खोलें जिसे आप कैप्चर करना चाहते हैं।
• एक बार जब यह खोला जाता है, तो अपने कंप्यूटर के "खोज" बार पर नेविगेट करें और "स्निपिंग टूल" के लिए खोजें और इसे खोलने के लिए उस पर क्लिक करें।
• जब स्निपिंग टूल दिखाई देता है, तो एक नया स्निप शुरू करने के लिए "नए" बटन पर क्लिक करें।
• एक्सेल स्क्रीन के क्षेत्र का चयन करें जिसे आप अपने कर्सर के साथ कैप्चर करना चाहते हैं।
• उस क्षेत्र को पकड़ने के लिए अपने कर्सर पर क्लिक करें और खींचें जो आप चाहते हैं। आप "मोड" बटन पर क्लिक करके SNIP का आकार भी चुन सकते हैं।
• एक बार जब आप स्क्रीन पर कब्जा कर लेते हैं, तो आप स्निपिंग टूल में दिए गए टूल के साथ एसएनआईपी को एनोटेट, हाइलाइट या सेव कर सकते हैं।

फायदे और नुकसान:

स्निपिंग टूल विधि स्क्रीन के एक विशिष्ट क्षेत्र को कैप्चर करने का एक कुशल तरीका है यदि आपको केवल किसी विशेष तालिका या ग्राफ की आवश्यकता है। यह आपको स्निप के कुछ हिस्सों को एनोटेट और हाइलाइट करने की अनुमति देता है। हालांकि, इसका नुकसान यह है कि इसके लिए अतिरिक्त कदमों की आवश्यकता होती है और यह पूरी एक्सेल शीट को कैप्चर करने के लिए उपयुक्त नहीं है।

एक्सेल के अंतर्निहित "स्क्रीनशॉट" सुविधा का उपयोग करना

Excel की "स्क्रीनशॉट" सुविधा उपयोगकर्ताओं को एक खुली विंडो या स्क्रीन के किसी विशेष क्षेत्र के स्क्रीनशॉट को कैप्चर करने की अनुमति देती है और जल्दी से इसे एक्सेल वर्कशीट में डालती है। यहां बताया गया है कि इस सुविधा का उपयोग कैसे करें:

एक्सेल के "स्क्रीनशॉट" सुविधा के साथ एक स्क्रीन को कैप्चर करने के लिए कदम

• एक्सेल और विंडो या स्क्रीन खोलें जिसे आप कैप्चर करना चाहते हैं।
• "डालें" टैब पर जाएं।
• "चित्रण" अनुभाग के तहत "स्क्रीनशॉट" बटन पर क्लिक करें।
• उस विंडो या क्षेत्र का चयन करें जिसे आप कैप्चर करना चाहते हैं। इसमें अन्य खुले एप्लिकेशन और विंडो शामिल हो सकते हैं।
• स्क्रीनशॉट आपके एक्सेल वर्कशीट में दिखाई देगा, जो संपादन और स्वरूपण के लिए तैयार है।

एक्सेल के "स्क्रीनशॉट" सुविधा का उपयोग करने के लाभ और नुकसान

जबकि एक्सेल में "स्क्रीनशॉट" फीचर एक स्प्रेडशीट में स्क्रीनशॉट को कैप्चर करने और डालने का एक त्वरित और सुविधाजनक तरीका हो सकता है, दोनों फायदे और नुकसान दोनों हैं:

लाभ:

• त्वरित और उपयोग करने में आसान - बाहरी सॉफ़्टवेयर या ऐप का उपयोग करने की आवश्यकता नहीं है।
• अपने कंप्यूटर पर अन्य खुली खिड़कियों और सॉफ़्टवेयर को कैप्चर करता है।
• स्क्रीनशॉट को Excel के भीतर संपादित और स्वरूपित किया जा सकता है।

नुकसान:

• आप जो चाहते हैं, उसे वास्तव में कैप्चर नहीं कर सकते हैं - कभी -कभी कब्जा करने के लिए सटीक क्षेत्र का चयन करना मुश्किल है।
• एक्सेल के बाहर स्क्रीन के एक क्षेत्र को कैप्चर नहीं कर सकते (जैसे एक वेब पेज या कोई अन्य कार्यक्रम)।
• उच्च गुणवत्ता वाली छवियों या जटिल दृश्य तत्वों के लिए उपयुक्त नहीं हो सकता है।

तृतीय-पक्ष स्क्रीन कैप्चर टूल का उपयोग करना

यदि आप एक्सेल की देशी स्क्रीन कैप्चर सुविधाओं का उपयोग नहीं कर सकते हैं, तो आप तृतीय-पक्ष स्क्रीन कैप्चर टूल का उपयोग करना चुन सकते हैं। ये उपकरण अधिक सुविधाओं की पेशकश कर सकते हैं जो आपको विभिन्न तरीकों से स्क्रीन को कैप्चर करने में मदद कर सकते हैं। यहां बताया गया है कि एक्सेल में तृतीय-पक्ष स्क्रीन कैप्चर टूल का उपयोग कैसे करें:

चरण 1: एक स्क्रीन कैप्चर टूल स्थापित करें

आप कई स्क्रीन कैप्चर टूल ऑनलाइन उपलब्ध पा सकते हैं जिन्हें आप डाउनलोड और उपयोग कर सकते हैं। कुछ लोकप्रिय लोगों में स्नैगिट, ग्रीनशॉट और लाइटशॉट शामिल हैं। आप इनमें से किसी एक टूल को चुन सकते हैं और उन्हें अपने कंप्यूटर पर मुफ्त में डाउनलोड कर सकते हैं।

चरण 2: स्क्रीन कैप्चर टूल लॉन्च करें

स्थापना प्रक्रिया के बाद, स्क्रीन कैप्चर टूल खोलें जिसे आपने अभी डाउनलोड किया है। आपको आमतौर पर अपने कंप्यूटर पर इस टूल की खोज करनी होती है या इसे स्टार्ट मेनू में ढूंढना होता है।

चरण 3: स्क्रीनशॉट सेटिंग्स सेट करें

आप सेटिंग्स को अनुकूलित कर सकते हैं कि आपका स्क्रीन कैप्चर टूल कैसे काम करता है। इन सेटिंग्स में कीबोर्ड शॉर्टकट, छवि गुणवत्ता और छवि प्रारूप शामिल हो सकते हैं। अपनी प्राथमिकताओं के अनुसार सेटिंग्स को कॉन्फ़िगर करें।

चरण 4: एक्सेल में स्क्रीन को कैप्चर करें

एक्सेल वर्कशीट खोलें जिसे आप कैप्चर करना चाहते हैं। एक्सेल विंडो के चारों ओर एक ओवरले के रूप में स्क्रीन कैप्चर टूल को रखें। स्क्रीनशॉट को कैप्चर करने के तरीके के उपकरण से निर्देशों का पालन करें। यह आपके द्वारा उपयोग किए जाने वाले उपकरण के आधार पर एक पूरी खिड़की, एक विशिष्ट क्षेत्र या एक स्क्रॉलिंग क्षेत्र हो सकता है।

तृतीय-पक्ष स्क्रीन कैप्चर टूल का उपयोग करने के लाभ और नुकसान

यहां तृतीय-पक्ष स्क्रीन कैप्चर टूल का उपयोग करने के कुछ फायदे और नुकसान दिए गए हैं:

• लाभ:
• देशी विकल्पों की तुलना में अधिक सुविधाएँ और अनुकूलन विकल्प प्रदान करता है
• स्क्रॉलिंग स्क्रीन या विशिष्ट क्षेत्रों को कैप्चर करने की क्षमता
• लंबे स्क्रीनशॉट बना सकते हैं
• नुकसान:
• आपको एक नया एप्लिकेशन डाउनलोड और इंस्टॉल करने की आवश्यकता है
• देशी विकल्पों की तुलना में अधिक जटिल हो सकता है
• मुक्त नहीं हो सकता है

एक्सेल में स्क्रीन कैप्चर करने के लिए टिप्स

एक्सेल में स्क्रीन कैप्चर प्रशिक्षण सामग्री, प्रलेखन या ऑनलाइन प्रस्तुतियाँ बनाने के लिए महत्वपूर्ण उपकरण हैं। वे उपयोगकर्ता को विशिष्ट कार्यों या सुविधाओं को प्रदर्शित करने और जटिल डेटा की व्याख्या करने के लिए दृश्य एड्स प्रदान करने की अनुमति देते हैं।

एक्सेल में स्क्रीन कैप्चर करने के लिए सर्वोत्तम अभ्यास

यह सुनिश्चित करने के लिए कि आपकी स्क्रीन कैप्चर उस जानकारी को सही ढंग से दर्शाती है जिसे आप व्यक्त करना चाहते हैं, इन सर्वोत्तम प्रथाओं का पालन करें:

• सबसे प्रासंगिक विवरणों पर ध्यान दें। अपनी स्क्रीन कैप्चर लेते समय, केवल उन घटकों पर ध्यान केंद्रित करें जो आपके संदेश को व्यक्त करने के लिए आवश्यक हैं। किसी भी बाहरी विवरण को हटा दें जो उस बिंदु से विचलित हो सकता है जिसे आप बनाने की कोशिश कर रहे हैं।
• एक उच्च गुणवत्ता वाली छवि का उपयोग करें। एक उच्च-रिज़ॉल्यूशन छवि एक पेशेवर दिखने वाले स्क्रीनशॉट के लिए महत्वपूर्ण है। स्क्रीन को कैप्चर करने से पहले, अपने कंप्यूटर की डिस्प्ले सेटिंग्स को उच्चतम रिज़ॉल्यूशन पर सेट करें।
• आवश्यक होने पर एनोटेशन का उपयोग करें। एनोटेशन जैसे तीर, हाइलाइट्स या टेक्स्ट अतिरिक्त संदर्भ प्रदान करने या छवि के विशिष्ट क्षेत्रों पर ध्यान आकर्षित करने में मदद करते हैं।

स्क्रीन कैप्चर करने से बचने के लिए सामान्य गलतियाँ

स्क्रीन को कैप्चर करते समय इन सामान्य गलतियों से बचें यह सुनिश्चित करने के लिए कि आपका संदेश प्रभावी ढंग से संवाद किया गया है:

• अनावश्यक जानकारी कैप्चर करना। सुनिश्चित करें कि आप केवल उस जानकारी को कैप्चर करते हैं जो उस बिंदु को व्यक्त करने के लिए आवश्यक है जिसे आप बनाने की कोशिश कर रहे हैं।
• कम गुणवत्ता वाले ग्राफिक्स का उपयोग करना। एक कम गुणवत्ता वाली छवि दस्तावेज़ या प्रस्तुति की समग्र उपस्थिति से अलग हो जाती है।
• एनोटेशन प्रदान नहीं कर रहा है। फोकस के क्षेत्रों को चिह्नित करने से संबंधित बिंदु को ठोस बनाने में मदद मिलती है।

अपनी विशिष्ट आवश्यकताओं के लिए सबसे अच्छी विधि चुनना

कई तरीके हैं जिनका उपयोग आप एक्सेल में स्क्रीन को कैप्चर करने के लिए कर सकते हैं। आपकी विशिष्ट आवश्यकताओं के लिए कौन सी विधि सबसे अच्छी है, यह तय करते समय इन कारकों पर विचार करें:

• उद्देश्य। विभिन्न प्रकार की सामग्री को कैप्चर करने में विभिन्न स्क्रीन कैप्चर तरीके एक्सेल करते हैं।
• समय। कुछ तरीके तेज और अधिक कुशल होते हैं जबकि अन्य को पूरा करने में अधिक समय लग सकता है।
• गुणवत्ता। इस बात पर ध्यान दें कि क्या आप जिस विधि का उपयोग कर रहे हैं, वह उच्च गुणवत्ता वाली छवियों का उत्पादन करता है, क्योंकि यह परियोजना के समग्र रूप को प्रभावित कर सकता है।

एक्सेल में स्क्रीन को कैप्चर करने के लिए कुछ लोकप्रिय तकनीकों में अंतर्निहित स्क्रीनशॉट टूल, कीबोर्ड शॉर्टकट या तृतीय-पक्ष सॉफ़्टवेयर का उपयोग करना शामिल है। एक बार जब आप अपनी आवश्यकताओं पर सावधानीपूर्वक विचार कर लेते हैं, तो उस विधि का चयन करें जो आपकी परियोजना के लिए आवश्यक जानकारी को सबसे अच्छी तरह से कैप्चर करेगी।

निष्कर्ष

अंत में, एक्सेल में एक स्क्रीन को कैप्चर करना एक सरल लेकिन आवश्यक कौशल है जिसे प्रत्येक उपयोगकर्ता को पता होना चाहिए। इस पोस्ट में चर्चा किए गए मुख्य बिंदु यहां हैं:

• विधि 1:

  हम सक्रिय एक्सेल विंडो सहित पूरे डेस्कटॉप का स्क्रीनशॉट लेने के लिए 'प्रिंट स्क्रीन' या 'PRTSCN' बटन का उपयोग कर सकते हैं, और इसे 'Ctrl + V' का उपयोग करके एक्सेल में पेस्ट करें।

• विधि 2:

  हम स्क्रीन के एक विशिष्ट क्षेत्र को कैप्चर करने और इसे एक्सेल में पेस्ट करने के लिए एक्सेल में बिल्ट-इन 'स्क्रीन क्लिपिंग' टूल का उपयोग कर सकते हैं।

• विधि 3:

  हम एक्सेल में 'कैमरा टूल' का उपयोग कर सकते हैं, जो एक रेंज, चार्ट, या टेबल का स्क्रीनशॉट ले सकता है और इसे लिंक्ड पिक्चर के रूप में पेस्ट कर सकता है।

• विधि 4:

  हम स्क्रीन के किसी भी हिस्से का स्क्रीनशॉट लेने के लिए 'स्निपिंग टूल' या तृतीय-पक्ष स्क्रीन कैप्चर सॉफ्टवेयर का उपयोग कर सकते हैं और इसे एक फ़ाइल के रूप में सहेज सकते हैं, जिसे हम तब एक्सेल में डाल सकते हैं।

एक्सेल में स्क्रीन को कैप्चर करने के तरीके को जानने से हमें रिपोर्ट, प्रस्तुतियाँ या प्रशिक्षण सामग्री बनाने में बहुत समय और प्रयास बचा सकता है। स्क्रीनशॉट का उपयोग करके, हम प्रभावी रूप से दृश्य जानकारी को संवाद कर सकते हैं और अपनी उत्पादकता में सुधार कर सकते हैं।

हम अपने पाठकों को इस पोस्ट में चर्चा की गई विभिन्न तरीकों को आज़माने के लिए प्रोत्साहित करते हैं और उस को चुनते हैं जो उनकी आवश्यकताओं को सबसे अच्छा करता है। थोड़े अभ्यास के साथ, एक्सेल में स्क्रीन को कैप्चर करना हमारे वर्कफ़्लो का एक स्वाभाविक हिस्सा बन सकता है, और हम अपने सहयोगियों और ग्राहकों को अपने पेशेवर दिखने वाले दस्तावेजों के साथ प्रभावित कर सकते हैं।