एक्सेल में एक संरक्षित वर्कशीट की जांच कैसे करें

परिचय

Microsoft Excel व्यवसायों, संगठनों और व्यक्तियों के लिए एक अविश्वसनीय रूप से शक्तिशाली उपकरण है, जिन्हें त्वरित और कुशल तरीके से डेटा और जानकारी को व्यवस्थित करने की आवश्यकता होती है। एक्सेल की सबसे महत्वपूर्ण विशेषताओं में से एक स्पेल चेक है, जो यह सुनिश्चित करने में मदद करता है कि आपका डेटा और जानकारी त्रुटि-मुक्त और समझने में आसान है। हालांकि, सबसे अधिक बार स्पेल चेक फीचर संरक्षित वर्कशीट के लिए अनुपलब्ध है, जो कई पेशेवरों के लिए समस्याएं पैदा कर सकता है।

एक्सेल में स्पेल चेक की व्याख्या

एक्सेल का स्पेल चेक एक अंतर्निहित फीचर है जो एक चयनित रेंज, संपूर्ण वर्कशीट या पूरे कार्यपुस्तिका में शब्दों की वर्तनी की जांच करता है। स्पेल चेक टूल संभावित वर्तनी त्रुटियों के लिए पाठ को स्कैन करता है और सुझाव देता है कि आप वर्तमान वर्कशीट पर लागू कर सकते हैं।

पेशेवर सेटिंग्स में स्पेल चेक का महत्व

पेशेवर सेटिंग्स में वर्तनी की गलतियाँ, जैसे कि ग्राहक प्रस्ताव या वित्तीय रिपोर्ट, नकारात्मक छापें बना सकती हैं और लेखक की विश्वसनीयता को प्रभावित कर सकती हैं। एक छोटा टाइपो या गलत पत्र भ्रम और गलतफहमी की दुनिया को जन्म दे सकता है। एक्सेल में स्पेल चेकर्स इन त्रुटियों को कम करने और यह सुनिश्चित करने के लिए एक गॉडसेंड हैं कि आपका डेटा, रिपोर्ट और प्रस्तुतियाँ त्रुटियों और सुसंगत हैं।

समस्या का अवलोकन: कैसे स्पेल करने के लिए एक्सेल में एक संरक्षित वर्कशीट की जाँच करें

जबकि स्पेल चेक एक अद्भुत विशेषता है, यह काफी निराशाजनक हो सकता है जब यह संरक्षित वर्कशीट के लिए अनुपलब्ध हो। संरक्षित वर्कशीट का उपयोग डेटा तक पहुंच को प्रतिबंधित करने और परिवर्तन करने के लिए उपयोगकर्ताओं की क्षमता को सीमित करने के लिए किया जाता है, लेकिन यह स्पेल चेक या यहां तक ​​कि कॉपी-पेस्टिंग जैसी कुछ विशेषताओं के उपयोग को भी सीमित करता है। यह समस्याग्रस्त हो सकता है, खासकर जब एक कार्यपुस्तिका में कई चादरें होती हैं जिन्हें संरक्षित करने की आवश्यकता होती है, और उनके भीतर के डेटा को संभावित त्रुटियों के लिए जांचने की आवश्यकता होती है।

अगले भाग में, हम कुछ तरीकों पर चर्चा करेंगे जिसमें आप एक्सेल में एक संरक्षित वर्कशीट की जांच कर सकते हैं।

चाबी छीनना

• एक्सेल स्पेल चेक त्रुटि-मुक्त और समझने योग्य डेटा और जानकारी सुनिश्चित करने में मदद करता है।
• वर्तनी की त्रुटियों के लिए स्पेल चेक टूल स्कैन करता है और वर्तमान वर्कशीट, रेंज या वर्कबुक के लिए सुधार का सुझाव देता है।
• पेशेवर सेटिंग्स में वर्तनी की गलतियाँ विश्वसनीयता को प्रभावित कर सकती हैं; स्पेल चेक त्रुटियों को कम करता है और स्थिरता सुनिश्चित करता है।
• संरक्षित वर्कशीट डेटा और कुछ विशेषताओं जैसे स्पेल चेक और कॉपी-पेस्टिंग तक पहुंच को सीमित करते हैं।
• अगला, हम एक्सेल में एक संरक्षित वर्कशीट की जांच करने के तरीकों का पता लगाएंगे।

संरक्षित वर्कशीट को समझना

Excel "वर्कशीट प्रोटेक्शन" नामक एक सुविधा प्रदान करता है जो उपयोगकर्ताओं को गलती से या जानबूझकर ओवरराइटिंग, स्प्रेडशीट पर महत्वपूर्ण डेटा को हटाने या संशोधित करने से रोकता है। हालाँकि, यह सुविधा एक समस्या बन सकती है जब उपयोगकर्ताओं को ऐसे कार्य करने की आवश्यकता होती है जिन्हें वर्कशीट को संपादित करने की आवश्यकता होती है। इस लेख में, हम संरक्षित वर्कशीट की परिभाषा, उनकी रक्षा के कारणों और उनकी सीमाओं का पता लगाएंगे।

संरक्षित वर्कशीट की परिभाषा

एक्सेल में एक संरक्षित वर्कशीट एक शीट है जिसे उपयोगकर्ताओं को संरचना या सामग्री में परिवर्तन करने से रोकने के लिए लॉक किया गया है। इसका मतलब यह है कि कुछ कोशिकाओं, पंक्तियों या स्तंभों को संपादन से अवरुद्ध किया जा सकता है, जबकि अन्य डेटा प्रविष्टि के लिए उपलब्ध हो सकते हैं। किसी भी कार्रवाई को करने की कोशिश करते समय एक संरक्षित वर्कशीट को संपादित करने की आवश्यकता होती है, जैसे कि डेटा जोड़ना या हटाना, उपयोगकर्ताओं को पहले इसे असुरक्षित करना होगा।

वर्कशीट की सुरक्षा के कारण

विभिन्न कारण हैं कि आप एक्सेल में एक वर्कशीट की रक्षा क्यों कर सकते हैं। सबसे पहले और सबसे महत्वपूर्ण, आप यह सुनिश्चित करना चाह सकते हैं कि डेटा की अखंडता संरक्षित है, खासकर अगर कई लोग एक ही फ़ाइल पर काम कर रहे हैं। विशिष्ट कोशिकाओं, सूत्रों या डेटा श्रेणियों को लॉक करके, आप आकस्मिक परिवर्तनों को रोक सकते हैं जो त्रुटियों का कारण बन सकते हैं। इसके अलावा, आप संवेदनशील या गोपनीय जानकारी को अनधिकृत उपयोगकर्ताओं द्वारा परिवर्तित या देखे जाने से बचाना चाह सकते हैं।

संरक्षित वर्कशीट की सीमाएँ

जबकि संरक्षित वर्कशीट सुरक्षा प्रदान करते हैं और संभावित समस्याओं को रोकते हैं, उनकी सीमाएं भी हैं। उदाहरण के लिए, आप किसी भी बंद कोशिकाओं या रेंजों को संपादित नहीं कर सकते हैं, भले ही आपके पास शीट पर कहीं और परिवर्तन करने की अनुमति हो। इसके अलावा, आप नए चार्ट नहीं बना सकते हैं, मौजूदा लोगों को प्रारूपित कर सकते हैं या नई पंक्तियों या कॉलम सम्मिलित कर सकते हैं। आप स्पेल चेक भी नहीं कर सकते, क्योंकि इसके लिए संपादन की आवश्यकता होती है। इस सीमा को पार करने के लिए, आपको अस्थायी रूप से वर्कशीट को असुरक्षित करने की आवश्यकता है, स्पेल चेक करें, और फिर सुरक्षा को फिर से लागू करें।

कैसे एक असुरक्षित वर्कशीट की जाँच करें

एक असुरक्षित वर्कशीट की जाँच करना एक सीधी प्रक्रिया है जो समय को बचा सकती है और त्रुटियों को रोक सकती है। यह सुनिश्चित करने के लिए इन चरणों का पालन करें कि आपकी वर्कशीट गलती से मुक्त है।

A. स्पेल चेक शुरू करने के लिए कदम

• उस वर्कशीट के लिए टैब का चयन करें जिसे आप चेक करना चाहते हैं।
• शीर्ष मेनू बार में 'समीक्षा' टैब पर क्लिक करें।
• 'स्पेलिंग' बटन पर क्लिक करें, जिसमें चेकमार्क और नोटपैड का एक आइकन है।

'स्पेलिंग' पर क्लिक करने के बाद, एक्सेल वर्तनी त्रुटियों के लिए आपकी वर्कशीट की समीक्षा करना शुरू कर देगा।

B. कस्टमाइज़िंग स्पेल चेक विकल्प

• अपनी स्पेल चेक सेटिंग्स को कस्टमाइज़ करने के लिए वर्तनी संवाद बॉक्स में 'विकल्प' बटन पर क्लिक करें।
• एक्सेल आपको विभिन्न शब्दकोशों का चयन करने, सभी अपरकेस में शब्दों को अनदेखा करने और अपने कस्टम शब्दकोश में शब्द जोड़ने की अनुमति देता है।
• आप यह भी चुन सकते हैं कि वर्तनी चेक प्रक्रिया के दौरान वर्तनी संवाद बॉक्स कैसे व्यवहार करता है।

C. वर्तनी त्रुटियों की समीक्षा और सुधार करना

एक्सेल ने अपना स्कैन पूरा करने के बाद, यह आपके वर्कशीट में पाई गई किसी भी वर्तनी त्रुटियों को प्रदर्शित करेगा। यहां आप उन्हें ठीक करने के लिए क्या कर सकते हैं:

• यदि एक्सेल एक शब्द का चयन करता है जिसे सही तरीके से लिखा गया है, तो आप अगली त्रुटि को छोड़ने के लिए 'अनदेखा' पर क्लिक कर सकते हैं।
• यदि एक्सेल एक शब्द का चयन करता है जिसे गलत तरीके से लिखा गया है, तो आप या तो 'परिवर्तन' पर क्लिक कर सकते हैं या 'सभी को बदल सकते हैं' को सही वर्तनी के साथ गलत शब्द को बदलने के लिए।
• यदि एक्सेल ने एक शब्द को रेखांकित किया है, लेकिन आप वर्तनी को रखना चाहते हैं, तो आप 'ऐड टू डिक्शनरी' पर क्लिक कर सकते हैं।
• प्रक्रिया को तब तक दोहराएं जब तक कि अधिक त्रुटियां न हों।

इन चरणों का पालन करके, आप आसानी से एक्सेल में एक असुरक्षित वर्कशीट की जांच कर सकते हैं और यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि आपका काम वर्तनी त्रुटियों से मुक्त है।

एक्सेल में एक संरक्षित वर्कशीट की जांच कैसे करें

स्पेल चेक के लिए एक वर्कशीट को असुरक्षित कैसे करें

यदि आपके पास एक्सेल में एक संरक्षित वर्कशीट है, तो आप पा सकते हैं कि स्पेल चेकिंग संरक्षित कोशिकाओं के लिए उपलब्ध नहीं है। हालांकि, कभी -कभी आपको संरक्षित कोशिकाओं की भी जांच करने की आवश्यकता होती है। एक संरक्षित वर्कशीट की जांच करने के लिए, आपको पहले एक्सेल में वर्कशीट को असुरक्षित करना होगा। यहाँ इसे करने के लिए कदम हैं:

एक वर्कशीट को असुरक्षित करने के लिए कदम

• उस वर्कशीट का चयन करें जिसे आप असुरक्षित करना चाहते हैं।
• रिबन मेनू में "समीक्षा" टैब पर क्लिक करें।
• "परिवर्तन" समूह में "असुरक्षित शीट" बटन पर क्लिक करें।
• पासवर्ड दर्ज करें यदि वर्कशीट पासवर्ड के साथ संरक्षित है।

अब वर्कशीट असुरक्षित है, और आप इसे चेक कर सकते हैं।

सुरक्षा विकल्पों को अनुकूलित करना

यदि आप शीट को फिर से संरक्षित करने से पहले सुरक्षा विकल्पों को अनुकूलित करना चाहते हैं, तो इन चरणों का पालन करें:

• उस वर्कशीट का चयन करें जिसे आप बचाना चाहते हैं।
• रिबन मेनू में "समीक्षा" टैब पर क्लिक करें।
• "चेंजेस" समूह में "प्रोटेक्ट शीट" बटन पर क्लिक करें।
• "प्रोटेक्ट शीट" संवाद बॉक्स में, उन विकल्पों का चयन करें जिन्हें आप सक्षम या अक्षम करना चाहते हैं।
• चयनित विकल्पों के साथ शीट की सुरक्षा के लिए "ओके" पर क्लिक करें।

अब वर्कशीट को फिर से अनुकूलित विकल्पों के साथ संरक्षित किया गया है।

वर्तनी त्रुटियों की समीक्षा और सुधार करना

वर्कशीट की जांच करने के लिए, रिबन मेनू में "समीक्षा" टैब पर क्लिक करें और फिर "प्रूफिंग" समूह में "स्पेलिंग" बटन पर क्लिक करें। एक्सेल वर्कशीट में वर्तनी त्रुटियों की जांच करना शुरू कर देगा। आप त्रुटियों के माध्यम से नेविगेट कर सकते हैं और उन्हें आवश्यकतानुसार सही कर सकते हैं।

वर्कशीट की जाँच करने के बाद आपने वर्कशीट को फिर से चुनें और रिबन मेनू में "रिव्यू" टैब पर क्लिक करें। यदि आवश्यक हो तो शीट को फिर से सुरक्षित करने के लिए "चेंजेस" समूह में "प्रोटेक्ट शीट" बटन पर क्लिक करें।

एक्सेल में एक संरक्षित वर्कशीट की जांच कैसे करें

संरक्षित वर्कशीट पर स्पेल चेक की सीमाएँ

जब एक वर्कशीट को एक्सेल में संरक्षित किया जाता है, तो यह उपयोगकर्ता को शीट की सामग्री में कोई भी परिवर्तन करने से प्रतिबंधित करता है। इसमें कोशिकाओं में पाठ की वर्तनी भी शामिल है। ऐसे मामलों में, एक्सेल में अंतर्निहित स्पेल चेक टूल का इरादा नहीं हो सकता है, जिससे वर्तनी को सही करने की कोशिश करते समय कठिनाइयों का कारण बनता है। ऐसा इसलिए है क्योंकि टूल किसी भी वर्तनी त्रुटियों की पहचान नहीं कर सकता है जबकि वर्कशीट अभी भी संरक्षित है।

संरक्षित वर्कशीट पर स्पेल चेकिंग के लिए वर्कअराउंड

इस समस्या को बायपास करने का एक तरीका यह है कि स्पेल चेकिंग की अनुमति देने के लिए वर्कशीट को अस्थायी रूप से असुरक्षित किया जाए। हालांकि, यह एक सुविधाजनक समाधान नहीं हो सकता है, खासकर अगर वर्कशीट में संवेदनशील जानकारी या सूत्र होते हैं जिन्हें संपादित नहीं किया जाना चाहिए।

इस सीमा को पार करने का एक और तरीका वैकल्पिक स्पेल चेक टूल का उपयोग करना है जो संरक्षित वर्कशीट के साथ संगत हैं। ये उपकरण शीट को असुरक्षित किए बिना वर्तनी त्रुटियों का पता लगा सकते हैं।

जादू करने के लिए एक संरक्षित वर्कशीट की जाँच करें

जब एक संरक्षित वर्कशीट की जाँच करते हैं, तो स्पेल का पालन करने के लिए यहां कदम हैं:

• एक्सेल वर्कशीट खोलें और सुनिश्चित करें कि शीट संरक्षित है।
• रिबन मेनू में "समीक्षा" टैब पर क्लिक करें।
• प्रूफिंग समूह में "वर्तनी" विकल्प का चयन करें।
• एक विंडो पहली वर्तनी त्रुटि को प्रदर्शित करेगा जो यह पता लगाता है। त्रुटि को छोड़ने के लिए वर्तनी को सही करने या "अनदेखा" करने के लिए "परिवर्तन" पर क्लिक करें।
• स्पेलिंग त्रुटियों को सही करना जारी रखें जब तक कि टूल द्वारा कोई और त्रुटियां न हों।
• इसे बंद करने से पहले वर्कशीट में किए गए परिवर्तनों को सहेजें।

यह ध्यान रखना महत्वपूर्ण है कि यह विधि हमेशा संरक्षित वर्कशीट में सभी वर्तनी त्रुटियों का पता नहीं लगा सकती है। जैसा कि पहले उल्लेख किया गया है, वैकल्पिक स्पेल चेक टूल का उपयोग करना अधिक सटीक परिणामों की तलाश के लिए एक बेहतर विकल्प हो सकता है।

एक्सेल में स्पेल चेकिंग के लिए सर्वोत्तम अभ्यास

जबकि वर्तनी जाँच महत्वहीन लग सकती है, यह आपके एक्सेल वर्कशीट में सटीकता और स्थिरता सुनिश्चित करने के लिए एक महत्वपूर्ण कदम है। स्पेल चेकिंग के लिए सर्वोत्तम प्रथाओं को अपनाने से आपकी उत्पादकता में सुधार हो सकता है और आपके काम को अधिक पेशेवर बना सकते हैं।

A. स्थिरता और सटीकता का महत्व

डेटा के बड़े सेट से निपटने के दौरान संगति महत्वपूर्ण है। एक गलत शब्द को एक नए शब्द के रूप में गलत समझा जा सकता है, जिससे पूरे कार्यपत्रक में भ्रम पैदा होता है। इस प्रकार, अपने एक्सेल वर्कशीट में सटीकता और स्थिरता सुनिश्चित करने के लिए स्पेल चेकिंग करना आवश्यक है।

B. कुशल वर्तनी जाँच के लिए टिप्स

• स्पेल चेक फीचर का उपयोग करें: एक्सेल में एक अंतर्निहित स्पेल चेक फीचर है जो आपको सामान्य वर्तनी गलतियों की समीक्षा करने में मदद करता है।
• अपनी स्पेल चेक सेटिंग्स को कस्टमाइज़ करें: Excel आपको स्पेल चेक सेटिंग्स को कस्टमाइज़ करने की अनुमति देता है, जैसे कि भाषा और शब्दों को अपरकेस या शब्दों में शब्दों को अनदेखा करें।
• छोटे वर्गों पर ध्यान केंद्रित करें: एक बार में पूरी शीट की जांच करने की कोशिश करना भारी हो सकता है। इसके बजाय, एक समय में एक छोटे खंड पर ध्यान केंद्रित करें, जिससे गलतियों को पकड़ना आसान हो जाता है।
• बार -बार गलत शब्द की जाँच करें: यह सुनिश्चित करने के लिए कि आप उन्हें सावधानी से जांचने के लिए अक्सर गलत शब्दों की एक सूची रखें।
• "खोजें और प्रतिस्थापित करें" सुविधा का उपयोग करें: आपको उन शब्दों को खोजने के लिए "खोजें और प्रतिस्थापित करें" विकल्प का उपयोग करके अपनी वर्तनी की गलतियों को ठीक करने का एक तेज़ तरीका मिल सकता है, जिन्हें बदलने की आवश्यकता है।

सी। से बचने के लिए सामान्य गलतियाँ

• स्पेल चेक फीचर को मानकर सब कुछ पकड़ लेगा: स्पेल चेक फीचर सीमित हो सकता है और कुछ त्रुटियों को याद कर सकता है, इसलिए आपकी वर्कशीट को मैन्युअल रूप से जांचना महत्वपूर्ण है।
• चेक बॉक्स को अनदेखा करना: हमेशा एक्सेल में चेक बॉक्स को डबल-चेक करें, क्योंकि वे अक्सर पूर्व-लिखित पाठ के साथ आते हैं जिन्हें वर्तनी त्रुटियों के लिए चेक नहीं किया जा सकता है।
• फॉर्मूले को अनदेखा करना: यदि आप अपनी वर्कशीट में सूत्रों का उपयोग कर रहे हैं, तो उन सूत्रों में भी वर्तनी की जांच करना सुनिश्चित करें।

निष्कर्ष

अंत में, एक्सेल में एक संरक्षित वर्कशीट की जाँच करना एक कठिन काम की तरह लग सकता है, लेकिन यह आपके काम में सटीकता और व्यावसायिकता सुनिश्चित करने का एक महत्वपूर्ण हिस्सा है। यहाँ कुछ महत्वपूर्ण takeaways याद रखने के लिए हैं:

• चेक करने का प्रयास करने से पहले वर्कशीट को असुरक्षित करना सुनिश्चित करें
• एक्सेल के बिल्ट-इन स्पेल चेक फीचर का उपयोग करें या तृतीय-पक्ष स्पेल चेकर का उपयोग करने पर विचार करें
• उन्नत स्पेल चेक विकल्पों का लाभ उठाएं जैसे कि कस्टम शब्दकोशों को जोड़ना और कुछ प्रकार के पाठ को अनदेखा करना

कुल मिलाकर, अपने एक्सेल वर्कशीट की जांच करने के लिए समय लेने के लिए समय निकालकर आपको शर्मनाक गलतियों से बचा सकता है और आपको दूसरों के लिए एक अधिक पॉलिश और पेशेवर छवि पेश करने में मदद कर सकता है।

याद रखें, अपने काम के सभी पहलुओं में सर्वोत्तम प्रथाओं को लागू करना, जिसमें स्पेल चेकिंग भी शामिल है, कार्यस्थल में आपकी सफलता में योगदान कर सकता है। इसलिए आपके लिए उपलब्ध संसाधनों का लाभ उठाने में संकोच न करें और अपने एक्सेल वर्कशीट में वर्तनी सटीकता को प्राथमिकता दें।