एक्सेल डैशबोर्ड बनाने के लिए 5 कदम जो वास्तव में उपयोगी है

परिचय

Excel डैशबोर्ड एक शक्तिशाली डेटा विज़ुअलाइज़ेशन उपकरण है जो मुख्य प्रदर्शन संकेतक (KPI) को सारांश स्वरूप में प्रदर्शित करता है. यह उपयोगकर्ताओं को डेटा रुझानों को जल्दी से सीखने और व्याख्या करने की अनुमति देता है, अक्सर चार्ट, टेबल और गेज जैसे ग्राफिकल तत्वों का उपयोग करके। Excel डैशबोर्ड्स किसी व्यवसाय के स्वास्थ्य की निगरानी करने, प्रोजेक्ट की प्रगति ट्रैक करने या सार्थक, देखने में आकर्षक रिपोर्ट्स प्रदान करने का त्वरित और प्रभावी तरीका प्रदान करते हैं.

Excel डैशबोर्ड का उपयोग करने का लाभ कई हैं. यह आसानी से समझने योग्य दृश्यों में डेटा के जटिल सेटों को सरल करता है, जो एक स्थिति का एक स्नैपशॉट प्रदान करता है और आपको जल्दी से कार्य करने में सक्षम बनाता है. एक एक्सेल डैशबोर्ड आपको अपने विभिन्न स्रोतों से नवीनतम डेटा के साथ स्वचालित रूप से अपडेट करके समय बचाने में मदद करता है, बदलते रुझानों के शीर्ष पर बने रहना आसान बनाता है. अंत में, एक एक्सेल डैशबोर्ड को सहयोगियों के साथ साझा किया जा सकता है, जिससे उन्हें डेटा के साथ सूचित और अद्यतित किया जा सकता है.

2. प्रारंभिक कदम

डैशबोर्ड निर्माण की प्रक्रिया में शामिल होने से पहले, कुछ प्रारंभिक कदम उठाना महत्वपूर्ण है। ये आपको सभी प्रासंगिक जानकारी इकट्ठा करने में मदद करेंगे, आप जो हासिल करने की उम्मीद कर रहे हैं उसका सटीक दृष्टिकोण बनाएंगे और अपना डैशबोर्ड बनाने के लिए एक मजबूत नींव स्थापित करेंगे। निम्नलिखित उप-अनुभाग आपके द्वारा उठाए जाने वाले प्रारंभिक चरणों का अवलोकन प्रदान करेंगे.

a. निर्धारित करें कि आपको कौन सी जानकारी चाहिए

पहला कदम यह निर्धारित करना है कि आपको अपने डैशबोर्ड को सूचित करने के लिए किस प्रकार की जानकारी की आवश्यकता है। इसमें शामिल होना चाहिए कि कौन से मीट्रिक ट्रैक करने के लिए महत्वपूर्ण हैं, आपके डेटा स्रोतों से कौन सा डेटा खींचा जाना चाहिए, और कोई अन्य प्रासंगिक जानकारी। अपने डेटा का विश्लेषण करते समय, प्रदर्शन पर क्या रखा जाना चाहिए, इसकी बेहतर समझ हासिल करने के लिए रुझानों, आउटलेयर और सहसंबंधों का निरीक्षण करें। एक बार जब आपको स्पष्ट रूप से पता चल जाए कि आप कौन सी जानकारी शामिल करना चाहते हैं, तो आप अगले चरण पर जा सकते हैं.

b. ठीक वही डिज़ाइन करें जो आप हासिल करना चाहते हैं

दूसरा चरण आपके डैशबोर्ड के समग्र लक्ष्य पर विचार करना है। अपने डैशबोर्ड के पीछे के संदर्भ को समझने के लिए एक कदम पीछे हटें और आप इसे किन प्रमुख तत्वों या घटकों को शामिल करना चाहते हैं। अपने अनुरोधों को प्रभावी ढंग से संतुलित करने का एक तरीका खोजना सुनिश्चित करें। यह याद रखना महत्वपूर्ण है कि डैशबोर्ड का उद्देश्य भारी हुए बिना नेत्रहीन आकर्षक और विचारोत्तेजक होना है। जब आप उन तत्वों या डेटा के प्रकारों पर निर्णय लेते हैं जिन्हें आप शामिल करना चाहते हैं, तो परिणामी डैशबोर्ड पर उनके प्रभाव पर विचार करें.

3. डेटा इकट्ठा करें

सभी डैशबोर्ड दृश्यों को चलाने के लिए डेटा पर निर्भर करते हैं। एक सटीक और अद्यतित डैशबोर्ड सुनिश्चित करने के लिए, आपको यह सुनिश्चित करने की आवश्यकता है कि आप जिस डेटा के साथ काम कर रहे हैं वह विश्वसनीय और उच्चतम गुणवत्ता वाला है। यहाँ बताया गया है कि अपने Excel डैशबोर्ड के लिए डेटा एकत्रित करते समय किन बातों का ध्यान रखना चाहिए.

a. डेटा स्रोत

आपके डेटा स्रोत आपके द्वारा बनाए जा रहे डैशबोर्ड के प्रकार पर निर्भर करेंगे, लेकिन कुछ सामान्य स्रोतों में आंतरिक डेटाबेस, स्प्रेडशीट, उद्योग रिपोर्ट, उपभोक्ता प्रतिक्रिया और तृतीय-पक्ष एपीआई शामिल हैं. डेटा के स्रोतों की जांच करें, डेटा की विश्वसनीयता और सटीकता का मूल्यांकन करें, और आवश्यक किसी भी डेटा-सफाई तकनीक को लागू करें।

बी. संगतता के लिए अपने डेटा की संरचना

एक बार जब आप आवश्यक डेटा एकत्र कर लेते हैं, तो आपको इसे इस तरह से संरचना करने की आवश्यकता होती है जो एक्सेल और आपके डैशबोर्ड डिज़ाइन के साथ संगत हो. इसका मतलब डेटा को कॉलम और पंक्तियों में व्यवस्थित और सॉर्ट करने, डेटा की गुणवत्ता का आकलन करने या कई डेटा सेटों को एक में संयोजित करने से कुछ भी हो सकता है।

जबकि आपके डेटा को संरचित करना थकाऊ हो सकता है, यह एक डैशबोर्ड बनाने के लिए एक महत्वपूर्ण कदम है जो विश्वसनीय और देखने में आकर्षक दोनों है। यह सुनिश्चित करने के लिए समय निकालें कि आपका डेटा ठीक से संरचित और व्यवस्थित है, क्योंकि यह डैशबोर्ड-निर्माण प्रक्रिया में बाद के चरणों को सरल करेगा।

डैशबोर्ड बनाएँ

आपके डेटा एकत्र किए गए और एक एक्सेल स्प्रेडशीट में व्यवस्थित होने के साथ, अगला कदम डैशबोर्ड बनाना शुरू करना है। यह प्रक्रिया डेटा और उसके अर्थ का प्रतिनिधित्व करने के लिए एक उपयुक्त प्रकार के ग्राफ या चार्ट का चयन करने के साथ शुरू होती है। यह एक महत्वपूर्ण कार्य है क्योंकि ग्राफ का विकल्प उपयोगकर्ता की समझ को प्रभावित करेगा और डेटा के विश्लेषण को सुविधाजनक बनाना चाहिए।

उपयुक्त एक्सेल ग्राफ/चार्ट का चयन करें

उपयोग करने के लिए सही एक्सेल ग्राफ का चयन करते समय, जिस प्रकार के डेटा के साथ काम कर रहे हैं, उस संदेश पर विचार करें, जिस संदेश को आप व्यक्त करना चाहते हैं, और वांछित परिणाम। आपकी आवश्यकताओं के आधार पर, निम्नलिखित चार्ट प्रकारों को चुना जा सकता है:

• बार चार्ट: श्रेणीबद्ध डेटा की तुलना के लिए।
• पाई चार्ट: मूल्यों की संरचना को प्रदर्शित करने के लिए।
• हिस्टोग्राम: डेटा की आवृत्ति वितरण प्रदर्शित करने के लिए।
• लाइन चार्ट: समय की अवधि में परिवर्तन ट्रैकिंग के लिए।
• स्कैटर चार्ट: दो चर के बीच संबंधों की खोज के लिए।

चार्ट को प्रारूपित करें

अपने ग्राफ या चार्ट का चयन करने के बाद, सुनिश्चित करें कि आप इसे नेत्रहीन रूप से आकर्षक तरीके से प्रारूपित करें ताकि डेटा को समझना आसान हो। एक शीर्षक, एक्सिस लेबल, और किंवदंतियों को जोड़ना सभी डैशबोर्ड को व्याख्या करने और एक अधिक पेशेवर सौंदर्य बनाने के लिए आसान बना सकते हैं। इसके अतिरिक्त, रंगों को अनुकूलित करने, एनीमेशन और संक्रमण, या डेटा लेबल को जोड़ने पर विचार करें ताकि उपयोगकर्ताओं को अधिक व्यापक और आकर्षक अनुभव प्रदान किया जा सके।

डैशबोर्ड का विश्लेषण

डैशबोर्ड बनाने के बाद, अगला कदम डेटा के परिणामों का विश्लेषण करना है। यह उपयोगकर्ता को डेटा को बेहतर ढंग से समझने और आवश्यक निष्कर्ष निकालने में मदद करता है। डैशबोर्ड में किसी भी रुझान, सहसंबंधों या आउटलेर की पहचान करना आवश्यक है। डैशबोर्ड के विश्लेषण के माध्यम से, अधिक कुशल और सटीक निर्णय किए जा सकते हैं।

अपने डेटा के परिणामों का विश्लेषण करें

एकत्र किए गए डेटा का विश्लेषण किया जा सकता है कि डेटा में विभिन्न कारक कैसे जुड़े या एक दूसरे से संबंधित हैं, इस पर निष्कर्ष निकालने के लिए विश्लेषण किया जा सकता है। डेटा का आगे विश्लेषण करने के लिए, किसी को एकत्र किए गए डेटा की बेहतर समझ प्राप्त करने के लिए डैशबोर्ड के भीतर सहसंबंध या आउटलेर की पहचान करनी चाहिए। डेटा का बारीकी से विश्लेषण करके, उपयोगकर्ता डैशबोर्ड के माध्यम से प्राप्त परिणामों के आधार पर कार्रवाई की योजना बना सकता है।

रुझानों, सहसंबंधों और आउटलेयर की पहचान करें

रुझानों, सहसंबंधों और आउटलेर्स की पहचान करना उपयोगकर्ता को प्रस्तुत डेटा के आधार पर अधिक सूचित निर्णय लेने में मदद करता है। रुझानों को समय के साथ पैटर्न को दोहराने के रूप में डेटा में देखा जाता है, सहसंबंध तब देखे जाते हैं जब दो कारक एक दूसरे को प्रभावित करते हैं, और आउटलेर को डेटा बिंदुओं के रूप में देखा जाता है जो डेटा में प्रवृत्ति या पैटर्न को फिट नहीं करते हैं। रुझानों, सहसंबंधों और आउटलेयर के माध्यम से, उपयोगकर्ता अपने डेटा से अधिक सुसंगत और कुशल निष्कर्ष निकाल सकता है।

डैशबोर्ड साझा करें

एक बार जब डैशबोर्ड पूरा हो जाता है और वर्तमान में उपलब्ध डेटा के अनुरूप होता है, तो यह प्रमुख हितधारकों के साथ साझा करने के लिए तैयार होता है। निम्नलिखित चरण डैशबोर्ड का एक सुचारू और संगठित परिचय सुनिश्चित करेंगे:

एक डैशबोर्ड प्रस्तुति बनाएं

डैशबोर्ड को रेखांकित करने वाली एक प्रस्तुति या दस्तावेज़ बनाना, इसके उद्देश्य और इसकी सामग्री प्रमुख हितधारकों के दृश्य में डैशबोर्ड को वैध बनाने में मदद कर सकती है। प्रस्तुति पेशेवर और नेत्रहीन आकर्षक होनी चाहिए, जिसमें डैशबोर्ड का सारांश शामिल होना चाहिए, और किसी भी विवरण का परिचय शामिल करना चाहिए जो स्पष्ट रूप से स्पष्ट नहीं हो सकता है। जटिल डेटा प्रस्तुत करने के लिए डैशबोर्ड की क्षमता पर जोर देने के लिए रिपोर्ट स्निपेट और ग्राफ़ को शामिल करने की सिफारिश की जाती है।

मुख्य हितधारकों के लिए डैशबोर्ड प्रस्तुत करें

प्रमुख हितधारकों के लिए डैशबोर्ड पेश करना एक पुरस्कृत अनुभव हो सकता है; यह डैशबोर्ड के लिए मामला बनाने का अवसर प्रदान करता है और सभी के लिए एक उपयोगी उपकरण बनने के लिए अपनी क्षमता पर जोर देता है। डैशबोर्ड पेश करते समय निम्नलिखित युक्तियों को ध्यान में रखा जाना चाहिए:

• प्रस्तुति के लिए एक लक्ष्य निर्धारित करें। यह याद रखना महत्वपूर्ण है कि किन बिंदुओं को हाइलाइट करने की आवश्यकता है और यह सुनिश्चित करने के लिए कि प्रमुख हितधारक यह समझते हैं कि डैशबोर्ड उन्हें कैसे लाभान्वित कर सकता है।
• डेटा के साथ दर्शकों को परिचित करें। इसमें शामिल डेटा स्रोतों और डैशबोर्ड में उनके संश्लेषण को समझाने के लिए समय निकालकर हितधारकों को डैशबोर्ड को बेहतर ढंग से समझने में मदद मिलती है।
• इंटरैक्टिव क्षमताओं को प्रदर्शित करता है। डैशबोर्ड की अन्तरक्रियाशीलता को दिखाना यह सुनिश्चित करने का एक शानदार तरीका है कि हितधारक अलग -अलग विज़ुअलाइज़ेशन को समझते हैं और डेटा का विश्लेषण करने के लिए उनका उपयोग कैसे किया जा सकता है।
• प्रश्नों के लिए समय दें। यह सुनिश्चित करना कि किसी भी प्रश्न या चिंताओं का जवाब देने का समय है कि हितधारकों के पास एक सफल प्रस्तुति सुनिश्चित करने में आवश्यक है।

निष्कर्ष

एक एक्सेल डैशबोर्ड बनाना जो वास्तव में उपयोगी है, मुश्किल नहीं है। यह सब आपके डेटा की समझ है, डैशबोर्ड के लिए एक स्पष्ट उद्देश्य, और अच्छे डिजाइन के लिए एक आंख है।

इस ब्लॉग पोस्ट ने एक प्रभावी डैशबोर्ड बनाने के लिए पांच चरणों को रेखांकित किया:

• चरण 1: अपना डेटा इकट्ठा करें
• चरण 2: डैशबोर्ड के उद्देश्य पर निर्णय लें
• चरण 3: महत्वपूर्ण मैट्रिक्स चुनें
• चरण 4: डिज़ाइन और डैशबोर्ड को प्रारूपित करें
• चरण 5: डैशबोर्ड का परीक्षण करें और अंतिम रूप दें

एक गाइड के रूप में इन पांच चरणों का उपयोग करते हुए, अब आप एक एक्सेल डैशबोर्ड बनाने में सक्षम हैं जो एक प्रभावी उपकरण के रूप में काम करेगा डेटा विज़ुअलाइज़ेशन.

चाहे आप एक व्यवसायिक नेता हैं जो प्रमुख मैट्रिक्स को ट्रैक करने की कोशिश कर रहे हों, छात्र प्रदर्शन पर नज़र रखने वाले एक शिक्षक, या अधिक सूचित निर्णय लेने के लिए डेटा को क्रंच करने की कोशिश कर रहे एक विश्लेषक, एक्सेल डैशबोर्ड अंतर्दृष्टि का खजाना प्रदान कर सकते हैं। इसलिए आगे बढ़ें और आज अपने डैशबोर्ड का निर्माण शुरू करें।