एक्सेल डैशबोर्ड कैसे बनाएं - शुरुआती गाइड

परिचय

एक्सेल डैशबोर्ड बनाना प्रमुख मैट्रिक्स प्रदर्शित करने और अपने डेटा का एक प्रभावशाली दृश्य प्रतिनिधित्व बनाने का एक शानदार तरीका हो सकता है। यह शुरुआती गाइड एक्सेल डैशबोर्ड बनाने के लिए आवश्यक चरणों, उपकरणों और कौशल का अवलोकन प्रदान करेगा। लक्ष्य सभी महत्वपूर्ण जानकारी को कवर करना है और एक डैशबोर्ड बनाने के लिए स्पष्ट निर्देश देना है जो जानकारीपूर्ण और समझने में आसान है।

एक अच्छा एक्सेल डैशबोर्ड बनाने में कुछ महत्वपूर्ण कदम शामिल हैं। इसमे शामिल है:

• अपना डेटा इकट्ठा करना
• डेटा का एक दृश्य प्रतिनिधित्व बनाना
• यह देखते हुए कि कौन सा मैट्रिक्स सबसे उपयोगी और प्रासंगिक होगा
• प्रभावी प्रदर्शन और संचार के लिए स्वरूपण और डिजाइन सिद्धांतों को समझना

डेटा तैयार करें

एक्सेल डैशबोर्ड बनाना यह सुनिश्चित करने के साथ शुरू होता है कि आपका डेटा ठीक से सेट हो गया है। सबसे प्रभावी डैशबोर्ड और सबसे सटीक अंतर्दृष्टि के लिए, आपके डेटा को अपने डैशबोर्ड बनाने से पहले व्यवस्थित और स्वरूपित किया जाना चाहिए। ऐसे।

डेटा का आयोजन

पहला कदम आपके डेटा को व्यवस्थित करना है। प्रासंगिक श्रेणियों या लेबल में डेटा की व्यवस्था करके शुरू करें। यह आपको अपने डैशबोर्ड में डेटा की व्याख्या करने और विज़ुअलाइज़ेशन बनाने में मदद करेगा जो समझने में आसान हैं।

डेटा की नकल और चिपकाना

अगला, डेटा को एक्सेल में कॉपी और पेस्ट करें। सुनिश्चित करें कि आपके सभी कॉलम और पंक्तियाँ सही जगह पर हैं, किसी भी अनावश्यक अतिरिक्त पंक्तियों या स्तंभों को हटाते हैं। डबल-चेक करें कि सभी डेटा प्रत्येक फ़ील्ड में सही ढंग से स्वरूपित हैं और सभी कॉलम आपके द्वारा बनाए गए लेबल से मेल खाते हैं।

डेटा को स्वरूपित करना

अपने डेटा को कॉपी करने और चिपकाने के बाद, आपको सटीकता सुनिश्चित करने के लिए इसे प्रारूपित करना चाहिए। इसमें मुद्रा, भाषा, दिनांक, समय और किसी भी अन्य फ़ील्ड को बदलना शामिल है जिन्हें अपडेट करने की आवश्यकता हो सकती है। यह सुनिश्चित करने के लिए कि सभी फ़ील्ड को उपयुक्त प्रारूप में बदल दिया गया है, संपूर्ण डेटासेट का चयन करें और "प्रारूप" बटन दबाएं।

डेटा प्रकार सेट करना

यह सुनिश्चित करने के लिए कि आपके सभी डेटा की सही व्याख्या की गई है, आप यह सुनिश्चित करना चाहते हैं कि यह सही डेटा प्रकार का उपयोग कर रहा है। डेटा प्रकार एक्सेल को बताते हैं कि डेटा की व्याख्या कैसे करें और संख्यात्मक, पाठ, या विशेष डेटा प्रकार जैसे दिनांक या मुद्रा हो सकते हैं। इन्हें सेट करने के लिए, अपना डेटा चुनें, "डेटा प्रकार" ड्रॉपडाउन पर क्लिक करें, और प्रत्येक फ़ील्ड के लिए उपयुक्त प्रकार का चयन करें।

• संख्यात्मक - संख्याओं के लिए उपयोग किया जाता है
• पाठ - नाम, ईमेल पते, आदि के लिए उपयोग किया जाता है
• दिनांक - तारीखों के लिए उपयोग किया जाता है
• मुद्रा - पैसे के लिए उपयोग किया जाता है

डैशबोर्ड बनाएं

अब जब आपने कच्चे डेटा को इकट्ठा कर लिया है और यह एक एक्सेल टेबल के प्रारूप में है, तो आप डैशबोर्ड बनाने के लिए तैयार हैं। डैशबोर्ड डेटा का एक दृश्य प्रतिनिधित्व होगा, जिससे प्रमुख प्रदर्शन संकेतकों को ट्रैक करना आसान हो जाएगा। यह उपयोगकर्ता को उन डेटा बिंदुओं तक आसान पहुंच देने के लिए डिज़ाइन किया जाना चाहिए जो उन्हें काम करने की आवश्यकता है।

चार्ट और विजुअल जोड़ना

एक बनाने के लिए पहला कदम एक्सेल डैशबोर्ड चार्ट जोड़ने के लिए है और दृश्य। डेटा के प्रकार के आधार पर, आप विभिन्न प्रकार के चार्ट और विजुअल से चुन सकते हैं, जैसे कि बार चार्ट, लाइन चार्ट, पाई चार्ट, और इसी तरह। आपको उन्हें अधिक पठनीय बनाने के लिए अपने चार्ट में शीर्षक और किंवदंतियों को भी जोड़ने की आवश्यकता होगी।

सम्मिलित करने की स्थिति स्वरूपण

एक्सेल डैशबोर्ड की एक और उपयोगी विशेषता स्थिति स्वरूपण है। यह डेटा बिंदुओं पर जोर देने के लिए रंग और प्रतीकों को जोड़कर डेटा को अधिक दृश्यमान बनाने का एक तरीका है। उदाहरण के लिए, आप उन मूल्यों को बना सकते हैं जो एक निश्चित सीमा से ऊपर आते हैं, लाल रंग के रूप में दिखाई देते हैं, जबकि दहलीज के नीचे के लोग हरे रंग के रूप में दिखाई देते हैं। यह डेटा के प्रदर्शन को जल्दी से गेज करने में मदद करता है।

फिल्टर और स्लाइसर्स सेट करना

फिल्टर और स्लाइसर एक और हैं एक्सेल डैशबोर्ड की शक्तिशाली विशेषता। वे आपको निर्दिष्ट मानदंडों के अनुसार डेटा को जल्दी से फ़िल्टर करने की अनुमति देते हैं। उदाहरण के लिए, आप डेटा को केवल एक निश्चित अवधि से केवल डेटा दिखाने के लिए या किसी निश्चित क्षेत्र से केवल डेटा दिखाने के लिए फ़िल्टर कर सकते हैं। यह सुविधा उस जानकारी पर जल्दी से सुधार करने में मदद कर सकती है जो मायने रखती है।

लिंक और अन्तरक्रियाशीलता जोड़ना

में अंतिम चरण एक एक्सेल डैशबोर्ड बनाना लिंक जोड़ना है और अन्तरक्रियाशीलता। इसमें कार्यपुस्तिका में अन्य चादरों के लिंक शामिल हो सकते हैं, बाहरी वेबपेजों या ईमेल के लिए। आप इंटरैक्टिव फीचर्स जैसे बटन भी जोड़ सकते हैं जो डैशबोर्ड के अन्य घटकों से लिंक करते हैं। यह डैशबोर्ड को अधिक सहज और उपयोग करने में आसान बनाने में मदद करता है।

यह अच्छा लग रहा है

अब तुम्हारे पास है अपना बहुत ही एक्सेल डैशबोर्ड बनाया। अब इसे स्प्रूस करने और इसे और अधिक पेशेवर बनाने का समय आ गया है। यहां कुछ सुझाव दिए गए हैं कि कैसे अपने डैशबोर्ड को अपना सर्वश्रेष्ठ बनाएं।

सीमाओं, पृष्ठभूमि और ग्राफिक्स को जोड़ना

बॉर्डर और पृष्ठभूमि आपके डैशबोर्ड के वर्गों को परिभाषित करने का एक शानदार तरीका हो सकता है। आप अपने डैशबोर्ड की दृश्य अपील को और बढ़ाने के लिए, आइकन और चित्र जैसे ग्राफिक्स भी जोड़ सकते हैं। अपने डैशबोर्ड में वर्गों और विभाजन को जोड़ने के लिए इन सुविधाओं का उपयोग करें, जैसे कि समूहों में विभाजन चार्ट।

डैशबोर्ड के आकार को समायोजित करना

डैशबोर्ड का आकार समग्र रूप में एक बड़ा अंतर बना सकता है। आप आकार को समायोजित करने के लिए 'प्रारूप शीट' विकल्प का उपयोग कर सकते हैं और अपने डैशबोर्ड को बाकी शीट के साथ फिट कर सकते हैं। ऐसा करने से आपकी पूरी शीट अधिक सौंदर्यवादी रूप से मनभावन लगेगी।

शीर्षक, उपशीर्षक और नोट्स सम्मिलित करना

शीर्षक, उपशीर्षक और नोटों का उपयोग करना आपके डैशबोर्ड में जानकारी को तोड़ने और समझने में आसान बनाने का एक शानदार तरीका है। कुछ स्पष्टता जोड़ने के लिए इनका उपयोग करें और अपने डैशबोर्ड के विभिन्न क्षेत्रों के माध्यम से उपयोगकर्ता को मार्गदर्शन करें।

स्पार्कलाइन और ग्रिडलाइन जोड़ना

स्पार्कलाइन और ग्रिडलाइन का उपयोग करना आपके डैशबोर्ड को डिजाइन करने का एक और शानदार तरीका है। ये दोनों विशेषताएं एक अच्छा दृश्य स्पर्श जोड़ सकती हैं और इसका उपयोग आपके डैशबोर्ड के विभिन्न हिस्सों पर ध्यान आकर्षित करने के लिए किया जा सकता है। स्पार्कलाइन विशेष रूप से रुझानों को प्रदर्शित करने में उपयोगी हैं।

अंतिम स्पर्श के साथ समाप्त करें

एक बार जब आप एक मूल एक्सेल डैशबोर्ड विकसित कर लेते हैं, तो परियोजना को पूरा करने के लिए आपको कुछ और कदम उठाने की आवश्यकता होती है। इसमें डेटा पुनर्प्राप्ति को स्वचालित करना, एक गतिशील डेटा रेंज बनाना और धुरी टेबल और शीट स्थापित करना शामिल है। ये यह सुनिश्चित करने के लिए आवश्यक हैं कि आपका डेटा हमेशा अप-टू-डेट और एक्सेस करने में आसान है।

स्वचालित डेटा पुनर्प्राप्ति

डेटा को स्वचालित करने से पहले, यह सुनिश्चित करना महत्वपूर्ण है कि सभी डेटा बिंदु सही ढंग से अंतर्निहित डेटाबेस से जुड़े हैं। इसमें यह जाँच करना शामिल है कि किन फ़ील्ड का उपयोग किया जा रहा है, डेटा को कैसे हल किया जा रहा है, और किस क्वेरी का उपयोग किया जा रहा है। एक बार जब ये कदम उठाए जाते हैं, तो आप डेटा को स्वचालित रूप से ताज़ा करने के लिए एक निर्धारित कार्य सेट कर सकते हैं। यह Microsoft क्वेरी विंडो में किया जा सकता है, जिसे डेटा के माध्यम से एक्सेस किया जा सकता है -> बाहरी डेटा प्राप्त करें -> प्रत्येक को ताज़ा करें ... इस कार्य के साथ, आप केवल कुछ कोशिकाओं, या पूरी शीट को अपडेट करने के लिए भी चुन सकते हैं।

एक गतिशील डेटा रेंज बनाना

एक बार स्वचालित रिफ्रेश सेट हो जाने के बाद, यह एक गतिशील डेटा रेंज बनाने का समय है। यह सुनिश्चित करने के लिए आवश्यक है कि डैशबोर्ड अप-टू-डेट रहता है, क्योंकि जब भी डेटाबेस में संशोधन किया जाता है, तो सभी डेटा ताज़ा हो जाएंगे। ऑफ़सेट फ़ंक्शन का उपयोग करके डायनेमिक रेंज बनाए जाते हैं, जो एक्सेल में फॉर्मूला टैब के तहत पाया जा सकता है। यह फ़ंक्शन आपको एक ऐसी सीमा को निर्दिष्ट करने की अनुमति देता है जो एक निश्चित सेल से दूर पंक्तियों और स्तंभों की एक निश्चित संख्या है। इस रेंज का उपयोग डैशबोर्ड में हमेशा सबसे अधिक वर्तमान डेटा दिखाने के लिए किया जा सकता है।

धुरी टेबल और चादरें स्थापित करना

अंतिम एक्सेल डैशबोर्ड बनाने में कदम पिवट टेबल और शीट स्थापित करना है। पिवट टेबल आपको डेटा के बड़े सेटों का जल्दी से विश्लेषण करने और सार्थक अंतर्दृष्टि निकालने की अनुमति देते हैं। यह डेटा रेंज से पिवट टेबल में फ़ील्ड को खींचने और छोड़ने से प्राप्त किया जा सकता है। कई चादरें स्थापित करके और उन्हें पिवट टेबल से जोड़कर, आप आसानी से एक इंटरैक्टिव डैशबोर्ड बना सकते हैं जिसका उपयोग डेटा का विश्लेषण और कल्पना करने के लिए किया जा सकता है।

डैशबोर्ड का परीक्षण

आरंभ करने के लिए, आपको यह सुनिश्चित करने की आवश्यकता है कि आपका एक्सेल डैशबोर्ड सही डेटाबेस से जुड़ा हुआ है और यह जल्दी और सटीक रूप से ताज़ा करने के लिए अनुकूलित है। आप इन चरणों का पालन करके ऐसा कर सकते हैं:

डेटाबेस कनेक्ट करना

पहली चीज जो आपको करने की ज़रूरत है, वह है अपने एक्सेल डैशबोर्ड को अपने डेटाबेस से कनेक्ट करना। आप एक्सेल वर्कबुक के "डेटा" टैब में कनेक्शन सेटिंग्स को खोजकर ऐसा कर सकते हैं। जब आप डेटा कनेक्शन सेटिंग्स खोलते हैं, तो आप देखेंगे उपलब्ध डेटाबेस की सूची। उस डेटाबेस का चयन करें जिसे आप कनेक्ट करना चाहते हैं और "ओके" पर क्लिक करें। डेटाबेस तब सफलतापूर्वक आपके एक्सेल डैशबोर्ड से जुड़ा होगा।

डेटाबेस को ताज़ा करना

अब जब आपने डेटाबेस को अपने एक्सेल डैशबोर्ड से सफलतापूर्वक जोड़ा है, तो आपको यह सुनिश्चित करने की आवश्यकता है कि डेटा जल्दी से ताज़ा हो। यह "डेटा" टैब पर जाकर और "रिफ्रेश" का चयन करके किया जा सकता है। यह कनेक्टेड डेटाबेस से डेटा को ताज़ा करने की प्रक्रिया शुरू कर देगा। डेटाबेस के आकार और आपके कंप्यूटर की गति के आधार पर, इस प्रक्रिया में कुछ मिनट लग सकते हैं।

एक बार रिफ्रेश प्रक्रिया पूरी हो जाने के बाद, आपको यह सुनिश्चित करने के लिए डेटा की जांच करनी चाहिए कि इसे सफलतापूर्वक अपडेट किया गया है। आप यह सुनिश्चित करने के लिए कि सब कुछ अप-टू-डेट है।

निष्कर्ष

एक्सेल डैशबोर्ड बनाना पहली बार में एक शुरुआत के लिए कठिन हो सकता है, लेकिन एक बार जब आप बुनियादी बातों को समझते हैं और अपने स्वयं के कस्टम डैशबोर्ड के निर्माण का अभ्यास करते हैं, तो यह एक आसान दिनचर्या बन सकता है। इस गाइड ने एक्सेल में अपना खुद का डैशबोर्ड बनाने के लिए एक चरण-दर-चरण प्रक्रिया को रेखांकित किया, जिसमें आवश्यक डेटा स्रोतों को समझना, शीट की स्थापना और प्रस्तुति-तैयार दृश्य बनाना शामिल है।

डैशबोर्ड निर्माण चरणों का सारांश

एक्सेल में डैशबोर्ड बनाने के लिए निम्नलिखित चरणों की आवश्यकता होती है:

• आवश्यक डेटा स्रोतों को इकट्ठा करना
• स्प्रेडशीट की स्थापना
• चार्ट, ग्राफ़ और अन्य विजुअल के साथ डेटा को विज़ुअलाइज़ करना
• डैशबोर्ड को प्रेजेंटेशन-फ्रेंडली फीचर्स, जैसे कि कलर स्कीम और फ़ॉन्ट स्टाइल के साथ पॉलिश करना।

डैशबोर्ड उदाहरणों के लिए लिंक

अपने खुद के डैशबोर्ड के साथ शुरुआत करने के लिए तैयार हैं? कुछ देखें एक्सेल डैशबोर्ड के उदाहरण आपको प्रेरित होने में मदद करने के लिए।