एक्सेल डैशबोर्ड के लिए डेटा स्रोतों को कैसे अपडेट करें

परिचय

डेटा स्रोतों का प्रभावी ढंग से उपयोग करने और एक्सेल डैशबोर्ड बनाने की क्षमता किसी भी व्यवसाय के लिए एक अविश्वसनीय रूप से शक्तिशाली उपकरण हो सकती है। इस ब्लॉग पोस्ट में, हम डेटा स्रोतों और उनके विभिन्न उपयोगों के बारे में जानेंगे, साथ ही साथ उन्हें एक्सेल डैशबोर्ड के भीतर कैसे अपडेट करें। हम डेटा स्रोतों की परिभाषा, एक्सेल डैशबोर्ड के मूल्य और अपने डैशबोर्ड में डेटा स्रोतों को सफलतापूर्वक प्रबंधित करने के तरीके जैसे विषयों को कवर करेंगे। इस पोस्ट के अंत तक, आप एक्सेल डैशबोर्ड के भीतर अपने डेटा स्रोतों को आत्मविश्वास से अपडेट कर पाएंगे।

डेटा स्रोत क्या हैं?

एक डेटा स्रोत शामिल डेटा का एक संग्रह है जिसका उपयोग शामिल डेटा के विश्लेषण को उत्पन्न करने के लिए किया जाता है। डेटा स्रोत भौतिक रिकॉर्ड जैसे चालान और बिक्री आदेशों से लेकर डिजिटल रिकॉर्ड जैसे वेब खोजों, ईमेल और तक हो सकते हैं सामाजिक मीडिया पोस्ट। अंतर्दृष्टि प्राप्त करने के लिए डेटा स्रोतों का उपयोग किया जा सकता है ग्राहक का व्यवहार, उद्योगों में रुझान, और अन्य उपयोगी जानकारी जिसका उपयोग निर्णय लेने को सूचित करने के लिए किया जा सकता है।

एक्सेल डैशबोर्ड का मूल्य

एक एक्सेल डैशबोर्ड किसी संगठन या व्यवसाय के विभिन्न क्षेत्रों में अंतर्दृष्टि प्राप्त करने के लिए उपयोग किए जाने वाले विभिन्न डेटा स्रोतों का एक दृश्य प्रतिनिधित्व है। डैशबोर्ड का उपयोग आमतौर पर प्रदर्शन का अवलोकन प्रदान करने के लिए किया जाता है और इसका उपयोग रिपोर्टिंग उद्देश्यों के लिए किया जाता है। डैशबोर्ड रुझानों की पहचान करने और शामिल डेटा की बेहतर समग्र समझ प्राप्त करने के लिए उपयोगी हैं। जब विशिष्ट लक्ष्यों को निर्धारित करने और डेटा के आधार पर सूचित निर्णय लेने की बात आती है, तो डैशबोर्ड भी सहायक होते हैं।

डेटा स्रोत क्या है?

एक डेटा स्रोत वह स्थान है जहां एक कार्यक्रम, जैसे कि Microsoft Excel, उस डेटा को पुनर्प्राप्त करता है जो स्प्रेडशीट, रिपोर्ट और डैशबोर्ड के निर्माण के लिए उपयोग किया जाता है। कंपनियों द्वारा उपयोग किए जाने वाले सामान्य प्रकार के डेटा स्रोतों में डेटाबेस, फ्लैट फाइलें और अन्य टेबल शामिल हैं। एक ही डेटा स्रोत के वेरिएंट का उपयोग भी किया जा सकता है, जैसे कि CSV फ़ाइलें, XML फ़ाइलें और वेब API।

A. डेटा स्रोतों के प्रकार

स्प्रेडशीट अनुप्रयोगों के लिए डेटा प्राप्त करने के लिए चार मुख्य प्रकार के डेटा स्रोतों का उपयोग किया जाता है:

• डेटाबेस: डेटाबेस एक प्रकार का संरचित डेटा है। इस प्रकार का डेटा स्रोत दो दशकों से कॉर्पोरेट वातावरण में लोकप्रिय रहा है, और इसमें ओरेकल और माइक्रोसॉफ्ट एसक्यूएल सर्वर शामिल हैं। इस प्रकार का डेटा स्रोत होने से यह सुनिश्चित करने में मदद मिलती है कि डेटा हमेशा सुसंगत है और सभी डेटा बिंदु कैप्चर किए जाते हैं।
• फ्लैट फ़ाइलें: फ्लैट फाइलें संरचित डेटा सेट का एक रूप हैं, लेकिन डेटाबेस के विपरीत, वे डेटाबेस तालिका के माध्यम से जुड़े नहीं हैं। फ्लैट फ़ाइलों के सामान्य उदाहरणों में एक्सेल स्प्रेडशीट, टेक्स्ट फाइलें और कॉमा सेपरेटेड वैल्यू (CSV) फाइलें शामिल हैं।
• अन्य टेबल: अन्य स्रोतों से तालिकाओं का उपयोग डेटा स्रोतों के रूप में किया जा सकता है। इसमें वेब से टेबल शामिल हैं, जैसे कि HTML टेबल और JSON ऑब्जेक्ट। इसके अतिरिक्त, ये टेबल Google शीट और सेल्सफोर्स जैसे अन्य अनुप्रयोगों और कार्यक्रमों से आ सकते हैं।
• वेरिएंट: फ्लैट फ़ाइलों और अन्य डेटा स्रोतों के वेरिएंट भी उपलब्ध हैं। इसमें CSV फ़ाइलें और XML फ़ाइलें और साथ ही वेब API भी शामिल हैं।

B. डेटा स्रोत होने का लाभ

डेटा स्रोत होना बेहद फायदेमंद है क्योंकि यह एक्सेल डैशबोर्ड रचनाकारों को आसानी से और जल्दी से उस डेटा को प्राप्त करने की अनुमति देता है जो उनके डैशबोर्ड के लिए आवश्यक है। इसके अतिरिक्त, डेटा स्रोत होने से निर्माता के लिए डेटा को संग्रहीत और देखना आसान हो जाता है, साथ ही डेटा बिंदुओं को अपडेट करना और डेटा में परिवर्तन की कल्पना करना। इसके अलावा, एक डेटा स्रोत होने से निर्माता को एक केंद्रीकृत स्थान प्रदान करता है जहां डेटा संग्रहीत किया जाता है, और इस प्रकार निर्माता कई परियोजनाओं में डेटा बिंदुओं और विज़ुअलाइज़ेशन के एक ही सेट तक पहुंच सकता है।

डेटा स्रोतों को Microsoft Excel डैशबोर्ड से जोड़ना

Microsoft Excel में एक डैशबोर्ड बनाने के लिए आपके डेटा को कार्यपुस्तिका से कनेक्ट करने की आवश्यकता होती है। जबकि एक्सेल डैशबोर्ड विभिन्न डेटा स्रोतों जैसे वेब सेवाओं, डेटाबेस और स्थानीय फ़ाइलों का उपयोग कर सकते हैं, इनमें से कई स्रोतों को एक्सेल में एक्सेस करने से पहले एक उपयुक्त कनेक्टर की आवश्यकता होती है। Microsoft Excel डैशबोर्ड से डेटा स्रोतों को कैसे कनेक्ट करें, इस पर चरण निर्देशों के अनुसार नीचे दिए गए हैं।

चरण 1: एक संगत कनेक्टर चुनें

Microsoft Excel डैशबोर्ड से डेटा स्रोतों को जोड़ते समय पहला कदम एक संगत कनेक्टर का चयन करना है। Microsoft क्वेरी, पावर क्वेरी और एक्सेस डेटाबेस इंजन सहित विभिन्न कनेक्टर्स उपलब्ध हैं। प्रत्येक कनेक्टर के पास स्रोत सर्वर और डेटाबेस कनेक्शन विकल्पों का एक अलग प्रस्ताव है, इसलिए इस जानकारी के लिए Microsoft के प्रलेखन से परामर्श करना सुनिश्चित करें कि किस कनेक्टर आपकी आवश्यकताओं के अनुरूप होगा।

चरण 2: कनेक्शन कॉन्फ़िगर करें

एक बार जब आपका संगत कनेक्टर चुना गया है, तो अगला कदम कनेक्शन को कॉन्फ़िगर करना है। कनेक्शन को कॉन्फ़िगर करने में उचित कनेक्शन पैरामीटर प्रदान करना और डेटा स्रोत से जुड़ने का परीक्षण करना शामिल है। एक बार कनेक्ट होने के बाद, कनेक्शन पैरामीटर सही होने के लिए कनेक्शन गुणों की जांच करना भी महत्वपूर्ण है।

चरण 3: एक्सेल में डेटा स्रोत देखें

Microsoft Excel डैशबोर्ड से डेटा स्रोतों को जोड़ने में अंतिम चरण एक्सेल में डेटा स्रोत को देखना है। यह आमतौर पर पावर क्वेरी एडिटर में डेटा स्रोत से कनेक्ट करके और फिर उचित वर्कशीट का उपयोग करके एक्सेल में डेटा डालकर किया जाता है। यह ध्यान रखना महत्वपूर्ण है कि पावर क्वेरी एडिटर और वर्कशीट में डेटा स्रोत एक्सेल जुड़े हुए हैं, इसलिए पावर क्वेरी एडिटर में डेटा स्रोत में किए गए किसी भी परिवर्तन को भी एक्सेल में वर्कशीट में परिलक्षित किया जाएगा।

डेटा स्रोतों को ताज़ा करना

एक्सेल डैशबोर्ड में डेटा स्रोतों को अपडेट करना डैशबोर्ड प्रक्रिया का एक महत्वपूर्ण हिस्सा है। अपने डेटा स्रोत को रिफ्रेश करना सुनिश्चित करता है कि डेटा स्रोत में हुए परिवर्तन हुए हैं क्योंकि डैशबोर्ड पहली बार बनाया गया था, डैशबोर्ड में ही दिखाई दे रहे हैं। अप-टू-डेट डैशबोर्ड रखना व्यापार के लिए आवश्यक हो सकता है क्योंकि यह महत्वपूर्ण व्यावसायिक निर्णयों और रणनीतियों को सूचित करता है। डैशबोर्ड द्वारा पहली बार बनाए जाने और फिर अधिकतम उपयोगिता के लिए नियमित रूप से डेटा स्रोतों को हमेशा ताज़ा किया जाना चाहिए।

डेटा स्रोत को ताज़ा करना क्यों महत्वपूर्ण है

डैशबोर्ड की सामग्री को अप-टू-डेट और विश्वसनीय रखने के लिए डेटा स्रोतों को ताज़ा करना महत्वपूर्ण है। डेटा स्रोत आमतौर पर कई स्रोतों से तैयार किए जाते हैं, जैसे कि डेटाबेस या क्लाउड एप्लिकेशन, और डेटा तेजी से बदल सकता है। डेटा स्रोतों को ताज़ा नहीं करने से, डैशबोर्ड पुराना और गलत हो सकता है। इसके अलावा, गलत डेटा के आधार पर निर्णयों को कवर करने से महंगा और उल्टा व्यावसायिक निर्णय हो सकते हैं। इस प्रकार, डेटा स्रोतों का नियमित ताज़ा करना महत्वपूर्ण है।

डेटा स्रोत को कब ताज़ा किया जाना चाहिए?

डैशबोर्ड द्वारा पहली बार और फिर नियमित रूप से बनाए जाने के बाद डेटा स्रोतों को ताज़ा किया जाना चाहिए। डैशबोर्ड की विशिष्ट आवश्यकताओं के आधार पर, डेटा रिफ्रेश की आवृत्ति अलग -अलग हो सकती है। डेटा रिफ्रेश डेटा स्रोत में किसी भी बड़े परिवर्तन के बाद होना चाहिए, जैसे कि रिकॉर्ड जोड़ना या संपादन करना, या नियमित रूप से निर्धारित अंतराल के दौरान।

Microsoft Excel के साथ डेटा स्रोतों को कैसे ताज़ा करें

Microsoft Excel डेटा स्रोतों को ताज़ा करने के लिए कई तरीके प्रदान करता है। डेटा स्रोतों को ताज़ा करने का सबसे आसान और तेज तरीका डैशबोर्ड खोलना है और "डेटा स्रोतों को रिफ्रेश करें" बटन पर क्लिक करें। हालांकि, अगर डैशबोर्ड और इसके डेटा स्रोत बहुत बड़े और जटिल हैं, तो मैनुअल रिफ्रेशिंग समय लेने वाला हो सकता है। Microsoft Excel ऐसी विशेषताएं भी प्रदान करता है जो डेटा स्रोतों को स्वचालित रूप से ताज़ा करने की अनुमति देते हैं जब डैशबोर्ड को खोला जाता है, विशिष्ट अंतराल पर, या जब डेटा स्रोत में परिवर्तन किए जाते हैं।

• डैशबोर्ड खोलें और "रिफ्रेश डेटा स्रोत" बटन पर क्लिक करें।
• नियमित रूप से ताज़ा आवृत्तियों को सेट करने के लिए "स्वचालित रिफ्रेश" विकल्पों का उपयोग करें।
• डेटा स्रोतों में परिवर्तन किए जाने पर डेटा स्रोतों को ताज़ा करने के लिए "ऑन चेंज" रिफ्रेश पैरामीटर सेट करें।

स्वचालित डेटा रिफ्रेश

जब एक्सेल डैशबोर्ड को कस्टमाइज़ करने और अपडेट करने की बात आती है, तो डेटा स्रोतों को अद्यतित रखना महत्वपूर्ण है। स्वचालित डेटा रिफ्रेश इस प्रक्रिया को सुव्यवस्थित करने और एक्सेल डैशबोर्ड रखने में मदद कर सकता है बेरोकटोक चल रहा है। डेटा रिफ्रेश को स्वचालित करने में डेटा स्रोत को पावर क्वेरी से जोड़ना, स्वचालित रूप से डेटा स्रोतों को ताज़ा करना और एक रिफ्रेश शेड्यूल को कॉन्फ़िगर करना शामिल है।

डेटा स्रोत को पावर क्वेरी से जोड़ना

डेटा रिफ्रेश को स्वचालित करने का पहला कदम डेटा स्रोत को पावर क्वेरी से कनेक्ट करना है। पावर क्वेरी एक शक्तिशाली Microsoft Excel ऐड-ऑन है जो उपयोगकर्ताओं को डेटा स्रोतों से जल्दी से कनेक्ट करने और उन्हें हेरफेर करने की अनुमति देता है। पावर क्वेरी के साथ, उपयोगकर्ता आसानी से डेटा को प्रयोग करने योग्य और सार्थक अंतर्दृष्टि में बदल सकते हैं। डेटा स्रोत को पावर क्वेरी से कनेक्ट करने के लिए, रिबन में "डेटा" पर क्लिक करें, फिर ड्रॉप-डाउन मेनू में "डेटा प्राप्त करें" पर क्लिक करें। डेटा स्रोत प्रकार का चयन करें और डेटा स्रोत को पावर क्वेरी से कनेक्ट करने के लिए संकेतों का पालन करें।

स्वचालित रूप से डेटा स्रोतों को ताज़ा करना

एक बार जब डेटा स्रोत पावर क्वेरी से जुड़ा हो जाता है, तो अगला चरण स्वचालित रूप से ताज़ा करने के लिए डेटा स्रोत को सेट करना है। यह हर बार स्प्रेडशीट खोले जाने पर हर बार ताज़ा करने के लिए डेटा स्रोत सेट करके किया जा सकता है। ऐसा करने के लिए, रिबन में "डेटा" पर जाएं, फिर ड्रॉप-डाउन मेनू में "सभी को ताज़ा करें" पर क्लिक करें। सुनिश्चित करें कि "फाइल खोलते समय रिफ्रेश" बॉक्स की जाँच की जाती है। यह सुनिश्चित करेगा कि स्प्रेडशीट खोली जाने पर हर बार डेटा स्वचालित रूप से ताज़ा हो जाता है।

एक रिफ्रेश शेड्यूल को कॉन्फ़िगर करना

डेटा रिफ्रेश को स्वचालित करने में अंतिम चरण एक रिफ्रेश शेड्यूल को कॉन्फ़िगर करना है। यह "डेटा" टैब में "रिफ्रेश शेड्यूल" विकल्प का चयन करके किया जा सकता है, फिर "कस्टमाइज़" का चयन कर सकता है। यहां, उपयोगकर्ता ताज़ा आवृत्ति और विशिष्ट समय को कॉन्फ़िगर कर सकते हैं कि डेटा को ताज़ा किया जाना चाहिए। इसके अतिरिक्त, उपयोगकर्ता विफल रिफ्रेश के लिए ईमेल सूचनाओं को भी कॉन्फ़िगर कर सकते हैं। रिफ्रेश शेड्यूल को कॉन्फ़िगर करने के लिए ऑन-स्क्रीन निर्देशों का पालन करें।

अपने डैशबोर्ड को अपडेट करना

ए सफल एक्सेल डैशबोर्ड डेटा पर निर्भर करता है जो सटीक और अद्यतित दोनों है। एक अच्छी तरह से निर्मित डैशबोर्ड को उपयोगकर्ताओं को सार्थक जानकारी जल्दी और प्रभावी ढंग से प्रदान करना चाहिए। यह सुनिश्चित करने के लिए कि आपका डैशबोर्ड बेहतर तरीके से काम कर रहा है, आपको अप-टू-डेट डेटा स्रोत बनाए रखना होगा।

डैशबोर्ड विज़ुअलाइज़ेशन को कैसे अपडेट करें

अपने अद्यतन कर रहे हैं एक्सेल डैशबोर्ड में डेटा और विज़ुअलाइज़ेशन की समीक्षा शामिल होनी चाहिए। सबसे पहले, सुनिश्चित करें कि आपके डेटा स्रोत अपडेट किए गए हैं और वर्तमान हैं। इसमें विभिन्न स्रोतों से क्रॉस-रेफरेंसिंग जानकारी शामिल हो सकती है या किसी भी डेटा विसंगतियों के लिए जाँच कर सकती है। एक बार जब आप सत्यापित कर लेते हैं कि आपका डेटा सटीक है, तो अपने डैशबोर्ड विज़ुअल्स का मूल्यांकन करने के लिए समय निकालें। क्या चार्ट और रेखांकन स्पष्ट रूप से उनके उद्देश्य का संचार कर रहे हैं? क्या रंग, फोंट और स्टाइलिंग आपके डैशबोर्ड को नेत्रहीन रूप से आकर्षक होने में मदद कर रहे हैं? यह सुनिश्चित करना कि आपका डैशबोर्ड किसी भी त्रुटि से मुक्त है और सौंदर्यवादी रूप से मनभावन है, आपके दर्शकों को सही जानकारी प्रदान करने में मदद करेगा।

कई डेटा स्रोतों का प्रबंधन और सटीकता बनाए रखना

कई डेटा स्रोतों का आयोजन और प्रबंधन एक थकाऊ प्रक्रिया हो सकती है। अपने डैशबोर्ड में सटीकता सुनिश्चित करने के लिए डेटा इनपुट की एक संगठित प्रणाली को बनाए रखना महत्वपूर्ण है। मैनुअल अपडेट प्रक्रियाओं पर भरोसा करने के बजाय, डेटा इनपुट प्रक्रिया को स्वचालित करने पर विचार करें। डेटा समेकन या पिवट टेबल का उपयोग करने से आपके डेटा को तेजी से एकत्र करने, अद्यतन करने और बदलने में मदद मिल सकती है।

संगठन यह सुनिश्चित करने के लिए समय -समय पर डैशबोर्ड डेटा की समीक्षा करने के लिए एक नीति अपनाने पर विचार कर सकते हैं, यह सुनिश्चित करने के लिए कि यह अभी भी मूल उद्देश्यों के लिए सटीक और प्रासंगिक है। सटीकता बनाए रखने में मदद करने के लिए, डेटा स्रोतों के लिए विशिष्ट दिशानिर्देश बनाने, आवृत्ति को अद्यतन करने और प्रक्रियाओं की समीक्षा करने पर विचार करें।

निष्कर्ष

एक्सेल डैशबोर्ड के लिए डेटा स्रोतों को अपडेट करना एक थकाऊ काम हो सकता है, लेकिन यह एक अभिन्न है जब यह आपके डैशबोर्ड को नवीनतम जानकारी के साथ अद्यतित रखने की बात आती है। इस ब्लॉग पोस्ट ने इस प्रक्रिया को अनुकूलित करने के कुछ तरीकों पर चर्चा की है, जिसमें एक बनाना शामिल है स्वचालित प्रक्रिया और एक्सेल का लाभ उठाना कार्य। ऐसा करने में, आप मैनुअल श्रम को कम कर सकते हैं और यह सुनिश्चित करते हुए समय बचा सकते हैं कि आपका डैशबोर्ड वर्तमान और यथासंभव उपयोगी है।

चर्चा किए गए विषयों का सारांश

• बाहरी स्रोतों से डेटा आयात करना
• का उपयोग करते हुए उत्कृष्ट सूत्र
• डेटा अपडेट को स्वचालित करना

एक्सेल डैशबोर्ड के लिए डेटा स्रोतों को अपडेट करने के लाभ

अद्यतन करने आपके एक्सेल डैशबोर्ड के लिए डेटा स्रोत कई लाभ प्रदान करते हैं, दोनों अल्पकालिक और दीर्घकालिक। यह मैन्युअल रूप से डैशबोर्ड में डेटा दर्ज करने में खर्च किए गए समय की मात्रा को कम करता है, जिससे आप काम के घंटे बचाते हैं। यह भी सुनिश्चित करता है कि आपके डैशबोर्ड में प्रस्तुत डेटा वर्तमान और अप-टू-डेट है, जो बदले में स्थिति के अधिक सटीक चित्रण में योगदान देता है। आपके डैशबोर्ड में प्रस्तुत जानकारी उपयोगकर्ताओं के लिए अधिक विश्वसनीय और उपयोगी होगी, जिससे डैशबोर्ड आपके संगठन में सबसे महत्वपूर्ण उपकरणों में से एक बन जाएगा।