एक्सेल ट्यूटोरियल: हाल ही में एक्सेल फाइलें कैसे खोजें

परिचय

क्या आपने कभी अपने आप को सबसे हाल की एक्सेल फ़ाइल का पता लगाने के लिए कई फ़ोल्डरों के माध्यम से खोज करते हुए खुद को कीमती समय बिताते हुए पाया है? यह सामान्य समस्या एक प्रमुख समय-अप-अपासंद्री हो सकती है और आपके वर्कफ़्लो को बाधित कर सकती है। खोज हाल की एक्सेल फाइलें के लिए आवश्यक है कुशल कार्य और संगठित रहना। इस ट्यूटोरियल में, हम आपकी सबसे हाल की एक्सेल फ़ाइलों का पता लगाने के लिए सरल तरीकों का पता लगाएंगे, जो आपको समय और हताशा से बचाते हैं।

चाबी छीनना

• कुशल काम और संगठित रहने के लिए हाल ही में एक्सेल फाइलें ढूंढना आवश्यक है।
• फ़ाइल एक्सप्लोरर और सॉर्टिंग फ़ाइलों का उपयोग करके तिथि को संशोधित किया जा सकता है, हाल ही में एक्सेल फ़ाइलों का पता लगाने में मदद कर सकता है।
• एक्सेल के हालिया दस्तावेज़ सुविधा का उपयोग करना एप्लिकेशन से सीधे हाल की फ़ाइलों तक पहुंचने का एक आसान तरीका प्रदान करता है।
• फ़ाइल गुणों को अनुकूलित करना और एक्सेल में खोज फ़ंक्शन का उपयोग करना हाल की एक्सेल फ़ाइलों को खोजने के लिए प्रभावी तरीके हैं।
• हाल की एक्सेल फ़ाइलों के लिए निर्दिष्ट एक विशिष्ट फ़ोल्डर में फ़ाइलों को सहेजना उन्हें पता लगाने की प्रक्रिया को सुव्यवस्थित कर सकता है।

फ़ाइल एक्सप्लोरर का उपयोग करना

जब आपके कंप्यूटर पर हाल की एक्सेल फाइलें खोजने की बात आती है, तो फ़ाइल एक्सप्लोरर एक शक्तिशाली टूल है जो आपको उन दस्तावेजों का पता लगाने में मदद कर सकता है जो आपको चाहिए। हाल की एक्सेल फाइलों को खोजने के लिए फ़ाइल एक्सप्लोरर का उपयोग कैसे करें, इस पर एक चरण-दर-चरण मार्गदर्शिका है।

पहला कदम आपके कंप्यूटर पर फ़ाइल एक्सप्लोरर को खोलना है। आप अपने टास्कबार में फ़ाइल एक्सप्लोरर आइकन पर क्लिक करके या अपने कीबोर्ड पर Windows key + E दबाकर ऐसा कर सकते हैं।

एक बार जब आपके पास फ़ाइल एक्सप्लोरर ओपन हो जाता है, तो आप हाल की एक्सेल फ़ाइलों की खोज करने के लिए विंडो के शीर्ष दाईं ओर खोज बार का उपयोग कर सकते हैं। खोज बार में बस ".xlsx" या ".xls" टाइप करें और Enter दबाएं। यह आपके कंप्यूटर पर सभी एक्सेल फ़ाइलों को प्रदर्शित करेगा, और फिर आप उन्हें सबसे हाल के लोगों को खोजने के लिए संशोधित दिनांक द्वारा सॉर्ट कर सकते हैं।

संशोधित दिनांक द्वारा फ़ाइलों को सॉर्ट करने के लिए, फ़ाइल एक्सप्लोरर विंडो के शीर्ष पर "दिनांक संशोधित" कॉलम हेडर पर क्लिक करें। यह कालानुक्रमिक क्रम में फ़ाइलों की व्यवस्था करेगा, सबसे हाल के दस्तावेजों के साथ सूची के शीर्ष पर दिखाई देगा। फिर आप आसानी से उन एक्सेल फ़ाइलों को पहचान सकते हैं और एक्सेस कर सकते हैं जो आपने हाल ही में काम किया है।

एक्सेल के हालिया दस्तावेज़ सुविधा का उपयोग करना

एक्सेल के साथ काम करते समय, हाल की फाइलें ढूंढना एक समय-बचत सुविधा हो सकती है। Excel में हाल के दस्तावेज़ सुविधा उपयोगकर्ताओं को उन फ़ाइलों तक पहुंचने की अनुमति देती है जो उन्होंने हाल ही में फ़ोल्डर के माध्यम से खोज किए बिना या फ़ाइल एक्सप्लोरर का उपयोग किए बिना काम किए हैं।

• खुला एक्सेल

शुरू करने के लिए, अपने कंप्यूटर या डिवाइस पर एक्सेल खोलें। यह आपके एप्लिकेशन फ़ोल्डर में या आपके डेस्कटॉप पर एक्सेल आइकन पर क्लिक करके किया जा सकता है।

• "फ़ाइल" टैब पर नेविगेट करें

एक बार एक्सेल खुला हो जाने के बाद, एक्सेल विंडो के ऊपरी बाएं कोने में स्थित "फ़ाइल" टैब पर नेविगेट करें। विभिन्न विकल्पों के साथ ड्रॉप-डाउन मेनू तक पहुंचने के लिए इस टैब पर क्लिक करें।

• हाल के दस्तावेज़ देखने के लिए "ओपन" पर क्लिक करें

"फ़ाइल" टैब के भीतर, "ओपन" विकल्प चुनें। यह हाल के दस्तावेजों की एक सूची लाएगा जो आपने एक्सेल में काम किया है। सूची फ़ाइल नामों को प्रदर्शित करेगी, साथ ही वे जिस तारीख और समय को अंतिम बार एक्सेस कर रहे थे।

Excel के हालिया दस्तावेज़ सुविधा का उपयोग करके, उपयोगकर्ता आसानी से अपनी सबसे हाल की फ़ाइलों तक पहुंच सकते हैं, जो उन्हें खोजने में समय व्यतीत किए बिना। एक्सेल के साथ काम करते समय यह उत्पादकता और दक्षता में सुधार कर सकता है।

फ़ाइल गुणों को अनुकूलित करना

एक्सेल फ़ाइलों के साथ काम करते समय, आपके द्वारा काम कर रहे सबसे हाल की फाइलों का जल्दी से पता लगाने में सक्षम होना महत्वपूर्ण है। ऐसा करने का एक तरीका फ़ाइल गुणों को कस्टमाइज़ करने के लिए बनाई गई तारीख और तिथि को संशोधित करने के लिए कस्टमाइज़ करना है।

A. फ़ाइल पर राइट क्लिक करें और "गुण" चुनें

फ़ाइल गुणों तक पहुंचने का एक तरीका फ़ाइल पर राइट-क्लिक करना और ड्रॉप-डाउन मेनू से "गुण" का चयन करना है। यह फ़ाइल के बारे में विभिन्न जानकारी प्रदर्शित करने वाली एक विंडो खोलेगा।

B. "तिथि बनाई गई" और "दिनांक संशोधित" फ़ील्ड की जाँच करें

फ़ाइल प्रॉपर्टीज विंडो के भीतर, आप "दिनांक बनाई गई" और "दिनांक संशोधित" फ़ील्ड की तलाश करना चाहेंगे। ये फ़ील्ड विशिष्ट तिथियों और समयों को प्रदर्शित करेंगे जब फ़ाइल बनाई गई थी और अंतिम रूप से संशोधित किया गया था।

C. हाल की फ़ाइलों को खोजने के लिए जानकारी का उपयोग करें

एक बार जब आप "तिथि बनाई गई" और "दिनांक संशोधित" फ़ील्ड में तारीखों को नोट कर लेते हैं, तो आप इस जानकारी का उपयोग आसानी से उन सबसे हाल की फ़ाइलों की पहचान करने के लिए कर सकते हैं जिन पर आप काम कर रहे हैं। यह विशेष रूप से सहायक हो सकता है जब आपके पास समान नामों के साथ कई फाइलें हों या अनिश्चित हों कि आप किस फ़ाइल पर अंतिम काम कर रहे थे।

एक्सेल में खोज फ़ंक्शन का उपयोग करना

एक्सेल का उपयोग करते समय, यह जानना मददगार हो सकता है कि कैसे आसानी से हाल की फाइलें ढूंढें। Excel में खोज फ़ंक्शन आपको उन फ़ाइलों को जल्दी से पता लगाकर समय और प्रयास को बचा सकता है जिनकी आपको आवश्यकता है। इस सुविधा का उपयोग करने के तरीके पर एक चरण-दर-चरण मार्गदर्शिका है।

इससे पहले कि आप हाल की एक्सेल फ़ाइलों की खोज शुरू कर सकें, आपको अपने कंप्यूटर पर एक्सेल प्रोग्राम खोलना होगा। एक बार जब आप इसे खोल देते हैं, तो आप अगले चरण में आगे बढ़ सकते हैं।

हाल की एक्सेल फ़ाइलों को खोजने के लिए, एक्सेल विंडो के शीर्ष दाएं कोने पर स्थित खोज बार का उपयोग करें। बस उस फ़ाइल से संबंधित कीवर्ड टाइप करें जिसे आप ढूंढ रहे हैं, जैसे कि फ़ाइल नाम या सामग्री, और Enter दबाएँ। एक्सेल तब उन फ़ाइलों की एक सूची प्रदर्शित करेगा जो आपके खोज मानदंड से मेल खाती हैं।

1. विशिष्ट कीवर्ड का उपयोग करें

अपने खोज परिणामों को संकीर्ण करने के लिए, विशिष्ट कीवर्ड का उपयोग करें जो हाल की उन फ़ाइलों के लिए प्रासंगिक हैं जिन्हें आप खोजने के लिए प्रयास कर रहे हैं। यह एक्सेल को उन सटीक फ़ाइलों का पता लगाने में मदद करेगा जिन्हें आप खोज रहे हैं।

2. वाइल्डकार्ड वर्णों का उपयोग करें

यदि आप सटीक फ़ाइल नाम के बारे में अनिश्चित हैं या अपनी खोज को व्यापक बनाना चाहते हैं, तो आप वाइल्डकार्ड वर्णों जैसे * या का उपयोग कर सकते हैं? फ़ाइल नाम में अज्ञात अक्षरों या वर्णों का प्रतिनिधित्व करने के लिए। यह आपको फ़ाइलों को खोजने में मदद कर सकता है, भले ही आपको पूरा नाम नहीं पता हो।

अपनी खोज को और अधिक परिष्कृत करने के लिए, आप एक्सेल में फ़िल्टर और छँटाई विकल्पों का उपयोग कर सकते हैं। ये उपकरण आपको खोज परिणामों को व्यवस्थित करने और प्रदर्शित करने में मदद कर सकते हैं, जिससे आपको जो हाल की फ़ाइलों की आवश्यकता है, उसे ढूंढना आसान हो जाता है।

1. दिनांक संशोधित द्वारा फ़िल्टर

आप हाल ही में संपादित या बनाए गए फ़ाइलों को प्रदर्शित करने के लिए संशोधित तिथि द्वारा खोज परिणामों को फ़िल्टर कर सकते हैं। यह आपकी फ़ाइलों के सबसे हाल के संस्करणों को खोजने की कोशिश करते समय सहायक हो सकता है।

2. तिथि से क्रमबद्ध करें

दिनांक से खोज परिणामों को छाँटने से आपको सबसे हाल की फ़ाइलों की जल्दी से पहचानने में मदद मिल सकती है। आप उनकी रचना या संशोधन तिथि के आधार पर आरोही या अवरोही क्रम में फ़ाइलों की व्यवस्था कर सकते हैं।

इन चरणों का पालन करके और एक्सेल में खोज फ़ंक्शन का उपयोग करके, आप आसानी से कई फ़ोल्डरों के माध्यम से मैन्युअल रूप से खोज किए बिना हाल की एक्सेल फ़ाइलों को पा सकते हैं। यह आपको समय बचाने और अपने काम पर अधिक कुशलता से ध्यान केंद्रित करने में मदद कर सकता है।

एक विशिष्ट फ़ोल्डर में फ़ाइलों को सहेजना

एक्सेल के साथ काम करते समय, हाल की फाइलों को व्यवस्थित करने और एक्सेस करने के लिए एक सिस्टम होना आवश्यक है। हाल की एक्सेल फ़ाइलों के लिए एक निर्दिष्ट फ़ोल्डर बनाकर, आप अपने वर्कफ़्लो को सुव्यवस्थित कर सकते हैं और आसानी से उन दस्तावेजों का पता लगा सकते हैं जिनकी आपको आवश्यकता है। यहां बताया गया है कि अपनी हाल की एक्सेल फ़ाइलों के लिए एक निर्दिष्ट फ़ोल्डर को कैसे सेट और उपयोग किया जाए।

• एक नया फ़ोल्डर बनाएं:

  
  हाल ही में एक्सेल फ़ाइलों को संग्रहीत करने के लिए विशेष रूप से अपने कंप्यूटर या नेटवर्क ड्राइव पर एक नया फ़ोल्डर बनाकर शुरू करें। फ़ोल्डर के लिए एक स्पष्ट और वर्णनात्मक नाम चुनें ताकि आप इसे आसानी से पहचान सकें।

• डिफ़ॉल्ट सहेजें स्थान सेट करें:

  
  Excel में, आप नए दस्तावेज़ों के लिए डिफ़ॉल्ट सहेजें स्थान सेट कर सकते हैं। एक्सेल में विकल्प मेनू पर नेविगेट करें, और डिफ़ॉल्ट सेव स्थान के रूप में निर्दिष्ट फ़ोल्डर को निर्दिष्ट करें। यह सुनिश्चित करेगा कि सभी नई एक्सेल फाइलें स्वचालित रूप से निर्दिष्ट फ़ोल्डर में सहेजे जाते हैं।

• दिनांक संशोधित द्वारा क्रमबद्ध करें:

  
  निर्दिष्ट फ़ोल्डर तक पहुँचते समय, संशोधित फ़ाइलों को संशोधित करके फ़ाइलों को व्यवस्थित करने के लिए छँटाई विकल्पों का उपयोग करें। यह आपको सबसे हाल की एक्सेल फ़ाइलों को जल्दी से पहचानने और एक्सेस करने की अनुमति देगा।

निष्कर्ष

अंत में, हमने कई तरीकों पर चर्चा की है हाल की एक्सेल फाइलें ढूंढना हाल की दस्तावेज़ सूची का उपयोग करना, एक विशिष्ट फ़ोल्डर के भीतर खोज करना, और एक्सेल में "हाल के" टैब का उपयोग करना। यह महत्वपूर्ण है संगठित रहें एक बनाए रखने के लिए कई फ़ाइलों के साथ काम करते समय कुशल वर्कफ़्लो और समय बचाओ। मैं आपको प्रोत्साहित करता हूं विभिन्न तरीकों के साथ प्रयोग करें एक को खोजने के लिए जो आपकी आवश्यकताओं को पूरा करता है और आपको अधिक प्रभावी ढंग से काम करने में मदद करता है।