एक्सेल ट्यूटोरियल: मैक पर एक्सेल से वर्ड से मेल मर्ज कैसे करें

परिचय

यदि आपको कभी भी व्यक्तिगत पत्र या ईमेल का एक बड़ा हिस्सा भेजना है, तो आप जानते हैं कि यह कितना समय-समय पर हो सकता है। यहीं पर मेल मर्ज करें खेल में आता है, जिससे आप व्यक्तिगत दस्तावेज जल्दी और कुशलता से बना सकते हैं। इस ट्यूटोरियल में, हम आपको दिखाएंगे कि कैसे एक मेल मर्ज से प्रदर्शन करें मैक पर शब्द के लिए, अपने व्यावसायिक संचार को सुव्यवस्थित करना और आपको मूल्यवान समय और प्रयास की बचत करना।

चाबी छीनना

• मेल मर्ज व्यक्तिगत दस्तावेजों के त्वरित और कुशल निर्माण के लिए अनुमति देता है
• एक्सेल में डेटा का आयोजन और स्वरूपण एक सफल मेल मर्ज के लिए महत्वपूर्ण है
• एक्सेल को वर्ड से जोड़ना और दस्तावेज़ को अनुकूलित करना प्रक्रिया में महत्वपूर्ण कदम हैं
• मर्ज को पूरा करना और अंतिम दस्तावेज की समीक्षा करना सटीकता के लिए आवश्यक है
• माहिर मेल मर्ज व्यावसायिक संचार को सुव्यवस्थित कर सकता है और समय और प्रयास बचा सकता है

चरण 1: अपनी एक्सेल स्प्रेडशीट तैयार करें

इससे पहले कि आप अपने मैक पर एक्सेल से वर्ड से एक मेल मर्ज कर सकें, यह सुनिश्चित करना महत्वपूर्ण है कि विलय की प्रक्रिया में किसी भी त्रुटि से बचने के लिए आपकी एक्सेल स्प्रेडशीट सही ढंग से स्थापित की गई है। अपनी एक्सेल स्प्रेडशीट तैयार करने के लिए इन चरणों का पालन करें:

A. सुनिश्चित करें कि आपका डेटा व्यवस्थित और सटीक है

• किसी भी गलत या गलत डेटा प्रविष्टियों के लिए जाँच करें
• किसी भी डुप्लिकेट प्रविष्टियों को हटा दें
• सुनिश्चित करें कि प्रत्येक रिकॉर्ड के लिए सभी आवश्यक जानकारी शामिल है

B. आसान संदर्भ के लिए कॉलम हेडर का उपयोग करें

• अपनी स्प्रेडशीट में प्रत्येक कॉलम को स्पष्ट और वर्णनात्मक हेडर असाइन करें
• हेडर में संख्याओं का उपयोग करने से बचें, क्योंकि वे विलय की प्रक्रिया के दौरान भ्रम पैदा कर सकते हैं

C. किसी भी विशेष वर्ण या तिथियों को प्रारूपित करें

• सुनिश्चित करें कि मर्ज के दौरान किसी भी स्वरूपण मुद्दों से बचने के लिए विशेष वर्ण या तिथियां सही ढंग से स्वरूपित हैं
• उपयोग करने पर विचार करें विलय प्रक्रिया के दौरान आसान संदर्भ के लिए महत्वपूर्ण डेटा बिंदुओं को उजागर करने के लिए टैग

अपनी एक्सेल स्प्रेडशीट तैयार करने के लिए इन चरणों का पालन करके, आप अपने मैक पर एक्सेल से वर्ड से एक चिकनी और सफल मेल मर्ज प्रक्रिया सुनिश्चित कर सकते हैं।

चरण 2: अपना वर्ड डॉक्यूमेंट सेट करें

एक बार जब आप अपना एक्सेल डेटा मेल मर्ज के लिए तैयार हो जाते हैं, तो मर्ज के लिए अपना वर्ड डॉक्यूमेंट सेट करने का समय आ गया है। एक चिकनी और सफल मेल मर्ज प्रक्रिया सुनिश्चित करने के लिए इन चरणों का पालन करें।

सबसे पहले, अपने मैक पर Microsoft शब्द खोलें और एक नया दस्तावेज़ शुरू करें। आप "फ़ाइल" टैब पर क्लिक करके और रिक्त दस्तावेज़ बनाने के लिए "नया" चुनकर ऐसा कर सकते हैं।

एक बार जब आपका नया दस्तावेज़ खुला हो जाता है, तो वर्ड विंडो के शीर्ष पर "मेलिंग" टैब पर नेविगेट करें। वर्ड डॉक्यूमेंट में अपने एक्सेल डेटा को विलय करने की प्रक्रिया शुरू करने के लिए "स्टार्ट मेल मर्ज" बटन पर क्लिक करें।

"स्टार्ट मेल मर्ज" का चयन करने के बाद, एक ड्रॉप-डाउन मेनू दिखाई देगा। इस मेनू से, आप उस प्रकार के दस्तावेज़ का चयन कर सकते हैं जिसे आप बनाना चाहते हैं, जैसे कि अक्षर, लेबल, लिफाफे या यहां तक ​​कि ईमेल संदेश भी। अपने विशिष्ट मेल मर्ज जरूरतों के आधार पर उपयुक्त विकल्प का चयन करें।

चरण 3: एक्सेल को वर्ड से कनेक्ट करें

एक बार जब आप अपनी एक्सेल स्प्रेडशीट तैयार हो जाते हैं, तो मेल मर्ज के लिए इसे अपने वर्ड डॉक्यूमेंट से कनेक्ट करने का समय आ गया है।

अपने वर्ड डॉक्यूमेंट में, "मेलिंग" टैब पर क्लिक करें और "प्राप्तकर्ता चुनें" चुनें। ड्रॉप-डाउन मेनू से, "मौजूदा सूची का उपयोग करें" चुनें।

एक विंडो आपको अपनी एक्सेल स्प्रेडशीट का पता लगाने के लिए प्रेरित करेगी। सही फ़ोल्डर पर नेविगेट करें और स्प्रेडशीट का चयन करें। यदि आपकी एक्सेल फ़ाइल में कई चादरें हैं, तो मेल मर्ज के लिए सही एक चुनना सुनिश्चित करें।

एक्सेल स्प्रेडशीट का चयन करने के बाद, वर्ड आपकी एक्सेल शीट के सभी फ़ील्ड की एक सूची प्रदर्शित करेगा। आपको अपने वर्ड डॉक्यूमेंट में इन फ़ील्ड्स को प्लेसहोल्डर्स से मिलान करना होगा। उदाहरण के लिए, यदि आपकी एक्सेल शीट में "पहला नाम" कॉलम है, तो आपको इसे अपने वर्ड डॉक्यूमेंट में "फर्स्ट नेम" प्लेसहोल्डर से मिलान करना होगा।

चरण 4: अपने दस्तावेज़ को अनुकूलित करें

एक बार जब आप अपने मर्ज फ़ील्ड डालते हैं और अपने एक्सेल स्प्रेडशीट को अपने वर्ड डॉक्यूमेंट से जोड़ देते हैं, तो यह सुनिश्चित करने के लिए आपके दस्तावेज़ को अनुकूलित करने का समय है कि यह पॉलिश और पेशेवर दिखता है।

A. मर्ज फ़ील्ड डालें जहां आप चाहते हैं कि एक्सेल से डेटा दिखाई दे

इससे पहले कि आप अपने दस्तावेज़ को अनुकूलित कर सकें, आपको यह सुनिश्चित करने की आवश्यकता है कि आपने उपयुक्त स्थानों में मर्ज फ़ील्ड डाले हैं। ये मर्ज फ़ील्ड आपके एक्सेल स्प्रेडशीट के डेटा के लिए प्लेसहोल्डर हैं।

• अपना वर्ड डॉक्यूमेंट खोलें और अपने कर्सर को रखें जहां आप चाहते हैं कि एक्सेल से डेटा दिखाई दे।
• पर क्लिक करें मर्ज फील्ड डालें मेलिंग टैब में बटन।
• का चयन करें विलय क्षेत्र आप ड्रॉप-डाउन मेनू से सम्मिलित करना चाहते हैं।
• इस प्रक्रिया को प्रत्येक डेटा के लिए दोहराएं जिसे आप एक्सेल से खींचना चाहते हैं।

B. मर्ज फ़ील्ड को सही जगह पर सुनिश्चित करने के लिए अपने दस्तावेज़ का पूर्वावलोकन करें

अपने दस्तावेज़ में कोई भी अंतिम समायोजन करने से पहले, यह सुनिश्चित करने के लिए यह पूर्वावलोकन करना महत्वपूर्ण है कि मर्ज फ़ील्ड सही जगह पर हैं और एक्सेल से डेटा को पॉप्युलेट हो जाएगा जहां आप इसकी उम्मीद करते हैं।

• पर क्लिक करें पूर्वावलोकन परिणाम मेलिंग टैब में बटन।
• यह सुनिश्चित करने के लिए अपने दस्तावेज़ के प्रत्येक पृष्ठ की समीक्षा करें कि मर्ज फ़ील्ड सही ढंग से रखे गए हैं।
• यदि आप किसी भी मुद्दे को नोटिस करते हैं, तो वापस जाएं और अपने दस्तावेज़ में मर्ज फ़ील्ड के प्लेसमेंट को समायोजित करें।

C. लेआउट या स्वरूपण के लिए कोई आवश्यक समायोजन करें

एक बार जब आप पुष्टि कर लेते हैं कि मर्ज फ़ील्ड सही जगह पर हैं, तो आप अपने दस्तावेज़ के लेआउट या स्वरूपण के लिए कोई भी आवश्यक समायोजन कर सकते हैं ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि यह पॉलिश और पेशेवर दिखता है।

• संशोधित करें फ़ॉन्ट आकार, शैली और रंग पाठ को अधिक नेत्रहीन रूप से आकर्षक बनाने के लिए।
• समायोजित मार्जिन, रिक्ति और संरेखण अपने दस्तावेज़ के समग्र लेआउट में सुधार करने के लिए।
• जोड़ने पर विचार करें हेडर, फ़ुट्स, या पेज नंबर अधिक पेशेवर स्पर्श के लिए।

चरण 5: मर्ज को पूरा करें

एक्सेल और वर्ड में मेल मर्ज स्थापित करने के बाद, इन अंतिम चरणों का पालन करके प्रक्रिया को पूरा करने का समय है:

• A. "फिनिश एंड मर्ज" चुनें और "व्यक्तिगत दस्तावेज संपादित करें" चुनें

एक बार जब आप सभी फ़ील्ड डाला जाता है और लेआउट से संतुष्ट हो जाता है, तो वर्ड में "मेलिंग" टैब पर जाएं। ड्रॉपडाउन मेनू से "फिनिश एंड मर्ज" पर क्लिक करें और "व्यक्तिगत दस्तावेज़ संपादित करें" चुनें। यह विलय की गई जानकारी के साथ एक नया दस्तावेज उत्पन्न करेगा।

• B. सभी रिकॉर्ड या एक विशिष्ट सीमा को मर्ज करने के लिए चुनें

अगला, एक संवाद बॉक्स यह पूछते हुए दिखाई देगा कि क्या आप सभी रिकॉर्ड या एक विशिष्ट रेंज को मर्ज करना चाहते हैं। वह विकल्प चुनें जो आपकी आवश्यकताओं को पूरा करता है और "ओके" पर क्लिक करें। यह आपके एक्सेल स्प्रेडशीट से मर्ज किए गए डेटा के साथ दस्तावेज़ को पॉप्युलेट करेगा।

• C. सटीकता के लिए मर्ज किए गए दस्तावेज़ की समीक्षा करें और कोई भी अंतिम संपादन करें

एक बार मर्ज पूरा हो जाने के बाद, यह सुनिश्चित करने के लिए मर्ज किए गए दस्तावेज़ की समीक्षा करें कि सभी जानकारी सटीक रूप से डाली गई है। किसी भी त्रुटि या प्रारूपण मुद्दों के लिए जाँच करें और कोई भी आवश्यक संपादन करें। यह सुनिश्चित करने का आपका अंतिम अवसर है कि सब कुछ उसी तरह से दिखता है जैसे आप मेल मर्ज प्रक्रिया को पूरा करने से पहले चाहते हैं।

निष्कर्ष

निष्कर्ष के तौर पर, मेल मर्ज एक शक्तिशाली उपकरण है जो संचार और प्रलेखन प्रक्रियाओं को काफी सुव्यवस्थित कर सकता है। आपको थोक ईमेल या पत्रों को निजीकृत करने और भेजने की अनुमति देकर, यह समय बचाता है और आपके पत्राचार में सटीकता सुनिश्चित करता है। हम आपको मेल मर्ज प्रक्रिया का अभ्यास करने और महारत हासिल करने के लिए प्रोत्साहित करते हैं, क्योंकि यह कुशल व्यवसाय संचालन के लिए एक आवश्यक कौशल है। थोड़े अभ्यास के साथ, आप जल्द ही एक्सेल से वर्ड में डेटा को आसानी से मर्ज कर पाएंगे, जिससे आपका काम अधिक उत्पादक और पेशेवर हो जाएगा।