एक्सेल ट्यूटोरियल: फॉर्मेटिंग खोए बिना एक्सेल में सीएसवी फ़ाइल कैसे खोलें

परिचय

प्रारंभिक सीएसवी फाइलें में एक्सेल स्वरूपण खोने के बिना डेटा की अखंडता को बनाए रखने और यह सुनिश्चित करने के लिए महत्वपूर्ण है कि जानकारी सही ढंग से प्रदर्शित की जाती है। इस ट्यूटोरियल में, हम सीएसवी फ़ाइलों को एक्सेल में आयात करते समय स्वरूपण को संरक्षित करने के महत्व का पता लगाएंगे, और ऐसा करने के तरीके पर एक चरण-दर-चरण मार्गदर्शिका प्रदान करेंगे।

कवर किए जाने के लिए मुख्य बिंदु:

• CSV फ़ाइलों में स्वरूपण को बनाए रखने के महत्व को समझना
• एक्सेल में सीएसवी फाइलें खोलने की चुनौतियां
• स्वरूपण खोने के बिना एक्सेल में सीएसवी फाइलें खोलने के लिए चरण-दर-चरण निर्देश

चाबी छीनना

• एक्सेल में खुलने पर सीएसवी फ़ाइलों में स्वरूपण को संरक्षित करना डेटा अखंडता और सही प्रदर्शन के लिए महत्वपूर्ण है।
• CSV और Excel फ़ाइलों के बीच के अंतर को समझना फॉर्मेटिंग खोए बिना एक्सेल में सीएसवी को प्रभावी ढंग से आयात करने में मदद करता है।
• उपयुक्त परिसीमन और पाठ क्वालिफायर के साथ एक्सेल के आयात सुविधा का उपयोग करना स्वरूपण को बनाए रखने के लिए आवश्यक है।
• कॉलम की चौड़ाई को समायोजित करना, प्रारूपण टूल का उपयोग करना, और खाली पंक्तियों को हटाना एक्सेल में CSV फ़ाइलों को खोलते समय स्वरूपण को संरक्षित करने में महत्वपूर्ण चरण हैं।
• एक्सेल प्रारूप में फ़ाइल को सहेजने और व्यवस्थित करने के लिए सर्वोत्तम प्रथाओं का पालन करना सुनिश्चित करता है कि स्वरूपण को बनाए रखा गया है।

CSV फ़ाइलों को समझना

एक्सेल में डेटा के साथ काम करते समय, यह समझना आवश्यक है कि सीएसवी फ़ाइलों को ठीक से कैसे संभालना है। चलो सीएसवी फाइलें क्या हैं, वे एक्सेल फाइलों से कैसे भिन्न हैं, और एक्सेल में सीएसवी फाइलों को खोलते समय उत्पन्न होने वाले सामान्य मुद्दों पर गोता लगाते हैं।

CSV का अर्थ है अल्पविराम-अलग मान। यह एक सरल फ़ाइल प्रारूप है जिसका उपयोग सारणीबद्ध डेटा को संग्रहीत करने के लिए किया जाता है, जैसे कि स्प्रेडशीट या डेटाबेस। CSV फ़ाइल में प्रत्येक पंक्ति तालिका में एक पंक्ति का प्रतिनिधित्व करती है, और कॉलम अल्पविराम द्वारा अलग किए जाते हैं। CSV फाइलें सादे पाठ हैं, जो उन्हें व्यापक रूप से समर्थित और काम करने में आसान बनाती हैं।

एक्सेल फ़ाइलों के विपरीत, जिसमें स्वरूपण, सूत्र और कई चादरें हो सकती हैं, सीएसवी फाइलों में केवल कच्चा डेटा होता है। इसका मतलब यह है कि जब आप एक्सेल में एक सीएसवी फ़ाइल खोलते हैं, तो आप मूल एक्सेल फ़ाइल में मौजूद कुछ फॉर्मेटिंग और सुविधाओं को खो सकते हैं।

• स्वरूपण खोना

  
  

  जब आप एक्सेल में एक सीएसवी फ़ाइल खोलते हैं, तो डेटा पर लागू कोई भी स्वरूपण, जैसे कि रंग, फोंट और कॉलम चौड़ाई, खो सकते हैं।

• गलत डेटा प्रकार

  
  

  Excel CSV फ़ाइल को खोलते समय डेटा प्रकारों की सही व्याख्या नहीं कर सकता है, जिससे दिनांक, मुद्राओं और अन्य विशेष प्रारूपों के साथ मुद्दे हो सकते हैं।

• लापता अग्रणी शून्य

  
  

  CSV फाइलें डेटा में अग्रणी शून्य को संरक्षित नहीं कर सकती हैं, जिससे पहचान संख्या, कोड और अन्य संख्यात्मक मानों के साथ समस्याएं पैदा हो सकती हैं।

• एन्कोडिंग समस्याएं

  
  

  CSV फ़ाइलों को अलग -अलग वर्ण एन्कोडिंग के साथ सहेजा जा सकता है, जिससे पाठ को Excel में गलत तरीके से प्रदर्शित करने का कारण हो सकता है।

एक्सेल के आयात सुविधा का उपयोग करना

एक्सेल को खोने के बिना एक्सेल में एक सीएसवी फ़ाइल खोलना एक्सेल के आयात सुविधा का उपयोग करके प्राप्त किया जा सकता है। यह आपको सीमांकक को निर्दिष्ट करने और पाठ क्वालिफायर को संभालने की अनुमति देता है, यह सुनिश्चित करता है कि डेटा सही ढंग से आयात किया गया है।

आयात सुविधा का उपयोग करके एक्सेल में सीएसवी फ़ाइल खोलने के तरीके पर चरण-दर-चरण गाइड

• स्टेप 1: एक्सेल खोलें और चुनें डेटा टैब।
• चरण दो: पर क्लिक करें डेटा प्राप्त करें विकल्प और चुनें पाठ/सीएसवी से.
• चरण 3: फ़ाइल एक्सप्लोरर में, उस CSV फ़ाइल का पता लगाएं और चुनें जिसे आप खोलना चाहते हैं, फिर क्लिक करें आयात.
• चरण 4: पाठ आयात विज़ार्ड में, उस सीमांकक को चुनें जो आपकी CSV फ़ाइल (जैसे, अल्पविराम, अर्धविराम, टैब) में डेटा को अलग करता है और क्लिक करें और क्लिक करें भार.

उपयुक्त परिसीमन का चयन कैसे करें

Excel में CSV फ़ाइल खोलते समय, यह सुनिश्चित करने के लिए उपयुक्त सीमांकक का चयन करना महत्वपूर्ण है कि डेटा ठीक से कॉलम में अलग हो गया है। सामान्य परिसीमन में अल्पविराम, अर्धविराम और टैब शामिल हैं। आयात प्रक्रिया के दौरान सही सीमांकक का चयन करके, आप अपनी CSV फ़ाइल में स्वरूपण के नुकसान को रोक सकते हैं।

पाठ क्वालिफायर कैसे संभालें

टेक्स्ट क्वालिफायर एक सीएसवी फ़ाइल में फ़ील्ड को संलग्न करने के लिए उपयोग किए जाने वाले वर्ण हैं, खासकर जब डेटा में मूल्यों के भीतर सीमांकक वर्ण होता है। Excel में CSV फ़ाइल खोलते समय, डेटा के स्वरूपण को बनाए रखने के लिए पाठ क्वालिफायर को सही ढंग से संभालना आवश्यक है। एक्सेल की आयात सुविधा आपको आयात प्रक्रिया के दौरान पाठ क्वालिफायर को निर्दिष्ट करने की अनुमति देती है, यह सुनिश्चित करती है कि डेटा सटीक रूप से आयात किया गया है।

स्वरूपण हानि को रोकना

एक्सेल में सीएसवी फ़ाइल खोलते समय, यह सुनिश्चित करना महत्वपूर्ण है कि डेटा का स्वरूपण संरक्षित है। आपके डेटा की उपस्थिति को बनाए रखने में मदद करने के लिए यहां कुछ सुझाव और तकनीकें दी गई हैं:

यह सुनिश्चित करने के लिए कि CSV फ़ाइलें खोलते समय स्वरूपण को संरक्षित किया जाता है

• पाठ आयात विज़ार्ड का उपयोग करें: CSV फ़ाइल खोलते समय, प्रत्येक कॉलम के लिए डेटा प्रकार को निर्दिष्ट करने के लिए एक्सेल में टेक्स्ट आयात विज़ार्ड का उपयोग करें और यह सुनिश्चित करें कि स्वरूपण संरक्षित है।
• विशेष पात्रों के लिए जाँच करें: CSV फ़ाइल खोलने से पहले, किसी भी विशेष वर्णों की जांच करें जो फ़ॉर्मेटिंग मुद्दों का कारण बन सकते हैं और आवश्यकतानुसार उन्हें हटा सकते हैं या बदल सकते हैं।
• फ़ाइल को .xlsx के रूप में सहेजें: CSV फ़ाइल खोलने के बाद, इसे फ़ॉर्मेटिंग को बनाए रखने और डेटा के संभावित नुकसान से बचने के लिए इसे एक्सेल वर्कबुक (.xlsx) के रूप में सहेजें।

कॉलम चौड़ाई और पंक्ति ऊंचाइयों को कैसे समायोजित करें

एक्सेल में सीएसवी फ़ाइल खोलने के बाद, आप यह सुनिश्चित करने के लिए कॉलम की चौड़ाई और पंक्ति ऊंचाइयों को समायोजित कर सकते हैं कि डेटा ठीक से प्रदर्शित किया गया है:

• कॉलम की चौड़ाई को समायोजित करना: कॉलम हेडर की सही सीमा पर डबल-क्लिक करें, जो कॉलम की चौड़ाई को स्वचालित रूप से सबसे लंबे समय तक सेल मान पर फिट करने के लिए, या आवश्यकतानुसार चौड़ाई को समायोजित करने के लिए सीमा को मैन्युअल रूप से खींचें।
• पंक्ति ऊंचाइयों को समायोजित करना: पंक्ति हेडर की निचली सीमा पर डबल-क्लिक करें, स्वचालित रूप से पंक्ति की ऊंचाई को सबसे ऊंचे सेल मूल्य पर फिट करने के लिए, या आवश्यकतानुसार ऊंचाई को समायोजित करने के लिए सीमा को मैन्युअल रूप से खींचें।

डेटा की उपस्थिति को बढ़ाने के लिए एक्सेल में स्वरूपण टूल का उपयोग करना

Excel फॉर्मेटिंग टूल की एक श्रृंखला प्रदान करता है जो CSV फ़ाइल में डेटा की उपस्थिति को बढ़ाने में मदद कर सकता है:

• सेल स्वरूपण: व्यक्तिगत कोशिकाओं की उपस्थिति को अनुकूलित करने और डेटा दृश्यता में सुधार करने के लिए फ़ॉन्ट शैलियों, रंगों, सीमाओं और संख्या प्रारूपों जैसे विकल्पों का उपयोग करें।
• सशर्त स्वरूपण: कुछ शर्तों के आधार पर विशिष्ट डेटा को उजागर करने के लिए नियम लागू करें, जिससे डेटा के भीतर रुझानों और विसंगतियों की पहचान करना आसान हो जाता है।
• डेटा बार और रंग तराजू: इन विशेषताओं का उपयोग करते हुए ग्रेडिएंट फिल या रंग तराजू का उपयोग करके कोशिकाओं में मूल्यों का प्रतिनिधित्व करने के लिए, एक नज़र में डेटा की व्याख्या करना आसान हो जाता है।

खाली पंक्तियों को हटाना

एक्सेल में सीएसवी फ़ाइल के साथ काम करते समय, यह सुनिश्चित करना महत्वपूर्ण है कि डेटा साफ है और किसी भी अनावश्यक रिक्त पंक्तियों से मुक्त है। यह अध्याय स्वरूपण खोए बिना CSV फ़ाइल में रिक्त पंक्तियों को पहचानने और हटाने के लिए चरणों को कवर करेगा।

CSV फ़ाइल में रिक्त पंक्तियों को कैसे पहचानें और निकालें

सीएसवी फ़ाइल में रिक्त पंक्तियों की पहचान करना और हटाना सही उपकरण के साथ एक सरल प्रक्रिया हो सकती है। रिक्त पंक्तियों की पहचान करने के लिए, आप फ़ाइल के माध्यम से मैन्युअल रूप से स्क्रॉल कर सकते हैं या खाली कोशिकाओं की खोज के लिए एक्सेल में 'फाइंड' सुविधा का उपयोग कर सकते हैं। एक बार रिक्त पंक्तियों की पहचान हो जाने के बाद, उन्हें पूरी पंक्ति का चयन करके आसानी से हटाया जा सकता है और फिर इसे हटा दिया जा सकता है।

समग्र स्वरूपण पर रिक्त पंक्तियों को हटाने का प्रभाव

एक्सेल में सीएसवी फ़ाइल से रिक्त पंक्तियों को हटाने से डेटा के समग्र स्वरूपण पर सकारात्मक प्रभाव पड़ सकता है। अनावश्यक खाली पंक्तियों को समाप्त करके, डेटा अधिक सुव्यवस्थित हो जाता है और साथ काम करने में आसान हो जाता है। इसके अतिरिक्त, रिक्त पंक्तियों को हटाने से फ़ाइल की दृश्य अपील में सुधार हो सकता है और इसे अधिक प्रस्तुत करने योग्य बना दिया जा सकता है।

रिक्त पंक्तियों को कुशलता से पहचानने और हटाने के लिए फिल्टर का उपयोग करना

एक बड़ी सीएसवी फ़ाइल में रिक्त पंक्तियों को कुशलता से पहचानने और हटाने के लिए, एक्सेल की फ़िल्टरिंग सुविधा अविश्वसनीय रूप से सहायक हो सकती है। पूरे डेटासेट में एक फ़िल्टर लागू करके, आप आसानी से पहचान सकते हैं और हटाने के लिए रिक्त पंक्तियों का चयन कर सकते हैं। यह विधि समय बचा सकती है और यह सुनिश्चित कर सकती है कि कोई भी खाली पंक्तियों को नजरअंदाज नहीं किया जाता है।

एक्सेल प्रारूप में फ़ाइल को सहेजना

एक्सेल में सीएसवी फ़ाइल के साथ काम करते समय, एक्सेल प्रारूप में फ़ाइल को सहेजना महत्वपूर्ण है ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि स्वरूपण और डेटा अखंडता बनाए रखी गई है।

एक्सेल प्रारूप में फ़ाइल को कैसे सहेजें, इस पर चरण-दर-चरण निर्देश

• स्टेप 1: Excel में CSV फ़ाइल खोलने के बाद, "फ़ाइल" मेनू पर जाएं।
• चरण दो: "सहेजें" के रूप में "संवाद बॉक्स" खोलने के लिए "सहेजें" पर क्लिक करें।
• चरण 3: वह स्थान चुनें जहां आप फ़ाइल को सहेजना चाहते हैं और एक फ़ाइल नाम दर्ज करें।
• चरण 4: "टाइप के रूप में सहेजें" ड्रॉपडाउन मेनू में, फ़ाइल प्रारूप के रूप में "एक्सेल वर्कबुक (*.xlsx)" का चयन करें।
• चरण 5: एक्सेल प्रारूप में फ़ाइल को सहेजने के लिए "सहेजें" पर क्लिक करें।

यह सुनिश्चित करना कि फॉर्मेटिंग को बचाने के बाद बरकरार रखा गया है

एक्सेल प्रारूप में फ़ाइल को सहेजते समय, यह सुनिश्चित करना महत्वपूर्ण है कि डेटा का स्वरूपण बनाए रखा गया है। इसमें कोई भी कस्टम नंबर प्रारूप, सेल स्टाइल और सशर्त स्वरूपण शामिल है जो मूल CSV फ़ाइल पर लागू किया गया हो सकता है।

फ़ाइल को बचाने और व्यवस्थित करने के लिए सर्वोत्तम अभ्यास

अपने कंप्यूटर पर किसी विशिष्ट फ़ोल्डर में फ़ाइल को सहेजना या इसे व्यवस्थित रखने के लिए एक साझा ड्राइव को सहेजना अच्छा अभ्यास है। इसके अतिरिक्त, भविष्य में आसानी से उनकी पहचान करने के लिए अपनी एक्सेल फ़ाइलों के लिए एक नामकरण सम्मेलन बनाने पर विचार करें। उदाहरण के लिए, आप फ़ाइल नाम में दिनांक या एक संस्करण संख्या शामिल कर सकते हैं।

निष्कर्ष

एक। इस ट्यूटोरियल में, हमने फॉर्मेटिंग खोए बिना एक्सेल में सीएसवी फाइलें खोलने के लिए प्रमुख बिंदुओं को कवर किया। हमने पाठ आयात विज़ार्ड का उपयोग करने, सही सीमांकक का चयन करने और डेटा को संरक्षित करने के लिए स्वरूपण विकल्पों को लागू करने के महत्व पर चर्चा की।

बी। मैं सभी पाठकों को इस ट्यूटोरियल में साझा किए गए सुझावों और तकनीकों को अपने काम पर लागू करने के लिए प्रोत्साहित करता हूं। इन सर्वोत्तम प्रथाओं का पालन करके, आप यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि आपकी CSV फाइलें एक्सेल में फ़ॉर्मेटिंग के साथ खोली गई हैं, जो आपको डेटा को सुधारने में समय और प्रयास की बचत करती हैं।

सी। यदि आपके पास कोई शेष प्रश्न हैं या यदि आप Excel में CSV फ़ाइलों को खोलने पर अपनी प्रतिक्रिया साझा करना चाहते हैं, तो कृपया बाहर पहुंचने के लिए स्वतंत्र महसूस करें। मैं यहाँ मदद करने के लिए हूँ और आप से सुनना पसंद करेंगे!