एक्सेल ट्यूटोरियल: पुरानी एक्सेल फाइलें कैसे खोजें

परिचय

जैसा कि हम अपने दैनिक कार्य में अधिक से अधिक डेटा जमा करना जारी रखते हैं, यह महत्वपूर्ण हो जाता है पुरानी एक्सेल फाइलें खोजें संदर्भ, विश्लेषण, या अद्यतन उद्देश्यों के लिए। चाहे वह पिछले साल से एक बजट रिपोर्ट हो या कुछ महीनों पहले प्रोजेक्ट टाइमलाइन हो, पिछली एक्सेल फाइलों तक पहुंचने से समय और प्रयास बचा सकते हैं। इस ट्यूटोरियल में, हम कवर करेंगे कदम जरूरत पड़ने पर उन पुरानी एक्सेल फ़ाइलों का आसानी से पता लगाने और पुनः प्राप्त करने के लिए।

चाबी छीनना

• हमारे दैनिक कार्य में संदर्भ, विश्लेषण या अद्यतन उद्देश्यों के लिए पुरानी एक्सेल फ़ाइलों को खोजने में सक्षम होना महत्वपूर्ण है।
• बुनियादी खोज तकनीकों को समझना जैसे कि फ़ाइल एक्सप्लोरर खोज बार और उन्नत खोज विकल्पों का उपयोग करना कुशल फ़ाइल पुनर्प्राप्ति के लिए आवश्यक है।
• एक्सेल और ऑटोरेकवर में "हाल ही में" टैब जैसी सुविधाओं का उपयोग करना हाल ही में खोले गए या अनसुना किए गए एक्सेल फ़ाइलों को पुनः प्राप्त करने में मदद कर सकता है।
• विंडोज बैकअप और रिस्टोर टूल और क्लाउड स्टोरेज का उपयोग करने सहित बैकअप और रिकवरी विकल्पों की खोज, फ़ाइल पुनर्प्राप्ति के लिए अतिरिक्त तरीके प्रदान कर सकते हैं।
• एक नियमित फ़ाइल प्रबंधन प्रणाली स्थापित करना और चर्चा की गई तकनीकों को लागू करना कुशल फ़ाइल पुनर्प्राप्ति के लिए महत्वपूर्ण है।

मूल खोज तकनीकों को समझना

जब पुरानी एक्सेल फ़ाइलों को खोजने की बात आती है, तो बुनियादी खोज तकनीकों को समझना महत्वपूर्ण है जो प्रक्रिया को बहुत आसान बना सकते हैं। इन तकनीकों का उपयोग करके, आप उन फ़ाइलों का पता लगा सकते हैं जिनकी आपको समय और प्रयास बर्बाद किए बिना चाहिए।

पुरानी एक्सेल फ़ाइलों को खोजने के सबसे सरल तरीकों में से एक फ़ाइल एक्सप्लोरर में खोज बार का उपयोग करके है। यह आपको एक कीवर्ड या फ़ाइल नाम दर्ज करने और प्रासंगिक फ़ाइलों का पता लगाने की अनुमति देता है।

अधिक जटिल खोजों के लिए, फ़ाइल एक्सप्लोरर में उपलब्ध उन्नत खोज विकल्पों का उपयोग करना महत्वपूर्ण है। यह आपको अपने खोज मानदंडों को संकीर्ण करने और विभिन्न विशेषताओं जैसे कि संशोधित, फ़ाइल प्रकार और आकार के आधार पर विशिष्ट एक्सेल फाइलें ढूंढने की अनुमति देता है।

यदि आप जानते हैं कि पुरानी एक्सेल फाइलें विशिष्ट फ़ोल्डरों के भीतर स्थित हैं, तो उन फ़ोल्डरों के भीतर अपनी खोज पर ध्यान केंद्रित करना सबसे अच्छा है। यह सीधे फ़ोल्डरों में नेविगेट करके और उन फ़ोल्डरों के भीतर खोज बार का उपयोग करके किया जा सकता है।

एक्सेल में हाल ही में खोली गई फ़ाइलों को पुनः प्राप्त करना

एक्सेल के साथ काम करते समय, यह उन फ़ाइलों तक पहुंचने में मददगार हो सकता है जिन्हें आपने हाल ही में खोला है या काम किया है। Excel एक सुविधा प्रदान करता है जो आपको समय और प्रयास को बचाने के लिए आसानी से इन फ़ाइलों को पुनः प्राप्त करने की अनुमति देता है।

एक्सेल में एक "हाल ही में" टैब है जो उन फ़ाइलों की एक सूची प्रदर्शित करता है जिन्हें आपने हाल ही में खोला है या एक्सेस किया है। इस टैब को एक्सेस करने के लिए, बस एक्सेल खोलें और फ़ाइल मेनू में "हाल ही में" विकल्प देखें। इस विकल्प पर क्लिक करने से सबसे हाल ही में खोली गई फ़ाइलों की एक सूची प्रदर्शित होगी, जिससे आप वांछित फ़ाइल को जल्दी से चुन सकते हैं और खोल सकते हैं।

हाल ही में खोली गई फ़ाइलों को प्रदर्शित करने के अलावा, एक्सेल आपको आसान पहुंच के लिए महत्वपूर्ण फ़ाइलों को "पिन" करने की अनुमति देता है। यह सुविधा उन फ़ाइलों के लिए विशेष रूप से सहायक है जिन पर आप अक्सर काम करते हैं और आसानी से उपलब्ध रखना चाहते हैं। एक फ़ाइल को पिन करने के लिए, बस "हाल ही में" टैब में फ़ाइल पर होवर करें और दिखाई देने वाले पिन आइकन पर क्लिक करें। यह सुनिश्चित करेगा कि फ़ाइल त्वरित पहुंच के लिए सूची में सबसे ऊपर बनी रहे।

जबकि एक्सेल में "हाल ही में" टैब हाल ही में खोली गई फ़ाइलों तक पहुंचने का एक सुविधाजनक तरीका है, इसकी सीमाएं हैं। "हाल ही में" टैब में फ़ाइलों की सूची विशिष्ट डिवाइस पर खुली फ़ाइलों के इतिहास पर आधारित है और विभिन्न उपकरणों में सिंक नहीं किया जा सकता है। इसके अतिरिक्त, सूची एक निश्चित संख्या में फ़ाइलों तक सीमित है और उन सभी फ़ाइलों को प्रदर्शित नहीं कर सकती है जिन पर आपने काम किया है। पुरानी एक्सेल फ़ाइलों को खोजने के लिए "हाल के" टैब पर भरोसा करते समय इन सीमाओं को ध्यान में रखना महत्वपूर्ण है।

एक्सेल में "ऑटोरेकवर" सुविधा का उपयोग करना

Microsoft Excel की "AutoreCover" सुविधा पुरानी या अनसार की गई फ़ाइलों को पुनर्प्राप्त करने के लिए एक मूल्यवान उपकरण है। इस सुविधा को सक्षम करके, उपयोगकर्ता यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि महत्वपूर्ण डेटा खोने के जोखिम को कम करते हुए, उनका काम नियमित रूप से नियमित अंतराल पर सहेजा जाता है। इस अध्याय में, हम चर्चा करेंगे कि एक्सेल में ऑटोरेकवर फीचर को कैसे सक्षम किया जाए, पता लगाया जाए और अनसुनी या पहले सहेजी गई फाइलों को ठीक किया जाए, और ऑटोरेकवर का प्रभावी ढंग से उपयोग करने के लिए सर्वोत्तम प्रथाओं को ठीक किया जाए।

एक्सेल में ऑटोरेकवर फीचर को सक्षम करना

• स्टेप 1: एक्सेल खोलें और "फ़ाइल" टैब पर क्लिक करें।
• चरण दो: बाईं ओर मेनू से "विकल्प" चुनें।
• चरण 3: Excel विकल्प संवाद बॉक्स में, बाएं हाथ के मेनू में "सहेजें" पर क्लिक करें।
• चरण 4: "ऑटोरेकवर जानकारी हर एक्स मिनट" बॉक्स की जाँच करें और ऑटो-सेविंग के लिए वांछित अंतराल निर्दिष्ट करें।
• चरण 5: परिवर्तनों को सहेजने के लिए "ओके" पर क्लिक करें और ऑटोरेकवर सुविधा को सक्षम करें।

अनसुना या पहले से बचाई गई फ़ाइलों का पता लगाना और पुनर्प्राप्त करना

• स्टेप 1: एक्सेल में, "फ़ाइल" टैब पर क्लिक करें और "ओपन" चुनें।
• चरण दो: हाल ही की सूची के निचले भाग में "रिकवर्ड अनसार्ड वर्कबुक" विकल्प के लिए देखें।
• चरण 3: दस्तावेज़ रिकवरी फलक खोलने के लिए "पुनर्प्राप्त किया गया वर्कबुक" पर क्लिक करें।
• चरण 4: उस अनस्वी फ़ाइल का चयन करें जिसे आप पुनर्प्राप्त करना चाहते हैं और "ओपन" पर क्लिक करें।
• चरण 5: यदि फ़ाइल पहले सहेजा गया था, तो फ़ाइल स्थान पर नेविगेट करने के लिए "ओपन" डायलॉग बॉक्स का उपयोग करें और इसे पुनर्प्राप्त करने के लिए चुनें।

ऑटोरकवर का प्रभावी ढंग से उपयोग करने के लिए सर्वोत्तम प्रथाएं

• एक उचित ऑटो-सेव अंतराल सेट करें: AutoreCover के लिए एक समय अंतराल चुनें जो आपके वर्कफ़्लो और आपके काम में परिवर्तनों की आवृत्ति के साथ संरेखित करता है।
• नियमित रूप से अपना काम बचाएं: जबकि ऑटोरेकवर एक सुरक्षा जाल प्रदान करता है, डेटा हानि से बचने के लिए नियमित अंतराल पर अपने काम को मैन्युअल रूप से बचाने के लिए अभी भी महत्वपूर्ण है।
• बरामद फ़ाइलों का ट्रैक रखें: AutoreCover का उपयोग करके एक फ़ाइल को पुनर्प्राप्त करने के बाद, इसे तुरंत एक सुरक्षित स्थान पर सहेजें और किए गए परिवर्तनों पर नज़र रखें क्योंकि यह अंतिम बार सहेजा गया था।

बैकअप और रिकवरी विकल्प की खोज

जब पुरानी एक्सेल फ़ाइलों को खोजने की बात आती है, तो विश्वसनीय बैकअप और रिकवरी विकल्प होना महत्वपूर्ण है। चाहे वह विंडोज बिल्ट-इन टूल हो या तृतीय-पक्ष सॉफ्टवेयर, इन विकल्पों को समझने से आपको महत्वपूर्ण फ़ाइलों को कुशलता से पुनः प्राप्त करने में मदद मिल सकती है।

A. विंडोज बैकअप और पुनर्स्थापना टूल का उपयोग करना

विंडोज बैकअप और रिस्टोर टूल एक अंतर्निहित फीचर है जो उपयोगकर्ताओं को अपनी फ़ाइलों का बैकअप बनाने और जरूरत पड़ने पर उन्हें पुनर्स्थापित करने की अनुमति देता है। इस उपकरण का उपयोग करना आसान है और इसे नियमित अंतराल पर चलाने के लिए निर्धारित किया जा सकता है, यह सुनिश्चित करते हुए कि आपकी एक्सेल फाइलें हमेशा समर्थित हैं।

• फ़ाइल इतिहास: विंडोज बैकअप और रिस्टोर टूल में फ़ाइल हिस्ट्री नामक एक फीचर शामिल है, जो आपको बाहरी ड्राइव या नेटवर्क स्थान पर स्वचालित रूप से फ़ाइलों का बैकअप लेने की अनुमति देता है।
• सिस्टम इमेज: यह सुविधा आपको अपनी एक्सेल फ़ाइलों सहित अपने सिस्टम की एक पूरी छवि बनाने में सक्षम बनाती है, जिसका उपयोग सिस्टम विफलता के मामले में आपके कंप्यूटर को पिछले राज्य में पुनर्स्थापित करने के लिए किया जा सकता है।

B. तृतीय-पक्ष बैकअप सॉफ्टवेयर का उपयोग करना

जबकि विंडोज बैकअप और रिस्टोर टूल प्रभावी हो सकता है, कुछ उपयोगकर्ता अधिक उन्नत सुविधाओं और अनुकूलन विकल्पों के लिए तृतीय-पक्ष बैकअप सॉफ़्टवेयर का उपयोग करना पसंद कर सकते हैं।

• मेघ बैकअप: कई तृतीय-पक्ष बैकअप सॉफ़्टवेयर क्लाउड बैकअप विकल्प प्रदान करता है, जिससे आप अपनी एक्सेल फ़ाइलों को क्लाउड में सुरक्षित रूप से संग्रहीत कर सकते हैं और उन्हें कहीं से भी एक्सेस कर सकते हैं।
• वृध्दिशील बैकअप: कुछ सॉफ्टवेयर वृद्धिशील बैकअप प्रदान करता है, जिसका अर्थ है कि केवल फाइलों में किए गए परिवर्तन समय और भंडारण स्थान को बचाते हुए बैकअप लेते हैं।

C. नियमित बैकअप के लाभों को समझना

नियमित बैकअप यह सुनिश्चित करने के लिए आवश्यक हैं कि आप जरूरत पड़ने पर पुरानी एक्सेल फाइलें पा सकते हैं। नियमित बैकअप के लाभों को समझना उपयोगकर्ताओं को इस कार्य को प्राथमिकता देने के लिए प्रेरित कर सकता है।

• डेटा खोने की रोकथाम: नियमित बैकअप आकस्मिक विलोपन, फ़ाइल भ्रष्टाचार या हार्डवेयर विफलता के मामले में डेटा हानि को रोक सकता है।
• समय और प्रयास बचाया: नियमित बैकअप के साथ, आप पुरानी एक्सेल फ़ाइलों की खोज में समय और प्रयास को बचा सकते हैं, क्योंकि उन्हें बैकअप से आसानी से पुनर्प्राप्त किया जा सकता है।
• मन की शांति: यह जानते हुए कि आपकी एक्सेल फाइलें नियमित रूप से समर्थित हैं, विशेष रूप से अप्रत्याशित डेटा हानि की स्थिति में, मन की शांति प्रदान कर सकती हैं।

फ़ाइल पुनर्प्राप्ति के लिए क्लाउड संग्रहण का लाभ उठाना

जब पुरानी एक्सेल फ़ाइलों को खोजने की बात आती है, तो क्लाउड स्टोरेज का लाभ उठाना एक अविश्वसनीय रूप से उपयोगी उपकरण हो सकता है। चाहे आप ड्रॉपबॉक्स, Google ड्राइव, OneDrive, या किसी अन्य प्लेटफ़ॉर्म का उपयोग करें, अपनी एक्सेल फ़ाइलों को क्लाउड पर सिंक करना पुराने संस्करणों को पुनः प्राप्त करना और कहीं से भी आपकी फ़ाइलों को एक्सेस करना आसान बना सकता है।

A. क्लाउड स्टोरेज सेवाओं के साथ एक्सेल फ़ाइलों को सिंक करना

पुरानी एक्सेल फ़ाइलों को खोजने में सबसे महत्वपूर्ण चरणों में से एक यह सुनिश्चित करना है कि वे क्लाउड स्टोरेज सेवा के साथ सिंक किए गए हैं। अपनी फ़ाइलों को सिंक करके, आप आश्वस्त कर सकते हैं कि वे इंटरनेट कनेक्शन के साथ किसी भी डिवाइस से समर्थित और सुलभ हैं। यह विशेष रूप से उपयोगी हो सकता है यदि आप कई उपकरणों पर काम कर रहे हैं या जाने पर अपनी फ़ाइलों तक पहुंचने की आवश्यकता है।

• ड्रॉपबॉक्स: ड्रॉपबॉक्स के साथ, आप ड्रॉपबॉक्स डेस्कटॉप ऐप को इंस्टॉल करके और अपने कंप्यूटर पर ड्रॉपबॉक्स फ़ोल्डर में अपनी फ़ाइलों को सहेजकर आसानी से अपनी एक्सेल फ़ाइलों को सिंक कर सकते हैं। यह स्वचालित रूप से आपकी फ़ाइलों को क्लाउड पर सिंक करेगा।
• गूगल हाँकना: Google ड्राइव आपको Google ड्राइव डेस्कटॉप ऐप इंस्टॉल करके और अपने कंप्यूटर पर Google ड्राइव फ़ोल्डर में अपनी फ़ाइलों को सहेजकर अपनी एक्सेल फ़ाइलों को सिंक करने की अनुमति देता है। आपकी फाइलें तब Google ड्राइव वेबसाइट से सुलभ होंगी।
• एक अभियान: यदि आप OneDrive का उपयोग करते हैं, तो आप अपनी एक्सेल फ़ाइलों को अपने कंप्यूटर पर OneDrive फ़ोल्डर में सहेजकर सिंक कर सकते हैं। यह स्वचालित रूप से आपकी फ़ाइलों को क्लाउड पर अपलोड करेगा।

B. क्लाउड स्टोरेज प्लेटफार्मों में संस्करण इतिहास तक पहुंचना

कई क्लाउड स्टोरेज प्लेटफ़ॉर्म संस्करण इतिहास प्रदान करते हैं, जो आपको अपनी एक्सेल फ़ाइलों के पिछले संस्करणों तक पहुंचने और पुनर्स्थापित करने की अनुमति देता है। यह बेहद मददगार हो सकता है यदि आप गलती से किसी फ़ाइल को अधिलेखित कर देते हैं या संदर्भ के लिए एक पुराने संस्करण को पुनः प्राप्त करने की आवश्यकता होती है।

• ड्रॉपबॉक्स: ड्रॉपबॉक्स में, आप एक फ़ाइल पर राइट-क्लिक करके और "संस्करण इतिहास" का चयन करके संस्करण इतिहास का उपयोग कर सकते हैं। यह आपको पिछले संस्करणों की एक सूची दिखाएगा जिसे आप पूर्वावलोकन और पुनर्स्थापित कर सकते हैं।
• गूगल हाँकना: Google ड्राइव संस्करण इतिहास भी प्रदान करता है। बस एक फ़ाइल पर राइट-क्लिक करें, "संस्करणों को प्रबंधित करें" चुनें, और आप अपनी एक्सेल फ़ाइलों के पिछले संस्करणों को देख और पुनर्स्थापित कर सकते हैं।
• एक अभियान: OneDrive के साथ, आप "संस्करण इतिहास" का चयन करते हुए, एक फ़ाइल पर राइट-क्लिक करके संस्करण इतिहास का उपयोग कर सकते हैं और उस संस्करण को चुन सकते हैं जिसे आप पुनर्स्थापित करना चाहते हैं।

C. क्लाउड स्टोरेज के माध्यम से दूसरों के साथ फ़ाइलों को सहयोग और साझा करना

आपकी एक्सेल फाइलों के लिए क्लाउड स्टोरेज का उपयोग करने का एक और लाभ यह है कि उन्हें दूसरों के साथ सहयोग करने और साझा करने की क्षमता है। यह टीम परियोजनाओं या ग्राहकों या भागीदारों के साथ फ़ाइलों को साझा करने के लिए विशेष रूप से उपयोगी हो सकता है।

• ड्रॉपबॉक्स: ड्रॉपबॉक्स में, आप साझा फ़ोल्डर बना सकते हैं और दूसरों को एक्सेल फ़ाइलों पर सहयोग करने के लिए आमंत्रित कर सकते हैं। इससे दस्तावेज़ों पर एक साथ काम करना और नवीनतम संस्करणों के साथ सभी को अपडेट रखना आसान हो जाता है।
• गूगल हाँकना: Google ड्राइव के साथ, आप विशिष्ट लोगों के साथ एक्सेल फ़ाइलों को साझा कर सकते हैं या एक साझा करने योग्य लिंक बना सकते हैं जो किसी को भी फ़ाइल को देखने या संपादित करने के लिए लिंक के साथ अनुमति देता है। आप एक साथ एक ही दस्तावेज़ पर काम करके वास्तविक समय में भी सहयोग कर सकते हैं।
• एक अभियान: OneDrive आपको विशिष्ट लोगों के साथ एक्सेल फ़ाइलों को साझा करने या एक साझा करने योग्य लिंक बनाने की अनुमति देता है। आप यह भी नियंत्रित करने के लिए अनुमतियाँ सेट कर सकते हैं कि फ़ाइल को कौन देख या संपादित कर सकता है।

निष्कर्ष

अंत में, हमने पुरानी एक्सेल फ़ाइलों को खोजने के लिए विभिन्न तरीकों पर चर्चा की है, जिसमें हाल की फ़ाइलों की सूची का उपयोग करना, फ़ाइल नाम से खोज करना और विंडोज फ़ाइल एक्सप्लोरर खोज फ़ंक्शन का उपयोग करना शामिल है। एक नियमित फ़ाइल प्रबंधन प्रणाली स्थापित करना महत्वपूर्ण है कुशल फ़ाइल पुनर्प्राप्ति के लिए, और उन्हें खो जाने या भूल जाने से रोकने के लिए नियमित रूप से व्यवस्थित और बैकअप फ़ाइलों को व्यवस्थित करना महत्वपूर्ण है। मैं आपको प्रोत्साहित करता हूं चर्चा की गई तकनीकों को लागू करें यह सुनिश्चित करने के लिए कि आप आवश्यक होने पर आसानी से अपनी पुरानी एक्सेल फ़ाइलों के साथ पहुंच और काम कर सकते हैं।