एक्सेल ट्यूटोरियल: कई चयनों के साथ एक्सेल में ड्रॉप डाउन लिस्ट कैसे बनाएं

परिचय

क्या आप मैन्युअल रूप से एक्सेल में डेटा दर्ज करने से थक गए हैं, केवल बाद में त्रुटियों और विसंगतियों को खोजने के लिए? इस समस्या का एक समाधान एक्सेल में कई चयनों के साथ एक ड्रॉप डाउन सूची बनाना है। यह ट्यूटोरियल आपको एक ड्रॉप डाउन सूची सेट करने के लिए चरणों के माध्यम से चला जाएगा जो उपयोगकर्ताओं को एक सूची से कई विकल्पों का चयन करने की अनुमति देता है, डेटा प्रविष्टि को सुव्यवस्थित करता है और संगठन और सटीकता में सुधार आपकी स्प्रेडशीट का।

चाबी छीनना

• एक्सेल में कई चयनों के साथ एक ड्रॉप डाउन सूची बनाने से संगठन और आपकी स्प्रेडशीट की सटीकता में सुधार हो सकता है।
• एक्सेल में डेटा सत्यापन कई चयनों के साथ ड्रॉप डाउन सूचियों के निर्माण के लिए अनुमति देता है।
• कई चयनों के साथ एक ड्रॉप डाउन सूची बनाने के चरणों का पालन करना डेटा प्रविष्टि को सुव्यवस्थित कर सकता है और डेटा संगठन और विश्लेषण में सुधार कर सकता है।
• ड्रॉप डाउन सूची में कई चयनों की अनुमति देने से एक्सेल में डेटा प्रविष्टि और विश्लेषण को और बढ़ाया जा सकता है।
• कई चयनों के साथ ड्रॉप डाउन सूचियों का उपयोग करने के फायदों में डेटा प्रविष्टि और विश्लेषण में त्रुटियों और विसंगतियों के जोखिम को कम करना शामिल है।

एक्सेल में डेटा सत्यापन को समझना

एक्सेल में डेटा सत्यापन एक ऐसी सुविधा है जो आपको यह नियंत्रित करने की अनुमति देती है कि डेटा को सेल में क्या दर्ज किया जा सकता है। यह स्प्रेडशीट में डेटा की सटीकता और स्थिरता को बनाए रखने में मदद करता है।

A. परिभाषित करें कि एक्सेल में क्या डेटा सत्यापन है।

आंकड़ा मान्यीकरण एक्सेल में डेटा के प्रकार या उन मूल्यों को प्रतिबंधित करने की प्रक्रिया को संदर्भित करता है जो उपयोगकर्ता एक सेल में दर्ज कर सकते हैं। यह सुनिश्चित करने में मदद करता है कि दर्ज किया गया डेटा कुछ मानदंडों या दिशानिर्देशों को पूरा करता है, जैसे कि एक विशिष्ट प्रारूप, सीमा, या विकल्पों की सूची।

B. कई चयनों के साथ ड्रॉप डाउन सूचियों को बनाने के लिए डेटा सत्यापन का उपयोग करने के उद्देश्य को स्पष्ट करें।

कई चयनों के साथ ड्रॉप डाउन सूचियों को बनाने के लिए डेटा सत्यापन का उपयोग करने का मुख्य उद्देश्य उपयोगकर्ताओं को चुनने के लिए विकल्पों के पूर्वनिर्धारित सेट के साथ प्रदान करना है। यह डेटा इनपुट को मानकीकृत करने में मदद करता है और स्प्रेडशीट में त्रुटियों या विसंगतियों की संभावना को कम करता है।

• शुद्धता: कई चयनों के साथ ड्रॉप डाउन सूचियों को बनाने के लिए डेटा सत्यापन का उपयोग करके, आप यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि दर्ज किया गया डेटा सटीक और निर्दिष्ट प्रारूप में है।
• क्षमता: यह डेटा प्रविष्टि को अधिक कुशल बनाता है क्योंकि यह उपयोगकर्ताओं को विकल्पों में मैन्युअल रूप से टाइप करने की आवश्यकता को समाप्त करता है, जिससे टाइपोग्राफिक त्रुटियों की संभावना कम हो जाती है।
• स्थिरता: यह कई चयनों के लिए विकल्पों का एक समान सेट प्रदान करके स्प्रेडशीट में स्थिरता बनाए रखने में मदद करता है।

कई चयनों के साथ एक ड्रॉप डाउन सूची बनाने के लिए कदम

एक्सेल में कई चयनों के साथ एक ड्रॉप डाउन सूची बनाना डेटा प्रविष्टि को सुव्यवस्थित करने और सटीकता सुनिश्चित करने में मदद कर सकता है। अपनी स्प्रेडशीट में कई चयनों के साथ ड्रॉप डाउन सूची जोड़ने के लिए इन सरल चरणों का पालन करें:

A. एक्सेल खोलें और उस सेल का चयन करें जहां आप चाहते हैं कि ड्रॉप डाउन सूची दिखाई दे

अपनी एक्सेल स्प्रेडशीट खोलने और सेल में नेविगेट करके शुरू करें जहां आप ड्रॉप डाउन सूची जोड़ना चाहते हैं।

B. ड्रॉप-डाउन मेनू से "डेटा" टैब पर क्लिक करें और "डेटा सत्यापन" चुनें

एक बार जब आप वांछित सेल का चयन कर लेते हैं, तो एक्सेल विंडो के शीर्ष पर "डेटा" टैब पर क्लिक करें। ड्रॉप-डाउन मेनू से, डेटा सत्यापन संवाद बॉक्स खोलने के लिए "डेटा सत्यापन" चुनें।

सी। "सूची" को "अनुमति" ड्रॉप डाउन मेनू से चुनें

डेटा सत्यापन संवाद बॉक्स के भीतर, "अनुमति" ड्रॉप डाउन मेनू का पता लगाएं और प्रदान किए गए विकल्पों से "सूची" चुनें।

D. "स्रोत" फ़ील्ड में ड्रॉप डाउन सूची के लिए विकल्प दर्ज करें, प्रत्येक विकल्प को अल्पविराम के साथ अलग करते हुए

डेटा सत्यापन संवाद बॉक्स में "स्रोत" फ़ील्ड में, उन विकल्पों को दर्ज करें जिन्हें आप ड्रॉप डाउन सूची में शामिल करना चाहते हैं, प्रत्येक विकल्प को अल्पविराम के साथ अलग करते हैं। उदाहरण के लिए, यदि आप फलों के लिए विकल्पों के साथ एक ड्रॉप डाउन सूची बनाना चाहते हैं, तो आप "स्रोत" फ़ील्ड में "सेब, नारंगी, केला, नाशपाती" दर्ज कर सकते हैं।

ड्रॉप डाउन सूची में कई चयनों की अनुमति

एक्सेल में ड्रॉप डाउन सूची बनाते समय, आप उपयोगकर्ताओं को सूची से कई विकल्पों का चयन करने की अनुमति दे सकते हैं। ड्रॉप डाउन सूची में कई चयनों को सक्षम करने के लिए इन चरणों का पालन करें:

ड्रॉप डाउन सूची के साथ सेल का चयन करें

उस सेल का चयन करके शुरू करें जहां आप कई चयनों के साथ ड्रॉप डाउन सूची बनाना चाहते हैं।

ड्रॉप-डाउन मेनू से "डेटा" टैब पर क्लिक करें और "डेटा सत्यापन" चुनें

एक बार सेल का चयन करने के बाद, एक्सेल विंडो के शीर्ष पर "डेटा" टैब पर नेविगेट करें। "डेटा टूल" समूह में "डेटा सत्यापन" विकल्प पर क्लिक करें।

कई चयनों की अनुमति देने के लिए "इन-सेल ड्रॉपडाउन" के बगल में बॉक्स की जाँच करें

जब "डेटा सत्यापन" संवाद बॉक्स दिखाई देता है, तो "सेटिंग्स" टैब पर जाएं और "अनुमति" ड्रॉप-डाउन मेनू से "सूची" चुनें। "स्रोत" फ़ील्ड में, ड्रॉप डाउन के लिए विकल्पों की सूची दर्ज करें। फिर, कई चयनों की अनुमति देने के लिए "इन-सेल ड्रॉपडाउन" के बगल में बॉक्स की जांच करें।

इन चरणों का पालन करके, आप एक्सेल में एक ड्रॉप डाउन सूची बना सकते हैं जो उपयोगकर्ताओं को सूची से कई चयन करने की अनुमति देता है।

ड्रॉप डाउन सूची का परीक्षण

एक्सेल में कई चयनों के साथ एक ड्रॉप डाउन सूची बनाने के बाद, यह सुनिश्चित करने के लिए अपनी कार्यक्षमता का परीक्षण करना महत्वपूर्ण है कि यह अपेक्षित रूप से काम कर रहा है। यहां ड्रॉप डाउन सूची का परीक्षण करने के कुछ तरीके दिए गए हैं:

• ड्रॉप डाउन सूची के नीचे सीधे कोशिकाओं में कुछ डेटा दर्ज करके शुरू करें।
• ड्रॉप डाउन सूची से कई विकल्पों का चयन करें और सुनिश्चित करें कि नीचे दी गई कोशिकाओं में दर्ज किया गया डेटा चयनित विकल्पों से मेल खाता है।
• यदि डेटा को किए गए चयन के आधार पर सही ढंग से दर्ज किया गया है, तो यह इंगित करता है कि ड्रॉप डाउन सूची में कई चयन ठीक से काम कर रहे हैं।

• ड्रॉप डाउन सूची से विकल्पों के विभिन्न संयोजनों का चयन करने के साथ प्रयोग करें।
• जांचें कि क्या नीचे की कोशिकाओं में डेटा चयनित संयोजनों को सटीक रूप से दर्शाता है।
• सत्यापित करें कि ड्रॉप डाउन सूची कई विकल्पों के चयन के लिए अनुमति देती है और इसी डेटा को सही ढंग से कैप्चर किया गया है।

कई चयनों के साथ ड्रॉप डाउन सूचियों का उपयोग करने के लाभ

एक्सेल में कई चयनों के साथ ड्रॉप डाउन सूचियों का उपयोग करना कई फायदे प्रदान करता है जो डेटा प्रविष्टि, सटीकता और विश्लेषण में काफी सुधार कर सकते हैं। यहाँ कुछ प्रमुख लाभ हैं:

• कुशल डेटा इनपुट: कई चयनों के साथ सूचियों को ड्रॉप करें विकल्पों के पूर्वनिर्धारित सेट को प्रस्तुत करके डेटा प्रविष्टि प्रक्रिया को सुव्यवस्थित करें। उपयोगकर्ता केवल प्रत्येक विकल्प को मैन्युअल रूप से टाइप करने, समय की बचत करने और त्रुटियों की संभावना को कम करने के बजाय सूची से चुन सकते हैं।
• स्थिरता: विकल्पों के एक विशिष्ट सेट तक विकल्पों को सीमित करके, ड्रॉप डाउन सूचियाँ डेटा प्रविष्टि में स्थिरता बनाए रखने में मदद करती हैं, यह सुनिश्चित करती है कि सभी प्रविष्टियां पूर्वनिर्धारित सूची का पालन करती हैं।

• त्रुटि रोकथाम: ड्रॉप डाउन सूचियों के साथ, टाइपोग्राफिक त्रुटियों और अन्य डेटा प्रविष्टि गलतियों का जोखिम काफी कम हो जाता है, जिससे अधिक सटीक और विश्वसनीय डेटा होता है।
• मानकीकरण: विकल्पों का एक मानकीकृत सेट प्रदान करके, ड्रॉप डाउन सूचियों को दर्ज किए गए डेटा में एकरूपता और स्थिरता बनाए रखने में मदद करता है, जिससे विसंगतियों की संभावनाओं को कम किया जाता है।

• बेहतर डेटा छँटाई: कई चयनों के साथ ड्रॉप डाउन सूचियों का उपयोग करना एक्सेल के भीतर डेटा को आसान छंटाई और फ़िल्टर करने की अनुमति देता है, जिससे बड़े डेटासेट को व्यवस्थित और विश्लेषण करने के लिए सरल हो जाता है।
• बढ़ाया डेटा विश्लेषण: पूर्वनिर्धारित विकल्पों का उपयोग करके, ड्रॉप डाउन सूचियाँ अधिक सटीक और सार्थक डेटा विश्लेषण को सक्षम करती हैं, क्योंकि डेटा को प्रदान किए गए चयन के आधार पर वर्गीकृत और संरचित किया जाता है।

निष्कर्ष

अंत में, बनाना एक्सेल में कई चयनों के साथ सूचियों को ड्रॉप करें डेटा प्रबंधन और विश्लेषण के लिए एक शक्तिशाली उपकरण है। यह डेटा प्रविष्टि को सुव्यवस्थित करता है, डेटा सटीकता सुनिश्चित करता है, और सॉर्टिंग और फ़िल्टरिंग डेटा को एक हवा बनाता है। इस सुविधा को अपने एक्सेल स्प्रेडशीट में शामिल करके, आप कर सकते हैं दक्षता और उत्पादकता में सुधार करें डेटा के बड़े सेट के साथ काम करते समय।

मैं सभी पाठकों को अपनी एक्सेल प्रोजेक्ट्स में इस कार्यक्षमता का पता लगाने और लागू करने के लिए प्रोत्साहित करता हूं उनकी डेटा प्रबंधन क्षमताओं को बढ़ाएं और उनकी कार्य प्रक्रियाओं को चिकना और अधिक संगठित करें।