एक्सेल ट्यूटोरियल: एक्सेल से पीडीएफ में मेल मर्ज कैसे करें

परिचय

क्या आपको कभी भी बड़ी संख्या में प्राप्तकर्ताओं को व्यक्तिगत दस्तावेज भेजने की आवश्यकता है? एक्सेल से पीडीएफ में मेल मर्ज एक शक्तिशाली उपकरण है जो आपको बस ऐसा करने की अनुमति देता है। इस ट्यूटोरियल में, हम आपको एक एक्सेल स्प्रेडशीट से डेटा को एक पीडीएफ दस्तावेज़ में विलय करने की प्रक्रिया के माध्यम से चलेंगे, व्यक्तिगत संचार भेजते समय आपको समय और प्रयास की बचत करेंगे।

विभिन्न उद्योगों में पेशेवरों के लिए, की क्षमता एक्सेल से पीडीएफ में मेल मर्ज एक आवश्यक कौशल है। यह व्यक्तिगत पत्रों, चालान, लेबल, और अन्य दस्तावेजों के कुशल निर्माण के लिए अनुमति देता है, संचार को सुव्यवस्थित करता है और व्यावसायिकता को बढ़ाता है।

चाबी छीनना

• एक्सेल से पीडीएफ के लिए मेल मर्ज बड़ी संख्या में प्राप्तकर्ताओं को व्यक्तिगत दस्तावेज भेजने के लिए एक शक्तिशाली उपकरण है।
• विभिन्न उद्योगों में पेशेवर एक्सेल से पीडीएफ में मेल विलय के कौशल में महारत हासिल करने से लाभान्वित हो सकते हैं।
• मेल मर्ज प्रक्रिया को समझने में मेल मर्ज को परिभाषित करना और शामिल चरणों को सीखना शामिल है।
• एक्सेल स्प्रेडशीट सेट करना और वर्ड में मेल मर्ज बनाना प्रक्रिया में महत्वपूर्ण कदम हैं।
• मेल मर्ज को अनुकूलित करना और इसे पीडीएफ के रूप में सहेजना संचार में सटीकता और व्यावसायिकता सुनिश्चित करने के लिए अंतिम चरण हैं।

मेल मर्ज प्रक्रिया को समझना

मेल मर्ज की परिभाषा

मेल मर्ज एक ऐसी प्रक्रिया है जो आपको स्प्रेडशीट या डेटाबेस से डेटा के साथ एक टेम्पलेट को विलय करके व्यक्तिगत दस्तावेज बनाने की अनुमति देती है। पीडीएफ मेल मर्ज के एक्सेल के संदर्भ में, आप व्यक्तिगत जानकारी के साथ पीडीएफ टेम्पलेट को पॉप्युलेट करने के लिए डेटा स्रोत के रूप में एक्सेल का उपयोग कर सकते हैं।

एक्सेल से पीडीएफ में मेल विलय में शामिल कदम

चरण 1: अपनी एक्सेल स्प्रेडशीट तैयार करें

• सुनिश्चित करें कि आपकी एक्सेल स्प्रेडशीट में वह डेटा है जिसे आप पीडीएफ दस्तावेजों में मर्ज करना चाहते हैं, प्रत्येक पंक्ति एक अद्वितीय रिकॉर्ड का प्रतिनिधित्व करती है और प्रत्येक कॉलम एक अलग क्षेत्र या जानकारी के टुकड़े का प्रतिनिधित्व करता है।
• सुनिश्चित करें कि कॉलम हेडर स्पष्ट और अच्छी तरह से परिभाषित हैं, क्योंकि इनका उपयोग पीडीएफ टेम्पलेट में प्लेसहोल्डर्स के साथ डेटा से मेल खाने के लिए किया जाएगा।

चरण 2: अपना पीडीएफ टेम्पलेट बनाएं

• Adobe Acrobat या इसी तरह के प्रोग्राम जैसे टूल का उपयोग करके अपने PDF टेम्प्लेट को डिज़ाइन करें। उन क्षेत्रों के लिए प्लेसहोल्डर्स को शामिल करें जिन्हें आप एक्सेल स्प्रेडशीट से डेटा के साथ पॉप्युलेट करना चाहते हैं।
• पीडीएफ टेम्पलेट को सहेजें और आपके द्वारा उपयोग किए गए प्लेसहोल्डर नामों या फ़ील्ड नामों पर ध्यान दें।

चरण 3: मेल मर्ज सॉफ्टवेयर का उपयोग करके एक्सेल और पीडीएफ कनेक्ट करें

• एक मेल मर्ज सॉफ़्टवेयर डाउनलोड और इंस्टॉल करें जो एक्सेल से पीडीएफ दस्तावेज़ों में मर्जिंग डेटा का समर्थन करता है।
• डेटा स्रोत के रूप में अपनी एक्सेल स्प्रेडशीट और पीडीएफ टेम्पलेट को दस्तावेज़ टेम्पलेट के रूप में जोड़ने के लिए सॉफ़्टवेयर का उपयोग करें। एक्सेल स्प्रेडशीट में फ़ील्ड को पीडीएफ टेम्पलेट में संबंधित प्लेसहोल्डर्स के लिए मैप करें।

चरण 4: मेल मर्ज को निष्पादित करें

• एक बार डेटा स्रोत और दस्तावेज़ टेम्पलेट जुड़े होने के बाद, मेल मर्ज प्रक्रिया शुरू करें। सॉफ्टवेयर एक्सेल स्प्रेडशीट से डेटा का उपयोग पीडीएफ टेम्पलेट को पॉप्युलेट करने के लिए करेगा, जिससे स्प्रेडशीट में प्रत्येक रिकॉर्ड के लिए एक अद्वितीय पीडीएफ दस्तावेज़ बनाया जाएगा।
• मर्ज किए गए पीडीएफ दस्तावेजों की समीक्षा करें ताकि यह सुनिश्चित किया जा सके कि डेटा को टेम्पलेट में प्लेसहोल्डर्स में सही ढंग से पॉप्युलेट किया गया है।

एक्सेल स्प्रेडशीट की स्थापना

इससे पहले कि आप एक्सेल से पीडीएफ में मर्ज कर सकें, यह सुनिश्चित करना महत्वपूर्ण है कि आपकी एक्सेल स्प्रेडशीट को सही ढंग से स्वरूपित किया गया है और इसमें आवश्यक प्राप्तकर्ता जानकारी शामिल है। एक सफल मेल मर्ज के लिए अपनी एक्सेल स्प्रेडशीट स्थापित करने के लिए यहां कदम हैं:

• स्थिरता सुनिश्चित करें:

  
  सुनिश्चित करें कि आपकी स्प्रेडशीट में डेटा सुसंगत और सही ढंग से स्वरूपित है। उदाहरण के लिए, तिथियां एक ही प्रारूप में होनी चाहिए, और किसी भी पाठ फ़ील्ड को ठीक से पूंजीकृत किया जाना चाहिए।

• अलग -अलग कॉलम का उपयोग करें:

  
  प्राप्तकर्ता की जानकारी को अलग -अलग कॉलम में अलग करें, जैसे कि पहला नाम, अंतिम नाम, पता, शहर, राज्य और ज़िप कोड। इससे डेटा को आपके पीडीएफ दस्तावेज़ में मर्ज करना आसान हो जाएगा।

• खाली पंक्तियों या कॉलम निकालें:

  
  किसी भी अनावश्यक रिक्त पंक्तियों या कॉलम को हटाकर अपनी स्प्रेडशीट को साफ करें जो मेल मर्ज प्रक्रिया में हस्तक्षेप कर सकते हैं।

• एक मर्ज क्षेत्र डालें:

  
  एक्सेल में, आप मर्ज फ़ील्ड्स को यह नामित करने के लिए सम्मिलित कर सकते हैं जहां प्राप्तकर्ता की जानकारी पीडीएफ दस्तावेज़ में दिखाई देगी। इन क्षेत्रों को अपनी स्प्रेडशीट के भीतर उपयुक्त स्थानों में रखने के लिए "इंसर्ट मर्ज फ़ील्ड" विकल्प का उपयोग करें।

• फ़ील्ड का नाम:

  
  प्रत्येक मर्ज फ़ील्ड को वर्णनात्मक रूप से नाम दें, जैसे "पहला नाम," "अंतिम नाम," "पता," आदि। यह मेल मर्ज करते समय फ़ील्ड को पहचानने और मेल खाने में आसान बना देगा।

शब्द में मेल मर्ज बनाना

जब एक्सेल से पीडीएफ में मेल करने के लिए मेल करने की बात आती है, तो वर्ड एक शक्तिशाली उपकरण है जो आपको इस कार्य को मूल रूप से पूरा करने में मदद कर सकता है। शब्द में मेल मर्ज बनाने के लिए आपको उन चरणों का पालन करने की आवश्यकता है, जिन्हें आपको शब्द का पालन करना होगा:

• स्टेप 1: Microsoft Word खोलें और एक नया दस्तावेज़ बनाएं।
• चरण दो: स्क्रीन के शीर्ष पर "मेलिंग" टैब पर क्लिक करें।
• चरण 3: "शुरू मेल मर्ज" चुनें और ड्रॉपडाउन मेनू से "पत्र" चुनें।
• चरण 4: "प्राप्तकर्ताओं का चयन करें" पर क्लिक करें और "मौजूदा सूची का उपयोग करें" चुनें।
• चरण 5: अपनी एक्सेल स्प्रेडशीट के लिए ब्राउज़ करें और उस वर्कशीट का चयन करें जिसमें प्राप्तकर्ता की जानकारी हो।

• स्टेप 1: एक बार एक्सेल स्प्रेडशीट शब्द से जुड़ा हुआ है, तो आप प्राप्तकर्ता की जानकारी को दस्तावेज़ में सम्मिलित करना शुरू कर सकते हैं।
• चरण दो: प्राप्तकर्ता का नाम, पता या किसी अन्य प्रासंगिक जानकारी को एक्सेल स्प्रेडशीट से दस्तावेज़ में जोड़ने के लिए "इंसर्ट मर्ज फ़ील्ड" पर क्लिक करें।
• चरण 3: आवश्यकतानुसार दस्तावेज़ को कस्टमाइज़ करें, टेक्स्ट जोड़ना और वांछित के रूप में स्वरूपण।
• चरण 4: यह सुनिश्चित करने के लिए कि मेल मर्ज सही जानकारी प्रदर्शित कर रहा है, यह सुनिश्चित करने के लिए "पूर्वावलोकन परिणाम" पर क्लिक करके परिणामों का पूर्वावलोकन करें।

मेल मर्ज को अनुकूलित करना

अपने मेल मर्ज को अनुकूलित करना यह सुनिश्चित करने के लिए एक महत्वपूर्ण कदम है कि आपके पीडीएफ व्यक्तिगत और त्रुटि-मुक्त हैं। यहां आपके मेल मर्ज को अनुकूलित करने के कुछ तरीके दिए गए हैं:

• स्टेप 1: अपनी एक्सेल स्प्रेडशीट खोलें और शीर्ष मेनू में "मेलिंग" टैब पर क्लिक करें।
• चरण दो: "मेल मर्ज शुरू करें" चुनें और उस दस्तावेज़ का प्रकार चुनें जिसे आप बनाना चाहते हैं (पत्र, ईमेल संदेश, आदि)।
• चरण 3: प्राप्तकर्ता का नाम, पता, या किसी अन्य प्रासंगिक विवरणों जैसे व्यक्तिगत जानकारी को जोड़ने के लिए "इंसर्ट मर्ज फ़ील्ड" पर क्लिक करें।

• स्टेप 1: व्यक्तिगत जानकारी जोड़ने के बाद, "पूर्वावलोकन परिणाम" पर क्लिक करें यह देखने के लिए कि आपके पीडीएफ मर्ज किए गए डेटा के साथ कैसे दिखाई देंगे।
• चरण दो: पूर्वावलोकन की समीक्षा करें और किसी भी आवश्यक समायोजन करें, जैसे कि स्वरूपण, रिक्ति, या अतिरिक्त मर्ज फ़ील्ड जोड़ना।
• चरण 3: एक बार जब आप पूर्वावलोकन से संतुष्ट हो जाते हैं, तो "फिनिश एंड मर्ज" पर क्लिक करें और मेल मर्ज प्रक्रिया को पूरा करने के लिए "प्रिंट डॉक्यूमेंट्स" या "ईमेल संदेश भेजें" चुनें।

एक पीडीएफ के रूप में मेल मर्ज को सहेजना

एक बार जब आप एक्सेल में मेल मर्ज प्रक्रिया पूरी कर लेते हैं, तो अगला चरण मेल मर्ज को पीडीएफ के रूप में सहेजना है। यह सुनिश्चित करने में एक महत्वपूर्ण अंतिम चरण है कि आपका दस्तावेज़ दूसरों को साझा या वितरित करने के लिए तैयार है।

• स्टेप 1: एक्सेल में मेल मर्ज को पूरा करने के बाद, विंडो के शीर्ष-बाएं कोने पर "फ़ाइल" टैब पर क्लिक करें।
• चरण दो: मेनू विकल्पों से "सहेजें" का चयन करें।
• चरण 3: वह स्थान चुनें जहां आप अपने कंप्यूटर पर पीडीएफ दस्तावेज़ को सहेजना चाहते हैं।
• चरण 4: "टाइप के रूप में सहेजें" ड्रॉपडाउन मेनू में, "पीडीएफ (*.pdf)" चुनें।
• चरण 5: पीडीएफ फाइल के रूप में मेल मर्ज को निर्यात करने के लिए "सहेजें" पर क्लिक करें।

• स्टेप 1: अपनी सटीकता की समीक्षा करने के लिए सहेजे गए पीडीएफ दस्तावेज़ को खोलें।
• चरण दो: मेल मर्ज प्रक्रिया के दौरान होने वाले किसी भी स्वरूपण या लेआउट मुद्दों की जाँच करें।
• चरण 3: सत्यापित करें कि सभी डेटा को सही ढंग से मर्ज किया गया है और पीडीएफ दस्तावेज़ में प्रदर्शित किया गया है।
• चरण 4: एक्सेल में कोई भी आवश्यक समायोजन या सुधार करें और यदि आवश्यक हो तो मेल मर्ज प्रक्रिया को दोहराएं।

निष्कर्ष

अंत में, एक्सेल में मेल मर्ज प्रक्रिया एक शक्तिशाली उपकरण है जो उपयोगकर्ताओं को पीडीएफ दस्तावेजों में डेटा को मूल रूप से मर्ज करने की अनुमति देता है। मेल मर्ज दस्तावेज़ बनाने के सरल चरणों का पालन करके, इसे एक्सेल स्प्रेडशीट से जोड़कर, और फिर पीडीएफ फाइलें उत्पन्न करते हुए, उपयोगकर्ता अपने पेशेवर संचार और प्रलेखन प्रक्रियाओं को सुव्यवस्थित कर सकते हैं।

• मेल मर्ज प्रक्रिया का पुनरावृत्ति: हमने एक मेल मर्ज दस्तावेज़ बनाने, इसे एक्सेल स्प्रेडशीट से जोड़ने और पीडीएफ फ़ाइलों को उत्पन्न करने की चरण-दर-चरण प्रक्रिया को कवर किया।
• पेशेवर उपयोग के लिए इस कौशल में महारत हासिल करने के लाभों पर जोर देना: एक्सेल से पीडीएफ में माहिर मेल मर्ज समय बचा सकता है, दक्षता में सुधार कर सकता है, और विभिन्न उद्देश्यों जैसे कि चालान, रिपोर्ट और पत्रों के लिए पेशेवर दिखने वाले दस्तावेज बना सकता है।

मेल मर्ज की शक्ति का उपयोग करके, पेशेवर अपने दस्तावेज़ प्रबंधन प्रक्रियाओं को ऊंचा कर सकते हैं और अपनी पेशेवर छवि को बढ़ा सकते हैं।