एक्सेल ट्यूटोरियल: एक्सेल में सारांश तालिका कैसे बनाएं

परिचय

क्या आप एक्सेल में अपनी डेटा विश्लेषण प्रक्रिया को सुव्यवस्थित करना चाहते हैं? अपने डेटा को व्यवस्थित और विश्लेषण करने के सबसे प्रभावी तरीकों में से एक सारांश तालिका बनाकर है। इस ट्यूटोरियल में, हम आपको बनाने की चरण-दर-चरण प्रक्रिया के माध्यम से चलेंगे एक्सेल में सारांश तालिका और यह आपके डेटा विश्लेषण को कैसे सरल बना सकता है।

बड़े डेटासेट के साथ काम करते समय, यह सभी जानकारी की समझ बनाने के लिए भारी हो सकता है। यह वह जगह है जहाँ एक सारांश तालिका आती है। यह आपको अनुमति देता है संक्षेप और समेकित करना आपका डेटा एक अधिक प्रबंधनीय प्रारूप में है, जिससे रुझान, पैटर्न और प्रमुख अंतर्दृष्टि की पहचान करना आसान हो जाता है। चाहे आप एक व्यवसाय विश्लेषक, छात्र, या शोधकर्ता हों, यह जानना कि एक्सेल में एक सारांश तालिका कैसे बनाना है, प्रभावी डेटा विश्लेषण के लिए एक आवश्यक कौशल है।

चाबी छीनना

• एक्सेल में एक सारांश तालिका डेटा विश्लेषण प्रक्रिया को काफी सरल बना सकती है।
• यह अधिक प्रबंधनीय प्रारूप में बड़े डेटासेट के सारांश और समेकन के लिए अनुमति देता है।
• एक सारांश तालिका बनाना व्यापार विश्लेषकों, छात्रों और शोधकर्ताओं के लिए एक आवश्यक कौशल है।
• सारांश तालिका में स्वरूपण और सशर्त स्वरूपण को लागू करना पठनीयता में सुधार कर सकता है और प्रमुख अंतर्दृष्टि को उजागर कर सकता है।
• नया डेटा उपलब्ध होने के कारण सारांश तालिका को अपडेट करना इसकी प्रासंगिकता और उपयोगिता को बनाए रखने के लिए महत्वपूर्ण है।

डेटा को समझना

एक्सेल में एक सारांश तालिका बनाने से पहले, डेटासेट की अच्छी समझ होना आवश्यक है जिसका उपयोग किया जाएगा। यह प्रमुख चर और मैट्रिक्स की पहचान करने में मदद करता है जो सारांश तालिका में शामिल किया जाएगा।

सारांश तालिका बनाने के लिए उपयोग किए जाने वाले डेटासेट की समीक्षा करके शुरू करें। इसमें उस जानकारी के प्रकार, डेटासेट की संरचना, और मौजूद किसी भी पैटर्न या रुझानों को समझने के लिए डेटा की जांच करना शामिल हो सकता है।

एक बार डेटासेट की समीक्षा करने के बाद, अगला कदम प्रमुख चर और मैट्रिक्स की पहचान करना है जो सारांश तालिका में शामिल किया जाएगा। इसमें यह निर्धारित करना शामिल हो सकता है कि सारांश के लिए कौन से विशिष्ट डेटा बिंदु महत्वपूर्ण हैं, जैसे कि बिक्री के आंकड़े, ग्राहक जनसांख्यिकी या उत्पाद श्रेणियां।

डेटा का आयोजन

एक्सेल में एक सारांश तालिका बनाने से पहले, यह सुनिश्चित करना महत्वपूर्ण है कि डेटा को व्यवस्थित किया गया है और किसी भी अनावश्यक पंक्तियों या डुप्लिकेट प्रविष्टियों से मुक्त है। ऐसा करने के लिए, आप नीचे दिए गए चरणों का पालन कर सकते हैं:

• एक्सेल वर्कशीट खोलें जिसमें वह डेटा है जिसे आप संक्षेप में प्रस्तुत करना चाहते हैं।
• उन संबंधित कॉलम का चयन करें जिन्हें आप सारांश तालिका में शामिल करना चाहते हैं।
• एक्सेल रिबन में "डेटा" टैब पर क्लिक करें, और फिर अपनी आवश्यकताओं के आधार पर डेटा को व्यवस्थित करने के लिए "सॉर्ट" या "फ़िल्टर" विकल्प पर क्लिक करें।
• किसी भी अनावश्यक पंक्तियों की पहचान करने और हटाने के लिए सॉर्ट किए गए या फ़िल्टर किए गए डेटा की समीक्षा करें जो सारांश तालिका के लिए प्रासंगिक नहीं हैं।

• डेटा को छांटने और फ़िल्टर करने के बाद, आपके पास अभी भी डुप्लिकेट प्रविष्टियाँ हो सकती हैं जिन्हें हटाने की आवश्यकता है।
• डुप्लिकेट पंक्तियों को खत्म करने के लिए, एक्सेल रिबन में "डेटा" टैब पर जाएं और "हटा दें डुप्लिकेट्स" विकल्प पर क्लिक करें।
• उन कॉलम का चयन करें जिन्हें आप डुप्लिकेट प्रविष्टियों के लिए जांचना चाहते हैं, और फिर डेटासेट से किसी भी डुप्लिकेट पंक्तियों को हटाने के लिए "ओके" पर क्लिक करें।
• यह सुनिश्चित करने के लिए डेटा की फिर से समीक्षा करें कि सभी डुप्लिकेट प्रविष्टियों को सफलतापूर्वक समाप्त कर दिया गया है।

सारांश तालिका बनाना

जब आपको एक्सेल में बड़ी मात्रा में डेटा को संक्षेप में प्रस्तुत करने की आवश्यकता होती है, तो सारांश तालिका बनाना एक उपयोगी उपकरण हो सकता है। यहाँ 'pivottable' फ़ंक्शन का उपयोग करके एक सारांश तालिका बनाने के लिए चरण दिए गए हैं।

• अपनी एक्सेल स्प्रेडशीट खोलें और उस डेटा रेंज का चयन करें जिसे आप संक्षेप में प्रस्तुत करना चाहते हैं।
• 'सम्मिलित' टैब पर जाएं और टेबल समूह में 'पिवोटेबल' पर क्लिक करें। यह 'Create Pivottable' संवाद बॉक्स खोलेगा।
• 'Pivottable' संवाद बॉक्स में, उस डेटा की सीमा का चयन करें जिसे आप संक्षेप में प्रस्तुत करना चाहते हैं और यह चुनें कि आप जहां पिवटेबल रिपोर्ट को रखा जाना है (या तो एक नया वर्कशीट या एक मौजूदा वर्कशीट)।
• Pivottable बनाने के लिए 'ओके' पर क्लिक करें।

• एक बार पिवटेबल बनाने के बाद, आप इसे उन फ़ील्ड और मेट्रिक्स का चयन करके अनुकूलित कर सकते हैं जिन्हें आप सारांश तालिका में शामिल करना चाहते हैं।
• अपनी आवश्यकता के अनुसार डेटा को व्यवस्थित करने के लिए 'पंक्तियों' और 'मान' क्षेत्रों में 'पिवटेबल फ़ील्ड' फलक से फ़ील्ड को खींचें और छोड़ दें।
• सारांशित मानों को प्रदर्शित करने के लिए मैट्रिक्स (जैसे, योग, औसत, गणना) के लिए एकत्रीकरण प्रकार का चयन करें।
• सारांश तालिका में प्रदर्शित डेटा को और अधिक परिष्कृत करने के लिए आप फ़ील्ड में फ़िल्टर भी लागू कर सकते हैं।

सारांश तालिका को प्रारूपित करना

एक बार जब आप अपनी सारांश तालिका को एक्सेल में बना लेते हैं, तो इसे अधिक नेत्रहीन आकर्षक और पढ़ने में आसान बनाने के लिए स्वरूपण को लागू करना महत्वपूर्ण है।

A. पठनीयता में सुधार करने के लिए सारांश तालिका में स्वरूपण लागू करें

• महत्वपूर्ण शीर्षकों या डेटा बिंदुओं पर जोर देने के लिए बोल्ड या इटैलिकाइज्ड फोंट का उपयोग करें
• तालिका के भीतर विभिन्न वर्गों या श्रेणियों को उजागर करने के लिए रंग लागू करें
• तालिका को अच्छी तरह से संगठित और नेविगेट करने में आसान है यह सुनिश्चित करने के लिए सेल संरेखण और रिक्ति को समायोजित करें
• व्यक्तिगत कोशिकाओं और स्तंभों को चित्रित करने के लिए सीमाओं या ग्रिडलाइन का उपयोग करने पर विचार करें

B. डेटा में प्रमुख अंतर्दृष्टि या रुझानों को उजागर करने के लिए सशर्त स्वरूपण जोड़ें

• कुछ मानदंडों या मूल्यों के आधार पर कोशिकाओं पर स्वचालित रूप से रंग या आइकन लागू करने के लिए सशर्त स्वरूपण का उपयोग करें
• तालिका के भीतर डेटा बिंदुओं के परिमाण का प्रतिनिधित्व करने के लिए रंग तराजू का उपयोग करें
• तालिका के भीतर उच्च और निम्न मानों को जल्दी से पहचानने के लिए डेटा बार या आइकन सेट बनाएं

सारांश तालिका को अपडेट करना

नवीनतम डेटा के आधार पर सूचित निर्णय लेने के लिए अपनी सारांश तालिका को अद्यतित रखना महत्वपूर्ण है। यहां बताया गया है कि आप अपनी सारांश तालिका को कैसे अपडेट कर सकते हैं क्योंकि नया डेटा उपलब्ध हो जाता है:

• नियमित रूप से स्रोत डेटा की समीक्षा करें: स्रोत डेटा पर नज़र रखें जो आपके सारांश तालिका में फ़ीड करता है। जैसा कि नया डेटा जोड़ा जाता है या मौजूदा डेटा को संशोधित किया जाता है, आपको अपने सारांश तालिका में उन परिवर्तनों को प्रतिबिंबित करने की आवश्यकता होगी।
• मैन्युअल रूप से इनपुट नया डेटा: यदि आपका स्रोत डेटा स्थिर है और अक्सर नहीं बदलता है, तो आप नए डेटा को अपने सारांश तालिका में मैन्युअल रूप से इनपुट कर सकते हैं। यह समय लेने वाला हो सकता है, लेकिन यह सुनिश्चित करता है कि आपकी सारांश तालिका नवीनतम जानकारी को सही ढंग से दर्शाती है।
• अद्यतन सूत्र या धुरी टेबल: यदि आपकी सारांश तालिका सूत्र या धुरी तालिकाओं पर आधारित है, तो आपको नए डेटा को शामिल करने के लिए इन्हें समायोजित करने की आवश्यकता होगी। इसमें नई पंक्तियों या कॉलम को जोड़ना या आपकी गणना में शामिल डेटा की सीमा को अपडेट करना शामिल हो सकता है।

• एक्सेल टेबल का उपयोग करें: एक्सेल टेबल स्वचालित रूप से स्रोत रेंज में जोड़े गए नए डेटा को शामिल करने के लिए विस्तारित करते हैं। इसका मतलब यह है कि आपकी सारांश तालिका स्वचालित रूप से अपडेट होगी क्योंकि नए डेटा को मैनुअल हस्तक्षेप की आवश्यकता के बिना जोड़ा जाता है।
• गतिशील रेंज का उपयोग करें: अपने सूत्रों और पिवट टेबल में डायनामिक रेंज का उपयोग करके, आप यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि वे नए डेटा को शामिल करने के लिए स्वचालित रूप से समायोजित करते हैं। यह आपको अपने सारांश तालिका के इन तत्वों को मैन्युअल रूप से अपडेट करने में समय और प्रयास बचाता है।
• डेटा कनेक्शन सेट करें: यदि आपका स्रोत डेटा किसी अन्य एक्सेल फ़ाइल या बाहरी डेटाबेस में संग्रहीत है, तो आप अपने सारांश तालिका में डेटा को स्वचालित रूप से ताज़ा करने के लिए डेटा कनेक्शन सेट कर सकते हैं। यह सुनिश्चित करता है कि आपकी सारांश तालिका हमेशा नवीनतम जानकारी के साथ अद्यतित है।

निष्कर्ष

अंत में, एक्सेल में एक सारांश तालिका बनाना एक सीधी प्रक्रिया है जो आपके डेटा विश्लेषण क्षमताओं को बहुत बढ़ा सकती है। एक्सेल में एक सारांश तालिका बनाने के लिए, बस उस डेटा का चयन करें जिसे आप संक्षेप में प्रस्तुत करना चाहते हैं, "सम्मिलित करें" टैब पर क्लिक करें, और फिर टूलबार से "पिवोटेबल" चुनें। वहां से, आप फ़ील्ड जोड़कर या हटाकर, डेटा की व्यवस्था करके और फ़िल्टर लागू करके अपनी सारांश तालिका को अनुकूलित कर सकते हैं।

सारांश सारणी कुशल डेटा विश्लेषण के लिए आवश्यक हैं क्योंकि वे आपको अपने डेटा के भीतर रुझान, पैटर्न और संबंधों को जल्दी से देखने की अनुमति देते हैं। एक सारांश तालिका का उपयोग करके, आप आसानी से डेटा की तुलना कर सकते हैं, आउटलेयर की पहचान कर सकते हैं, और अपने विश्लेषण से प्राप्त अंतर्दृष्टि के आधार पर सूचित निर्णय ले सकते हैं।