एक्सेल ट्यूटोरियल: एक्सेल में सत्यापन नियम कैसे बनाएं

परिचय

सत्यापन नियम एक महत्वपूर्ण विशेषता है एक्सेल यह डेटा सटीकता और स्थिरता बनाए रखने में मदद कर सकता है। चाहे आप एक छोटे या बड़े डेटासेट के साथ काम कर रहे हों, सत्यापन नियम बनाना त्रुटियों को रोक सकता है और यह सुनिश्चित कर सकता है कि आपका डेटा सही तरीके से दर्ज किया गया है। इस ट्यूटोरियल में, हम आपकी प्रक्रिया के माध्यम से मार्गदर्शन करेंगे एक्सेल में सत्यापन नियम बनाना चरण दर चरण, ताकि आप इस उपयोगी उपकरण को आसानी से अपने स्वयं के स्प्रेडशीट पर लागू कर सकें।

चाबी छीनना

• एक्सेल में सत्यापन नियम डेटा सटीकता और स्थिरता बनाए रखने में मदद करते हैं
• सत्यापन नियम बनाना त्रुटियों को रोक सकता है और सही डेटा प्रविष्टि सुनिश्चित कर सकता है
• सत्यापन नियमों के प्रकारों में डेटा सत्यापन, इनपुट संदेश और त्रुटि चेतावनी शामिल हैं
• सत्यापन नियम बनाने के लिए सर्वोत्तम प्रथाओं में उन्हें सरल और उपयोगकर्ता के अनुकूल रखना शामिल है
• सत्यापन नियम बनाने के दौरान बचने के लिए सामान्य गलतियों में नियमों को अधिक करना और विभिन्न डेटा प्रविष्टि परिदृश्यों पर विचार करने में विफल होना शामिल है

सत्यापन नियमों को समझना

सत्यापन नियम क्या हैं, इसकी व्याख्या

• परिभाषा

  
  

  एक्सेल में सत्यापन नियमों का उपयोग उस प्रकार के डेटा को नियंत्रित करने के लिए किया जाता है जिसे सेल में दर्ज किया जा सकता है। वे आपको डेटा के लिए विशिष्ट मानदंड सेट करने की अनुमति देते हैं, जैसे कि मानों की एक श्रृंखला, विकल्पों की एक सूची, या एक विशिष्ट प्रारूप।

• सत्यापन नियमों के प्रकार

  
  

  कई प्रकार के सत्यापन नियम हैं जिन्हें एक्सेल में कोशिकाओं पर लागू किया जा सकता है, जिनमें शामिल हैं:

  • संख्या, दिनांक और पाठ के लिए डेटा सत्यापन
  • विकल्पों की ड्रॉप-डाउन सूची बनाने के लिए सत्यापन की सूची
  • विशिष्ट सूत्र या मानदंड बनाने के लिए कस्टम सत्यापन
  
  

एक्सेल में सत्यापन नियमों का उपयोग करने के लाभ

• त्रुटि रोकथाम

  
  

  सत्यापन नियम निर्धारित करके, आप उपयोगकर्ताओं को गलत या अमान्य डेटा को स्प्रेडशीट में दर्ज करने से रोक सकते हैं, जिससे त्रुटियों और विसंगतियों के जोखिम को कम किया जा सकता है।

• डेटा सटीकता

  
  

  सत्यापन नियम यह सुनिश्चित करने में मदद करते हैं कि स्प्रेडशीट में दर्ज किया गया डेटा सटीक और सुसंगत है, जो डेटा के आधार पर सूचित निर्णय लेने के लिए महत्वपूर्ण है।

• क्षमता

  
  

  उस प्रकार के डेटा को प्रतिबंधित करके जो दर्ज किया जा सकता है और ड्रॉपडाउन सूचियों को प्रदान किया जा सकता है, सत्यापन नियम डेटा प्रविष्टि को अधिक कुशल बना सकते हैं और प्रक्रिया को सुव्यवस्थित कर सकते हैं।

एक्सेल में सत्यापन नियमों के प्रकार

एक्सेल में सत्यापन नियम बनाते समय, कई प्रकार के नियम हैं जिन्हें आप अपने डेटा की सटीकता और अखंडता सुनिश्चित करने के लिए लागू कर सकते हैं। इसमे शामिल है:

• आंकड़ा मान्यीकरण
• इनपुट संदेश
• त्रुटि अलर्ट

आंकड़ा मान्यीकरण

डेटा सत्यापन एक्सेल में एक सुविधा है जो आपको इस बात पर प्रतिबंध सेट करने की अनुमति देता है कि किस प्रकार के डेटा को सेल में दर्ज किया जा सकता है। इसमें इनपुट को एक निश्चित श्रेणी के मूल्यों, एक विशिष्ट दिनांक प्रारूप या यहां तक ​​कि एक कस्टम सूत्र तक सीमित करना शामिल हो सकता है। डेटा सत्यापन का उपयोग करके, आप उपयोगकर्ताओं को गलत या अमान्य डेटा दर्ज करने से रोक सकते हैं, जिससे आपकी स्प्रेडशीट की सटीकता सुनिश्चित हो सकती है।

इनपुट संदेश

इनपुट संदेश एक्सेल में एक सहायक उपकरण है जो उपयोगकर्ताओं को एक प्रॉम्प्ट या निर्देश प्रदान करता है जब वे डेटा सत्यापन नियमों के साथ एक सेल का चयन करते हैं। इसका उपयोग डेटा के प्रकार पर मार्गदर्शन प्रदान करने के लिए किया जा सकता है, जिसे दर्ज किया जाना चाहिए, साथ ही किसी भी विशिष्ट आवश्यकताओं या सीमाओं को भी। इनपुट संदेश त्रुटियों को कम करने और यह सुनिश्चित करने में मदद कर सकते हैं कि उपयोगकर्ता उन डेटा के लिए अपेक्षाओं को समझते हैं जो वे इनपुट करते हैं।

त्रुटि अलर्ट

त्रुटि अलर्ट ऐसे अधिसूचनाएं हैं जो तब दिखाई देती हैं जब कोई उपयोगकर्ता इनपुट डेटा की कोशिश करता है जो सेल के लिए निर्धारित सत्यापन नियमों को पूरा नहीं करता है। इन अलर्ट को एक विशिष्ट चेतावनी संदेश प्रदर्शित करने के लिए अनुकूलित किया जा सकता है, साथ ही उपयोगकर्ता को डेटा को सही होने तक आगे बढ़ने से रोकने के लिए। त्रुटि अलर्ट डेटा अखंडता को बनाए रखने और आपके एक्सेल स्प्रेडशीट में गलतियों को रोकने के लिए एक मूल्यवान उपकरण है।

A. डेटा सत्यापन सुविधा का उपयोग करने पर चरण-दर-चरण गाइड

एक्सेल में डेटा सत्यापन सुविधा आपको उस प्रकार के डेटा को नियंत्रित करने की अनुमति देती है जिसे सेल में दर्ज किया जा सकता है। यहाँ इसका उपयोग कैसे करें:

• कोशिकाओं का चयन करें: सबसे पहले, उन कोशिकाओं का चयन करें जहां आप सत्यापन नियमों को लागू करना चाहते हैं।
• डेटा टैब पर जाएं: स्क्रीन के शीर्ष पर एक्सेल रिबन में डेटा टैब पर क्लिक करें।
• डेटा सत्यापन पर क्लिक करें: डेटा टूल समूह में, डेटा सत्यापन बटन पर क्लिक करें।
• सत्यापन मानदंड चुनें: डेटा सत्यापन संवाद बॉक्स में, उस प्रकार के डेटा का चयन करें जिसे आप अनुमति देना चाहते हैं (जैसे कि संपूर्ण संख्या, दिनांक, या पाठ)।
• विशिष्ट मानदंड सेट करें: डेटा के लिए कोई विशिष्ट मानदंड दर्ज करें, जैसे कि मानों की एक सीमा या विकल्पों की एक विशिष्ट सूची।
• सत्यापन नियम सहेजें: चयनित कोशिकाओं के लिए सत्यापन नियम लागू करने के लिए ठीक पर क्लिक करें।

B. डेटा प्रविष्टि के लिए इनपुट संदेश कैसे सेट करें

सत्यापन नियम सेट करने के अलावा, आप उपयोगकर्ताओं को मार्गदर्शन करने के लिए इनपुट संदेश भी प्रदान कर सकते हैं क्योंकि वे कोशिकाओं में डेटा दर्ज करते हैं:

• कोशिकाओं का चयन करें: सत्यापन नियमों को सेट करने के साथ, उन कोशिकाओं का चयन करके शुरू करें जहां आप इनपुट संदेश जोड़ना चाहते हैं।
• डेटा टैब पर जाएं: एक्सेल रिबन में डेटा टैब पर क्लिक करें।
• डेटा सत्यापन पर क्लिक करें: डेटा टूल समूह में, डेटा सत्यापन बटन पर क्लिक करें।
• इनपुट संदेश टैब पर जाएं: डेटा सत्यापन संवाद बॉक्स में, इनपुट संदेश टैब पर जाएं।
• इनपुट संदेश दर्ज करें: "सेल का चयन किया जाता है" बॉक्स को देखें "बॉक्स और इनपुट संदेश पाठ दर्ज करें।
• इनपुट संदेश सहेजें: चयनित कोशिकाओं के लिए इनपुट संदेश को सहेजने के लिए ओके पर क्लिक करें।

C. अमान्य डेटा के लिए त्रुटि अलर्ट कॉन्फ़िगर करना

डेटा प्रविष्टि को और अधिक नियंत्रित करने के लिए, आप अमान्य डेटा दर्ज करते समय उपयोगकर्ताओं को सूचित करने के लिए त्रुटि अलर्ट कॉन्फ़िगर कर सकते हैं:

• कोशिकाओं का चयन करें: एक बार फिर, उन कोशिकाओं का चयन करके शुरू करें जहां आप त्रुटि अलर्ट प्रदर्शित करना चाहते हैं।
• डेटा टैब पर जाएं: एक्सेल रिबन में डेटा टैब पर क्लिक करें।
• डेटा सत्यापन पर क्लिक करें: डेटा टूल समूह में, डेटा सत्यापन बटन पर क्लिक करें।
• त्रुटि अलर्ट टैब पर जाएं: डेटा सत्यापन संवाद बॉक्स में, त्रुटि अलर्ट टैब पर जाएं।
• अलर्ट शैली चुनें: उस त्रुटि अलर्ट की शैली का चयन करें जिसे आप प्रदर्शित करना चाहते हैं, जैसे कि स्टॉप, चेतावनी, या सूचना संदेश।
• त्रुटि संदेश दर्ज करें: अलर्ट के लिए शीर्षक और त्रुटि संदेश पाठ दर्ज करें।
• त्रुटि अलर्ट सहेजें: चयनित कोशिकाओं के लिए त्रुटि अलर्ट कॉन्फ़िगरेशन को सहेजने के लिए ओके पर क्लिक करें।

सत्यापन नियम बनाने के लिए सर्वोत्तम अभ्यास

एक्सेल में सत्यापन नियम बनाते समय, यह सुनिश्चित करने के लिए सर्वोत्तम प्रथाओं को ध्यान में रखना महत्वपूर्ण है कि नियम प्रभावी और उपयोगकर्ता के अनुकूल हैं।

• 1. अत्यधिक जटिल नियमों से बचें:

  
  

  सत्यापन नियमों को सरल और समझने में आसान रखना महत्वपूर्ण है। अत्यधिक जटिल नियम उपयोगकर्ताओं को भ्रमित कर सकते हैं और नियमों को प्रभावी ढंग से लागू करना मुश्किल बना सकते हैं।

• 2. स्पष्ट त्रुटि संदेशों का उपयोग करें:

  
  

  जब एक सत्यापन नियम का उल्लंघन किया जाता है, तो त्रुटि संदेश को स्पष्ट रूप से समझाना चाहिए कि इनपुट क्यों मान्य नहीं है और इसे सही करने के तरीके पर मार्गदर्शन प्रदान करें।

• 3. अंतिम उपयोगकर्ता पर विचार करें:

  
  

  सत्यापन नियम बनाते समय अंतिम उपयोगकर्ता के बारे में सोचें। विचार करें कि उनके लिए सबसे अधिक उपयोगी और सहज क्या होगा, और नियमों को यथासंभव उपयोगकर्ता के अनुकूल बनाने का लक्ष्य रखें।

• 1. विभिन्न इनपुट के साथ परीक्षण:

  
  

  सत्यापन नियमों को लागू करने से पहले, यह सुनिश्चित करने के लिए विभिन्न प्रकार के इनपुट के साथ उन्हें अच्छी तरह से परीक्षण करना महत्वपूर्ण है कि वे इरादा के रूप में काम करते हैं और झूठी सकारात्मक या नकारात्मक का उत्पादन नहीं करते हैं।

• 2. उपयोगकर्ताओं से प्रतिक्रिया प्राप्त करें:

  
  

  यह निर्धारित करने के लिए स्प्रेडशीट के संभावित उपयोगकर्ताओं से प्रतिक्रिया प्राप्त करने पर विचार करें कि क्या सत्यापन नियम उनके लिए समझ में आते हैं और यदि वे उन्हें समझने और साथ काम करने में आसान पाते हैं।

• 3. आवश्यकतानुसार समायोजित करें:

  
  

  यदि परीक्षण सत्यापन नियमों के साथ किसी भी मुद्दे को प्रकट करता है, तो अंतिम कार्यान्वयन से पहले आवश्यकतानुसार समायोजन करने के लिए तैयार रहें।

सत्यापन नियम बनाते समय बचने के लिए सामान्य गलतियाँ

एक्सेल में सत्यापन नियम बनाते समय, कुछ सामान्य गलतियाँ हैं जिन्हें यह सुनिश्चित करने के लिए बचा जाना चाहिए कि नियम प्रभावी और सटीक हैं।

सत्यापन नियम बनाते समय एक सामान्य गलती नियमों को खत्म कर रही है। इससे भ्रम हो सकता है और उपयोगकर्ताओं के लिए नियमों को समझना और अनुपालन करना मुश्किल हो सकता है। नियमों को सरल और सीधा रखना महत्वपूर्ण है, उन आवश्यक मानदंडों पर ध्यान केंद्रित करना जिन्हें मान्य करने की आवश्यकता है।

एक और गलती विभिन्न डेटा प्रविष्टि परिदृश्यों पर विचार करने में विफल है। सत्यापन नियम बनाते समय, उन विभिन्न तरीकों को ध्यान में रखना महत्वपूर्ण है जिनमें डेटा दर्ज किया जा सकता है, जैसे कि मैनुअल इनपुट, कॉपी और पेस्ट के माध्यम से, या किसी अन्य स्रोत से आयात करें। इन परिदृश्यों पर विचार करने में विफल रहने से ऐसे नियम हो सकते हैं जो व्यापक नहीं हैं और डेटा में अशुद्धि का कारण बन सकते हैं।

निष्कर्ष

सत्यापन नियम हैं गंभीर एक्सेल स्प्रेडशीट में डेटा सटीकता और स्थिरता बनाए रखने के लिए। सत्यापन नियम स्थापित करके, आप त्रुटियों को रोक सकते हैं और यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि दर्ज की गई जानकारी विशिष्ट मानदंडों को पूरा करती है। मैं सभी पाठकों को दृढ़ता से प्रोत्साहित करता हूं अमल में लाना उनके डेटा की गुणवत्ता और विश्वसनीयता को बढ़ाने के लिए उनके एक्सेल स्प्रेडशीट में सत्यापन नियम।