एक्सेल ट्यूटोरियल: एक्सेल में संपर्क सूची कैसे बनाएं

परिचय

जब महत्वपूर्ण संपर्क जानकारी पर नज़र रखने की बात आती है, एक्सेल एक शक्तिशाली उपकरण है जो कार्य को अधिक प्रबंधनीय बना सकता है। इस ट्यूटोरियल में, हम आपको बनाने की प्रक्रिया के माध्यम से चलेंगे संपर्क सूची एक्सेल में, और अपनी संपर्क जानकारी को व्यवस्थित और संग्रहीत करने के लिए इस कार्यक्रम का उपयोग करने के कई लाभों को उजागर करें।

चाहे आप ग्राहकों की सूची बनाए रखने की उम्मीद कर रहे हों, या बस व्यक्तिगत संपर्कों को व्यवस्थित करने के लिए अधिक कुशल तरीके की तलाश कर रहे हों, एक्सेल इस प्रकार के डेटा को प्रबंधित करने के लिए एक बहुमुखी और उपयोगकर्ता के अनुकूल मंच प्रदान करता है।

चाबी छीनना

• एक्सेल संपर्क जानकारी के आयोजन और भंडारण के लिए एक शक्तिशाली उपकरण है, चाहे वह व्यक्तिगत या व्यावसायिक उपयोग के लिए हो।
• संपर्क सूची के लिए एक एक्सेल दस्तावेज़ स्थापित करना शामिल है जिसमें संपर्क जानकारी के विभिन्न टुकड़ों के लिए लेबलिंग कॉलम शामिल हैं।
• एक्सेल की छंटाई और फ़िल्टरिंग फ़ंक्शन का उपयोग करना आसान संगठन और विशिष्ट संपर्कों की पुनर्प्राप्ति के लिए अनुमति देता है।
• संपर्क श्रेणियों के लिए एक ड्रॉपडाउन सूची बनाना और स्वचालित स्वरूपण के लिए सूत्रों का उपयोग करना संपर्क सूची की दक्षता और सटीकता को बढ़ा सकता है।
• कुल मिलाकर, संपर्क प्रबंधन के लिए एक्सेल का उपयोग करना बहुमुखी प्रतिभा, उपयोगकर्ता-मित्रता और आपके डेटा में स्थिरता और सटीकता बनाए रखने की क्षमता प्रदान करता है।

अपना एक्सेल डॉक्यूमेंट सेट करना

एक्सेल में एक संपर्क सूची बनाते समय, पहला कदम संपर्क जानकारी के प्रत्येक टुकड़े के लिए आवश्यक कॉलम के साथ अपने एक्सेल दस्तावेज़ को सेट करना है। आरंभ करने के लिए इन सरल चरणों का पालन करें:

अपने कंप्यूटर पर एक नई एक्सेल स्प्रेडशीट खोलकर शुरू करें। आप Microsoft Excel एप्लिकेशन को नेविगेट करके और फ़ाइल मेनू से "नया" चुन सकते हैं, या अपने डेस्कटॉप पर एक्सेल आइकन पर केवल डबल-क्लिक करके "नया" चुन सकते हैं।

एक बार जब आपकी नई स्प्रेडशीट खुली हो जाती है, तो संपर्क जानकारी के प्रत्येक टुकड़े के लिए कॉलम को लेबल करने का समय है जिसे आप अपनी संपर्क सूची में शामिल करना चाहते हैं। संपर्क सूची के लिए सामान्य कॉलम में शामिल हो सकते हैं:

• नाम
• फ़ोन नंबर
• ईमेल
• पता
• कंपनी
• नौकरी का नाम

इस तरह से कॉलम को लेबल करके, आप यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि आपकी संपर्क सूची व्यवस्थित है और नेविगेट करने में आसान है।

संपर्क जानकारी दर्ज करना

एक्सेल में एक संपर्क सूची बनाते समय, संपर्क जानकारी को निर्दिष्ट कॉलम में इनपुट करना आवश्यक है। यह सुनिश्चित करता है कि डेटा संगठित है और भविष्य के संदर्भ के लिए आसानी से सुलभ है।

A. निर्दिष्ट कॉलम में इनपुट संपर्क जानकारी

• 1. नाम: निर्दिष्ट कॉलम में संपर्क का पूरा नाम दर्ज करें। यदि आवश्यक हो तो पहले नाम और अंतिम नाम के लिए अलग -अलग कॉलम का उपयोग करें।
• 2. ईमेल: निर्दिष्ट कॉलम में संपर्क का ईमेल पता इनपुट करें। यह आसान संचार और संदर्भ के लिए अनुमति देता है।
• 3. फोन नंबर: निर्दिष्ट कॉलम में संपर्क का फ़ोन नंबर दर्ज करें। एकरूपता के लिए सभी फोन नंबर के लिए एक सुसंगत प्रारूप का उपयोग करें।
• 4. पता: निर्दिष्ट कॉलम में संपर्क का पता इनपुट करें। व्यापक जानकारी के लिए सड़क के पते, शहर, राज्य और ज़िप कोड के लिए अलग -अलग कॉलम का उपयोग करें।
• 5. अतिरिक्त जानकारी: यदि आवश्यक हो, तो किसी अन्य प्रासंगिक संपर्क जानकारी जैसे कि कंपनी, स्थिति या किसी विशिष्ट नोटों के लिए अतिरिक्त कॉलम बनाएं।

B. सूची को व्यवस्थित रखने के लिए प्रत्येक संपर्क के लिए अलग -अलग पंक्तियों का उपयोग करें

• 1. प्रति संपर्क पंक्ति: एक अच्छी तरह से संगठित और आसानी से सुलभ संपर्क सूची बनाए रखने के लिए एक अलग पंक्ति में प्रत्येक संपर्क की जानकारी को इनपुट करें।
• 2. डेटा स्थिरता: सुनिश्चित करें कि आसान संदर्भ और विश्लेषण के लिए डेटा लगातार प्रत्येक पंक्ति में दर्ज किया गया है। स्पष्टता बनाए रखने के लिए एक ही कॉलम में विभिन्न प्रकार के डेटा को मिलाने से बचें।

छँटाई और फ़िल्टरिंग

एक्सेल में एक संपर्क सूची बनाते समय, जानकारी को इस तरह से व्यवस्थित करना महत्वपूर्ण है जो इसे प्रबंधित करना और एक्सेस करना आसान बनाता है। एक्सेल के प्रमुख कार्यों में से एक डेटा को सॉर्ट करने और फ़िल्टर करने की क्षमता है, जो संपर्क सूची के प्रबंधन के लिए अविश्वसनीय रूप से उपयोगी हो सकता है।

• संपर्क सूची को वर्णित करने के लिए एक्सेल के छंटाई फ़ंक्शन का उपयोग करें

संपर्क सूची को छाँटने से वर्णानुक्रम में विशिष्ट संपर्क खोजने और जानकारी का पता लगाने में आसानी हो सकती है। ऐसा करने के लिए, बस उस डेटा रेंज का चयन करें जिसे आप सॉर्ट करना चाहते हैं, पर जाएं डेटा टैब, और पर क्लिक करें Z को क्रमबद्ध करें या छाँटने के लिए एक बटन, आप चाहते हैं कि आदेश के आधार पर।

• मानदंड के आधार पर विशिष्ट संपर्कों को आसानी से खोजने के लिए सूची को फ़िल्टर करें (जैसे स्थान, कंपनी)

संपर्क सूची को फ़िल्टर करने से आप विशिष्ट मानदंडों, जैसे स्थान या कंपनी के आधार पर जानकारी को संकीर्ण कर सकते हैं। ऐसा करने के लिए, डेटा रेंज का चयन करें, पर जाएं डेटा टैब, और पर क्लिक करें फ़िल्टर बटन। यह कॉलम हेडर में ड्रॉपडाउन तीर जोड़ देगा, जिससे आप अपने निर्दिष्ट मानदंडों के आधार पर डेटा को फ़िल्टर कर सकते हैं।

श्रेणियों के लिए एक ड्रॉपडाउन सूची बनाना

एक्सेल में एक संपर्क सूची बनाते समय, यह आसान संगठन और छंटाई के लिए अपने संपर्कों को वर्गीकृत करने में मददगार है। यहां बताया गया है कि आप अपनी एक्सेल संपर्क सूची में श्रेणियों के लिए एक ड्रॉपडाउन सूची कैसे बना सकते हैं।

A. समूह संपर्कों के लिए श्रेणियों पर निर्णय लें (जैसे परिवार, मित्र, काम)

• उन श्रेणियों का निर्धारण करके शुरू करें जिन्हें आप अपने संपर्कों को समूहित करने के लिए उपयोग करना चाहते हैं। उदाहरण के लिए, आप अपने संपर्कों को परिवार, दोस्तों, काम या किसी अन्य प्रासंगिक श्रेणियों के रूप में वर्गीकृत करना चाह सकते हैं।
• उन श्रेणियों का चयन करना सुनिश्चित करें जो सार्थक हों और आपको आसानी से नेविगेट करने और अपनी संपर्क सूची के माध्यम से सॉर्ट करने में मदद करेंगे।

B. श्रेणी कॉलम के लिए एक ड्रॉपडाउन सूची बनाने के लिए एक्सेल के डेटा सत्यापन सुविधा का उपयोग करें

• अपनी एक्सेल संपर्क सूची खोलें और उस कॉलम का चयन करें जहां आप श्रेणी ड्रॉपडाउन सूची जोड़ना चाहते हैं।
• एक्सेल रिबन पर "डेटा" टैब पर जाएं और "डेटा सत्यापन" पर क्लिक करें।
• डेटा सत्यापन संवाद बॉक्स में, अनुमति ड्रॉपडाउन मेनू से "सूची" चुनें।
• स्रोत क्षेत्र में, उन श्रेणियों को दर्ज करें जो आपने पहले तय किए थे, कॉमा द्वारा अलग किया गया था। उदाहरण के लिए: परिवार, दोस्त, काम।
• चयनित कॉलम में ड्रॉपडाउन सुविधा को सक्षम करने के लिए "इन-सेल ड्रॉपडाउन" बॉक्स की जाँच करें।
• डेटा सत्यापन लागू करने के लिए "ओके" पर क्लिक करें और श्रेणी कॉलम के लिए ड्रॉपडाउन सूची बनाएं।

स्वचालित स्वरूपण के लिए सूत्रों का उपयोग करना

एक्सेल में एक संपर्क सूची बनाते समय, यह सुनिश्चित करना महत्वपूर्ण है कि फोन नंबर और ईमेल पते लगातार और सटीक रूप से स्वरूपित हों। सूत्रों को लागू करने से आपकी संपर्क सूची की अखंडता को बनाए रखने और बनाए रखने में मदद मिल सकती है।

फोन नंबर और ईमेल पते को स्वचालित रूप से प्रारूपित करने के लिए सूत्र लागू करें

एक्सेल में फॉर्मूला का उपयोग फोन नंबर और ईमेल पते स्वचालित रूप से स्वचालित रूप से प्रारूपित करने के लिए किया जा सकता है। उदाहरण के लिए, आप एक विशिष्ट तरीके से फोन नंबर को प्रारूपित करने के लिए टेक्स्ट फ़ंक्शन का उपयोग कर सकते हैं, जैसे कि अंकों के बीच क्षेत्र कोड और हाइफ़न के आसपास कोष्ठक जोड़ना। इसी तरह, आप उचित प्रतीकों और डोमेन नाम के साथ ईमेल पते को प्रारूपित करने के लिए समवर्ती फ़ंक्शन का उपयोग कर सकते हैं।

इन सूत्रों का उपयोग करके, आप समय बचा सकते हैं और यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि आपकी संपर्क सूची में सभी फ़ोन नंबर और ईमेल पते लगातार स्वरूपित हैं।

संपर्क सूची में स्थिरता और सटीकता सुनिश्चित करें

स्वचालित स्वरूपण के लिए सूत्रों को लागू करने से, आप यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि आपकी संपर्क सूची में सभी प्रविष्टियाँ एक सुसंगत प्रारूप का पालन करती हैं। यह न केवल संपर्क सूची को पढ़ने और नेविगेट करने में आसान बनाता है, बल्कि यह त्रुटियों और विसंगतियों को कम करने में भी मदद करता है।

संपर्क सूची में संगति और सटीकता आपके डेटाबेस की व्यावसायिकता और विश्वसनीयता को बनाए रखने के लिए महत्वपूर्ण है। फ़ोन नंबर और ईमेल पते स्वचालित रूप से स्वचालित रूप से फॉर्मेट करने के लिए सूत्रों का उपयोग करके, आप विभिन्न उद्देश्यों के लिए अपनी संपर्क सूची का प्रबंधन और उपयोग कर सकते हैं।

निष्कर्ष

में एक संपर्क सूची बनाना एक्सेल आसान संगठन, सूचना तक त्वरित पहुंच और डेटा को अनुकूलित करने और फ़िल्टर करने की क्षमता सहित कई लाभ प्रदान करता है। इसका अनुसरण करके एक्सेल ट्यूटोरियल, आप कुशल हो सकते हैं संपर्क प्रबंधन और सुनिश्चित करें कि आपके पास ए भरोसेमंद और कुशल अपने सभी के लिए जगह में सिस्टम संपर्क.

तो इंतजार क्यों?

यह कोशिश करो ट्यूटोरियल और कैसे देखें एक्सेल आप अपने प्रबंधन के तरीके में क्रांति ला सकते हैं संपर्क। बस कुछ सरल कदमों के साथ, आप सभी का लाभ उठा सकते हैं विशेषताएँ वह एक्सेल के लिए पेशकश करनी है संपर्क सूची.