एक्सेल ट्यूटोरियल: एक्सेल में लुकअप टेबल कैसे सेट करें

परिचय

एक्सेल डेटा को व्यवस्थित करने और विश्लेषण करने के लिए एक शक्तिशाली उपकरण है, और लुकअप टेबल स्थापित करना इसे प्रभावी ढंग से उपयोग करने का एक महत्वपूर्ण पहलू है। ए तालिका देखो कोशिकाओं की एक श्रृंखला है जो जानकारी प्राप्त करने के लिए एक्सेल के लिए एक संदर्भ गाइड के रूप में कार्य करती है। यह आपको आसानी से एक तालिका से दूसरे में डेटा के साथ डेटा से मेल खाने की अनुमति देता है, जिससे आपका काम अधिक कुशल और सटीक हो जाता है। इस ट्यूटोरियल में, हम इसका पता लगाएंगे लुकअप टेबल स्थापित करने का महत्व एक्सेल में और इसे प्रभावी ढंग से कैसे करना है।

चाबी छीनना

लुकअप टेबल कुशल डेटा पुनर्प्राप्ति और एक्सेल में मिलान के लिए महत्वपूर्ण हैं।
लुकअप तालिकाओं का प्रभावी ढंग से उपयोग करने के लिए Vlookup, Index और Mack फ़ंक्शंस को समझना आवश्यक है।
लुकअप टेबल को ठीक से व्यवस्थित करना और स्थापित करना काम दक्षता और सटीकता में बहुत सुधार कर सकता है।
नामित रेंज का उपयोग करना और वाइल्डकार्ड वर्णों को शामिल करना लुकअप टेबल की कार्यक्षमता को और बढ़ा सकता है।
एक्सेल डेटा विश्लेषण में कुशल बनने के लिए लुकअप टेबल का अभ्यास करना और महारत हासिल करना महत्वपूर्ण है।

लुकअप टेबल को समझना

एक्सेल के साथ काम करते समय, यह समझना कि लुकअप टेबल कैसे सेट करें, डेटा को कुशलतापूर्वक प्रबंधित करने और विश्लेषण करने के लिए आवश्यक है। इस ट्यूटोरियल में, हम एक्सेल में लुकअप टेबल का उपयोग करने की परिभाषा, उद्देश्य और लाभों का पता लगाएंगे।

A. एक लुकअप टेबल की परिभाषा

एक लुकअप टेबल, जिसे एक संदर्भ तालिका के रूप में भी जाना जाता है, एक तालिका है जिसमें एक तालिका से दूसरे के साथ जानकारी से मेल खाने के लिए उपयोग किया जाने वाला डेटा होता है। इसमें आमतौर पर दो कॉलम होते हैं, जिसमें पहला कॉलम होता है जिसमें अद्वितीय पहचानकर्ता होते हैं और दूसरे कॉलम होते हैं जिसमें संबंधित मान या विवरण होते हैं।

B. एक्सेल में एक लुकअप टेबल का उद्देश्य

एक्सेल में एक लुकअप टेबल का उद्देश्य एक बड़े डेटासेट से विशिष्ट जानकारी खोजने और पुनर्प्राप्त करने की प्रक्रिया को सुव्यवस्थित करना है। लुकअप टेबल का उपयोग करके, उपयोगकर्ता आसानी से एक विशिष्ट मानदंड या पहचानकर्ता के आधार पर डेटा को खोज और पुनः प्राप्त कर सकते हैं, व्यापक डेटा के माध्यम से मैन्युअल रूप से सिफ्ट की आवश्यकता को समाप्त कर सकते हैं।

C. लुकअप टेबल का उपयोग करने के लाभ

एक्सेल में लुकअप टेबल का उपयोग करने के कई लाभ हैं, जिनमें शामिल हैं:

क्षमता: लुकअप टेबल सूचना की त्वरित और सटीक पुनर्प्राप्ति के लिए अनुमति देते हैं, समय और प्रयास की बचत करते हैं।
शुद्धता: पूर्वनिर्धारित संदर्भ डेटा का उपयोग करके, लुकअप टेबल पुनर्प्राप्त जानकारी की सटीकता सुनिश्चित करने में मदद करते हैं।
संगठन: लुकअप टेबल डेटा को व्यवस्थित करने और संरचना करने में मदद करते हैं जिससे प्रबंधन और विश्लेषण करना आसान हो जाता है।
लचीलापन: लुकअप टेबल का उपयोग करना मूल डेटासेट को प्रभावित किए बिना, संदर्भ डेटा में आसान अपडेट और संशोधनों के लिए अनुमति देता है।

एक्सेल में एक लुकअप टेबल बनाना

एक्सेल में लुकअप टेबल सेट करना एक बड़े डेटासेट से विशिष्ट डेटा को जल्दी से प्राप्त करने का एक उपयोगी तरीका हो सकता है। नीचे दिए गए चरणों का पालन करके, आप कुशलतापूर्वक आसान डेटा पुनर्प्राप्ति के लिए एक लुकअप तालिका को सेट और व्यवस्थित कर सकते हैं।

A. डेटा के साथ एक तालिका सेट करने के लिए कदम ऊपर देखा जाना है

1. ऊपर देखा जाना डेटा निर्धारित करें
2. एक्सेल में एक नई स्प्रेडशीट खोलें
3. एक कॉलम में लुकअप डेटा दर्ज करें
4. किसी अन्य कॉलम में संबंधित डेटा दर्ज करें
5. आसान संदर्भ के लिए तालिका रेंज का नाम बताइए

B. कुशल डेटा पुनर्प्राप्ति के लिए लुकअप तालिका को कैसे व्यवस्थित करें

1. आरोही या अवरोही क्रम में डेटा को क्रमबद्ध करें
2. प्रत्येक कॉलम के लिए हेडर का उपयोग करें
3. विशिष्ट डेटा का आसानी से पता लगाने के लिए फ़िल्टर लागू करें
4. महत्वपूर्ण डेटा को उजागर करने के लिए सशर्त स्वरूपण का उपयोग करें
5. नए डेटा के साथ तालिका को अपडेट रखें

Vlookup फ़ंक्शन का उपयोग करना

Microsoft Excel Vlookup नामक एक शक्तिशाली फ़ंक्शन प्रदान करता है जो आपको एक तालिका से डेटा को जल्दी से खोजने और पुनः प्राप्त करने की अनुमति देता है। इस ट्यूटोरियल में, हम Vlookup फ़ंक्शन का पता लगाएंगे और Excel में एक लुकअप टेबल कैसे सेट करें।

A. एक्सेल में Vlookup फ़ंक्शन की व्याख्या

VLOOKUP फ़ंक्शन, जिसका संक्षिप्त रूप "वर्टिकल लुकअप" है, का उपयोग तालिका के पहले कॉलम में एक मान की खोज करने और दूसरे कॉलम से उसी पंक्ति में एक मान पुनर्प्राप्त करने के लिए किया जाता है। इस फ़ंक्शन का उपयोग आमतौर पर एक विशिष्ट मानदंड के आधार पर बड़े डेटासेट से डेटा को देखने और खींचने के लिए किया जाता है। VLOOKUP का सिंटैक्स है:

VLOOKUP(लुकअप_वैल्यू, टेबल_एरे, col_index_num, [रेंज_लुकअप][रेंज_लुकअप])

चरण 4: VLOOKUP सूत्र का परीक्षण करें

सूत्र दर्ज करने के बाद, सुनिश्चित करें कि VLOOKUP फ़ंक्शन लुकअप मानदंड के आधार पर सही मान लौटाता है।

C. VLOOKUP का उपयोग करते समय बचने योग्य सामान्य त्रुटियाँ

VLOOKUP फ़ंक्शन का उपयोग करते समय, होने वाली सामान्य त्रुटियों से सावधान रहना आवश्यक है:

Table_array पैरामीटर को सही ढंग से सेट नहीं करने से गलत परिणाम आ रहे हैं।
सटीक मिलान के लिए रेंज_लुकअप पैरामीटर को FALSE पर सेट करना भूल गए, जिसके परिणामस्वरूप गलत डेटा पुनर्प्राप्ति हो सकती है।
निरपेक्ष संदर्भों के बजाय सापेक्ष सेल संदर्भों का उपयोग करना, जिससे अन्य कोशिकाओं में कॉपी करने पर सूत्र गलत परिणाम देता है।

INDEX और MATCH फ़ंक्शंस का उपयोग करना

जब एक्सेल में एक लुकअप टेबल स्थापित करने की बात आती है, तो INDEX और MATCH फ़ंक्शन शक्तिशाली उपकरण हैं जो आपको एक तालिका के भीतर एक विशिष्ट पंक्ति या कॉलम से डेटा पुनर्प्राप्त करने की अनुमति देते हैं. ये फ़ंक्शन पारंपरिक VLOOKUP फ़ंक्शन की तुलना में मूल्यों को देखने का एक अधिक लचीला और गतिशील तरीका प्रदान करते हैं, जिससे वे आपके एक्सेल कौशल के लिए एक मूल्यवान अतिरिक्त बन जाते हैं.

एक्सेल में INDEX और MATCH कार्यों की व्याख्या

द सूचकांक एक्सेल में फ़ंक्शन पंक्ति और स्तंभ संख्या के आधार पर तालिका में एक सेल का मान लौटाता है. यह दो तर्क लेता है: सरणी (या सीमा) और पंक्ति या स्तंभ संख्या, और एक तालिका से विशिष्ट डेटा प्राप्त करने के लिए अन्य कार्यों के साथ संयोजन में उपयोग किया जा सकता है.

द MATCH दूसरी ओर, फ़ंक्शन एक सीमा में निर्दिष्ट मान की खोज करता है और उस आइटम की सापेक्ष स्थिति लौटाता है. यह तीन तर्क लेता है: लुकअप मान, लुकअप सरणी और मैच प्रकार, और आमतौर पर एक तालिका से डेटा को गतिशील रूप से पुनर्प्राप्त करने के लिए INDEX फ़ंक्शन के साथ उपयोग किया जाता है.

बनाई गई लुकअप तालिका के साथ INDEX और MATCH फ़ंक्शन का उपयोग कैसे करें, इस पर चरण-दर-चरण मार्गदर्शिका

INDEX और MATCH फ़ंक्शंस का उपयोग करके लुकअप टेबल सेट करने के लिए, इन चरणों का पालन करें:

जिस डेटा का आप संदर्भ देना चाहते हैं, उसके साथ एक तालिका बनाएं, जिसमें प्रत्येक पंक्ति के लिए एक विशिष्ट पहचानकर्ता (उदाहरण के लिए, उत्पाद आईडी, ग्राहक आईडी) शामिल हो।
उस सेल की पहचान करें जहां आप लुक-अप मान प्रदर्शित करना चाहते हैं।
तालिका में अद्वितीय पहचानकर्ता की स्थिति जानने के लिए MATCH फ़ंक्शन का उपयोग करें।
MATCH फ़ंक्शन द्वारा लौटाई गई स्थिति के आधार पर वांछित मान प्राप्त करने के लिए INDEX फ़ंक्शन का उपयोग करें।
इनपुट मान बदलकर और यह सत्यापित करके लुकअप का परीक्षण करें कि सही परिणाम लौटाया गया है।

VLOOKUP की तुलना में INDEX और MATCH का उपयोग करने के लाभ

जबकि VLOOKUP फ़ंक्शन आमतौर पर Excel में लुकअप के लिए उपयोग किया जाता है, INDEX और MATCH संयोजन कई लाभ प्रदान करता है:

FLEXIBILITY: INDEX और MATCH किसी भी कॉलम में मान देख सकते हैं, न कि केवल सबसे बाईं ओर, और साथ ही पंक्तियों में भी मान देख सकते हैं।
डानामिक रेंज: इंडेक्स और मैच का उपयोग करते समय, खोज करने के लिए सीमा को आसानी से समायोजित किया जा सकता है, जिससे अधिक लचीलापन और स्केलेबिलिटी की अनुमति मिलती है।
त्रुटि प्रबंधन: इंडेक्स और मैच त्रुटियों को अधिक सुशोभित रूप से संभाल सकते हैं और लापता डेटा को संभालने के तरीके पर अधिक नियंत्रण प्रदान कर सकते हैं।
प्रदर्शन: कुछ मामलों में, सूचकांक और मैच संयोजन Vlookup की तुलना में तेज हो सकता है, खासकर जब बड़े डेटासेट या जटिल लुकअप परिदृश्यों से निपटते हैं।

लुकअप टेबल के लिए उन्नत टिप्स

एक्सेल में लुकअप टेबल के साथ काम करते समय, उन्नत तकनीकें हैं जो आपको विभिन्न परिदृश्यों को अधिक प्रभावी ढंग से संभालने में मदद कर सकती हैं। यहां अपने लुकअप टेबल कौशल को अगले स्तर तक ले जाने के लिए कुछ सुझाव दिए गए हैं।

A. लुकअप टेबल में डुप्लिकेट मानों को कैसे संभालें

लुकअप टेबल में डुप्लिकेट मूल्यों से निपटना मुश्किल हो सकता है, लेकिन यह असंभव नहीं है। आप पहले मिलान मान को पुनः प्राप्त करने के लिए इंडेक्स और मैच फ़ंक्शंस का उपयोग कर सकते हैं, या आप एक मान की कई घटनाओं को संभालने के लिए सरणी सूत्रों का उपयोग कर सकते हैं।

B. लुकअप टेबल के लिए नामित रेंज का उपयोग करना

नामित रेंज आपके लुकअप फॉर्मूले को अधिक पठनीय और प्रबंधन करने में आसान बना सकते हैं। एक नामित सीमा के रूप में कोशिकाओं की एक श्रृंखला को परिभाषित करके, आप इसे अपने नाम से अपने सूत्रों में संदर्भित कर सकते हैं, जो बड़े डेटासेट के साथ काम करते समय विशेष रूप से सहायक हो सकता है।

C. लुकअप फॉर्मूले में वाइल्डकार्ड वर्णों को शामिल करना

वाइल्डकार्ड वर्ण, जैसे कि तारांकन (*) और प्रश्न चिह्न (?), का उपयोग लुकअप फॉर्मूला में आंशिक मैच करने के लिए किया जा सकता है। यह तब उपयोगी हो सकता है जब आप एक बड़े स्ट्रिंग के भीतर एक मूल्य की खोज करना चाहते हैं या एक सटीक मूल्य के बजाय एक पैटर्न से मेल खाते हैं।

निष्कर्ष

की स्थापना एक्सेल में लुकअप टेबल एक आवश्यक कौशल है जो आपके डेटा विश्लेषण और निर्णय लेने की क्षमताओं को बहुत बढ़ा सकता है। संदर्भ डेटा की एक केंद्रीय तालिका बनाकर, आप आसानी से अपने वर्कशीट के भीतर विशिष्ट जानकारी को पुनः प्राप्त और उपयोग कर सकते हैं, जिससे समय की बचत होती है और त्रुटियों को कम किया जा सकता है। मैं आपको अपने स्प्रेडशीट कार्यों में अधिक कुशल और कुशल बनने के लिए एक्सेल में लुकअप टेबल का उपयोग करने का अभ्यास करने के लिए प्रोत्साहित करता हूं।

Excel Dashboard