एक्सेल ट्यूटोरियल: एक्सेल में पते को कैसे प्रारूपित करें

परिचय

में एक्सेल, व्यवस्थित और सटीक डेटा बनाए रखने के लिए उचित पता स्वरूपण महत्वपूर्ण है। चाहे आप एक व्यावसायिक पेशेवर, छात्र, या व्यक्तिगत उपयोगकर्ता हों, यह समझना कि एक्सेल में पते को कैसे प्रारूपित किया जाए, यह समय बचा सकता है और त्रुटियों को कम कर सकता है। इस ट्यूटोरियल में, हम कवर करेंगे महत्त्व एक्सेल में उचित पता स्वरूपण और एक प्रदान करें अवलोकन सामग्री, जिसमें प्रभावी ढंग से पते को प्रारूपित करने के लिए चरण-दर-चरण निर्देश शामिल हैं।

चाबी छीनना

• एक्सेल में संगठित और सटीक डेटा बनाए रखने के लिए उचित पता स्वरूपण महत्वपूर्ण है।
• एक्सेल के फॉर्मेटिंग विकल्पों और सुविधाओं को समझना समय बच सकता है और त्रुटियों को कम कर सकता है।
• सर्वोत्तम प्रथाओं में पता घटकों के लिए अलग -अलग कॉलम बनाना और लगातार स्वरूपण का उपयोग करना शामिल है।
• मौजूदा पते के डेटा को साफ करने और मानकीकृत करने के लिए युक्तियों में रिक्त स्थान हटाना और "उचित" फ़ंक्शन का उपयोग करना शामिल है।
• सशर्त स्वरूपण और उन्नत तकनीकों का उपयोग करना पता डेटा एकीकरण और सटीकता को बढ़ा सकता है।

पते के लिए एक्सेल के स्वरूपण विकल्पों को समझना

एक्सेल में पते के साथ काम करते समय, यह सुनिश्चित करने के लिए उपलब्ध विभिन्न स्वरूपण विकल्पों को समझना महत्वपूर्ण है कि डेटा स्पष्ट और संगठित तरीके से प्रस्तुत किया गया है। इस ट्यूटोरियल में, हम एक्सेल में पते को प्रारूपित करने के लिए तीन प्रमुख तरीकों का पता लगाएंगे।

"कस्टम" नंबर प्रारूप की खोज

एक्सेल में "कस्टम" नंबर प्रारूप डेटा प्रदर्शित करने के तरीके पर सटीक नियंत्रण के लिए अनुमति देता है। पते को प्रारूपित करते समय, आप इस सुविधा का उपयोग यह सुनिश्चित करने के लिए कर सकते हैं कि पता घटकों को वांछित प्रारूप में प्रस्तुत किया गया है।

• प्रदर्शन को अनुकूलित करना: यह निर्दिष्ट करने के लिए कस्टम नंबर प्रारूप का उपयोग करें कि आप कैसे पते के घटकों (जैसे स्ट्रीट नंबर, स्ट्रीट का नाम, शहर, राज्य और ज़िप कोड) को प्रदर्शित करना चाहते हैं। उदाहरण के लिए, आप यह सुनिश्चित करने के लिए एक कस्टम प्रारूप का उपयोग कर सकते हैं कि ज़िप कोड हमेशा प्रमुख शून्य के साथ प्रदर्शित होता है।
• कस्टम प्रारूप को लागू करना: एड्रेस सेल में एक कस्टम प्रारूप लागू करने के लिए, सेल या कोशिकाओं की सीमा का चयन करें, राइट-क्लिक करें, और "प्रारूप कोशिकाएं" चुनें। प्रारूप कोशिकाओं संवाद बॉक्स में, श्रेणी सूची से "कस्टम" का चयन करें, और फिर टाइप फ़ील्ड में वांछित कस्टम प्रारूप दर्ज करें।

"टेक्स्ट टू कॉलम" सुविधा का उपयोग करना

एक्सेल में "टेक्स्ट टू कॉलम" सुविधा एक सीमांकक के आधार पर अलग -अलग कॉलम में डेटा को विभाजित करने के लिए एक शक्तिशाली उपकरण है। पते के साथ काम करते समय, इस सुविधा का उपयोग आसान विश्लेषण और हेरफेर के लिए व्यक्तिगत कॉलम में एक पते के विभिन्न घटकों को अलग करने के लिए किया जा सकता है।

• सीमांकक की पहचान करना: टेक्स्ट टू कॉलम्स फ़ीचर का उपयोग करने से पहले, पता घटकों को अलग करने वाले सीमांकक की पहचान करना महत्वपूर्ण है। पते के लिए सामान्य परिसीमन में अल्पविराम, अर्धविराम और रिक्त स्थान शामिल हैं।
• पते को विभाजित करना: टेक्स्ट टू कॉलम्स फ़ीचर का उपयोग करने के लिए, पता डेटा युक्त कोशिकाओं की सेल या रेंज का चयन करें, डेटा टैब पर नेविगेट करें, और "टेक्स्ट टू कॉलम" चुनें। कॉलम विज़ार्ड में कन्वर्ट टेक्स्ट में, पते के प्रारूप से मेल खाने वाले परिसीमन का चयन करें, और फिर विभाजित घटकों के लिए गंतव्य निर्दिष्ट करें।

पता घटकों के संयोजन के लिए "Concatenate" फ़ंक्शन का उपयोग करना

हालांकि व्यक्तिगत रूप से पता घटकों को प्रारूपित करना महत्वपूर्ण है, ऐसी स्थितियां हो सकती हैं जहां आपको एक ही पते में कई घटकों को संयोजित करने की आवश्यकता होती है। Excel में "Concatenate" फ़ंक्शन एक पूर्ण पते में पता घटकों को मर्ज करने का एक सरल तरीका प्रदान करता है।

• पता घटकों का संयोजन: Concatenate फ़ंक्शन का उपयोग करने के लिए, एक अलग सेल में एक सूत्र दर्ज करें जो "और" ऑपरेटर का उपयोग करके वांछित पता घटकों को जोड़ती है। उदाहरण के लिए, आप सूत्र = concatenate (a2, ",", b2, ",", c2, ",", ",", ", e2) का उपयोग कर सकते हैं। एक पूर्ण पते में कोड।
• सूत्र को खींचना: एक बार जब आप एक पते के लिए कॉन्सेटनेट फॉर्मूला बना लेते हैं, तो आप अतिरिक्त पते की पंक्तियों पर सूत्र को लागू करने के लिए सेल के भरण हैंडल को खींच सकते हैं, समय और प्रयास की बचत कर सकते हैं।

एक्सेल में पता डेटा के आयोजन के लिए सर्वोत्तम प्रथाएं

एक्सेल में एड्रेस डेटा के साथ काम करते समय, निरंतरता और सटीकता सुनिश्चित करने के लिए सर्वोत्तम प्रथाओं का पालन करना महत्वपूर्ण है। एक्सेल में एड्रेस डेटा के आयोजन के लिए यहां कुछ सुझाव दिए गए हैं:

A. सड़क, शहर, राज्य और ज़िप कोड के लिए अलग -अलग कॉलम बनाना

• गली: आसानी से सॉर्ट करने और स्थान द्वारा फ़िल्टर करने के लिए सड़क के पते के लिए एक अलग कॉलम बनाएं।
• शहर: बेहतर संगठन और डेटा हेरफेर के लिए शहर के नाम के लिए एक अलग कॉलम का उपयोग करें।
• राज्य: प्रारूप को मानकीकृत करने के लिए राज्य संक्षिप्त नाम के लिए एक समर्पित कॉलम आवंटित करें।
• ज़िप कोड: स्थिरता और उपयोग में आसानी के लिए ज़िप कोड को अपने स्वयं के कॉलम में रखें।

B. सभी पते के लिए लगातार प्रारूपण का उपयोग करना

• संक्षिप्तीकरण: राज्यों और कॉमन स्ट्रीट प्रकारों के लिए मानक संक्षिप्त नाम (जैसे, सेंट फॉर स्ट्रीट, एवेन्यू के लिए एवेन्यू) का उपयोग करें।
• पूंजीकरण: सड़क के नाम, शहर के नाम और राज्य संक्षिप्त नाम के लिए लगातार पूंजीकरण बनाए रखें।
• रिक्ति: एक स्वच्छ और संगठित उपस्थिति के लिए पते के तत्वों के बीच लगातार रिक्ति सुनिश्चित करें।

C. विशेष पात्रों और अनावश्यक विराम चिह्नों से बचना

• विशेष वर्ण: पते में विशेष वर्णों या प्रतीकों का उपयोग करने से बचें, क्योंकि वे छँटाई और फ़िल्टरिंग के साथ मुद्दों का कारण बन सकते हैं।
• विराम चिह्न: एक न्यूनतम पर विराम चिह्न रखें और केवल इसका उपयोग करें जहां स्पष्टता के लिए आवश्यक हो (जैसे, शहर में अल्पविराम, राज्य ज़िप कोड प्रारूप)।

एक्सेल में एड्रेस डेटा के आयोजन के लिए इन सर्वोत्तम प्रथाओं का पालन करके, आप अपनी स्प्रेडशीट में स्थिरता, सटीकता और प्रयोज्य बनाए रख सकते हैं।

मौजूदा एड्रेस डेटा की सफाई और मानकीकरण के लिए टिप्स

एक्सेल में एड्रेस डेटा के साथ काम करते समय, यह सुनिश्चित करना महत्वपूर्ण है कि जानकारी साफ और मानकीकृत है। यहां मौजूदा एड्रेस डेटा की सफाई और मानकीकरण के लिए कुछ सुझाव दिए गए हैं:

A. अग्रणी या अनुगामी रिक्त स्थान को हटाना

• एड्रेस डेटा में अग्रणी और अनुगामी रिक्त स्थान विसंगतियों और त्रुटियों का कारण बन सकते हैं। एड्रेस सेल से किसी भी अग्रणी या अनुगामी स्थानों को हटाने के लिए ट्रिम फ़ंक्शन का उपयोग करें।
• उदाहरण: = ट्रिम (ए 2)

B. प्रत्येक शब्द के पहले अक्षर को भुनाने के लिए "उचित" फ़ंक्शन का उपयोग करना

• पते में प्रत्येक शब्द के पहले अक्षर को भुनाने के लिए उचित फ़ंक्शन का उपयोग किया जा सकता है। यह पते के प्रारूप को मानकीकृत करने में मदद कर सकता है।
• उदाहरण: = उचित (ए 2)

C. लगातार राज्य के नाम और सड़क के प्रकारों को संक्षिप्त करना

• राज्य के नाम और सड़क प्रकारों में स्थिरता सुनिश्चित करने के लिए, मानक संक्षिप्तीकरण के साथ एक संदर्भ तालिका बनाएं और संक्षिप्त नामों को संक्षिप्त नाम के साथ बदलने के लिए Vlookup फ़ंक्शन का उपयोग करें।
• उदाहरण: = Vlookup (a2, $ f $ 2: $ g $ 51, 2, FALSE)

पता त्रुटियों को उजागर करने के लिए सशर्त स्वरूपण का उपयोग करना

Excel की सशर्त स्वरूपण सुविधा आपको अधूरे या गलत पते की पहचान करने और नेत्रहीन ध्वज समस्याग्रस्त प्रविष्टियों के लिए रंग कोडिंग को लागू करने के लिए नियम निर्धारित करने की अनुमति देती है।

अधूरे या गलत पते की पहचान करने के लिए नियम सेट करना

• स्टेप 1: अपने एक्सेल स्प्रेडशीट को खोलें जिसमें आप जो पते हैं, वे प्रारूपित करना चाहते हैं।
• चरण दो: पते वाली कोशिकाओं की सीमा का चयन करें।
• चरण 3: एक्सेल रिबन में "होम" टैब पर क्लिक करें, फिर "स्टाइल्स" समूह से "सशर्त स्वरूपण" चुनें।
• चरण 4: ड्रॉपडाउन मेनू से "नया नियम" चुनें।
• चरण 5: "न्यू फॉर्मेटिंग रूल" डायलॉग बॉक्स में, पहले ड्रॉपडाउन मेनू से "केवल उन कोशिकाओं को" प्रारूप "का चयन करें, जो कि दूसरे ड्रॉपडाउन मेनू से" ब्लैंक "या" त्रुटियों "को चुनें, जो कि आप उन त्रुटियों के प्रकार के आधार पर चुनते हैं जिन्हें आप पहचानना चाहते हैं।
• चरण 6: स्वरूपण (जैसे, लाल भरण रंग) चुनने के लिए "प्रारूप" बटन पर क्लिक करें जो नियम के मानदंडों को पूरा करने वाली कोशिकाओं पर लागू किया जाएगा। फिर, संवाद बॉक्स को बंद करने के लिए "ओके" पर क्लिक करें।
• चरण 7: चयनित कोशिकाओं पर नियम लागू करने के लिए फिर से "ओके" पर क्लिक करें।

नेत्रहीन ध्वज समस्याग्रस्त प्रविष्टियों के लिए रंग कोडिंग लागू करना

• स्टेप 1: उन पते वाले कोशिकाओं की श्रेणी का चयन करें जिन्हें आप रंग कोड करना चाहते हैं।
• चरण दो: एक्सेल रिबन में "होम" टैब पर क्लिक करें, फिर "स्टाइल्स" समूह से "सशर्त स्वरूपण" चुनें।
• चरण 3: ड्रॉपडाउन मेनू से "नया नियम" चुनें।
• चरण 4: "न्यू फॉर्मेटिंग रूल" डायलॉग बॉक्स में, पहले ड्रॉपडाउन मेनू से "केवल उन कोशिकाओं को" प्रारूप "का चयन करें, जो" विशिष्ट पाठ "या" डुप्लिकेट मान "चुनें, जिस प्रकार की त्रुटियों के आधार पर आप नेत्रहीन ध्वज चाहते हैं।
• चरण 5: उस पाठ या मानदंडों को दर्ज करें जिन्हें आप स्वरूपण को लागू करना चाहते हैं, और फिर स्वरूपण (जैसे, पीला भरण रंग) चुनने के लिए "प्रारूप" बटन पर क्लिक करें जो नियम के मानदंडों को पूरा करने वाली कोशिकाओं पर लागू किया जाएगा। संवाद बॉक्स को बंद करने के लिए ओके पर क्लिक करें।
• चरण 6: चयनित कोशिकाओं पर नियम लागू करने के लिए फिर से "ओके" पर क्लिक करें।

अन्य अनुप्रयोगों के साथ पता डेटा को एकीकृत करने के लिए उन्नत तकनीकें

एक्सेल में एड्रेस डेटा के साथ काम करते समय, उन्नत तकनीकें हैं जिनका उपयोग इस डेटा को अन्य अनुप्रयोगों के साथ एकीकृत करने के लिए किया जा सकता है। यह प्रक्रियाओं को सुव्यवस्थित कर सकता है और डेटा को विभिन्न संदर्भों में अधिक उपयोगी बना सकता है।

• CSV फ़ाइलों का उपयोग करना

  
  

  पता डेटा आयात और निर्यात करने के सबसे सामान्य तरीकों में से एक CSV फ़ाइलों का उपयोग करके है। Excel आपको अपने पता डेटा को CSV फ़ाइल के रूप में सहेजने की अनुमति देता है, जिसे बाद में ग्राहक संबंध प्रबंधन (CRM) सिस्टम या ईमेल मार्केटिंग प्लेटफॉर्म जैसे अन्य सॉफ़्टवेयर अनुप्रयोगों में आसानी से आयात किया जा सकता है।

• तृतीय-पक्ष प्लगइन्स का उपयोग करना

  
  

  तीसरे पक्ष के प्लगइन्स और ऐड-ऑन भी उपलब्ध हैं जो अन्य सॉफ़्टवेयर से और से पता डेटा के आयात और निर्यात को सुविधाजनक बनाने में मदद कर सकते हैं। ये उपकरण अन्य अनुप्रयोगों के साथ पता डेटा को एकीकृत करने के लिए अतिरिक्त कार्यक्षमता और अनुकूलन विकल्प प्रदान कर सकते हैं।

• मानचित्र लिंक उत्पन्न करना

  
  

  एक्सेल में फॉर्मूला और कॉन्टेनेशन तकनीकों का उपयोग करके, आप अपने डेटा में पते के आधार पर मैप लिंक बना सकते हैं। यह जल्दी से क्लिक करने योग्य लिंक उत्पन्न करने के लिए उपयोगी हो सकता है जिसका उपयोग नक्शे पर पते के स्थानों को देखने के लिए किया जा सकता है, जो विशेष रूप से वितरण मार्गों की योजना बनाने या ग्राहकों या ग्राहकों के वितरण की कल्पना करने के लिए विशेष रूप से सहायक हो सकता है।

• मेलिंग लेबल बनाना

  
  

  एक्सेल में एड्रेस डेटा के आधार पर मेलिंग लेबल बनाने के लिए फॉर्मूला का उपयोग भी किया जा सकता है। विभिन्न कोशिकाओं से डेटा को मिलाकर और इसे उचित रूप से प्रारूपित करके, आप मेलिंग लेबल उत्पन्न कर सकते हैं जो आपके डेटासेट में पते पर भौतिक मेल भेजने के लिए मुद्रित और उपयोग किए जा सकते हैं।

निष्कर्ष

जैसा कि हम स्वरूपण पते पर इस एक्सेल ट्यूटोरियल को लपेटते हैं, यह महत्वपूर्ण है संक्षिप्त प्रमुख takeaways। उपयोग करने के लिए याद रखें Textjoin विभिन्न पता घटकों को संयोजित करने के लिए कार्य, उपयोग करें उचित पूंजीकरण को मानकीकृत करने के लिए कार्य करें, और लागू करें कस्टम प्रारूप अतिरिक्त स्वरूपण विकल्पों के लिए सुविधा। इन कौशल के साथ, आप यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि आपका पता डेटा स्वच्छ और सुसंगत है।

अब जब आपने इन तकनीकों को सीखा है, तो मैं प्रोत्साहित करना आप एक्सेल में अपने स्वयं के पता डेटा पर अभ्यास और लागू करने के लिए। जितना अधिक आप इन स्वरूपण टूल के साथ काम करते हैं, उतना ही अधिक कुशल आप प्रभावी रूप से पते की जानकारी के प्रबंधन में बन जाएंगे। अभ्यास करते रहें, और जल्द ही आप एक्सेल में पते को प्रारूपित करने में एक समर्थक होंगे!