एक्सेल ट्यूटोरियल: एक्सेल में डॉक्यूमेंट रिकवरी को कैसे एक्सेस करें

परिचय

एक्सेल में दस्तावेज़ रिकवरी एक्सेस करना स्प्रेडशीट के साथ काम करने वाले किसी भी व्यक्ति के लिए एक महत्वपूर्ण कौशल है। एक्सेल में दस्तावेज़ वसूली का महत्व जब अप्रत्याशित मुद्दे, जैसे कि कंप्यूटर क्रैश या पावर आउटेज जैसे अप्रत्याशित मुद्दे, स्पष्ट हो जाते हैं, तो खोए हुए काम में परिणाम। अप्रत्याशित परिस्थितियों के कारण घंटों कड़ी मेहनत से खोने से ज्यादा निराशा नहीं है। इस ट्यूटोरियल में, हम यह पता लगाएंगे कि एक्सेल में डॉक्यूमेंट रिकवरी का उपयोग कैसे किया जाए, इसलिए आपको फिर से अपना काम खोने के बारे में चिंता करने की ज़रूरत नहीं है।

चाबी छीनना

• अप्रत्याशित मुद्दों के कारण मूल्यवान काम के नुकसान को रोकने के लिए एक्सेल में दस्तावेज़ रिकवरी महत्वपूर्ण है।
• दस्तावेज़ रिकवरी को समझने का मतलब है कि खोए हुए काम को पुनर्प्राप्त करने के लिए उपकरणों का उपयोग और उपयोग कैसे करना है।
• दस्तावेज़ वसूली की आवश्यकता को रोकने के लिए नियमित बचत और बैकअप प्रक्रियाएं आवश्यक सर्वोत्तम प्रथाएं हैं।
• दस्तावेज़ रिकवरी टूल के साथ खुद को परिचित करना और आपात स्थिति के मामले में एक रिकवरी प्लान बनाना महत्वपूर्ण है।
• एक्सेल में सामान्य दस्तावेज़ रिकवरी मुद्दों में कंप्यूटर क्रैश, पावर आउटेज और सॉफ्टवेयर त्रुटियां शामिल हैं।

एक्सेल में दस्तावेज़ रिकवरी को समझना

इस खंड में, हम एक्सेल में दस्तावेज़ वसूली की अवधारणा का पता लगाएंगे और इसके महत्व को समझेंगे।

A. परिभाषित करें कि एक्सेल के संदर्भ में क्या दस्तावेज़ रिकवरी का मतलब है

एक्सेल में डॉक्यूमेंट रिकवरी अप्रत्याशित सिस्टम शटडाउन, प्रोग्राम क्रैश या मानवीय त्रुटि के कारण अनसुना या खोए हुए काम को पुनः प्राप्त करने की प्रक्रिया को संदर्भित करता है। यह उपयोगकर्ताओं को अपने काम को पुनर्प्राप्त करने और दस्तावेज़ को उसके अंतिम सहेजे गए राज्य में पुनर्स्थापित करने की अनुमति देता है।

B. उन स्थितियों की व्याख्या करें जिनमें दस्तावेज़ की वसूली आवश्यक हो सकती है

• 1. सिस्टम क्रैश: जब कंप्यूटर या एक्सेल प्रोग्राम अप्रत्याशित रूप से बंद हो जाता है, तो इससे अनसुना काम का नुकसान हो सकता है।
• 2. कार्यक्रम की त्रुटियां: एक्सेल प्रोग्राम के भीतर त्रुटियां दस्तावेज़ को दुर्गम या दूषित होने का कारण बन सकती हैं।
• 3. मानवीय त्रुटि: डेटा की आकस्मिक विलोपन या ओवरराइटिंग भी दस्तावेज़ वसूली की आवश्यकता हो सकती है।

C. उन मुद्दों के प्रकारों का वर्णन करें जो दस्तावेज़ वसूली की आवश्यकता को जन्म दे सकते हैं

• 1. फ़ाइल भ्रष्टाचार: सिस्टम मुद्दों या सॉफ्टवेयर त्रुटियों के कारण एक्सेल फ़ाइल का भ्रष्टाचार।
• 2. अनसुना काम: सिस्टम क्रैश या प्रोग्राम एरर से पहले काम को बचाने में अनजाने में विफलता।
• 3. आकस्मिक विलोपन: दस्तावेज़ के भीतर डेटा या सूत्रों का गलत तरीके से विलोपन।

एक्सेल में दस्तावेज़ वसूली

दुर्घटनाएं होती हैं, और एक महत्वपूर्ण एक्सेल दस्तावेज़ पर काम करते समय अचानक कंप्यूटर क्रैश या पावर आउटेज का अनुभव करना असामान्य नहीं है। शुक्र है, एक्सेल में एक अंतर्निहित फीचर है जिसे डॉक्यूमेंट रिकवरी कहा जाता है जो आपको अपने अनसुने काम को पुनः प्राप्त करने की अनुमति देता है। इस ट्यूटोरियल में, हम आपको एक्सेल में दस्तावेज़ रिकवरी तक पहुंचने की चरण-दर-चरण प्रक्रिया के माध्यम से चलेंगे।

एक्सेल में दस्तावेज़ रिकवरी का उपयोग करने के तरीके के बारे में चरण-दर-चरण निर्देश प्रदान करें

एक्सेल में दस्तावेज़ रिकवरी तक पहुंचने के लिए इन सरल चरणों का पालन करें:

• स्टेप 1: एक्सेल खोलें और स्क्रीन के ऊपरी बाएं कोने पर "फ़ाइल" टैब पर क्लिक करें।
• चरण दो: ओपन डायलॉग बॉक्स तक पहुंचने के लिए मेनू से "ओपन" चुनें।
• चरण 3: डायलॉग बॉक्स के बाईं ओर "हाल ही में" खंड देखें।
• चरण 4: नीचे स्क्रॉल करें और हाल ही की सूची के निचले भाग में "रिकवर्ड अनव्ड वर्कबुक्स" विकल्प पर क्लिक करें।
• चरण 5: एक नई विंडो खुलेगी, अनसुनी वर्कबुक की सूची प्रदर्शित करेगी। उस फ़ाइल का चयन करें जिसे आप पुनर्प्राप्त करना चाहते हैं और "ओपन" पर क्लिक करें।

दस्तावेज़ वसूली तक पहुँचने के लिए विभिन्न तरीकों को हाइलाइट करें

ऊपर उल्लिखित चरण-दर-चरण विधि के अलावा, एक्सेल में दस्तावेज़ रिकवरी तक पहुंचने के अन्य तरीके हैं:

• Autorecover: Excel में एक ऑटोरेकवर फीचर है जो नियमित रूप से आपके काम को नियमित अंतराल पर सहेजता है। यदि आपका एक्सेल क्रैश हो जाता है, तो आप एक्सेल खोलकर और "फाइल"> "ओपन"> "हाल ही में"> "पुनर्प्राप्त किए गए वर्कबुक्स पर क्लिक करके पुनर्प्राप्त फ़ाइलों को एक्सेस कर सकते हैं"।
• अस्थायी फोल्डर: यदि उपरोक्त तरीके काम नहीं करते हैं, तो आप अपने कंप्यूटर पर अस्थायी फ़ोल्डर की भी जांच कर सकते हैं। Windows फ़ाइल एक्सप्लोरर में "%temp%" पर नेविगेट करें और Excel फ़ाइलों की तलाश करें जो वहां सहेजे गए हों।

एक्सेल में डॉक्यूमेंट रिकवरी टूल का उपयोग करना

एक्सेल स्प्रेडशीट बनाने और प्रबंधित करने के लिए एक शक्तिशाली उपकरण है, लेकिन यह क्रैश या आकस्मिक बंद होने के लिए प्रतिरक्षा नहीं है। सौभाग्य से, एक्सेल किसी भी अनसुना या खोए हुए काम को पुनः प्राप्त करने में मदद करने के लिए दस्तावेज़ रिकवरी टूल से सुसज्जित है। इस ट्यूटोरियल में, हम एक्सेल में दस्तावेज़ रिकवरी के लिए उपलब्ध विभिन्न उपकरणों का पता लगाएंगे और इन उपकरणों को प्रभावी ढंग से उपयोग करने के तरीके के बारे में सुझाव देंगे।

एक्सेल में दस्तावेज़ वसूली के लिए उपलब्ध विभिन्न उपकरणों की व्याख्या करें

एक्सेल में काम करते समय, आप उन स्थितियों का सामना कर सकते हैं जहां आपका दस्तावेज़ अप्रत्याशित रूप से बंद हो जाता है या आपके काम को बचाने का मौका होने से पहले दुर्घटनाग्रस्त हो जाता है। ऐसे मामलों में, एक्सेल आपको अपने अनसुना या खोए हुए काम को पुनर्प्राप्त करने में मदद करने के लिए कई उपकरण प्रदान करता है:

• Autorecover: एक्सेल की ऑटोरेकवर फीचर स्वचालित रूप से नियमित अंतराल पर आपकी कार्यपुस्तिका की एक अस्थायी प्रति बचाता है, जिससे आप दुर्घटना या बंद होने की स्थिति में अपना काम पुनर्प्राप्त कर सकते हैं।
• दस्तावेज़ वसूली फलक: यदि एक्सेल प्रोग्राम को फिर से खोलने पर एक अनसुना या खोई हुई कार्यपुस्तिका का पता लगाता है, तो यह दस्तावेज़ रिकवरी फलक को प्रदर्शित करेगा, जिसमें आपके अनसुना कार्य के किसी भी उपलब्ध संस्करण शामिल हैं।
• संस्करण इतिहास: Microsoft 365 सदस्यता वाले उपयोगकर्ताओं के लिए, Excel संस्करण इतिहास सुविधा प्रदान करता है, जो आपको क्लाउड से अपनी कार्यपुस्तिका के पिछले संस्करणों को देखने और पुनर्स्थापित करने की अनुमति देता है।

इन उपकरणों का प्रभावी ढंग से उपयोग करने के तरीके के बारे में सुझाव दें

अब जब आप एक्सेल में उपलब्ध दस्तावेज़ रिकवरी टूल से परिचित हैं, तो यह जानना महत्वपूर्ण है कि अपने अनसुने या खोए हुए काम को पुनर्प्राप्त करने के लिए उन्हें प्रभावी ढंग से कैसे उपयोग किया जाए:

• Autorecover सक्षम करें: सुनिश्चित करें कि ऑटोरेकवर सुविधा को एक्सेल के विकल्पों में सक्षम किया गया है ताकि नियमित अंतराल पर अपनी कार्यपुस्तिका की एक अस्थायी प्रतिलिपि को स्वचालित रूप से सहेजा जा सके।
• दस्तावेज़ रिकवरी फलक की जाँच करें: यदि आप कार्यक्रम को फिर से खोलते हैं, तो एक्सेल एक अनसुना या खोई हुई कार्यपुस्तिका का पता लगाता है, अपने काम के किसी भी उपलब्ध संस्करण के लिए दस्तावेज़ रिकवरी फलक की जांच करना सुनिश्चित करें।
• संस्करण का उपयोग करें इतिहास: यदि आपके पास Microsoft 365 सदस्यता है, तो क्लाउड से अपनी कार्यपुस्तिका के पिछले संस्करणों को देखने और पुनर्स्थापित करने के लिए संस्करण इतिहास सुविधा का लाभ उठाएं।

एक्सेल में इन दस्तावेज़ रिकवरी टूल को समझने और प्रभावी ढंग से उपयोग करके, आप यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि आपके अनसुना या खोए हुए काम को सुरक्षित रूप से पुनर्प्राप्त किया गया है, जिससे मूल्यवान डेटा खोने के जोखिम को कम किया जा सकता है।

एक्सेल में दस्तावेज़ वसूली के लिए सर्वोत्तम अभ्यास

एक्सेल के साथ काम करते समय, अप्रत्याशित मुद्दों के मामले में दस्तावेज़ वसूली के लिए एक योजना बनाना महत्वपूर्ण है। दस्तावेज़ वसूली के लिए सर्वोत्तम प्रथाओं को लागू करने से, आप डेटा हानि के जोखिम को कम कर सकते हैं और यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि आप किसी भी संभावित आपात स्थितियों के लिए तैयार हैं।

• नियमित रूप से समीक्षा और अद्यतन सूत्र और फ़ंक्शन

  
  

• एक ही वर्कशीट में बड़ी मात्रा में डेटा के साथ काम करने से बचें

  
  

• त्रुटियों को रोकने के लिए डेटा सत्यापन और सेल सुरक्षा का उपयोग करें

  
  

• स्वचालित बचत अंतराल सेट करें

  
  

• किसी दस्तावेज़ के कई संस्करण बनाने के लिए "सेव एएस" सुविधा का उपयोग करें

  
  

• अतिरिक्त बैकअप के लिए क्लाउड स्टोरेज या बाहरी हार्ड ड्राइव का उपयोग करें

  
  

• एक चरण-दर-चरण गाइड में अपनी पुनर्प्राप्ति प्रक्रिया का दस्तावेजीकरण करें

  
  

• दस्तावेज़ वसूली प्रक्रियाओं पर कर्मचारियों को प्रशिक्षित करें

  
  

• रिकवरी सॉफ्टवेयर में निवेश करने या आईटी पेशेवरों के साथ परामर्श पर विचार करें

  
  

एक्सेल में सामान्य दस्तावेज़ रिकवरी मुद्दे

एक्सेल में दस्तावेज़ वसूली विभिन्न प्रकार के परिदृश्यों में आवश्यक हो सकती है जहां डेटा जोखिम में हो सकता है। यहां कुछ सामान्य मुद्दे हैं जहां दस्तावेज़ वसूली आवश्यक हो सकती है:

• अप्रत्याशित प्रणाली शटडाउन: यदि एक्सेल एक सिस्टम क्रैश या पावर आउटेज के कारण अप्रत्याशित रूप से बंद हो जाता है, तो अनसुना परिवर्तन खो सकते हैं और वसूली की आवश्यकता होती है।
• आकस्मिक विलोपन: गलती से महत्वपूर्ण डेटा या संपूर्ण वर्कशीट को हटाने से दस्तावेज़ वसूली की आवश्यकता हो सकती है।
• दूषित फाइलें: फाइलें विभिन्न कारणों से भ्रष्ट हो सकती हैं, जैसे कि सॉफ्टवेयर मुद्दे या भंडारण समस्याएं, वसूली की आवश्यकता के लिए अग्रणी।
• सॉफ्टवेयर त्रुटियां: एक्सेल या ऑपरेटिंग सिस्टम के भीतर त्रुटियां दस्तावेज़ के मुद्दों का कारण बन सकती हैं जिनके लिए वसूली की आवश्यकता होती है।

ये संभावित मुद्दे विभिन्न तरीकों से एक्सेल दस्तावेजों को प्रभावित कर सकते हैं, जिससे दस्तावेज़ वसूली की आवश्यकता होती है:

• बिना डेटा की हानि: यदि परिवर्तन सहेजे जाने से पहले एक्सेल अप्रत्याशित रूप से बंद हो जाता है, तो मूल्यवान डेटा खो सकता है और वसूली की आवश्यकता होती है।
• डेटा असंगतता: डेटा के आकस्मिक विलोपन या भ्रष्टाचार से दस्तावेज़ में विसंगतियां हो सकती हैं, जिससे मूल राज्य को पुनर्स्थापित करने के लिए वसूली की आवश्यकता होती है।
• फ़ाइलों को खोलने में असमर्थता: फ़ाइल के भीतर भ्रष्टाचार या त्रुटियां इसे खोलने में असमर्थ हो सकती हैं, डेटा तक पहुंचने के लिए दस्तावेज़ रिकवरी की आवश्यकता होती है।
• काम का नुकसान: सॉफ्टवेयर त्रुटियों या सिस्टम क्रैश के परिणामस्वरूप काम की हानि हो सकती है, खोई हुई जानकारी को पुनः प्राप्त करने के लिए दस्तावेज़ वसूली की आवश्यकता होती है।

निष्कर्ष

एक्सेल में डॉक्यूमेंट रिकवरी है अपने काम की सुरक्षा के लिए महत्वपूर्ण और यह सुनिश्चित करना कि आप अप्रत्याशित त्रुटियों या सिस्टम क्रैश के मामले में महत्वपूर्ण फ़ाइलों को पुनः प्राप्त कर सकते हैं। मैं सभी पाठकों को प्रोत्साहित करता हूं दस्तावेज़ रिकवरी टूल के साथ खुद को परिचित करें एक्सेल में उपलब्ध है, साथ ही साथ नियमित रूप से बचत और काम का समर्थन करने का महत्व। इन विशेषताओं को समझने और उपयोग करके, आप मूल्यवान काम खोने की हताशा से बच सकते हैं और अपने डेटा की अखंडता को बनाए रख सकते हैं।