एक्सेल ट्यूटोरियल: एक्सेल में एक संपर्क सूची कैसे बनाएं

परिचय

बनाना एक एक्सेल में संपर्क सूची किसी को भी अपने संचार और संगठन को सुव्यवस्थित करने के लिए एक आवश्यक कौशल है। जानकारी को अनुकूलित करने और सॉर्ट करने की क्षमता के साथ, एक्सेल कुशलता से संपर्कों के प्रबंधन के लिए एक शक्तिशाली उपकरण प्रदान करता है। आज के डिजिटल युग में, ग्राहकों, सहकर्मियों और दोस्तों के संपर्क में रहने के लिए एक सुव्यवस्थित संपर्क सूची महत्वपूर्ण है। चाहे आप एक व्यावसायिक पेशेवर, छात्र हों, या बस कोई ऐसा व्यक्ति जो महत्वपूर्ण कनेक्शन पर नज़र रखना चाहता हो, इस कौशल में महारत हासिल करना आपको लंबे समय में समय और प्रयास बचा सकता है।

चाबी छीनना

• एक्सेल में एक अच्छी तरह से संगठित संपर्क सूची बनाना कुशल संचार और संगठन के लिए आवश्यक है।
• संपर्क जानकारी के प्रत्येक टुकड़े के लिए लेबलिंग कॉलम और स्वरूपण विकल्पों का उपयोग करने से संपर्क सूची नेत्रहीन आकर्षक और पढ़ने में आसान हो सकती है।
• सॉर्टिंग और फ़िल्टरिंग फ़ंक्शंस का उपयोग करने से सूची को वर्णानुक्रम में मदद मिल सकती है और आसानी से मानदंडों के आधार पर विशिष्ट संपर्क मिल सकते हैं।
• नोट्स कॉलम जैसे अतिरिक्त सुविधाओं को जोड़ना और एक्सेल के सूत्रों का उपयोग करना संपर्क सूची की उपयोगिता को बढ़ा सकता है।
• अपने कंप्यूटर पर एक निर्दिष्ट फ़ोल्डर या क्लाउड स्टोरेज सर्विस को जोड़ा सुरक्षा के लिए महत्वपूर्ण है, संपर्क सूची को सहेजना और बैकअप लेना।

अपनी एक्सेल शीट सेट करना

एक्सेल में एक संपर्क सूची बनाते समय, पहला कदम अपनी स्प्रेडशीट सेट करना है। आरंभ करने के लिए इन चरणों का पालन करें:

A. एक्सेल खोलें और एक नई स्प्रेडशीट बनाएं

शुरू करने के लिए, Microsoft Excel खोलें और एक नया ब्लैंक स्प्रेडशीट बनाएं। यह आपकी संपर्क सूची की नींव के रूप में काम करेगा।

B. संपर्क जानकारी के प्रत्येक टुकड़े के लिए कॉलम को लेबल करें

एक बार जब आपकी स्प्रेडशीट खुली हो जाती है, तो संपर्क जानकारी के प्रत्येक टुकड़े के लिए कॉलम को लेबल करने का समय आ गया है। इसमें आमतौर पर व्यक्ति के नाम, फोन नंबर, ईमेल और किसी भी अन्य प्रासंगिक विवरणों के लिए कॉलम शामिल हैं। यह सोचने के लिए समय निकालें कि आपको किन जानकारी की आवश्यकता होगी और तदनुसार कॉलम को लेबल करें।

स्मरण में रखना हेडर में संख्याओं का उपयोग करने से बचें क्योंकि वे भ्रामक और पढ़ने में मुश्किल हो सकते हैं। स्पष्ट और वर्णनात्मक लेबल का उपयोग करने से आपकी संपर्क सूची को व्यवस्थित और प्रबंधन करना आसान हो जाएगा।

संपर्क जानकारी दर्ज करना

एक्सेल में एक संपर्क सूची बनाते समय, यह सुनिश्चित करने के लिए कि डेटा को व्यवस्थित किया गया है और एक्सेस करने में आसान है, इसी कॉलम में संपर्क जानकारी को इनपुट करना महत्वपूर्ण है।

A. संपर्क जानकारी को संबंधित कॉलम में इनपुट करें

विभिन्न प्रकार की संपर्क जानकारी के लिए कॉलम हेडर बनाकर शुरू करें जिसे आप शामिल करना चाहते हैं, जैसे कि नाम, ईमेल पता, फोन नंबर और पता। फिर, प्रत्येक संपर्क के लिए उपयुक्त कॉलम में संपर्क जानकारी को इनपुट करें।

B. संपर्क सूची को नेत्रहीन आकर्षक और पढ़ने में आसान बनाने के लिए स्वरूपण विकल्पों का उपयोग करें

संपर्क सूची को नेत्रहीन आकर्षक और पढ़ने में आसान बनाने के लिए, संपर्क जानकारी से हेडर को अलग करने के लिए बोल्ड टेक्स्ट, बॉर्डर्स और शेडिंग जैसे स्वरूपण विकल्पों का उपयोग करने पर विचार करें। आप महत्वपूर्ण जानकारी को उजागर करने के लिए विभिन्न फ़ॉन्ट शैलियों और रंगों का उपयोग भी कर सकते हैं, जिससे एक नज़र में स्पॉट करना आसान हो जाता है।

छँटाई और फ़िल्टरिंग

एक्सेल में एक संपर्क सूची बनाते समय, संपर्कों को कुशलतापूर्वक व्यवस्थित करने और पता लगाने में सक्षम होना महत्वपूर्ण है। एक्सेल शक्तिशाली छँटाई और फ़िल्टरिंग फ़ंक्शन प्रदान करता है जो आपको इन कार्यों को आसानी से पूरा करने में मदद कर सकता है।

अंतिम नाम से संपर्क सूची को वर्णानुक्रम में वर्णित करने के लिए सॉर्टिंग फ़ंक्शन का उपयोग करें

अंतिम नाम से अपनी संपर्क सूची वर्णानुक्रम में छाँटने से विशिष्ट संपर्कों को खोजना बहुत आसान हो सकता है, विशेष रूप से एक बड़ी सूची में। यहाँ यह कैसे करना है:

• संपूर्ण संपर्क सूची का चयन करें: अपनी संपर्क सूची के पहले सेल पर क्लिक करें और फिर दबाएं Ctrl + शिफ्ट + तीर कुंजी डेटा की पूरी रेंज का चयन करने के लिए।
• होम टैब पर नेविगेट करें: विंडो के शीर्ष पर एक्सेल रिबन में होम टैब पर क्लिक करें।
• "सॉर्ट आरोही" बटन पर क्लिक करें: संपादन समूह में, अंतिम नाम से सूची को वर्णानुक्रम में वर्णित करने के लिए "सॉर्ट आरोही" बटन पर क्लिक करें। यदि अंतिम नाम एक अलग कॉलम में है, तो संपूर्ण डेटा रेंज का चयन करना सुनिश्चित करें और फिर अंतिम नाम कॉलम द्वारा सॉर्ट करने के लिए चुनें।
• छंटाई को सत्यापित करें: डबल-चेक करें कि संपर्क सूची को अंतिम नाम से वर्णानुक्रम में क्रमबद्ध किया गया है।

मानदंड के आधार पर विशिष्ट संपर्कों को आसानी से खोजने के लिए फ़िल्टरिंग फ़ंक्शन का उपयोग करें

फ़िल्टरिंग आपको केवल उन पंक्तियों को प्रदर्शित करने की अनुमति देता है जो कुछ मानदंडों को पूरा करती हैं, जिससे आपकी सूची में विशिष्ट संपर्क ढूंढना बहुत आसान हो जाता है। यहां फ़िल्टरिंग फ़ंक्शन का उपयोग कैसे करें:

• संपूर्ण संपर्क सूची का चयन करें: छँटाई के समान, अपनी संपर्क सूची में डेटा की पूरी श्रृंखला का चयन करें।
• डेटा टैब पर नेविगेट करें: विंडो के शीर्ष पर एक्सेल रिबन में डेटा टैब पर क्लिक करें।
• "फ़िल्टर" बटन पर क्लिक करें: सॉर्ट एंड फ़िल्टर समूह में, अपनी संपर्क सूची में कॉलम हेडर में फ़िल्टर तीर जोड़ने के लिए "फ़िल्टर" बटन पर क्लिक करें।
• फ़िल्टर तीर का उपयोग करें: उस कॉलम में फ़िल्टर तीर पर क्लिक करें जिसे आप फ़िल्टर करना चाहते हैं, और फिर उन विशिष्ट मानदंडों का चयन करें जिन्हें आप अपनी संपर्क सूची को फ़िल्टर करने के लिए उपयोग करना चाहते हैं।
• फ़िल्टरिंग को सत्यापित करें: सुनिश्चित करें कि केवल चयनित मानदंडों को पूरा करने वाले संपर्क सूची में प्रदर्शित होते हैं।

अतिरिक्त सुविधाएँ जोड़ना

जैसा कि आप एक्सेल में अपनी संपर्क सूची बनाते हैं, अतिरिक्त सुविधाएँ हैं जिनका उपयोग आप इसकी कार्यक्षमता और संगठन को बढ़ाने के लिए कर सकते हैं। ये सुविधाएँ आपको अपने संपर्कों को बेहतर ढंग से प्रबंधित करने और एक नज़र में महत्वपूर्ण जानकारी तक पहुंचने में मदद कर सकती हैं।

नोट्स या अतिरिक्त जानकारी के लिए एक कॉलम जोड़ना संपर्क सूची का प्रबंधन करते समय अविश्वसनीय रूप से सहायक हो सकता है। आप इस कॉलम का उपयोग प्रत्येक संपर्क के बारे में महत्वपूर्ण तिथियों, वरीयताओं या किसी अन्य प्रासंगिक जानकारी जैसे विवरणों को शामिल करने के लिए कर सकते हैं। यह आपको अपनी बातचीत को निजीकृत करने में मदद कर सकता है और यह सुनिश्चित कर सकता है कि आपके पास अपनी उंगलियों पर सभी आवश्यक जानकारी है।

एक्सेल के शक्तिशाली सूत्रों का उपयोग आपकी सूची में संपर्कों की कुल संख्या की गणना करने के लिए, या उन्हें श्रेणी के अनुसार व्यवस्थित करने के लिए किया जा सकता है। उदाहरण के लिए, आप संपर्कों की संख्या को जल्दी से गिनने के लिए काउंटा फ़ंक्शन का उपयोग कर सकते हैं, या संपर्कों को वर्णानुक्रम में या किसी अन्य प्रासंगिक मानदंडों द्वारा व्यवस्थित करने के लिए सॉर्ट फ़ंक्शन का उपयोग कर सकते हैं। यह एक बड़ी संपर्क सूची के साथ काम करते समय विशेष रूप से उपयोगी हो सकता है, क्योंकि यह आपको संपर्कों के विशिष्ट समूहों को आसानी से पहचानने और प्रबंधित करने में मदद कर सकता है।

अपनी संपर्क सूची को सहेजना और समर्थन करना

एक बार जब आप एक्सेल में अपनी संपर्क सूची बना लेते हैं, तो डेटा के किसी भी नुकसान को रोकने के लिए अपने काम को सहेजना और वापस करना महत्वपूर्ण है। यहां कुछ सुझाव दिए गए हैं कि कैसे करें:

• अपनी संपर्क सूची बनाने के बाद, एक्सेल विंडो के ऊपरी बाएं कोने पर "फ़ाइल" टैब पर क्लिक करें।
• ड्रॉपडाउन मेनू से, जहां आप फ़ाइल को सहेजना चाहते हैं, उसे चुनने के लिए "सहेजें के रूप में" चुनें।
• अपनी संपर्क सूची के लिए एक नया फ़ोल्डर बनाएं या फ़ाइल को सहेजने के लिए किसी मौजूदा फ़ोल्डर का चयन करें।
• भविष्य में आसानी से पहचानने के लिए फ़ाइल को एक स्पष्ट और वर्णनात्मक नाम दें।
• निर्दिष्ट फ़ोल्डर में फ़ाइल को सहेजने के लिए "सहेजें" पर क्लिक करें।

• अपने कंप्यूटर पर फ़ाइल को सहेजने के बाद, संपर्क सूची को क्लाउड स्टोरेज सेवा जैसे Google ड्राइव, ड्रॉपबॉक्स या OneDrive पर बैकअप लेने पर विचार करें।
• Excel फ़ाइल को अपने चुने हुए क्लाउड स्टोरेज प्लेटफ़ॉर्म पर अपलोड करें ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि यह सुरक्षित रूप से ऑनलाइन संग्रहीत है।
• क्लाउड स्टोरेज कंप्यूटर की खराबी या डेटा हानि के मामले में सुरक्षा और बैकअप की एक अतिरिक्त परत प्रदान करता है।
• मूल संपर्क सूची में किए गए किसी भी परिवर्तन को प्रतिबिंबित करने के लिए क्लाउड पर बैकअप फ़ाइल को नियमित रूप से अपडेट करें।

निष्कर्ष

में एक संपर्क सूची बनाना एक्सेल एक मूल्यवान कौशल है जो आपको अपने संपर्कों को अधिक कुशलता से व्यवस्थित और प्रबंधित करने में मदद कर सकता है। हमारे द्वारा कवर किए गए प्रमुख बिंदुओं का पालन करके, उपयोग करने सहित एक्सेल का अंतर्निहित टेम्प्लेट और अपनी संपर्क सूची को अनुकूलित करना, आप आसानी से एक कार्यात्मक और पेशेवर दिखने वाली सूची बना सकते हैं। हम आपको अपने नए एक्सेल कौशल को उपयोग करने और अपना खुद का बनाने के लिए प्रोत्साहित करते हैं संपर्क सूची यह देखने के लिए कि यह आपके संगठन और व्यक्तिगत जीवन में ला सकता है।