एक्सेल ट्यूटोरियल: एक्सल के रूप में एक्सेल को कैसे बचाएं

परिचय

एक्सेल का उपयोग करने वाले एक पेशेवर या छात्र के रूप में, बचत के महत्व को समझना महत्वपूर्ण है एक्सेल फाइलें विभिन्न प्रारूपों में। अपनी फ़ाइलों को सहेजना .XLS प्रारूप एक्सेल और अन्य स्प्रेडशीट कार्यक्रमों के पुराने संस्करणों के साथ संगतता के लिए अनुमति देता है, यह सुनिश्चित करता है कि आपके काम को आसानी से एक्सेस और साझा किया जा सकता है। इस ट्यूटोरियल में, हम आपकी एक्सेल फ़ाइलों को .xls के रूप में सहेजने के चरणों के माध्यम से चलेंगे, आपको उस लचीलेपन और पहुंच के साथ प्रदान करेंगे जिसकी आपको आवश्यकता है।

चाबी छीनना

• विभिन्न स्वरूपों में एक्सेल फ़ाइलों को सहेजना पहुंच और संगतता के लिए महत्वपूर्ण है।
• .XLS प्रारूप एक्सेल और अन्य स्प्रेडशीट कार्यक्रमों के पुराने संस्करणों के साथ संगतता के लिए अनुमति देता है।
• प्रदान किए गए चरण-दर-चरण गाइड के बाद एक्सेल फ़ाइलों को प्रभावी ढंग से .xls के रूप में सहेजने में मदद कर सकते हैं।
• जबकि Excel फ़ाइलों को .xls के रूप में सहेजने के लिए लाभ हैं, विचार करने के लिए भी सीमाएं हैं।
• .Xls प्रारूप का उपयोग करना सोच -समझकर और रणनीतिक रूप से अधिकतम लाभ सुनिश्चित कर सकता है।

.Xls प्रारूप को समझना

.Xls प्रारूप स्प्रेडशीट को बचाने के लिए Microsoft Excel द्वारा उपयोग किया जाने वाला एक फ़ाइल एक्सटेंशन है। यह उन शुरुआती प्रारूपों में से एक है जो Microsoft Excel समर्थित हैं और आज भी व्यापक रूप से उपयोग किया जाता है।

.XLS प्रारूप एक बाइनरी फ़ाइल प्रारूप है जिसका उपयोग Microsoft Excel के पहले के संस्करणों द्वारा किया जाता है, Excel 2003 तक। यह डेटा को एक बाइनरी प्रारूप में संग्रहीत करता है, जो इसे नए फ़ाइल प्रारूपों की तुलना में अधिक कॉम्पैक्ट और कुशल बनाता है।

.Xls प्रारूप में फ़ाइलों को सहेजना एक्सेल के पुराने संस्करणों के साथ संगतता सुनिश्चित करता है। यह नए प्रारूपों की तुलना में फ़ाइल का आकार छोटा भी बनाता है, जिससे इसे साझा करना और स्टोर करना आसान हो जाता है।

.Xlsx जैसे नए प्रारूपों की तुलना में, .xls प्रारूप में पंक्तियों और कॉलम की संख्या के संदर्भ में सीमाएं हो सकती हैं जो यह समर्थन कर सकती है। हालांकि, यह एक्सेल डेटा को संग्रहीत करने के लिए एक विश्वसनीय और व्यापक रूप से संगत प्रारूप बना हुआ है।

.Xls के रूप में एक्सेल को बचाने के लिए चरण-दर-चरण गाइड

एक्सेल डेटा बनाने और प्रबंधित करने के लिए एक शक्तिशाली उपकरण है, और विभिन्न प्रारूपों में अपने काम को बचाने में सक्षम होना अन्य सॉफ़्टवेयर के साथ संगतता के लिए महत्वपूर्ण हो सकता है। यहाँ एक कदम-दर-चरण मार्गदर्शिका है कि कैसे एक एक्सेल फ़ाइल को .xls के रूप में सहेजें:

• B. विंडो के शीर्ष-बाएँ कोने में "फ़ाइल" पर क्लिक करें

एक बार जब आपके पास एक्सेल फ़ाइल खुली होती है, तो विंडो के शीर्ष-बाएं कोने पर नेविगेट करें और ड्रॉपडाउन मेनू तक पहुंचने के लिए "फ़ाइल" पर क्लिक करें।

• C. ड्रॉपडाउन मेनू से "सहेजें" का चयन करें

"फ़ाइल" पर क्लिक करने के बाद, आपको ड्रॉपडाउन मेनू में विकल्पों की एक सूची दिखाई देगी। सेव डायलॉग बॉक्स को लाने के लिए "सेव एएस" चुनें।

• D. प्रारूप विकल्पों से "एक्सेल 97-2003 वर्कबुक (.xls)" चुनें

जब सेव डायलॉग बॉक्स दिखाई देता है, तो आपको "सेव एएस टाइप" ड्रॉपडाउन मेनू दिखाई देगा। उस पर क्लिक करें और प्रारूप विकल्पों की सूची से "एक्सेल 97-2003 वर्कबुक (.xls)" चुनें।

• E. .xls प्रारूप में फ़ाइल को सहेजने के लिए "सहेजें" पर क्लिक करें

.Xls प्रारूप का चयन करने के बाद, फ़ोल्डर चुनें और सहेजे गए एक्सेल फ़ाइल के लिए एक फ़ाइल नाम दर्ज करें। फिर, .xls प्रारूप में फ़ाइल को सहेजने के लिए "सहेजें" पर क्लिक करें।

एक्सेल को बचाने के लाभ .xls के रूप में

एक्सेल के साथ काम करते समय, उस प्रारूप पर विचार करना महत्वपूर्ण है जिसमें आप अपनी फ़ाइलों को सहेजते हैं। .Xls प्रारूप के रूप में अपने एक्सेल स्प्रेडशीट को सहेजना कई लाभ प्रदान कर सकता है, जिसमें शामिल हैं:

• एक्सेल के पुराने संस्करणों के साथ संगतता

Excel फ़ाइल को .xls के रूप में सहेजने के मुख्य लाभों में से एक एक्सेल के पुराने संस्करणों के साथ संगतता है। यह विशेष रूप से उपयोगी हो सकता है जब सहकर्मियों या ग्राहकों के साथ फ़ाइलों को साझा करते हुए जो सॉफ़्टवेयर के पुराने संस्करण का उपयोग कर सकते हैं। .Xls प्रारूप में अपनी फ़ाइल को सहेजकर, आप यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि कोई भी बिना संगतता समस्याओं के फ़ाइल को खोल और देख सकता है।

• कुछ स्वरूपण सुविधाओं को संरक्षित करना

Excel को .xls के रूप में सहेजने का एक और लाभ कुछ स्वरूपण सुविधाओं को संरक्षित करने की क्षमता है जो नए फ़ाइल प्रारूपों में पूरी तरह से समर्थित नहीं हो सकते हैं। इसमें कस्टम चार्ट शैलियों, सशर्त स्वरूपण नियम और अन्य उन्नत स्वरूपण विकल्प जैसी चीजें शामिल हो सकती हैं। .Xls प्रारूप में अपनी फ़ाइल को सहेजकर, आप यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि ये स्वरूपण सुविधाएँ दूसरों के साथ फ़ाइल साझा करते समय बरकरार रहें।

• डेटा अखंडता सुनिश्चित करना

अंत में, एक्सेल को .xls के रूप में सहेजना डेटा अखंडता सुनिश्चित करने में मदद कर सकता है, खासकर जब जटिल सूत्रों और गणना के साथ काम कर रहा है। जबकि नए फ़ाइल प्रारूप अतिरिक्त सुविधाओं की पेशकश कर सकते हैं, जटिल डेटा के साथ काम करते समय संगतता समस्याएं हो सकती हैं। .Xls प्रारूप में अपनी फ़ाइल को सहेजकर, आप इन मुद्दों को कम कर सकते हैं और अपने डेटा की अखंडता को बनाए रख सकते हैं।

एक्सेल को बचाने की सीमाएँ .xls

Excel फ़ाइल को .xls के रूप में सहेजते समय, कई सीमाएं हैं जिनसे उपयोगकर्ताओं को पता होना चाहिए। ये सीमाएँ फ़ाइल की कार्यक्षमता और संगतता को प्रभावित कर सकती हैं, साथ ही साथ संभावित रूप से फ़ाइल के आकार को प्रभावित कर सकती हैं।

Excel फ़ाइल को .xls के रूप में सहेजते समय, कुछ सुविधाएँ और कार्यक्षमता खो सकती है या बदल सकती है। इसमें सशर्त स्वरूपण, डेटा सत्यापन और कुछ सूत्र जैसी चीजें शामिल हो सकती हैं। उपयोगकर्ताओं को पता चल सकता है कि फ़ाइल उसी तरह से व्यवहार नहीं करती है जैसे उसने नए एक्सेल प्रारूप में किया था, और कुछ सुविधाओं को .xls प्रारूप में बिल्कुल भी समर्थित नहीं किया जा सकता है।

एक्सेल के रूप में एक्सेल को बचाने की एक और सीमा एक्सेल के नए संस्करणों के साथ असंगति की क्षमता है। जैसा कि Microsoft अपने सॉफ़्टवेयर के अपडेट और नए संस्करण जारी करना जारी रखता है, एक जोखिम है कि .xls प्रारूप में सहेजे गए फाइलें इन नए संस्करणों के साथ पूरी तरह से संगत नहीं हो सकती हैं। यह एक्सेल के एक नए संस्करण में फ़ाइल के साथ खोलने और काम करने की कोशिश करते समय मुद्दों, कार्यक्षमता की हानि और अन्य समस्याओं को प्रारूपित कर सकता है।

अंत में, एक्सेल को .xls के रूप में सहेजते समय फ़ाइल आकार की सीमाएं हो सकती हैं। .XLS प्रारूप में अधिकतम संख्या में पंक्तियाँ और कॉलम होते हैं जिनका उपयोग किया जा सकता है, जो फ़ाइल में संग्रहीत किए जा सकने वाले डेटा की मात्रा पर प्रतिबंध लगा सकता है। यह बड़े डेटासेट के साथ काम करने वाले उपयोगकर्ताओं के लिए एक महत्वपूर्ण सीमा हो सकती है, क्योंकि उन्हें अपने डेटा को संग्रहीत करने और प्रबंधित करने के लिए वैकल्पिक समाधान खोजने की आवश्यकता हो सकती है।

एक्सेल को बचाने के लिए सर्वोत्तम अभ्यास .xls

जब एक्सेल फ़ाइलों को सहेजने की बात आती है, तो संगतता और कार्यक्षमता सुनिश्चित करने के लिए सर्वोत्तम प्रथाओं का पालन करना महत्वपूर्ण है। यहाँ Excel को बचाने के लिए कुछ सुझाव दिए गए हैं।

आवश्यक होने पर केवल .xls प्रारूप का उपयोग करें

• संगतता पर विचार करें: .XLS प्रारूप एक पुराना प्रारूप है और नए एक्सेल संस्करणों की सभी सुविधाओं और कार्यक्षमता का समर्थन नहीं कर सकता है। यदि आपको उन उपयोगकर्ताओं के साथ फ़ाइल साझा करने की आवश्यकता है, जिनके पास पुराने एक्सेल संस्करण हैं और वे नए प्रारूप नहीं खोल सकते हैं, तो केवल .xls प्रारूप का उपयोग करें।

बेहतर संगतता और कार्यक्षमता के लिए वैकल्पिक प्रारूपों पर विचार करें

• .Xlsx का उपयोग करें: .xlsx प्रारूप एक्सेल फ़ाइलों के लिए डिफ़ॉल्ट प्रारूप है और .xls प्रारूप की तुलना में बेहतर संगतता और कार्यक्षमता प्रदान करता है। यह नई सुविधाओं का समर्थन करता है और एक छोटा फ़ाइल आकार है।
• अन्य प्रारूपों पर विचार करें: उपयोग के मामले के आधार पर, विभिन्न सॉफ़्टवेयर और प्लेटफार्मों के साथ बेहतर संगतता के लिए .CSV या .PDF जैसे अन्य स्वरूपों में फ़ाइल को सहेजने पर विचार करें।

जब संभव हो तो नियमित रूप से नए प्रारूपों में फ़ाइलों को अपडेट करें और माइग्रेट करें

• अद्यतन रहना: चूंकि एक्सेल के नए संस्करण जारी किए जाते हैं, इसलिए नई सुविधाओं और सुधारों का लाभ उठाने के लिए नए प्रारूपों में पुराने .xls फ़ाइलों को अपडेट और माइग्रेट करना महत्वपूर्ण है।
• प्लान माइग्रेशन: संगतता सुनिश्चित करने और अप्रचलित फ़ाइल प्रारूपों के साथ मुद्दों से बचने के लिए नए प्रारूपों में समय -समय पर समीक्षा करने और माइग्रेट करने के लिए एक योजना है।

निष्कर्ष

कुल मिलाकर, एक्सेल फ़ाइलों को .xls प्रारूप के रूप में सहेजना इसके लाभ और सीमाएँ हैं। .XLS प्रारूप एक्सेल और अन्य स्प्रेडशीट सॉफ़्टवेयर के पुराने संस्करणों के साथ संगतता सुनिश्चित करता है, जिससे यह व्यापक दर्शकों के साथ फ़ाइलों को साझा करने के लिए एक उपयोगी विकल्प बन जाता है। हालांकि, यह कुछ कार्यक्षमताओं को सीमित करते हुए, नवीनतम एक्सेल संस्करणों की सभी विशेषताओं का समर्थन नहीं कर सकता है।

जब .xls प्रारूप का उपयोग करने की बात आती है, तो यह सोचकर और रणनीतिक रूप से करना महत्वपूर्ण है। प्राप्तकर्ताओं की जरूरतों और फ़ाइल के लिए आवश्यक सुविधाओं पर विचार करें, और किस प्रारूप पर एक सूचित निर्णय लें।

अब जब आपने सीखा है कि कैसे एक एक्सेल फ़ाइल को .xls के रूप में सहेजना है, तो इसे आज़माएं क्यों नहीं? .Xls प्रारूप में एक फ़ाइल को सहेजने के साथ प्रयोग करें यह देखने के लिए कि यह आपकी आवश्यकताओं और आपके दर्शकों की आवश्यकताओं को कैसे फिट करता है।