5 خطوات لإنشاء لوحة معلومات Excel مفيدة بالفعل

مقدمة

تعد لوحة معلومات Excel أداة قوية لتصور البيانات تعرض مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) بتنسيق ملخص. فهو يسمح للمستخدمين بتعلم اتجاهات البيانات وتفسيرها بسرعة، وغالبًا ما يستخدم عناصر رسومية مثل المخططات والجداول وأجهزة القياس. توفر لوحات معلومات Excel طريقة سريعة وفعالة لمراقبة سلامة الأعمال، أو تتبع التقدم المحرز في المشروع، أو تقديم تقارير مفيدة وجذابة بصريًا.

ال فوائد استخدام لوحة تحكم Excel عديدة. فهو يبسط مجموعات معقدة من البيانات إلى صور مرئية يسهل فهمها، مما يوفر لمحة سريعة عن الموقف ويمكّنك من التصرف بسرعة. ان تساعدك لوحة معلومات Excel أيضًا على توفير الوقت عن طريق التحديث التلقائي بأحدث البيانات من مصادرك المتنوعة، مما يجعل من السهل البقاء على اطلاع على الاتجاهات المتغيرة. وأخيرًا، يمكن مشاركة لوحة معلومات Excel مع الزملاء، مما يتيح لهم الاطلاع على البيانات وتحديثها.

2. الخطوات التحضيرية

قبل البدء في عملية إنشاء لوحة التحكم، من المهم اتخاذ خطوات تحضيرية معينة. سيساعدك ذلك على جمع كل المعلومات ذات الصلة، وإنشاء عرض دقيق لما تأمل في تحقيقه، وإنشاء أساس قوي لبناء لوحة المعلومات الخاصة بك. ستوفر الأقسام الفرعية التالية نظرة عامة على الخطوات التحضيرية التي يجب عليك اتخاذها.

أ. تحديد المعلومات التي تحتاجها

الخطوة الأولى هي تحديد نوع المعلومات التي تحتاجها لإبلاغ لوحة التحكم الخاصة بك. يجب أن يتضمن ذلك المقاييس المهمة لتتبعها، والبيانات التي يجب سحبها من مصادر بياناتك، وأي معلومات أخرى ذات صلة. عند تحليل بياناتك، راقب الاتجاهات والقيم المتطرفة والعلاقات المتبادلة للحصول على فكرة أفضل عما يجب عرضه. بمجرد أن يكون لديك فكرة واضحة عن المعلومات التي تريد تضمينها، يمكنك الانتقال إلى الخطوة التالية.

ب. صمم بدقة ما تريد تحقيقه

الخطوة الثانية هي النظر في الهدف العام للوحة التحكم الخاصة بك. خذ خطوة إلى الوراء لفهم السياق الكامن وراء لوحة المعلومات الخاصة بك والعناصر أو المكونات الرئيسية التي تريد أن تتضمنها. تأكد من إيجاد طريقة لتحقيق التوازن الفعال بين طلباتك. من المهم أن تتذكر أن الغرض من لوحة المعلومات هو أن تكون جذابة بصريًا ومثيرة للتفكير، دون أن تكون ساحقة. عندما تتخذ قرارات بشأن أنواع العناصر أو البيانات التي تريد تضمينها، ضع في الاعتبار التأثير الذي ستحدثه على لوحة المعلومات الناتجة.

3. جمع البيانات

تعتمد جميع لوحات المعلومات على البيانات لتوجيه العناصر المرئية. لضمان وجود لوحة معلومات دقيقة وحديثة، تحتاج إلى التأكد من أن البيانات التي تعمل معها موثوقة وذات جودة عالية. إليك ما يجب مراعاته عند جمع البيانات للوحة تحكم Excel.

أ. مصادر البيانات

ستعتمد مصادر بياناتك على نوع لوحة المعلومات التي تقوم بإنشائها، ولكن بعض المصادر الشائعة تتضمن قواعد البيانات الداخلية وجداول البيانات وتقارير الصناعة وتعليقات العملاء وواجهات برمجة التطبيقات التابعة لجهات خارجية. فحص مصادر البيانات، وتقييم موثوقية البيانات ودقتها، وتنفيذ أي تقنيات ضرورية لتنظيف البيانات.

ب. هيكلة البيانات الخاصة بك من أجل التوافق

بمجرد قيامك بجمع البيانات الضرورية، تحتاج إلى تنظيمها بطريقة متوافقة مع برنامج Excel وبرنامجك تصميم لوحة القيادة. قد يعني هذا أي شيء بدءًا من تنظيم البيانات وفرزها في أعمدة وصفوف، أو تقييم جودة البيانات، أو دمج مجموعات بيانات متعددة في مجموعة واحدة.

على الرغم من أن تنظيم بياناتك قد يكون أمرًا شاقًا، إلا أنها خطوة حاسمة لإنشاء لوحة معلومات موثوقة وجذابة بصريًا. خذ الوقت الكافي للتأكد من تنظيم وتنظيم بياناتك بشكل صحيح، حيث سيؤدي ذلك إلى تبسيط الخطوات اللاحقة في عملية إنشاء لوحة المعلومات.

إنشاء لوحة المعلومات

بعد جمع بياناتك وتنظيمها في جدول بيانات Excel، فإن الخطوة التالية هي البدء في إنشاء لوحة المعلومات. تبدأ هذه العملية باختيار نوع الرسم البياني أو المخطط المناسب لتمثيل البيانات ومعناها. وهذه مهمة حاسمة لأن اختيار الرسم البياني سيؤثر على فهم المستخدم ويجب أن يسهل تحليل البيانات.

حدد الرسم البياني/المخطط المناسب لـ Excel

عند تحديد الرسم البياني المناسب لاستخدامه في Excel، ضع في اعتبارك نوع البيانات التي تعمل بها، والرسالة التي تريد نقلها، والنتيجة المرجوة. اعتمادا على احتياجاتك، يمكن اختيار أنواع المخططات التالية:

• المخططات الشريطية: لمقارنة البيانات الفئوية.
• المخططات الدائرية: لعرض تركيبة القيم.
• الرسوم البيانية: لعرض التوزيع التكراري للبيانات.
• المخططات الخطية: لتتبع التغييرات خلال فترة زمنية.
• المخططات المبعثرة: لاستكشاف العلاقات بين متغيرين.

تنسيق المخطط

بعد تحديد الرسم البياني أو المخطط، تأكد من تنسيقه بطريقة جذابة بصريًا بحيث يسهل فهم البيانات. يمكن أن تؤدي إضافة عنوان وتسميات المحاور ووسائل الإيضاح إلى تسهيل تفسير لوحة المعلومات وإنشاء مظهر جمالي أكثر احترافية. بالإضافة إلى ذلك، فكر في تخصيص الألوان، أو إضافة الرسوم المتحركة والانتقالات، أو تسميات البيانات لتزويد المستخدمين بتجربة أكثر شمولاً وجاذبية.

تحليل لوحة القيادة

بمجرد إنشاء لوحة المعلومات، فإن الخطوة التالية هي تحليل عواقب البيانات. وهذا يساعد المستخدم على فهم البيانات بشكل أفضل واستخلاص الاستنتاجات المطلوبة. من الضروري تحديد أي اتجاهات أو ارتباطات أو قيم متطرفة في لوحة المعلومات. ومن خلال تحليل لوحة المعلومات، يمكن اتخاذ قرارات أكثر كفاءة ودقة.

تحليل عواقب البيانات الخاصة بك

يمكن تحليل البيانات المجمعة لاستخلاص استنتاجات حول كيفية ارتباط العوامل المختلفة في البيانات أو ارتباطها ببعضها البعض. لتحليل البيانات بشكل أكبر، يجب على المرء تحديد الارتباطات أو القيم المتطرفة داخل لوحة المعلومات من أجل الحصول على فهم أفضل للبيانات المجمعة. ومن خلال تحليل البيانات عن كثب، يمكن للمستخدم إنشاء خطة عمل بناءً على النتائج التي تم الحصول عليها من خلال لوحة المعلومات.

تحديد الاتجاهات والعلاقات والقيم المتطرفة

يساعد تحديد الاتجاهات والعلاقات والقيم المتطرفة المستخدم على اتخاذ قرارات أكثر استنارة بناءً على البيانات المقدمة. يُنظر إلى الاتجاهات في البيانات على أنها أنماط متكررة بمرور الوقت، وتُرى الارتباطات عندما يؤثر عاملان على بعضهما البعض، ويُنظر إلى القيم المتطرفة على أنها نقاط بيانات لا تتناسب مع الاتجاه أو النمط في البيانات. ومن خلال اكتشاف الاتجاهات والعلاقات والقيم المتطرفة، يمكن للمستخدم استخلاص استنتاجات أكثر اتساقًا وكفاءة من بياناته.

مشاركة لوحة التحكم

بمجرد اكتمال لوحة المعلومات وتخصيصها وفقًا للبيانات المتاحة حاليًا، تصبح جاهزة لمشاركتها مع أصحاب المصلحة الرئيسيين. ستضمن الخطوات التالية تقديمًا سلسًا ومنظمًا للوحة المعلومات:

إنشاء عرض تقديمي للوحة المعلومات

يمكن أن يساعد إنشاء عرض تقديمي أو مستند يوضح لوحة المعلومات والغرض منها ومحتوياتها في إضفاء الشرعية على لوحة المعلومات في نظر أصحاب المصلحة الرئيسيين. يجب أن يكون العرض التقديمي احترافيًا وجذابًا بصريًا، وأن يتضمن ملخصًا للوحة التحكم، ويتضمن مقدمة لأي تفاصيل قد لا تكون واضحة بشكل واضح. يوصى أيضًا بتضمين مقتطفات من التقرير ورسوم بيانية للتأكيد على قدرة لوحة المعلومات على تقديم البيانات المعقدة.

اعرض لوحة المعلومات على أصحاب المصلحة الرئيسيين

يمكن أن يكون تقديم لوحة المعلومات إلى أصحاب المصلحة الرئيسيين تجربة مجزية؛ فهو يوفر فرصة لتوضيح حالة لوحة المعلومات والتأكيد على قدرتها على أن تصبح أداة مفيدة للجميع. يجب مراعاة النصائح التالية عند عرض لوحة المعلومات:

• حدد هدفًا للعرض التقديمي. من المهم أن نتذكر النقاط التي يجب تسليط الضوء عليها والتأكد من أن أصحاب المصلحة الرئيسيين يفهمون كيف يمكن أن تفيدهم لوحة المعلومات.
• تعريف الجمهور بالبيانات. إن تخصيص الوقت لشرح مصادر البيانات المعنية وتوليفها في لوحة المعلومات يساعد أصحاب المصلحة على فهم لوحة المعلومات بشكل أفضل.
• إظهار القدرات التفاعلية. يعد عرض تفاعل لوحة المعلومات طريقة رائعة لضمان فهم أصحاب المصلحة للمرئيات المختلفة وكيف يمكن استخدامها لتحليل البيانات.
• إتاحة الوقت للأسئلة. يعد التأكد من وجود وقت للإجابة على أي أسئلة أو مخاوف قد تكون لدى أصحاب المصلحة أمرًا ضروريًا لضمان العرض التقديمي الناجح.

خاتمة

لا يجب أن يكون إنشاء لوحة تحكم Excel مفيدة حقًا أمرًا صعبًا. كل ما يتطلبه الأمر هو فهم بياناتك، وهدف واضح للوحة المعلومات، وعين للتصميم الجيد.

حددت مشاركة المدونة هذه خمس خطوات لإنشاء لوحة تحكم فعالة:

• الخطوة 1: اجمع بياناتك
• الخطوة 2: تحديد الغرض من لوحة المعلومات
• الخطوة 3: اختر المقاييس المهمة
• الخطوة 4: تصميم وتنسيق لوحة المعلومات
• الخطوة 5: اختبار لوحة المعلومات وإنهائها

باستخدام هذه الخطوات الخمس كدليل، أنت الآن قادر على إنشاء لوحة معلومات Excel والتي ستكون بمثابة أداة فعالة عرض مرئي للمعلومات.

سواء كنت قائد أعمال يسعى إلى تتبع المقاييس الرئيسية، أو معلمًا يتتبع أداء الطلاب، أو محللًا يحاول معالجة البيانات لاتخاذ قرارات أكثر استنارة، يمكن أن توفر لوحات معلومات Excel ثروة من الرؤى. لذا تفضل وابدأ في إنشاء لوحة المعلومات الخاصة بك اليوم.