10 نصائح لإنشاء لوحات معلومات Excel فعالة وجميلة

مقدمة

يعد Excel أحد أكثر التطبيقات البرمجية استخدامًا في العالم. سواء كنت تعمل في مجال التمويل أو الأعمال أو المبيعات أو التسويق أو الهندسة أو التعليم؛ من المحتمل أنك استخدمت Excel إلى حد ما. لكن Excel قادر على أكثر من مجرد إدارة البيانات الأساسية.

ومن خلال الاستفادة من الميزات القوية المتوفرة في Excel، يمكنك القيام بذلك إنشاء لوحات معلومات جذابة وفعالة سيساعدك ذلك على فهم بياناتك واتخاذ قرارات مستنيرة بشكل أفضل. في هذه التدوينة سوف نقدم 10 نصائح حول كيفية إنشاء لوحات معلومات Excel فعالة وجميلة.

بيانات التنظيف

تواجه لوحات معلومات Excel، المسلحة بمجموعة بيانات منظمة وأنيقة، مشكلات أقل عند التطوير، كما يسهل تفسير نقاط البيانات. للتأكد من أنك تبدأ بمجموعة بيانات نظيفة، هناك عدد من الخطوات التي يجب عليك اتخاذها قبل إنشاء لوحة المعلومات الخاصة بك.

أ. قم بإزالة أي أعمدة أو صفوف غير ضرورية

ابدأ بالتأكد من عدم وجود أعمدة أو صفوف بيانات غير ضرورية في جدول البيانات. تسمح إزالة أي نقاط بيانات إضافية والاحتفاظ بالنقاط ذات الصلة فقط بتحليل أسهل لمجموعة البيانات نفسها.

ب. استخدم مرشحات البيانات لتقليل نطاق لوحة المعلومات

مرشحات بيانات إكسل تسمح لك بفرز معلومات محددة أو تصفيتها أو إعادة تنظيمها بسهولة داخل جدول البيانات. بفضل إمكانيات الفرز والتصفية المفيدة، يمكنك تقليل كمية نقاط البيانات التي تتعامل معها، وبالتالي تبسيط عرض لوحة المعلومات. يعد هذا مفيدًا بشكل خاص للوحات المعلومات التي تميل إلى احتواء كميات كبيرة من البيانات.

ج. قم بإضافة الأعمدة والصفوف حسب الضرورة

للحصول على الصورة الأكثر دقة لنقاط البيانات، قد يكون من الضروري إضافة أعمدة وصفوف إضافية إلى جدول البيانات. سواء أكان الأمر يتعلق بإضافة أعمدة لتقسيم البيانات حسب السنة أو الشهر أو غيرها من الخصائص، أو إضافة المزيد من الصفوف لحساب نقاط البيانات المفقودة، فإن القيام بذلك في الوقت المناسب يساعد على تبسيط لوحة المعلومات

د. التحقق من صحة جميع الصيغ المستخدمة

تعد الصيغ مكونات رئيسية للوحات معلومات Excel، حيث إنها تقدم القيم ومقاييس مقارنة البيانات في مقاييس سهلة الفهم. قبل إنشاء لوحة المعلومات، من الضروري مراجعة أي صيغ مستخدمة والتأكد من صحتها. تحقق من صحة الصيغ للتأكد من صحة الأرقام التي تم إنشاؤها، وقم بإجراء التعديلات حسب الحاجة قبل بدء لوحة المعلومات.

التخطيط والتصميم

يلعب التصميم دورًا حيويًا في كيفية ظهور لوحة المعلومات وأدائها. التصميم الفعال لا يبدو جميلاً من الناحية الجمالية فحسب، بل ينقل أيضًا رسالة البيانات بشكل فعال. هنا بعض نصائح حول كيفية إنشاء لوحة معلومات جذابة وفعالية:

أ. اختر سمة اللون المناسبة

القرار الأول الذي يجب اتخاذه هو نظام الألوان. للبدء، يجب أن يكون اللون الذي يناسب لوحة الألوان الخاصة بعلامتك التجارية. ثم فكر في كيفية عمل الألوان المختلفة معًا لإنشاء عرض تقديمي جذاب بصريًا. اختر لونين أو ثلاثة ألوان مميزة من شأنها أن تجلب المزيد من التركيز إلى النقاط الرئيسية في لوحة المعلومات الخاصة بك وتخلق التوازن في العناصر المرئية الخاصة بك. فكر أيضًا في دمج الأشعة فوق البنفسجية أو الألوان المحايدة لتقليل الظلال القوية وخلق التماسك.

ب. الاستفادة من ميزات التخصيص

يوفر منشئ لوحة معلومات Excel للمستخدمين طريقة للتحكم في شكل لوحة المعلومات ومظهرها. يمكن أن يساعد سحب العناصر وإفلاتها على الصفحة، أو إدخال HTML مخصص مباشرةً، في تحقيق المظهر المطلوب. يمكن للمستخدمين أيضًا تعديل حجم الخط الإجمالي للوحة المعلومات ومحاذاته وتباعده ليتوافق مع تفضيلاتهم. بالإضافة إلى ذلك، يمكن تخصيص لوحة المعلومات عن طريق إضافة الصور ومقاطع الفيديو وأشكال الخلفية الإضافية.

ج. استخدم أحجام الخطوط المناسبة

يلعب حجم الخط الذي تختاره دورًا مهمًا في مدى سهولة قراءة لوحة المعلومات وفهمها. تتطلب المنصات والأجهزة المختلفة قياسات مختلفة. بشكل عام، يوصى باختيار خطوط أكبر وحجم خط قياسي يبلغ 12 نقطة. يساعد وجود نفس نوع الخط في لوحة المعلومات بأكملها في إنشاء تصميم متسق. بالإضافة إلى ذلك، فهو يساعد على جعل لوحة القيادة تبدو أكثر أناقة ويمكن تمييزها بسهولة.

د. مزج البيانات والصور

سيؤدي إنشاء صور مخصصة أو استخدام الصور المخزنة على لوحة التحكم الخاصة بك إلى إضافة جاذبية بصرية إليها. كما تساعد الصور في نقل المفاهيم أو الأفكار بطريقة أكثر كفاءة. يساعد استخدام العناصر المرئية أيضًا في جذب انتباه الأشخاص عندما يكون هناك الكثير من البيانات التي يجب معالجتها. ومع ذلك، يجب عليك تجنب تكرار النص في صورة. بدلاً من ذلك، ركز على إنشاء الرسوم البيانية لتقليل العبء المعرفي على المستخدم. بالإضافة إلى ذلك، حاول الحفاظ على التناغم بين العناصر المرئية والنص.

اختيار الرسوم البيانية الصحيحة

يمكن أن تكون لوحات معلومات Excel أكثر فعالية وجاذبية عند استخدام المخططات الأكثر ملاءمة تستخدم لتمثيل البيانات هناك العديد من النصائح التي يجب مراعاتها عند تحديد الرسوم البيانية التي سيتم استخدامها.

أ. استخدم مجموعة متنوعة من الرسوم البيانية

عند إنشاء لوحة معلومات Excel، قد يكون من المفيد استخدام عدة أنواع مختلفة من المخططات. يمكن أن يؤدي استخدام مخططات أو مجموعات مختلفة من المخططات إلى التأكيد على جوانب معينة من البيانات مع الحفاظ على لوحة المعلومات منظمة وسهلة القراءة. كما أنه يساعد على مزج العناصر المرئية باستخدام ألوان وتنسيقات مختلفة.

ب. فكر في أي المخططات تعرض البيانات بشكل أفضل

عند تحديد المخططات التي سيتم تضمينها، من المهم مراعاة نوع البيانات التي يتم تحليلها وأي المخططات هي الأفضل لهذا الغرض. على سبيل المثال، تعد المخططات الخطية أفضل لعرض بيانات السلاسل الزمنية، في حين يمكن استخدام المخططات الشريطية لمقارنة قيم الفئات المختلفة جنبًا إلى جنب. تعد المخططات المجمعة مفيدة أيضًا لعرض مجموعات متعددة من البيانات في نفس المخطط.

ج. استخدام الرسوم البيانية التفاعلية

تسمح المخططات التفاعلية بتصورات أكثر ديناميكية ويمكن أن تسهل على المشاهدين التفاعل مع البيانات. باستخدام المخططات التفاعلية، يمكن للمشاهدين المرور فوق النقاط لعرض المزيد من المعلومات أو النقر للانتقال إلى مستويات أعمق من البيانات. يمكن أن يكون هذا مفيدًا بشكل خاص عند طلب نقاط بيانات معينة أو إنشاء مخططات مقارنة.

د. تأكد من تحديث أي مخططات بأحدث البيانات

وأخيرا، من المهم التأكد من أن أي مخططات في يتم تحديث لوحة تحكم Excel بأحدث البيانات. سيضمن ذلك دقة التحليل وموثوقيته، وغالبًا ما يكون من الجيد التحقق مرة أخرى من أن أي مخططات تعكس أحدث المعلومات بشكل صحيح.

البساطة والأداء الوظيفي

عندما يتعلق الأمر إنشاء لوحة تحكم Excel فعالة وجميلةيجب أن تكون البساطة والوظيفة في مقدمة أولوياتنا. مع لوحات المعلومات، غالبًا ما يكون الأقل هو الأكثر، لذلك من المهم الحفاظ على العناصر المرئية في حدها الأدنى ونظيفة. فيما يلي بعض النصائح لضمان أن تكون لوحة المعلومات الخاصة بك جميلة وفعالة:

أ. اجعل لوحة القيادة بسيطة وسهلة القراءة

الخطوة الأولى لإنشاء لوحة معلومات فعالة وجميلة هي الحفاظ على العناصر المرئية نظيفة وبسيطة. قد يؤدي وجود عدد كبير جدًا من الرسومات أو الخطوط أو العناصر الأخرى إلى صعوبة تفسير البيانات. كلما أمكن، اختر الرموز والأشكال البسيطة والملصقات المختصرة التي تساعد في شرح البيانات. يمكن أن يقطع هذا شوطًا طويلًا في جعل لوحة القيادة الخاصة بك تبدو أكثر احترافية وأقل فوضى.

ب. التأكد من وجود جميع البيانات ذات الصلة

من الضروري تضمين جميع البيانات المهمة للمستخدم. يمكن أن تؤدي البيانات القليلة جدًا أو الكثيرة جدًا إلى تقييد وظائف لوحة معلومات Excel. إذا أمكن، قم بتضمين البيانات التي تسمح للمستخدمين بالتعمق أكثر في المعلومات إذا أرادوا ذلك. يمكن أن يسمح لهم ذلك بتخصيص طريقة العرض الخاصة بهم وجعل لوحة المعلومات أكثر فائدة.

ج. تأكد من إمكانية التمرير وتغيير حجم لوحة المعلومات

يجب أن يكون المستخدمون قادرين على التفاعل مع لوحة المعلومات الخاصة بهم دون الحاجة إلى استخدام الماوس أو أي جهاز آخر. ولهذا السبب من الضروري التأكد من أن لوحة المعلومات قادرة على التمرير وتغيير الحجم عند الحاجة. ويساعد ذلك على التأكد من أن جميع البيانات ذات الصلة قابلة للعرض وأن لوحة المعلومات سهلة الاستخدام.

د- تضمين وسيلة إيضاح للتوضيح

لكي تكون لوحة المعلومات فعالة، يجب أن يكون المستخدمون قادرين على تفسير الرسومات والمعلومات التي تعرضها. للقيام بذلك، من المهم توفير وسيلة إيضاح مع لوحة المعلومات. يمكن أن يساعد ذلك في ضمان قدرة المستخدمين على تفسير البيانات بدقة من خلال توفير تسميات لعناصر مختلفة من لوحة المعلومات.

عرض تقديمي

إنشاء لوحات معلومات Excel فعالة يتطلب اهتماما خاصا بالعرض. بالإضافة إلى كونها دقيقة وموثوقة وسهلة التفسير، يجب أن تكون لوحات المعلومات أيضًا جذابة بصريًا من أجل إحداث تأثير على المشاهد. فيما يلي بعض النصائح للمساعدة في جعل لوحة القيادة الخاصة بك جذابة من الناحية الجمالية:

استخدام جداول البيانات

توفر جداول البيانات طريقة موجزة وفعالة لتقديم الكثير من المعلومات بطريقة واضحة وموجزة للغاية. باستخدام الجداول، يمكن للمشاهدين مسح البيانات ومقارنتها بسرعة، والحصول على المعلومات التي يحتاجونها بسهولة أكبر.

إضافة عناوين إلى كافة المخططات

تعد إضافة عناوين إلى جميع المخططات خطوة مهمة في إنشاء ملف لوحة تحكم Excel فعالة. استخدم العناوين لتقديم وصف للمعلومات التي تصورها الرسوم البيانية لتسهيل فهمها.

المعلومات ذات الصلة بالمجموعة معًا

عند إنشاء لوحة معلومات Excel، قد يكون من المفيد تجميع المعلومات ذات الصلة معًا. سيسمح ذلك للمشاهدين بمقارنة نقاط البيانات ذات الصلة وتباينها بسهولة من أجل فهم أفضل.

تكبير للمساعدة في الوضوح

إذا كانت المعلومات المقدمة في لوحة معلومات Excel كثيفة للغاية أو يصعب تفسيرها، فقد يساعد التكبير في جعل البيانات أكثر وضوحًا وأسهل للفهم. غالبًا ما يكون من المفيد التكبير لعرض نقاط البيانات الرئيسية في لوحة معلومات Excel.

خاتمة

إنشاء لوحات معلومات Excel فعالة وجميلة يمكن أن تكون مهمة صعبة. ومع ذلك، عند القيام بها بشكل صحيح، يمكن أن تكون أدوات قوية لفتح مجموعات البيانات الخاصة بك وتقديمها بطريقة مفيدة. أوضح منشور المدونة هذا بعض النصائح الأساسية التي يجب مراعاتها عند تصميم لوحة معلومات ستساعدك على إحداث تأثير في كل من التصميم وسهولة الاستخدام. فيما يلي النصائح العشرة التي ناقشناها في منشور المدونة هذا:

• افهم الغرض من تقريرك
• اختر المخططات الصحيحة
• استخدم لوحات الألوان الاحترافية
• تجميع البيانات بشكل منطقي
• محاذاة مكونات معينة
• حافظ على النص موجزا
• قم بتمييز نقاط البيانات الأساسية
• إظهار الاتجاهات بوضوح
• كن مبدعا مع الأشكال
• حافظ على لوحة القيادة مرتبة

إن اتباع هذه الإرشادات سيسمح لك بذلك إنشاء لوحة تحكم Excel مذهلة وفعالة والتي يمكن أن تساعد المشاهدين على اتخاذ قرارات مدروسة بسرعة. إذا كنت ترغب في استكشاف المزيد من الخيارات ل إنشاء صور مرئية قوية باستخدام لوحة تحكم Excel، يوفر دعم Microsoft Excel مجموعة من الموارد حول هذا الموضوع لإرشادك.