10 خطوات لإنشاء لوحة تحكم Excel قوية

مقدمة

تعد لوحات المعلومات أداة قوية لعرض البيانات بطريقة مرئية. توفر لوحة المعلومات نظرة عامة فعالة على أداء الأعمال أو المشروع أو الفريق. فهو يجمع مصادر بيانات مختلفة ويعرض البيانات في عرض واحد. وهذا يجعل من السهل تحليل البيانات وتحديد الاتجاهات أو القيم المتطرفة.

يعد إنشاء لوحة المعلومات مهارة مهمة لأي شخص يريد تحقيق أقصى استفادة من بياناته. إنشاء لوحة تحكم فعالة يتطلب التخطيط وجمع البيانات الصحيحة وتحويلها إلى تصورات ذات معنى. يمكن أن تكون هذه عملية شاقة، ولكن اتباع هذه الخطوات العشر يمكن أن يساعد في إنشاء لوحة معلومات قوية تعمل على تحسين الأداء.

التحضير لإنشاء لوحة المعلومات

في الخطوة الثانية من إنشاء لوحة تحكم Excel فعالة، سيتعين عليك الاستعداد وفقًا للمتطلبات والمواصفات المحددة للوحة القيادة.

متطلبات ومواصفات لوحة التحكم

تتضمن متطلبات ومواصفات لوحة المعلومات: هدف لوحة المعلومات، ونطاق لوحة المعلومات، وعدد التقارير في لوحة المعلومات، ومستوى التفاصيل، ومواصفات التصميم، والمزيد. تحدد هذه المعلومات الهيكل العام و تصميم لوحة تحكم Excel.

فهم الهدف من لوحة المعلومات

يعد فهم الهدف من لوحة المعلومات أمرًا ضروريًا في التحضير لإنشائها. الهدف من يمكن أن تكون لوحة المعلومات أي شيء بدءًا من توفير رؤى قابلة للتنفيذ وحتى تقديم البيانات بشكل مرئي شكل. يساعد توضيح الهدف على التركيز على تصميم لوحة المعلومات ومحتواها.

تقييم البيانات المتاحة

بعد فهم الهدف من لوحة المعلومات، سوف تحتاج إلى تقييم البيانات المتاحة. تحتاج إلى تقييم ما إذا كانت البيانات دقيقة وشاملة وغيرها من المعايير المطلوبة للوحة المعلومات. يعد تصور البيانات مفيدًا أيضًا في هذه الخطوة.

جمع كافة البيانات المطلوبة

عندما لا تكون البيانات المتاحة كافية، سيتعين عليك جمع البيانات اللازمة. يمكن أن يكون العثور على مصدر البيانات وجمعها عملية تستغرق وقتًا طويلاً. بعد جمع البيانات، عليك التأكد من أنها متوافقة وقابلة للتطبيق على لوحة المعلومات. يتضمن ذلك إزالة أي معلومات زائدة عن الحاجة أو تعديل البيانات لتتناسب مع معايير لوحة المعلومات.

تصميم لوحة القيادة

بمجرد قيامك بجمع بياناتك وتحديد المقاييس الرئيسية، تصبح جاهزًا لتصميم لوحة المعلومات الخاصة بك. يتم تعريف لوحات المعلومات على أنها عرض غني بالمعلومات لمؤشرات الأداء الرئيسية الخاصة بالمؤسسة، حيث تجمع مقاييس متعددة معًا في صفحة واحدة وتقدمها بتنسيق مرئي سهل الفهم. من المهم إنشاء لوحة تحكم جذابة من الناحية الجمالية وسهلة القراءة للتأكد من أن الجمهور يمكنه الحصول على رؤية سريعة.

تحديد نوع لوحة المعلومات

قبل البدء في تصميم لوحة المعلومات الخاصة بك، من المهم أن يكون لديك فهم للجمهور والغرض من لوحة المعلومات. إذا كنت تعرض البيانات لجمهور غير تقني، فمن الأفضل استخدام عناصر مرئية لا تربكك أو تربكك. من ناحية أخرى، إذا كنت تقوم بإنشاء لوحة تحكم لمستخدم ماهر في التكنولوجيا، فيمكنك استخدام صور أكثر تعقيدًا وتطورًا. بمجرد فهم الغرض من لوحة المعلومات والجمهور، يمكنك تحديد نوع لوحة المعلومات التي تريد إنشاءها.

تخطيط عناصر لوحة المعلومات

يمكن أن يلعب تنظيم تخطيط لوحة المعلومات دورًا حاسمًا في تجربة المستخدم. ضع في اعتبارك أنه من المهم الحفاظ على لوحة القيادة جذابة بصريًا. استخدم تصميمًا يستخدم الألوان المحايدة والمسافات البيضاء المتوازنة والخطوط التي يسهل قراءتها. حاول قصر عناصر لوحة المعلومات على ما لا يزيد عن أربع إلى ست نقاط بيانات عن طريق تجميعها بشكل منطقي. إن استخدام عناصر التصميم المتسقة لتجميع المقاييس سيساعد المستخدم على فهم البيانات بسرعة. الآن بعد أن أصبح لديك تصميم جاهز، أنت جاهز للبدء في اختيار المكونات المرئية.

حدد مرئيات البيانات

يعد اختيار العناصر المرئية المناسبة لعرض البيانات من أهم الخطوات. يمكن أن تساعد العناصر المرئية الصحيحة المستخدم على فهم البيانات بسرعة، في حين أن العناصر الخاطئة يمكن أن تجعل من الصعب على المستخدم فهم البيانات. عند الاختيار تصورات البيانات للوحة القيادة الخاصة بك، فكر في الغرض من لوحة المعلومات والرسالة التي تريد أن يستخلصها المستخدمون منها. تسهل الأنواع الشائعة من العناصر المرئية، مثل المخططات والرسوم البيانية والجداول، عرض البيانات والكشف عن الاتجاهات. بالإضافة إلى ذلك، يمكن أن يساعد دمج العناصر المرئية مثل المخططات الدائرية والمخططات الدائرية والرسوم البيانية النقطية المستخدم على التعرف بسرعة على التغييرات في البيانات. الآن وبعد أن قمت بتحديد نوع لوحة المعلومات والمرئيات، فأنت جاهز لإعداد لوحة المعلومات.

بناء لوحة القيادة

الخطوة الرابعة في إنشاء قوية و لوحة القيادة الفعالة في Excel يقوم ببناء لوحة المعلومات نفسها. يتضمن ذلك إعداد مصنف Excel وإدخال جميع البيانات ذات الصلة وإنشاء العناصر المرئية. دعونا نلقي نظرة على كل خطوة من هذه الخطوات بمزيد من التفصيل.

إعداد مصنف Excel

عند إعداد مصنف Excel، تحتاج إلى تحديد حجم لوحة المعلومات وبنيتها. وهذا يعني تحديد عدد الأوراق التي ستستخدمها، وعدد الصفوف والأعمدة المطلوبة إذا كان ذلك مناسبًا. يمكنك أيضًا استخدام وظائف، مثل VLookup، والتصفية، والفرز لجعل لوحة المعلومات الخاصة بك أكثر فعالية. تأكد أيضًا من إنشاء صفحة عنوان وإضافة قسم توضيحي تمهيدي إذا لزم الأمر.

إدخال جميع البيانات ذات الصلة

بمجرد إعداد المصنف، تحتاج إلى إدخال البيانات ذات الصلة في الخلايا. وهذا يعني إدخال التسميات والأرقام ذات الصلة. ومن المهم التأكد من دقة هذه البيانات، حيث أن أي أخطاء قد تؤثر على فعالية لوحة المعلومات. إذا كنت تقوم باستيراد البيانات من مصدر خارجي، فمن المستحسن أن تقوم بتنظيف البيانات أولاً لضمان الدقة.

إنشاء المرئيات

من أجل جعل لوحة المعلومات الخاصة بك أكثر إفادة وجاذبية، يوصى بإضافة بعض العناصر المرئية إلى لوحة معلومات Excel. يمكنك القيام بذلك عن طريق إضافة الرسوم البيانية والمخططات والجداول والمرئيات الأخرى. يمكن أن يساعد ذلك في عرض البيانات بوضوح وتسهيل تفسيرها وفهمها. عند إنشاء العناصر المرئية، تأكد من أنها جذابة بصريًا ومنظمة بشكل صحيح.

5. تحسين لوحة المعلومات ووضع اللمسات النهائية عليها

بغرض تحسين لوحة تحكم Excel القوية الخاصة بك، من المهم مراجعة دقة البيانات وإضافة إمكانيات الفرز والعناوين والتسميات التوضيحية. سيساعد القيام بذلك على التأكد من أن لوحة المعلومات التي قمت بإنشائها تعمل بكامل طاقتها، وأنها توصل الرسالة المطلوبة، كما أنها سهلة التنقل والفهم.

أ. مراجعة دقة البيانات وتنسيقها

قبل أن تعتبر لوحة التحكم الخاصة بك مكتملة، من المهم التحقق مرة أخرى من أن جميع البيانات دقيقة وحديثة. وهذا يعني مراجعة كل قيمة والتأكد من تحديثها للسجلات الحالية. يمكنك أيضًا مراجعة تنسيق البيانات للتأكد من توافقها مع متطلباتك.

ب. إضافة قدرات الفرز

ومن خلال الاستفادة من إمكانيات الفرز، سيتمكن المستخدمون من استيعاب البيانات التي توفرها لوحة المعلومات بسرعة. للقيام بذلك، ستحتاج إلى إضافة وظيفة فرز تصاعدي/تنازلي في كل عمود لتسهيل عملية الفرز. بالإضافة إلى ذلك، تأكد من إضافة زر تصفية الذي سيسمح للمستخدمين بالعثور بسهولة على البيانات التي يبحثون عنها.

ج. إضافة التسمية التوضيحية والعناوين

من المهم تسمية كل صفحة من صفحات لوحة التحكم بعنوان مناسب. وهذا لن يسهل على المستخدمين التنقل في لوحة المعلومات فحسب، بل سيوفر أيضًا سياقًا للبيانات المقدمة. بالإضافة إلى ذلك، يجب عليك إضافة تسميات توضيحية أو أوصاف لكل عنصر من عناصر لوحة المعلومات. سيساعد هذا في توفير مزيد من الوضوح حول ما يتصل به كل عنصر.

اختبار لوحة القيادة

للتأكد من أن لوحة معلومات Excel تعمل على النحو المنشود، من الضروري إجراء فحوصات الجودة واختبار التحمل باستخدام البيانات الجديدة. يعد القيام بذلك خطوة حاسمة في عملية بناء لوحة المعلومات.

فحص الجودة

الخطوة الأولى لاختبار تهدف لوحة تحكم Excel إلى مراقبة أي أخطاء محتملة في البيانات أو التنسيق. وهنا يأتي دور ضمان الجودة. يجب تحديد الأرقام غير الصحيحة والأخطاء المطبعية والمعلومات التي في غير محلها وتصحيحها، إن وجدت.

لإجراء فحص أكثر شمولاً للجودة، ينبغي أيضًا أخذ ما يلي في الاعتبار:

• التحقق من اتساق البيانات عبر المخططات والصيغ والجداول
• تحقق من وجود أي صيغ غير صحيحة يتم استخدامها
• اختبار أن كافة الروابط متصلة بشكل صحيح
• تأكد من دقة جميع رؤوس البيانات والعناوين والتسميات

اختبار التحمل عن طريق إضافة بيانات جديدة

بعد الانتهاء من فحوصات الجودة، تتمثل الخطوة التالية في إضافة بيانات جديدة إلى لوحة المعلومات ومراقبة كيفية أدائها. يُعرف هذا أيضًا باسم اختبار الإجهاد. إذا كانت لوحة المعلومات قادرة على عرض كل إدخال جديد بدقة دون أي مشاكل، فهذا مؤشر جيد على أن لوحة المعلومات جاهزة للاستخدام.

للتأكد من أن لوحة المعلومات قادرة على التعامل مع كميات كبيرة من البيانات، أضف عدة إدخالات جديدة خلال فترة زمنية قصيرة وراقب أي أعطال. إذا سارت الأمور على ما يرام، تكون لوحة معلومات Excel جاهزة للاستخدام.

خاتمة

إنشاء لوحة تحكم Excel قوية يساعدك على عرض المقاييس المهمة بسرعة وسهولة وفعالية والحصول على رؤى حول البيانات التي اخترتها. كما أوضح منشور المدونة هذا، هناك عدة خطوات لتحقيق لوحة معلومات فعالة ومفيدة.

ملخص الخطوات الرئيسية

لتلخيص ذلك، يجب اتباع الخطوات التالية لضمان وجود لوحة تحكم ناجحة وقوية:

• صياغة الأسئلة لطرح البيانات
• مصادر البيانات وإعدادها
• تصميم لوحة القيادة
• اختيار نوع الرسم البياني الصحيح
• تنظيف لوحة القيادة
• تطبيق المرشحات والتقطيع
• إنشاء الرسوم البيانية الديناميكية

تلخيص أهمية وفوائد إنشاء لوحة المعلومات

يعد إنشاء لوحة تحكم فعالة ومفيدة طريقة رائعة لتتبع المقاييس الرئيسية والبقاء على اطلاع ببياناتك. يمكن أن يسمح لك بمقارنة أقسام أو سنوات متعددة من البيانات وإنشاء رؤى سريعة، مما يسمح لك باتخاذ قرارات مستنيرة بسرعة. من خلال تقديم بياناتك بتنسيق سهل الفهم، يمكن للوحة المعلومات زيادة الإنتاجية بشكل كبير وتقليل الحاجة إلى التحليل المعقد.