مقدمة إلى لوحات معلومات Excel: ما هي وكيفية بنائها

مقدمة

لوحة معلومات Excel عبارة عن عرض بيانات واحد مملوء بالمعلومات في صفحة واحدة يعرض أبرز ما هو مهم، مما يمكّن الأشخاص من فهم الأداء الحالي للمقاييس الرئيسية بسرعة. إنها أداة قوية يمكن استخدامها لتتبع مقاييس الأداء وتحديد مجالات التحسين المحتملة.

يعد إنشاء لوحة معلومات Excel طريقة رائعة لتتبع نقاط البيانات المهمة بطريقة مفيدة. هنا مجرد عدد قليل من فوائد بناء لوحة معلومات Excel:

• يتيح سهولة الوصول إلى البيانات الهامة
• يوفر تمثيلاً مرئيًا واضحًا لمقاييس الأداء
• يعرض بسرعة الأداء العام في لمحة واحدة
• يعطي رؤى حول الاتجاهات والقضايا
• يساعد على تحديد مجالات التحسين

جمع البيانات

بناء ان لوحة تحكم Excel فعالة يتطلب بيانات أولية يسهل الوصول إليها وتعكس بدقة مقاييس الأداء الرئيسية. ومع ذلك، قد يصبح جمع البيانات الضرورية أمرًا صعبًا، لأنه قد يتطلب الاتصال بمصادر متعددة وإيجاد طريقة لتنسيقها من أجل لوحة معلومات سهلة القراءة تعرض مقاييس الأداء بشكل فعال.

تحديد البيانات المطلوبة

الخطوة الأولى في عملية جمع البيانات هي تحديد المقاييس التي يجب تتبعها. يجب أن تعكس هذه المقاييس أهداف المنظمة، وتوفر طريقة سهلة لقياس التقدم، وترتبط بأي مؤشرات أداء رئيسية (KPIs) تم وضعها لتحقيق النجاح. غالبًا ما يتضمن ذلك جمع البيانات من مصادر متعددة والنظر في مجموعة متنوعة من التدابير التي يمكن استخدامها لتتبع الأداء.

الوصول إلى البيانات وتنسيقها

وبمجرد تحديد البيانات المطلوبة، يجب الحصول عليها. وقد يعني ذلك الوصول إلى البيانات من مصادر داخلية وخارجية، مثل قواعد البيانات أو التطبيقات الأخرى، والتأكد من تحديث البيانات. يجب بعد ذلك تنسيق البيانات في تنسيق قابل للقراءة يمكن قراءته بسهولة بواسطة لوحة المعلومات. قد يتضمن ذلك تبسيط البيانات وتنظيمها في قوائم وجداول واختيار أنواع المخططات المناسبة لتصور البيانات بشكل فعال.

تصميم لوحة القيادة

يعد تصميم لوحة المعلومات خطوة أساسية في الاستفادة من قوة Microsoft Excel لتتبع مقاييس الأداء. إن تمثيل البيانات بطريقة مناسبة يمكن أن يجعل لوحة المعلومات سهلة الاستخدام والفهم والتنقل. يمكن أن يساعد التفكير المدروس في العناصر المرئية والألوان والتخطيط وسهولة الاستخدام في زيادة تأثير لوحة المعلومات إلى أقصى حد.

اتخاذ قرار بشأن الصور والألوان

يمكن أن يكون للطريقة التي يتم بها تصور المقاييس الموجودة على لوحة المعلومات تأثير كبير على فهم المستخدم للأرقام. تساعد التمثيلات الرسومية مثل الأشرطة والخطوط والفطائر على تقديم نظرة عامة سريعة على الأداء. يجب أيضًا مراعاة الألوان المستخدمة في لوحة القيادة. يمكن أن تساعد الألوان في التمييز بين القيم التي تتماشى مع الأهداف وتلك المتخلفة. عند تعيين الألوان، من المهم مراعاة المتغيرات مثل عمى الألوان عند اختيار الألوان التي سيتم استخدامها.

اختيار التخطيط وسهولة الاستخدام

يجعل التخطيط البديهي استخدام لوحة المعلومات أسهل بكثير ويزيد من التأثير الذي يمكن أن تحدثه. ينبغي النظر في جعل لوحة القيادة متوافقة مع الأجهزة المحمولة، والبحث عن طرق لجعلها تفاعلية. يمكن أن يساعد ذلك في تسهيل تحليل البيانات، فضلاً عن المساعدة في تصور الاتجاهات أو الارتباطات. ستؤثر أيضًا عوامل أخرى، مثل تنظيم الفئات والتنقل في لوحة المعلومات، على سهولة استخدامها.

• تأكد من اختيار العناصر المرئية لتصوير الأرقام بسرعة
• ضع عمى الألوان في الاعتبار عند تعيين الألوان
• يمكنك زيادة سهولة الاستخدام إلى الحد الأقصى من خلال التركيز على التخطيط والتنقل البديهيين
• اجعل لوحة القيادة سهلة الاستخدام وتفاعلية على الأجهزة المحمولة

بناء خلايا لوحة القيادة

إنشاء لوحة تحكم فعالة يتطلب الاهتمام بالتفاصيل والدقة والكفاءة. تسهل أدوات Excel القيام بذلك بناء لوحات معلومات قوية وتفاعلية التي تساعدك على تتبع وتصور مقاييس الأداء. لإنشاء لوحة معلومات، يجب عليك أولاً فهم كيفية استخدام صيغ Excel ووحدات الماكرو والميزات الأخرى لإنشاء خلايا لوحة المعلومات.

استخدام الصيغ ووحدات الماكرو

تعد الصيغ طريقة فعالة لحساب مقاييس واتجاهات الأداء المهمة على الفور. يقدم Excel مجموعة واسعة من الصيغ التي يمكن أن تساعدك في حساب الإجماليات والمتوسطات والمقاييس المهمة الأخرى بسرعة. يمكنك أيضًا إنشاء صيغ مخصصة لتلبية احتياجاتك الخاصة. تساعد وحدات الماكرو أيضًا في أتمتة المهام المتكررة. يمكنهم توفير الوقت عن طريق تقليل عدد الخطوات المطلوبة لأداء المهمة. بمجرد تكوينها، يمكن أن تساعد وحدات الماكرو في تحديث البيانات في لوحة المعلومات بسرعة.

أتمتة المهام بالتنسيق الشرطي

يعد التنسيق الشرطي طريقة بديهية لتصور البيانات في لوحة المعلومات. تسمح لك مجموعة ميزات Excels بتخصيص لوحة المعلومات الخاصة بك وتعيين حدود مختلفة، حتى تتمكن من اكتشاف الاتجاهات والقيم المتطرفة بسهولة. يمكنك أيضًا تعيين المشغلات التي ستقوم تلقائيًا بتطبيق تنسيقات مختلفة على البيانات التي تلبي معايير معينة. يمكن أن تساعد هذه الميزة القوية في تقليل الجهد اللازم لمراقبة البيانات وتحديثها بشكل مستمر في لوحة المعلومات الخاصة بك.

التخصيصات النهائية للوحة التحكم

إنشاء لوحة تحكم إكسل يمكن أن يستغرق وقتًا وجهدًا، ولكنه قد يكون مفيدًا في النهاية لأي مشروع. بمجرد إضافة جميع المكونات الضرورية وعمل الوظيفة بشكل صحيح، فقد حان الوقت لتخصيص لوحة المعلومات وتحسينها.

إنشاء الأزرار والروابط

يمكن تعزيز لوحة المعلومات بمرئيات قد تلفت انتباه المستخدم. يمكن إضافة الأزرار والروابط للانتقال بين أوراق العمل المختلفة. يمكن استخدام أداة "التنسيق الشرطي" في Excel لإنشاء تأثيرات مثل تبديل ألوان الصفوف، أو لتمييز أرقام معينة أعلى أو أقل من متوسط ​​مقاييس الأداء.

إضافة تأثيرات بصرية

يمكن أن تكون مقاييس الترميز اللوني مفيدة مع المخططات والرسوم البيانية. يمكن للون أن يلفت انتباه المستخدم إلى أهم عناصر لوحة المعلومات ويجعل من السهل فحص البيانات. يمكن أيضًا استخدام ميزة "التنسيق الشرطي" لإنشاء خريطة حرارية لتصور النطاق والاختلافات بين نقاط البيانات بشكل أفضل. علاوة على ذلك، فإن تغيير طريقة عرض الرسم البياني يمكن أن يكون وسيلة فعالة لتوصيل البيانات؛ يتضمن ذلك التبديل من الرسم البياني الشريطي إلى الرسم البياني الخطي أو العكس.

أفضل ممارسات لوحة المعلومات

تعد لوحة معلومات Excel أداة قوية لتتبع مقاييس الأداء، ويمكن أن يساعد اتباع أفضل الممارسات في ضمان موثوقيتها ودقتها. يمكن أن يساعدك تحديث البيانات بانتظام وإنشاء نسخ احتياطية وتنظيم البيانات في علامات تبويب متعددة في تحقيق أقصى استفادة من لوحة المعلومات.

تحديث البيانات بانتظام

من المهم التأكد من أن لوحة المعلومات الخاصة بك تعرض أحدث البيانات. إن تحديث البيانات بانتظام لا يسمح لك بتحليل المقاييس الحديثة فحسب، بل يمنع أيضًا النتائج غير الدقيقة. يمكن القيام بذلك عن طريق تحديث البيانات مباشرة أو استخدام ماكرو لأتمتة العملية.

إنشاء نسخ احتياطية

من المهم بنفس القدر إنشاء نسخ احتياطية من لوحة المعلومات. يتيح لك النسخ الاحتياطي للبيانات بشكل دوري العودة بالزمن إلى الوراء والتحقق من لوحة المعلومات في النقاط الزمنية السابقة. يمكن أن تكون هذه طريقة ملائمة لتتبع التغييرات في البيانات على مدى فترة زمنية أطول.

استخدام علامات التبويب المتعددة وتنظيم البيانات

يمكن أن يساعد تنظيم البيانات في علامات تبويب متعددة أيضًا في دقة لوحة المعلومات ووظيفتها. يتيح استخدام علامات التبويب لكل مقياس إمكانية التنقل والتحليل بسهولة، كما يسهل إجراء التعديلات أو التحديثات إذا لزم الأمر. كما أنه يحافظ على البيانات منظمة في مكان مركزي واحد، مما يسمح بسهولة الرجوع إليها عند إنشاء صور أو تقارير.

• تنظيم البيانات في علامات تبويب متعددة
• قم بتحديث البيانات بانتظام
• إنشاء نسخ احتياطية بشكل دوري

خاتمة

إن إنشاء لوحة معلومات Excel لتتبع مقاييس الأداء له عدد كبير من الفوائد لا ينبغي إغفالها. إن قضاء الوقت في إنشاء لوحة المعلومات هذه لن يوفر لك رؤى تحليلية وقدرة على المقارنة فحسب، بل يمكن أن يوفر أيضًا فرصًا لاتخاذ قرارات تعتمد على البيانات. علاوة على ذلك، ستكتسب فهمًا أكبر لأعمالك واتجاهاتك وأهداف الأداء. من خلال الاستخدام الصحيح لتصورات البيانات، يمكنك تقديم نظرة عامة فعالة على النشاط والاتجاهات والأداء.

تلخيص فوائد إنشاء لوحة معلومات Excel

بناء لوحة تحكم إكسل يمكن أن توفر لك الفوائد التالية:

• فهم أفضل لبياناتك
• تمكين اتخاذ القرارات المستندة إلى البيانات
• خيارات قابلة للتخصيص للغاية لتصورات البيانات
• يتيح لك مقارنة مقاييس الأداء بسهولة
• يوفر التحليلات والرؤى

التطلع إلى مستقبل لوحات المعلومات

إن مستقبل لوحات المعلومات مشرق مع استمرار المؤسسات في اعتماد التكنولوجيا لأتمتة العمليات. ستصبح أدوات لوحة المعلومات أكثر سهولة في الاستخدام بفضل إمكانات إعداد التقارير المحسنة، مما يجعلها في متناول المستخدمين بشكل أكبر. وسيستمر استخدام لوحات المعلومات لمراقبة الاتجاهات وتحليل الأداء ومقارنة البيانات. مع تزايد اعتماد الشركات على البيانات، ستصبح لوحات المعلومات عنصرًا أساسيًا في ترسانة التتبع الخاصة بها، مما يوفر الرؤى التي يحتاجونها لاتخاذ قرارات أكثر استنارة.