ما يجب مراعاته عند إنشاء لوحة معلومات Excel

مقدمة

توفر لوحات المعلومات التي تم إنشاؤها في Microsoft Excel طريقة فعالة لمراقبة مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) وتتبع المقاييس واتخاذ القرارات المستندة إلى البيانات. لوحات معلومات Excel عبارة عن تقارير تفاعلية تتيح لمستخدمي الأعمال تصور البيانات التي تم جمعها وتحليلها دون عناء. يمكن أن توفر لوحة معلومات Excel المصممة جيدًا رؤى سريعة فيما يتعلق بأداء الشركة، وتمكين المستخدمين من اكتشاف المشكلات بسرعة، وتمكين القرارات المهمة التي يمكنها تحسين العمليات التجارية.

متى بناء لوحة تحكم Excelيجب أن تؤخذ بعض الاعتبارات بعين الاعتبار لضمان تقديم البيانات بالطريقة الأكثر دقة وفعالية. ستغطي هذه المقالة ما يجب مراعاته عند إنشاء لوحة معلومات Excel، بما في ذلك عناصر مثل تمثيل البيانات والتخطيط والمرئيات المخصصة.

جمع البيانات

تتطلب كافة لوحات المعلومات البيانات. يمكن أن تأتي هذه البيانات من أنظمة الأعمال الداخلية أو جداول البيانات أو قواعد البيانات أو مصادر البيانات العامة. لغرض بناء لوحة معلومات Excel، يجب تحديد مصدر البيانات.

مصدر البيانات

مصدر البيانات هو المصدر الرئيسي الذي تنشأ منه البيانات. يمكن أن تكون هذه قاعدة بيانات أو نظام معاملات أو واجهة برمجة تطبيقات خارجية. قد تتطلب جداول البيانات الموجودة مسبقًا إدخالاً يدويًا، بينما يمكن إنشاء جداول بيانات أخرى من خلال اتصالات واجهة برمجة التطبيقات (API). بغض النظر عن مصدر البيانات، حدد مصدرًا موثوقًا وآمنًا وقادرًا على احتواء البيانات المطلوبة.

استخراج البيانات الهامة

بمجرد تحديد مصدر البيانات، من المهم استخراج البيانات اللازمة لها بناء لوحة تحكم Excel. ومن أجل القيام بذلك، من المهم تضييق نطاق التركيز إلى المعلومات الأساسية المطلوبة. ركز على الحقول الأكثر صلة وتجنب التفاصيل الإضافية التي لن يتم استخدامها في لوحة المعلومات. سيساعد ذلك في الحفاظ على لوحة المعلومات منظمة وذات معنى وقابلة للإدارة.

• تحديد مصدر البيانات
• استخراج البيانات الهامة
• تجنب البيانات غير ذات الصلة

عناصر التصميم المرئي

عند إنشاء لوحة تحكم Excel، من المهم مراعاة العناصر المرئية عناصر التصميم لجعل لوحة القيادة تصميم جذاب ومقروء. يمكن أن تتضمن هذه العناصر الألوان والجداول والأيقونات. فيما يلي بعض العناصر الأساسية التي يجب مراعاتها عند إنشاء لوحة معلومات Excel.

الألوان

استخدام الألوان في يعد التصميم عنصرًا أساسيًا عند إنشاء لوحة معلومات Excel. يمكن استخدام الألوان لجذب الانتباه إلى النقاط المهمة داخل لوحة المعلومات وجعل المعلومات أكثر وضوحًا.

يعد الوضوح أمرًا أساسيًا عند استخدام الألوان في لوحة معلومات Excel. يساعد استخدام الألوان المتباينة في لفت الانتباه إلى عناصر معينة في لوحة القيادة يجب التركيز عليها. انتبه إلى عناصر التصميم، مثل اختيار لوحة الألوان، وتأكد من أن الألوان المستخدمة ليست ساحقة للمستخدم.

الجداول

تعد الجداول عنصرًا مفيدًا في لوحة معلومات Excel لأنها توفر طريقة واضحة لعرض المعلومات. أثناء إنشاء الجداول داخل لوحة معلومات Excel، من المهم مراعاة تخطيط الصفحة والصفوف والأعمدة والتنسيق التنظيمي للبيانات والفرز.

ومن خلال الاهتمام بعناصر التصميم هذه داخل الجداول، يمكن للمستخدمين فهم البيانات المقدمة في لوحة المعلومات والتفاعل معها بسرعة وسهولة.

أيقونات

تعد الأيقونات طريقة رائعة لجعل لوحة معلومات Excel أكثر جاذبية من الناحية المرئية. يمكنهم أيضًا المساعدة في تبسيط تجربة المستخدم من خلال توفير طريقة سهلة للوصول إلى ميزات معينة. يمكن أن يؤدي استخدام الرموز في لوحة معلومات Excel إلى تسهيل فهم لوحة المعلومات المعقدة.

عند استخدام الرموز، تأكد من استخدام الرموز التي يمكن التعرف عليها بسهولة وتنقل المعنى المقصود. لا ينبغي أن يؤدي دمج الرموز إلى تشتيت الانتباه عن لوحة المعلومات أو يصعب فهمها.

استكشاف البيانات وتمثيلها

يعد استكشاف البيانات خطوة حاسمة عندما بناء لوحة تحكم Excel. يعد جمع البيانات الصحيحة وإعدادها وتنظيمها قبل تقديمها في لوحة المعلومات أمرًا ضروريًا. يجب أن تحتوي كل لوحة تحكم على البيانات التي قد يرغب الجمهور في رؤيتها للوهلة الأولى. ومن ثم، يجب أن تتناسب مع الغرض من لوحة المعلومات ويجب أن تكون مصممة خصيصًا للجمهور.

فيما يلي بعض الأشياء التي يجب مراعاتها عند استكشاف البيانات وتمثيلها في لوحة معلومات Excel:

إعداد البيانات وفقا لذلك

يجب إعداد البيانات خصيصًا للوحة القيادة. يجب تنظيم البيانات بالتنسيق الذي يساعد على إنشاء أفضل تمثيل مرئي للبيانات. إذا كانت البيانات منظمة بالفعل في جداول، فيجب تعديلها وإعادة ترتيبها لتحقيق أهداف محددة. إذا كانت غير منظمة، فيجب فرزها وتنظيمها في مجموعات منطقية.

استخدم الصيغ والوظائف لمقارنة البيانات

تعد الصيغ والوظائف أدوات أساسية لتحليل البيانات. ويمكن استخدامها لمقارنة مجموعات البيانات المختلفة وإجراء التنبؤات. يجب استخدام الصيغ والوظائف بشكل انتقائي لتقليل التعقيد وضمان دقة النتائج. على سبيل المثال، إذا كانت لوحة المعلومات بحاجة إلى مقارنة بيانات المبيعات من متاجر مختلفة، فإن لو يمكن استخدام الوظيفة لتحديد المتاجر التي شهدت زيادة في المبيعات.

إعداد التقارير

عند إنشاء لوحة معلومات Excel، يعد إعداد التقارير عنصرًا أساسيًا في الاتصال. تمثل التقارير البيانات بطريقة تساعد الجمهور على تفسير البيانات وفهمها. تعمل لوحات معلومات Excel على تمكين المؤسسات من اتخاذ القرارات بناءً على البيانات، ومع ذلك، يجب تقديم لوحة المعلومات بطريقة مفهومة وذات معنى.

ترجمة البيانات التي تحكي قصة

تعد ترجمة البيانات بحيث تحكي قصة تقنية فعالة لعرض لوحة المعلومات. هناك حاجة إلى السياق حتى تصبح البيانات ذات معنى ولاكتشاف الأنماط والاتجاهات. إن استخدام الوسائل البصرية والألوان لإنشاء تمثيلات لا تُنسى يجعل هذه المعلومات أكثر تأثيرًا.

ربطها بأهداف العمل

عند نشر لوحة المعلومات، من المهم ربط البيانات بأهداف العمل القابلة للقياس. وهذا سيساعد على تحديد الأولويات وتركيز الجهود في الاتجاه الصحيح. يمكن أتمتة لوحات المعلومات واستخدامها لتتبع أداء الأهداف بمرور الوقت لإبقاء صناع القرار على اطلاع في جميع الأوقات.

وظائف إضافة لوحة التحكم

تعد لوحات معلومات Excel أداة أساسية للتصور البيانات، وخلق الاتجاهات وتوفير لمحة أكثر إيجازا عن مؤشرات الأداء الرئيسية. لتحقيق أقصى استفادة من لوحة معلومات Excel، من المهم فهم الوظائف وقدرات التشغيل الآلي والنظر فيها في مرحلة التصميم. نتناول أدناه وظيفتين رئيسيتين يجب مراعاتهما عند إنشاء لوحة التحكم.

أتمتة

تعد أتمتة لوحة المعلومات إحدى الطرق الرئيسية لتحسين وظائفها وفائدتها، من خلال ضمان تحديث جميع البيانات بانتظام وتحليل الاتجاهات تلقائيًا. يمكن تحقيق الأتمتة عن طريق تنفيذ إجراءات مثل تحديث البيانات تلقائيًا عند فتح ملف، أو مسح البيانات باستخدام عملية تعرف باسم تحديث الكل، أو إنشاء عملية تلقائية للتشغيل في الخلفية وتحديث البيانات في وقت محدد. يمكن أيضًا تنفيذ أتمتة لوحة المعلومات الخاصة بك عن طريق إنشاء وحدات ماكرو لتشغيل وظائف مثل إنشاء مخطط أو تحليل نقاط بيانات محددة.

ربط علامات التبويب المختلفة

تعد القدرة على ربط علامات تبويب متعددة داخل لوحة معلومات Excel طريقة قوية أخرى لضمان تحديث البيانات، ويمكن استخدامها لسحب البيانات من مصادر مختلفة. لربط علامات التبويب داخل لوحة المعلومات الخاصة بك، يمكنك إنشاء صيغة باستخدام وظيفة التأشير وربط البيانات من علامة التبويب المصدر بعلامة التبويب الهدف. يمكن أيضًا استخدام هذه الوظيفة لإنشاء حسابات معقدة وسحب البيانات من مصادر متعددة لعرض الاتجاهات أو الأنماط بشكل مرئي عبر هذه المصادر المختلفة على لوحة معلومات واحدة.

سيؤدي استخدام إمكانات الأتمتة والربط إلى تعزيز فائدة ووظائف لوحة معلومات Excel بشكل كبير، من خلال ضمان تحديث جميع البيانات ومراقبتها في الوقت الفعلي. سيساعدك فهم هذه القدرات وأخذها في الاعتبار في مرحلة التصميم الخاصة بك على أن تصبح خبيرًا في برنامج Excel، وتنتقل بعروض البيانات الخاصة بك إلى المستوى التالي!

خاتمة

إنشاء تعد لوحة معلومات Excel أداة أساسية لأي مستخدم أعمال يتطلع إلى زيادة عرض البيانات إلى الحد الأقصى بطريقة فعالة. توفر لوحات المعلومات الفرصة لمراقبة مجموعات البيانات الضخمة وتحليلها واتخاذ الإجراءات بشأنها بطريقة قابلة للطي وسهلة الفهم. تتميز لوحات معلومات Excel بأنها فعالة من حيث التكلفة وآمنة بشكل موثوق ويمكن الوصول إليها من قبل المستخدمين الذين يحتاجون إلى العمل عن بعد. مع أخذ هذه الفوائد في الاعتبار، يجب على أي مؤسسة تتطلع إلى جمع البيانات ونشرها بطريقة موجزة وذات صلة أن تفكر في إنشاء لوحة تحكم Excel.