لوحة تحكم التقارير الآلية - الارتقاء ببياناتك إلى المستوى التالي

مقدمة

يعد إعداد التقارير عنصرًا حاسمًا في أي عمل تجاري. يمكن أن يكون إنشاء التقارير عملية كثيفة العمالة ويمكن بسهولة إضافة مقدار الوقت المستغرق في إنشاء التقارير يدويًا. ولهذا السبب فإن أتمتة تقارير لوحة تحكم Excel الخاصة بك باستخدام "مرة واحدة وتم التنفيذ" يمكن أن يساعد في توفير الوقت والطاقة.

"مرة واحدة وتم" هي خدمة مصممة ل أتمتة تقارير لوحة تحكم Excel التي تتطلب إنتاج تقارير محددة مع تصور البيانات التي يمكن تسليمها إلى أقسام مختلفة في المؤسسة. ال لوحة التقارير الآلية سيمكن الموظفين من الوصول بسرعة إلى البيانات مع تحسين الدقة والتوقيت.

هناك العديد من الفوائد لاستخدام One & Done لأتمتة عملك تقارير لوحة القيادة في Excel. وتشمل هذه:

• يلغي إنشاء التقرير اليدوي
• جاهز للإستخدام تقارير لوحة القيادة
• تحسين الدقة والتوقيت
• تصورات سهلة المتابعة
• رؤى تعتمد على البيانات

تحديد الأهداف

إذا كنت بحاجة إلى إنشاء تقارير متكررة حول أي موضوع معين من بيانات عملك، فقد يكون من المفيد تشغيلها تلقائيًا تقارير لوحة القيادة في Excel. ويعني ذلك إعداد ورقة Excel لتعمل تلقائيًا، وتجميع بياناتك وعرضها بطريقة واضحة ومنظمة. ومع ذلك، قبل أتمتة تقاريرك، من المهم تحديد أهدافك بوضوح.

أهداف لوحة تحكم التقرير الآلي

ل بنجاح أتمتة تقارير لوحة تحكم Excel الخاصة بك، يجب أن يكون لديك أولاً فكرة عما تحاول تحقيقه. يمكن أن يشمل ذلك إنشاء تمثيل مرئي لبياناتك، أو تتبع التقدم نحو هدف معين، أو إنشاء طريقة فعالة لتقديم كميات كبيرة من البيانات، أو أي هدف آخر تأمل في تحقيقه.

فوائد لوحة القيادة الآلية

بمجرد تحديد أهدافك، ستكتشف فوائد التشغيل الآلي لأهدافك تقارير لوحة القيادة في Excel سوف يصبح واضحا. أتمتة الخاص بك يمكن تحسين تقارير لوحة معلومات Excel دقة وكفاءة وفعالية تقاريرك. يمكن أن تساعد الأتمتة أيضًا في تقليل الأخطاء اليدوية وتسهيل إنشاء التقارير وتحديثها بشكل منتظم.

• تعزيز دقة وكفاءة وفعالية التقارير
• تقليل الأخطاء اليدوية
• سهولة تحديث التقارير بشكل منتظم

3. قم بتعيين الرسوم البيانية الخاصة بك

بمجرد قيامك بإعداد مصدر بيانات Excel، فقد حان الوقت لإعداد الرسوم البيانية الخاصة بك. تعد الرسوم البيانية جزءًا مهمًا من أي لوحة معلومات، لأنها تساعد على تلخيص كميات كبيرة من البيانات للمستخدمين بسرعة. كما أنها طريقة رائعة لإضافة اهتمام مرئي والمساعدة في تقسيم كميات كبيرة من البيانات على الصفحة. فيما يلي بعض النصائح لمساعدتك في إعداد الرسوم البيانية الخاصة بك بسهولة وبسرعة.

أ. اختر الرسوم البيانية التي تريد إعدادها

أولاً، عليك أن تقرر أي الرسوم البيانية سيتم إعدادها. للقيام بذلك، عليك أن تفكر في نوع البيانات التي تعمل بها وما تريد نقله. إذا كان لديك الكثير من البيانات الرقمية، فإن الرسوم البيانية الشريطية أو الخطية تعد خيارًا رائعًا. إذا كانت لديك بيانات فئوية، فقد تكون المخططات الدائرية أو المخططات الدائرية مفيدة. يمكنك أيضًا مزج أنواع الرسوم البيانية ومطابقتها بناءً على البيانات.

بمجرد تحديد نوع الرسوم البيانية التي تريد إعدادها، يمكنك البدء في تحديد مجموعة البيانات التي تريد تضمينها في الرسم البياني. يمكن القيام بذلك عن طريق تحديد الأعمدة أو الصفوف في جدول البيانات التي تحتوي على البيانات التي تريد تضمينها.

ب. تخصيص التخطيط الخاص بك

بمجرد تحديد مجموعة البيانات الخاصة بك، يمكنك تخصيص الطريقة التي تظهر بها في الرسم البياني الخاص بك. يمكنك ضبط موضع الرسم البياني وحجمه ولونه بالإضافة إلى تخصيص التسميات ووسيلة الإيضاح. هذا هو المكان الذي يمكن أن يلعب فيه إبداعك وأسلوبك لإنشاء العرض التقديمي المرئي المثالي.

يمكنك أيضًا تنسيق الرسم البياني بخطوط وأحجام محددة للتأكد من ملاءمته للنمط العام للوحة المعلومات الخاصة بك. هذه طريقة رائعة لمنح لوحة القيادة الخاصة بك مظهرًا جماليًا متماسكًا بشكل عام.

أتمتة مصادر البيانات الخاصة بك

بمجرد حصولك على تقرير لوحة تحكم إكسل جاهزة، والخطوة التالية هي أتمتة مصادر البيانات الخاصة بك. من خلال أتمتة مصادر البيانات الخاصة بك، يمكنك دائمًا عرض البيانات المحدثة على لوحة المعلومات الخاصة بك والتأكد من أن الرؤى الخاصة بك قابلة للتنفيذ ومحدثة. تعد أتمتة مصادر البيانات الخاصة بك عملية واضحة نسبيًا، ومن خلال بضع خطوات بسيطة يمكنك جعل مصادر البيانات الخاصة بك مؤتمتة بالكامل.

الاتصال بمصادر البيانات

من خلال الاتصال بمصادر البيانات الخاصة بك، ستتمكن من تحميل البيانات إلى جهازك تقرير لوحة تحكم إكسل بالطريقة الأكثر كفاءة وآلية ممكنة. ويمكن القيام بذلك باستخدام مصادر البيانات الخارجية مثل قواعد البيانات والملفات النصية وحتى صفحات الويب. للاتصال بمصادر البيانات الخاصة بك، يمكنك ببساطة استخدام البيانات->من مصادر أخرى في شريط البيانات، ومن هناك يمكنك تحديد مصدر البيانات الذي ترغب في استخدامه.

أتمتة تحديث البيانات

بمجرد توصيل مصادر البيانات الخاصة بك، يمكنك أتمتة عملية تحديث البيانات بطريقة فعالة وسهلة. وهذا يضمن أنه عند فتح جهازك تقرير لوحة تحكم إكسل، بياناتك محدثة دائمًا. للقيام بذلك، يمكنك ببساطة الانتقال إلى شريط البيانات وتحديد خيار تحديث الكل من القائمة المنسدلة تحديث. ومن هناك، ستتمكن من إعداد جدول زمني، مما يسمح لك بتحديث مصادر بياناتك بشكل منتظم.

• اتصل بمصادر البيانات باستخدام البيانات->من مصادر أخرى.
• قم بأتمتة عملية تحديث البيانات باستخدام خيار تحديث الكل في شريط البيانات.

إنشاء قالب التقرير

إنشاء قالب تقرير للوحة معلومات Excel يمكن أن يساعد في تبسيط عملية إعداد التقارير لبياناتك. عندما تقوم بإنشاء قالب، لا يتعين عليك إدخال البيانات أو تعديلها باستمرار؛ سيتم تحديث التقرير تلقائيًا عند تقديم بيانات جديدة. يمكنك حفظ القالب والوصول إليه بسهولة عندما تحتاج إلى إنتاج تقرير بنفس المعلمات. فيما يلي بعض الخطوات لمساعدتك في إنشاء قالب.

اختر البيانات التي سيتم عرضها لإضافتها

ابدأ باتخاذ قرار بشأن نوع البيانات التي تريد عرضها في لوحة المعلومات الخاصة بك. النظر في المعلومات الأكثر أهمية وذات صلة. قد تتضمن الخيارات مخططات أو رسوم بيانية أو رسوم بيانية أو تمثيلات مرئية أخرى لمساعدتك على فهم البيانات. تحديد الطريقة الأكثر فعالية لعرض البيانات. على سبيل المثال، ما هو نوع المخطط أو الرسم البياني الذي قد يمثله بشكل أفضل؟ فكر في الكيفية التي قد تساعدك بها هذه البيانات في التوصل إلى قرارات بشأن عملك أو مؤسستك.

اتبع خطوات Excel لإنشاء القالب الخاص بك

بمجرد اتخاذ قراراتك، فإن الخطوة التالية هي فتح Excel وتحديد بياناتك. يمكنك استخدام ملف Excel موجود أو إنشاء ملف جديد. اختر البيانات المناسبة لعرضها؛ إذا لزم الأمر، يمكنك تصفيته أو معالجته لتلبية احتياجاتك الخاصة. من المفترض أن تساعدك وظائف Excel على إعداد البيانات بسهولة لتتناسب مع نوع العرض الذي تريد استخدامه (على سبيل المثال، رسم بياني شريطي، مخطط انسيابي، وما إلى ذلك).

بمجرد إعداد البيانات، يمكنك إنشاء القالب. على سبيل المثال، يمكنك اختيار الألوان التي تريد استخدامها أو تحديد صورة خلفية. يمكنك أيضًا إضافة نص، مثل التصنيفات والعناوين. خذ بعض الوقت للتحقق مرة أخرى من القالب الخاص بك والتأكد من أن كل شيء دقيق وأن البيانات مقدمة بطريقة واضحة ومنطقية.

ضع في اعتبارك أن بعض وظائف Excel قد يلزم استخدامها أكثر من مرة عند إنشاء القالب. على سبيل المثال، إذا كنت تريد مقارنة مجموعات البيانات، فيمكنك استخدام ميزة "مقارنة مجموعات البيانات". وبالمثل، إذا كنت تريد إضافة وسيلة إيضاح، فيمكنك استخدام ميزة "إضافة وسيلة إيضاح".

عند الانتهاء من تصميم القالب، قم بحفظه. يمكنك الآن الوصول إليه بسرعة عندما تحتاج إلى الإبلاغ عن البيانات بنفس المعلمات. من المفترض أن توفر لك أتمتة العملية الوقت من خلال طلب عدد أقل من مهام إدخال البيانات يدويًا. بمجرد حفظ القالب الخاص بك وأصبح جاهزًا للاستخدام، يمكنك الانتقال إلى الجزء التالي من إعداد لوحة تحكم Excel الخاصة بك تقرير.

إعداد التقرير الآلي

الآن بعد أن تعرفت على أساسيات "مرة واحدة وتم التنفيذ"، فقد حان الوقت لإعداد التقرير الآلي. هذا هو المكان الذي يتألق فيه تطبيق "Once & Done" بشكل أكبر، من خلال السماح للمستخدمين بتحرير وقتهم وإخراج العمل اليدوي من إنشاء التقارير وتوزيعها. فيما يلي بعض الخطوات الأساسية لإعداد تقرير تلقائي.

ضع التقرير في المجلد المحدد

الخطوة الأولى هي حفظ التقرير في مجلد محدد. يجب أن يكون من السهل الوصول إلى هذا المجلد ويستخدم عادة لتخزين كافة التقارير التي تم إنشاؤها بواسطة One & Done. سيضمن ذلك تنظيم جميع التقارير بشكل صحيح وإمكانية الوصول إليها عند الحاجة.

قم بإعداد توقيت التقرير

بمجرد وضع التقرير في المجلد الصحيح، يحين وقت إعداد توقيت التقرير. باستخدام "مرة واحدة وتم التنفيذ"، يمكنك اختيار عدد مرات تشغيل التقرير، سواء كان ذلك على أساس كل ساعة أو يوميًا أو أسبوعيًا أو شهريًا. يمكنك أيضًا اختيار أوقات معينة من اليوم لتشغيل التقرير للتأكد من تحديثه دائمًا.

أتمتة تنسيق التقرير

وأخيرًا، يمكن لميزة "Once & Done" أتمتة تنسيق التقرير. وهذا يعني أنه بدلاً من تنسيق كل تقرير يدويًا، يمكن أن يقوم تطبيق "Once & Done" بذلك نيابةً عنك. يتضمن ذلك صياغة البيانات وفرزها وتلخيصها داخل التقرير لعرض المقاييس الرئيسية.

• Templating - أتمتة الشكل والمظهر العام لتقريرك، بما في ذلك الرؤوس والأعمدة والخطوط.
• الفرز - فرز البيانات حسب العمود بناءً على معايير محددة.
• التلخيص - تلخيص البيانات من صفوف متعددة في صف واحد لإظهار الاتجاهات.

بمجرد إعداد التقرير وتشغيله آليًا، يمكنك بعد ذلك الجلوس والسماح لـ One & Done بالتعامل مع الباقي. تُعد الأتمتة هي المفتاح لتحرير وقتك والتأكد من أن تقاريرك تبدو رائعة ومحدثة دائمًا.

خاتمة

أتمتة لوحة تحكم Excel يمكن أن تكون التقارير طريقة رائعة لمشاركة البيانات بسرعة وسهولة مع العديد من أصحاب المصلحة. توفر العملية التي تتم مرة واحدة ويتم تنفيذها بديلاً فعالاً لصيانة التقارير المحدثة يدويًا وتوزيعها. تتيح لك أتمتة التقارير التخلص من التحديثات اليومية والأسبوعية التي تستغرق وقتًا طويلاً، مع ضمان دقة البيانات وحداثتها في كل مرة يتم فيها إنشاء التقرير.

تعد تقارير لوحة المعلومات وسيلة فعالة لتقديم البيانات بتنسيق يسهل الوصول إليه وجذاب من الناحية المرئية. تقارير لوحة القيادة يمكن أن تقدم نظرة عامة على مقاييس الأداء أو الاتجاهات أو مجموعات البيانات المعقدة بتنسيق رسومي مفهوم. يمكن أيضًا استخدام لوحات المعلومات لمهام إعداد التقارير الأكثر تعقيدًا مثل التنبؤ وتخطيط السيناريوهات والمزيد. ومن خلال الاستفادة من أتمتة هذه التقارير مرة واحدة وفعلية، يمكن للمؤسسات الإبلاغ عن البيانات بسرعة ودقة وكفاءة والكشف عن رؤى جديدة.