كيفية تحديث مصادر البيانات للوحات معلومات Excel

مقدمة

يمكن أن تكون القدرة على استخدام مصادر البيانات بشكل فعال وإنشاء لوحة معلومات Excel أداة قوية بشكل لا يصدق لأي عمل تجاري. سنتعرف في هذه التدوينة على مصادر البيانات واستخداماتها المختلفة، بالإضافة إلى كيفية تحديثها ضمن لوحة تحكم Excel. سنغطي موضوعات مثل تعريف مصادر البيانات، وقيمة لوحات معلومات Excel، وكيفية إدارة مصادر البيانات في لوحة المعلومات الخاصة بك بنجاح. بحلول نهاية هذا المنشور، ستتمكن من تحديث مصادر بياناتك بثقة داخل لوحات معلومات Excel.

ما هي مصادر البيانات؟

مصدر البيانات هو مجموعة من البيانات المستخدمة لإنشاء تحليل للبيانات المضمنة. يمكن أن تتراوح مصادر البيانات من السجلات المادية مثل الفواتير وأوامر المبيعات إلى السجلات الرقمية مثل عمليات البحث على الويب ورسائل البريد الإلكتروني وسائل التواصل الاجتماعي دعامات. يمكن استخدام مصادر البيانات للحصول على رؤى حول سلوك العملاءوالاتجاهات عبر الصناعات، وغيرها من المعلومات المفيدة التي يمكن استخدامها لإرشاد عملية صنع القرار.

قيمة لوحات معلومات Excel

تعد لوحة معلومات Excel تمثيلاً مرئيًا لمصادر البيانات المختلفة المستخدمة للحصول على رؤى حول المجالات المختلفة للمؤسسة أو العمل. تُستخدم لوحات المعلومات بشكل شائع لتقديم نظرة عامة على الأداء وتُستخدم لأغراض إعداد التقارير. تعد لوحات المعلومات مفيدة في تحديد الاتجاهات واكتساب فهم عام أفضل للبيانات المضمنة. تعد لوحات المعلومات مفيدة أيضًا عندما يتعلق الأمر بتحديد أهداف محددة واتخاذ قرارات مستنيرة بناءً على البيانات.

ما هو مصدر البيانات؟

مصدر البيانات هو الموقع الذي يقوم فيه برنامج، مثل Microsoft Excel، باسترداد البيانات المستخدمة لإنشاء جداول البيانات والتقارير ولوحات المعلومات. تشمل الأنواع الشائعة من مصادر البيانات التي تستخدمها الشركات قواعد البيانات والملفات المسطحة والجداول الأخرى. يمكن أيضًا استخدام المتغيرات من نفس مصدر البيانات، مثل ملفات CSV وملفات XML وواجهات برمجة تطبيقات الويب.

أ. أنواع مصادر البيانات

هناك أربعة أنواع رئيسية من مصادر البيانات المستخدمة للحصول على بيانات لتطبيقات جداول البيانات:

• قواعد بيانات: قواعد البيانات هي نوع من البيانات المنظمة. لقد كان هذا النوع من مصادر البيانات شائعًا في بيئة الشركات لأكثر من عقدين من الزمن، ويتضمن Oracle وMicrosoft SQL Server. يساعد وجود هذا النوع من مصدر البيانات على ضمان اتساق البيانات دائمًا والتقاط جميع نقاط البيانات.
• ملفات مسطحة: الملفات المسطحة هي شكل من أشكال مجموعة البيانات المنظمة، ولكن على عكس قواعد البيانات، فهي غير متصلة من خلال جدول قاعدة البيانات. تتضمن الأمثلة الشائعة للملفات المسطحة جداول بيانات Excel والملفات النصية وملفات القيمة المفصولة بفاصلة (CSV).
• الجداول الأخرى: يمكن استخدام الجداول من مصادر أخرى كمصادر بيانات. يتضمن ذلك الجداول من الويب، مثل جداول HTML وكائنات JSON. بالإضافة إلى ذلك، يمكن أن تأتي هذه الجداول من تطبيقات وبرامج أخرى مثل Google Sheets وSalesforce.
• المتغيرات: تتوفر أيضًا متغيرات من الملفات المسطحة ومصادر البيانات الأخرى. يتضمن ذلك ملفات CSV وملفات XML بالإضافة إلى واجهات برمجة تطبيقات الويب.

ب. فوائد وجود مصدر بيانات

يعد الحصول على مصدر بيانات مفيدًا للغاية لأنه يسمح لمنشئي لوحة معلومات Excel بالحصول بسهولة وسرعة على البيانات الضرورية للوحة المعلومات الخاصة بهم. بالإضافة إلى ذلك، فإن وجود مصدر بيانات يجعل من السهل على المنشئ تخزين البيانات وعرضها، بالإضافة إلى تحديث نقاط البيانات وتصور التغييرات في البيانات. علاوة على ذلك، فإن وجود مصدر بيانات يوفر للمنشئ موقعًا مركزيًا حيث يتم تخزين البيانات، وبالتالي يمكن للمنشئ الوصول إلى نفس مجموعة نقاط البيانات والمرئيات عبر مشاريع متعددة.

ربط مصادر البيانات بلوحات معلومات Microsoft Excel

يتطلب إنشاء لوحة معلومات في Microsoft Excel أن تكون بياناتك متصلة بالمصنف. بينما يمكن للوحات معلومات Excel استخدام مصادر بيانات مختلفة مثل خدمات الويب وقواعد البيانات والملفات المحلية، فإن العديد من هذه المصادر تتطلب موصلاً مناسبًا قبل أن يتم الوصول إليها في Excel. يتم توفير إرشادات خطوة بخطوة حول كيفية توصيل مصادر البيانات بلوحات معلومات Microsoft Excel أدناه.

الخطوة 1: اختر موصلًا متوافقًا

الخطوة الأولى عند توصيل مصادر البيانات بلوحات معلومات Microsoft Excel هي اختيار موصل متوافق. تتوفر مجموعة متنوعة من الموصلات المختلفة، بما في ذلك Microsoft Query وPower Query وAccess Database Engine. يحتوي كل موصل على عرض مختلف لخيارات اتصال خادم المصدر وقاعدة البيانات، لذا تأكد من مراجعة وثائق Microsoft للحصول على معلومات حول الموصل الذي يناسب احتياجاتك بشكل أفضل.

الخطوة 2: تكوين الاتصال

بمجرد اختيار الموصل المتوافق، فإن الخطوة التالية هي تكوين الاتصال. يتضمن تكوين الاتصال توفير معلمات الاتصال المناسبة واختبار الاتصال بمصدر البيانات. بمجرد الاتصال، من المهم أيضًا التحقق من خصائص الاتصال للتأكد من صحة معلمات الاتصال.

الخطوة 3: عرض مصدر البيانات في Excel

الخطوة الأخيرة في توصيل مصادر البيانات بلوحات معلومات Microsoft Excel هي عرض مصدر البيانات في Excel. يتم ذلك عادةً عن طريق الاتصال بمصدر البيانات في محرر Power Quer ثم إدراج البيانات في Excel باستخدام ورقة العمل المناسبة. من المهم ملاحظة أن مصدر البيانات موجود في محرر استعلام الطاقة وورقة العمل في يتم ربط Excel، لذا فإن أي تغييرات يتم إجراؤها على مصدر البيانات في محرر Power Query ستنعكس أيضًا في ورقة العمل في Excel.

تحديث مصادر البيانات

يعد تحديث مصادر البيانات في لوحات معلومات Excel جزءًا مهمًا من عملية لوحة المعلومات. يؤدي تحديث مصدر البيانات إلى ضمان ظهور التغييرات التي حدثت في مصدر البيانات منذ إنشاء لوحة المعلومات لأول مرة في لوحة المعلومات نفسها. يمكن أن يكون الحفاظ على لوحة معلومات محدثة أمرًا ضروريًا للأعمال لأنها تُعلم قرارات واستراتيجيات العمل المهمة. يجب دائمًا تحديث مصادر البيانات بعد إنشاء لوحة المعلومات لأول مرة ثم بانتظام لتحقيق أقصى فائدة.

لماذا من المهم تحديث مصدر البيانات

يعد تحديث مصادر البيانات أمرًا مهمًا للحفاظ على محتوى لوحة المعلومات محدثًا وموثوقًا. عادة ما يتم استخلاص مصادر البيانات من مصادر متعددة، مثل قواعد البيانات أو التطبيقات السحابية، ويمكن أن تتغير البيانات بسرعة. من خلال عدم تحديث مصادر البيانات، يمكن أن تصبح لوحة المعلومات قديمة وغير دقيقة. علاوة على ذلك، فإن تغطية القرارات بناءً على بيانات غير دقيقة يمكن أن يؤدي إلى قرارات عمل مكلفة وتؤدي إلى نتائج عكسية. وبالتالي، يعد التحديث المنتظم لمصادر البيانات أمرًا بالغ الأهمية.

متى يجب تحديث مصدر البيانات؟

يجب تحديث مصادر البيانات بعد إنشاء لوحة المعلومات لأول مرة ثم بشكل منتظم. اعتمادًا على الاحتياجات المحددة للوحة المعلومات، يمكن أن يختلف تكرار تحديثات البيانات. يجب أن يتم تحديث البيانات بعد أي تغييرات رئيسية في مصدر البيانات، مثل إضافة السجلات أو تحريرها، أو خلال فترات زمنية مجدولة بانتظام.

كيفية تحديث مصادر البيانات باستخدام Microsoft Excel

يوفر Microsoft Excel عدة طرق لتحديث مصادر البيانات. الطريقة الأسهل والأسرع لتحديث مصادر البيانات هي فتح لوحة المعلومات والنقر على زر "تحديث مصادر البيانات". ومع ذلك، إذا كانت لوحة المعلومات ومصادر بياناتها كبيرة جدًا ومعقدة، فقد يستغرق التحديث اليدوي وقتًا طويلاً. يوفر Microsoft Excel أيضًا ميزات تسمح بتحديث مصادر البيانات تلقائيًا عند فتح لوحة المعلومات، أو على فترات زمنية محددة، أو عند إجراء تغييرات في مصدر البيانات.

• افتح لوحة المعلومات وانقر على زر "تحديث مصادر البيانات".
• استخدم خيارات "التحديث التلقائي" لتعيين ترددات التحديث المنتظمة.
• قم بتعيين معلمات التحديث "عند التغيير" لضمان تحديث مصادر البيانات عند إجراء تغييرات على مصدر البيانات.

أتمتة تحديث البيانات

عندما يتعلق الأمر بتخصيص لوحات معلومات Excel وتحديثها، فمن المهم الحفاظ على تحديث مصادر البيانات. يمكن أن يساعد التحديث التلقائي للبيانات في تبسيط هذه العملية والحفاظ على لوحات معلومات Excel يعمل بسلاسة. يتضمن التحديث التلقائي للبيانات توصيل مصدر البيانات بـ Power Query، وتحديث مصادر البيانات تلقائيًا، وتكوين جدول التحديث.

توصيل مصدر البيانات بـ Power Query

الخطوة الأولى لأتمتة تحديث البيانات هي توصيل مصدر البيانات بـ Power Query. Power Query عبارة عن وظيفة إضافية قوية لبرنامج Microsoft Excel تتيح للمستخدمين الاتصال بسرعة بمصادر البيانات ومعالجتها. باستخدام Power Query، يمكن للمستخدمين تحويل البيانات بسهولة إلى رؤى مفيدة وقابلة للاستخدام. لتوصيل مصدر البيانات بـ Power Query، انقر فوق "البيانات" في الشريط، ثم انقر فوق "الحصول على البيانات" في القائمة المنسدلة. حدد نوع مصدر البيانات واتبع المطالبات لتوصيل مصدر البيانات بـ Power Query.

تحديث مصادر البيانات تلقائيا

بمجرد اتصال مصدر البيانات بـ Power Query، فإن الخطوة التالية هي إعداد مصدر البيانات للتحديث تلقائيًا. يمكن القيام بذلك عن طريق تعيين مصدر البيانات للتحديث في كل مرة يتم فيها فتح جدول البيانات. للقيام بذلك، انتقل إلى "البيانات" في الشريط، ثم انقر فوق "تحديث الكل" في القائمة المنسدلة. تأكد من تحديد مربع "التحديث عند فتح الملف". سيضمن ذلك تحديث البيانات تلقائيًا في كل مرة يتم فيها فتح جدول البيانات.

تكوين جدول التحديث

الخطوة الأخيرة في أتمتة تحديث البيانات هي تكوين جدول التحديث. ويمكن القيام بذلك عن طريق تحديد خيار "تحديث الجدول" في علامة التبويب "البيانات"، ثم تحديد "تخصيص". هنا، يمكن للمستخدمين تكوين تردد التحديث والأوقات المحددة التي يجب تحديث البيانات فيها. بالإضافة إلى ذلك، يمكن للمستخدمين أيضًا تكوين إشعارات البريد الإلكتروني لعمليات التحديث الفاشلة. اتبع التعليمات التي تظهر على الشاشة لتكوين جدول التحديث.

تحديث لوحة المعلومات الخاصة بك

أ لوحة تحكم Excel ناجحة يعتمد على بيانات دقيقة وحديثة. يجب أن تزود لوحة المعلومات المُصممة جيدًا المستخدمين بمعلومات مفيدة بسرعة وفعالية. للتأكد من أن لوحة المعلومات الخاصة بك تعمل على النحو الأمثل، يجب عليك الحفاظ على مصدر بيانات محدث.

كيفية تحديث تصور لوحة المعلومات

تحديث الخاص بك يجب أن تتضمن لوحة معلومات Excel مراجعة للبيانات والتصور. أولاً، تأكد من تحديث مصادر بياناتك وأنها حديثة. قد يتضمن ذلك إسنادًا ترافقيًا للمعلومات من مصادر مختلفة أو التحقق من عدم اتساق البيانات. بمجرد التحقق من دقة بياناتك، خذ الوقت الكافي لتقييم العناصر المرئية للوحة التحكم. هل توضح المخططات والرسوم البيانية غرضها بوضوح؟ هل تساعد الألوان والخطوط والتصميم على جعل لوحة المعلومات جذابة بصريًا؟ إن التأكد من أن لوحة التحكم الخاصة بك خالية من أي أخطاء وممتعة من الناحية الجمالية سيساعد على توفير المعلومات الصحيحة لجمهورك.

إدارة مصادر البيانات المتعددة والحفاظ على الدقة

يمكن أن يكون تنظيم وإدارة مصادر البيانات المتعددة عملية شاقة. من المهم الحفاظ على نظام منظم لإدخال البيانات لضمان الدقة في لوحة المعلومات الخاصة بك. بدلاً من الاعتماد على عمليات التحديث اليدوية، فكر في أتمتة عملية إدخال البيانات. يمكن أن يساعد الاستفادة من دمج البيانات أو الجداول المحورية في تجميع بياناتك وتحديثها وتحويلها بسرعة.

قد تفكر المنظمات أيضًا في اعتماد سياسة للمراجعة الدورية لبيانات لوحة المعلومات للتأكد من أنها لا تزال دقيقة وذات صلة بالأهداف الأصلية. للمساعدة في الحفاظ على الدقة، فكر في إنشاء إرشادات محددة لمصادر البيانات وتكرار التحديث وعمليات المراجعة.

خاتمة

يمكن أن يكون تحديث مصادر البيانات للوحات معلومات Excel مهمة شاقة، ولكنها مهمة متكاملة عندما يتعلق الأمر بإبقاء لوحة المعلومات الخاصة بك محدثة بأحدث المعلومات. ناقش منشور المدونة هذا بعض الطرق لتحسين هذه العملية، بما في ذلك إنشاء ملف العملية الآلية والاستفادة من برنامج Excel المهام. ومن خلال القيام بذلك، يمكنك تقليل العمل اليدوي وتوفير الوقت مع التأكد من أن لوحة المعلومات الخاصة بك حديثة ومفيدة قدر الإمكان.

ملخص المواضيع التي تمت مناقشتها

• استيراد البيانات من مصادر خارجية
• استخدام صيغ اكسل
• أتمتة تحديثات البيانات

فوائد تحديث مصادر البيانات للوحات معلومات Excel

تحديث توفر مصادر البيانات الخاصة بلوحة معلومات Excel عددًا من الفوائد، سواء على المدى القصير أو على المدى الطويل. فهو يقلل من مقدار الوقت المستغرق في إدخال البيانات يدويًا إلى لوحة المعلومات، مما يوفر عليك ساعات العمل. كما أنه يضمن أن البيانات المقدمة في لوحات المعلومات الخاصة بك حديثة وحديثة، مما يساهم بدوره في تصوير الموقف بشكل أكثر دقة. ستكون المعلومات المقدمة في لوحات المعلومات الخاصة بك أكثر موثوقية وإفادة للمستخدمين، مما يجعل لوحة المعلومات واحدة من أهم الأدوات في مؤسستك.