كيفية إنشاء نظام تتبع OKR فعال

مقدمة

تعد الأهداف التنظيمية ضرورية لأي عمل موجه نحو المشاريع لإدارة نموه. يعد نظام تتبع الأهداف والنتائج الرئيسية (OKR) طريقة رائعة لتحسين إدارة الأهداف وتقييم الأداء. يوفر نظام التتبع OKR خريطة طريق لتحقيق أهداف قابلة للقياس ومحددة زمنيًا.

في منشور المدونة هذا، سنناقش ما تتبع OKR النظام هو فوائد إنشاء نظام فعال، وكيفية تنفيذه في مؤسستك.

ما هو نظام التتبع OKR؟

يعد نظام OKR إطارًا لتحديد وتتبع الأهداف والنتائج الرئيسية على مستوى المنظمة. إنها أداة عملية لتحديد وإدارة الأهداف الطموحة والقابلة للتحقيق. عادة ما يتم تحديد الأهداف والأهداف والأهداف بشكل سنوي أو ربع سنوي، ولكن يمكن أيضًا تحديدها على أساس أكثر تواتراً وأقصر أجلاً.

فوائد إنشاء نظام فعال

• يوفر الوضوح والتركيز على الأهداف والغايات الرئيسية
• يبسط التواصل بين الفرق داخل المنظمة
• يحدد وينفذ المساءلة بين أعضاء الفريق
• يعزز التعاون وتبادل المعلومات
• تمكن من اتخاذ القرارات المستندة إلى البيانات
• يزيد من مشاركة الموظفين وتحفيزهم

تحديد الأهداف والأهداف الرئيسية

OKR (الأهداف والنتائج الرئيسية) هو نظام إدارة يستخدم لتسجيل وقياس وتتبع أهداف المنظمة. إنها أداة تستخدم لزيادة الرؤية والمواءمة والأداء داخل الشركة. من خلال تحديد الأهداف وتقسيمها إلى نتائج رئيسية قابلة للقياس، تكون الفرق قادرة على تحديد الأهداف التي تحتاج إلى تحقيقها بوضوح، وقياس التقدم الذي تحرزه، وتتبع نجاح جهودها.

فهم أنواع OKRs

يمكن تقسيم الأهداف والأهداف والنتائج الرئيسية إلى نوعين رئيسيين: الأهداف والأهداف والنتائج الرئيسية للفريق والأهداف والنتائج الرئيسية الفردية. الأهداف والأهداف الرئيسية للفريق هي أهداف تم تحديدها والاتفاق عليها على مستوى الفريق، وعادةً ما تكون في شكل هدف المشروع أو بيان المهمة. الأهداف والأهداف والأهداف الفردية هي أهداف يتم تحديدها على أساس فردي، مثل أهداف التطوير الشخصي أو أهداف المبيعات.

اتخاذ قرار بشأن القياسات

بمجرد تحديد الأهداف والنتائج الرئيسية، فقد حان الوقت لاتخاذ قرار بشأن القياسات المستخدمة لتتبع التقدم المحرز في مقابلها. يمكن أن تتراوح القياسات من القيم الرقمية مثل أهداف المبيعات أو الإيرادات إلى القياسات النوعية مثل تقييمات رضا العملاء أو وسائل التواصل الاجتماعي متابعون. الأمر متروك للفريق الفردي أو الفرد لتحديد القياسات الأكثر صلة بالأهداف والأهداف الرئيسية الخاصة بهم.

• القيم الرقمية مثل أهداف المبيعات أو الإيرادات
• القياسات النوعية مثل تقييمات رضا العملاء أو وسائل التواصل الاجتماعي متابعون

إعداد النظام

خلق فعالة تتبع OKR النظام هو مفتاح النجاح. من أجل إنشاء نظام تتبع ناجح، هناك بعض الخطوات التي يجب اتخاذها.

قم بمواءمة الأهداف والأهداف الرئيسية مع أهداف الفريق

قبل إعداد النظام، من الضروري التأكد من أن الفريق على نفس الصفحة حول الأهداف والغايات. تساعد مواءمة الأهداف والأهداف الرئيسية مع أهداف الفريق وتوقعاته على ضمان أن الجميع يعملون لتحقيق هدف مشترك. ويمكن تحقيق ذلك من خلال جلسات العصف الذهني، أو المناقشات مع أصحاب المصلحة الرئيسيين، أو من خلال استطلاع بسيط. بعد تحديد جميع الأهداف، يجب توثيقها بشكل متماسك وإبلاغها إلى الفريق بأكمله.

اختر برنامج التتبع

بعد تحديد أهداف OKR ومواءمتها مع أهداف الفريق، يجب اختيار نظام برمجي لتتبع التقدم. لحسن الحظ، هناك العديد من المنصات السحابية للاختيار من بينها والتي تجعل من السهل إنشاء الأهداف وتتبعها والإبلاغ عنها. تتضمن بعض برامج التتبع الأكثر شيوعًا: Wrike وAmbition وAsana وOKR Cloud. اختر البرنامج الذي يوفر النوع المناسب من الأدوات والميزات لتلبية احتياجات المؤسسة. على سبيل المثال، قد تقدم بعض حزم البرامج تحليلات مرئية أكثر تفصيلاً من غيرها.

وضع القواعد والأدوار

من أجل تتبع OKR لكي يعمل النظام بفعالية، من المهم إنشاء بروتوكولات وقواعد وأدوار الاتصال. يتضمن ذلك تعيين الأدوار مثل تحديد المواعيد النهائية ومجالات المسؤولية وتتبع المهام أهداف OKR إجمالي. ومن المهم أيضًا إنشاء نظام للإبلاغ والمساءلة. إن وضع قواعد وأدوار واضحة منذ البداية سيضمن تتبع الأهداف والإبلاغ عنها بطريقة منظمة.

• بروتوكولات الاتصال
• المواعيد النهائية
• مجالات المسؤولية
• الإبلاغ والمساءلة

إنشاء مراجعات منتظمة

تعد المراجعات المجدولة بانتظام للأهداف والنتائج الرئيسية ضرورية لضمان توافقها مع رؤيتك الشاملة وأنها لا تزال ذات صلة. يتيح لك إعداد المراجعات تعديل مسار الأهداف والأهداف الرئيسية الخاصة بك إذا لزم الأمر والتأكد من أن الجميع يسيرون على المسار الصحيح لتحقيق أهدافهم. ويجب أن تتضمن هذه المراجعات ما يلي:

قم بإعداد الاجتماعات لمراجعة OKRs

من المهم إعداد اجتماعات منتظمة لمراجعة الوضع الحالي لـ OKRs الخاصة بك. تمنح هذه الاجتماعات أعضاء فريقك فرصة لمناقشة التقدم والحصول على التعليقات وإجراء التغييرات إذا لزم الأمر. يمكن عقدها أسبوعيًا، أو نصف أسبوعيًا، أو شهريًا، اعتمادًا على حجم فريقك وأسلوب عملهم. أثناء الاجتماع، قم بمراجعة كل هدف وهدف (OKR) على حدة وتأكد من أن الجميع على دراية بالهدف والنتائج المتوقعة.

تقييم الأهداف التي تم تحقيقها

خلال الاجتماعات، قم بتقييم مدى قرب تحقيق كل هدف وهدف رئيسي. تتبع المقاييس أو العروض التقديمية أو التجارب لتحديد التقدم المحرز في كل هدف. شارك التقييم مع الفريق وناقش ما إذا كانت هناك حاجة لإجراء أي تعديلات. إذا كانت هناك تأخيرات أو حواجز غير متوقعة، ففكر في إجراء تعديلات على OKR إذا لزم الأمر، مثل تأجيل موعد نهائي، أو خفض الهدف، أو إنهائه تمامًا.

ضبط أو إنهاء الأهداف

إذا كان التقدم في واحد أو أكثر من الأهداف والأهداف الرئيسية لا يلبي النتائج المتوقعة، فقد يكون من الضروري تعديل الهدف أو حتى إنهائه. تأكد من أن الجميع يفهم النتائج المحتملة ويتوصلون إلى توافق في الآراء بشأن ما يجب القيام به. إذا كان الهدف يحتاج إلى تعديل، فقم بمراجعة الجدول الزمني والأهداف والمقاييس القابلة للقياس. إذا كان هناك حاجة إلى إنهاء هدف ما، فناقش السبب وما إذا كان ينبغي إضافة هدف جديد غير متوقع.

تقديم التغذية الراجعة

من أجل التأكد من أن الخاص بك تتبع OKR إذا كان النظام فعالا، فمن المهم تقديم ردود الفعل طوال العملية. لن يساعدك هذا على ضمان تحقيق الأهداف فحسب، بل سيساعد أيضًا على تعزيز مشاركة الموظفين وتحفيزهم.

استخدم منصة سحابية

هناك طريقة رائعة لتقديم التعليقات وهي باستخدام منصة قائمة على السحابة. سيمكنك ذلك من الوصول بسرعة وسهولة إلى البيانات وتقديم الأفكار والتعليقات. كما يسمح لك بإجراء تغييرات وتحديث النظام بسرعة حسب الحاجة.

امنح الموظفين منفذًا لتقديم الملاحظات

بالإضافة إلى تقديم الملاحظات بنفسك، من المهم التأكد من أن الموظفين لديهم منفذ لتقديم الملاحظات أيضًا. سيساعد ذلك على ضمان تصميم النظام ليناسب احتياجات الفريق وأن يشعر الجميع بالاستماع والتمكين. ولتحقيق ذلك، قد تفكر في إعداد استطلاع رأي أو استخدام منتدى عبر الإنترنت للموظفين لتقديم أفكارهم وأفكارهم.

تحليل الفجوات

خلق فعالة نظام التتبع OKR يعني تحليل الفجوات بين الأهداف المخططة والإنجازات الفعلية. تدور الأهداف والأهداف الرئيسية حول تحديد أهداف طموحة ودفع الفرق لتجاوز هذه الأهداف. بمجرد تحقيق جميع الأهداف، من الضروري أن ننظر ونرى ما هي المجالات التي تحتاج إلى تحسين حتى يمكن تحديد المجموعة التالية من الأهداف بشكل مناسب.

تحديد الفجوات بين الأهداف المخططة والمحققة

للقيام بذلك، يجب على المنظمة أن تنظر إلى الأهداف النهائية ومقارنتها بالنتائج الفعلية. توفر أي مجالات من التناقض مؤشرا على الفجوات بين الأهداف المعلنة والأداء الفعلي. ومن خلال حساب الاختلافات بين الأهداف المخططة والأهداف المحققة، يمكن للفرق تحديد المجالات التي تحتاج إلى التحسين.

اتخاذ الإجراءات اللازمة لمعالجة الثغرات

بمجرد تحديد مجالات التناقض، يجب على المنظمة اتخاذ الإجراءات اللازمة لمعالجتها. قد يعني هذا إجراء تغييرات على الإستراتيجية، أو تحديد أهداف أفضل للمستقبل، أو تنفيذ الأهداف المستهدفة خطط العمل لمشاريع معينة. إن اتخاذ هذه الخطوات يضمن قيام الفرق باتخاذ الإجراءات اللازمة لسد الفجوات والوصول إلى الأهداف المرجوة.

يتيح تحليل الفجوات بين الأهداف المخططة والإنجاز الفعلي للمؤسسات تحديد المجالات التي تحتاج إلى تحسين واتخاذ خطوات استباقية لإغلاقها. ومن خلال القيام بذلك، يمكن للفرق التأكد من أنهم يحددون أهدافهم بشكل صحيح ويتخذون الخطوات اللازمة لتحقيقها.

خاتمة

توفر أنظمة تتبع الأهداف والنتائج الرئيسية (OKRs) طريقة لإنشاء وإدارة جهود العمل الناجحة من خلال الحفاظ على تركيز الفرق واتصالها وتحفيزها. يعد تطوير نظام فعال والحفاظ عليه أمرًا أساسيًا لتحقيق النتائج المرجوة من الأهداف والأهداف الرئيسية.

ملخص فوائد نظام التتبع OKR

توفر OKRs عددًا من الفوائد للشركات، بما في ذلك:

• زيادة الشفافية والمساءلة بين أعضاء الفريق
• التركيز على الأداء والنتائج
• تحسين التنسيق بين الفرق والإدارات
• مستويات أعلى من التعاون والتواصل
• تحسين المساءلة وملكية المهام
• تعزيز الدافع والمشاركة

ملخص للوجبات الرئيسية لإنشاء نظام فعال

فيما يلي النقاط الرئيسية التي يجب على الشركات مراعاتها عند إنشاء موقع ويب وإدارته نظام تتبع الأهداف والأهداف الرئيسية (OKRs) الفعال:

• قم بتوصيل أهمية الأهداف والأهداف الرئيسية للفريق
• وضع خطة التنفيذ
• اختر حل تتبع OKR
• تحديد الأهداف والنتائج الرئيسية والمعالم
• تحديد المواعيد النهائية ومراجعة التقدم
• إبقاء الفرق على اطلاع ومشاركة

إن وجود نظام راسخ لتتبع الأهداف والأهداف الرئيسية يوفر مجموعة كبيرة من فوائد الأداء التي يمكن أن تكون لا تقدر بثمن بالنسبة للشركات من أي حجم أو مرحلة من التطوير.