دليل خطوة بخطوة لإنشاء لوحة معلومات تفاعلية

مقدمة

يمكن أن يكون إنشاء لوحة معلومات Excel طريقة رائعة لعرض المقاييس الأساسية وإنشاء تمثيل مرئي مؤثر لبياناتك. سيوفر دليل المبتدئين هذا نظرة عامة على الخطوات والأدوات والمهارات اللازمة لإنشاء لوحة تحكم Excel. الهدف هو تغطية جميع المعلومات المهمة وإعطاء تعليمات واضحة حول إنشاء لوحة معلومات غنية بالمعلومات وسهلة الفهم.

يتضمن إنشاء لوحة معلومات Excel جيدة بعض الخطوات المهمة. وتشمل هذه:

جمع البيانات الخاصة بك
إنشاء تمثيل مرئي للبيانات
النظر في المقاييس التي ستكون أكثر فائدة وذات صلة
فهم مبادئ التنسيق والتصميم للعرض والتواصل الفعال

تحضير البيانات

يبدأ إنشاء لوحة معلومات Excel بالتأكد من إعداد بياناتك بشكل صحيح. للحصول على لوحة معلومات أكثر فعالية ورؤى أكثر دقة، يجب تنظيم بياناتك وتنسيقها قبل إنشاء لوحة المعلومات الخاصة بك. إليك الطريقة.

تنظيم البيانات

الخطوة الأولى هي تنظيم بياناتك. ابدأ بترتيب البيانات في فئات أو تسميات ذات صلة. سيساعدك هذا على تفسير البيانات الموجودة في لوحة المعلومات الخاصة بك وإنشاء تصورات يسهل فهمها.

نسخ ولصق البيانات

بعد ذلك، قم بنسخ البيانات ولصقها في برنامج Excel. تأكد من أن جميع الأعمدة والصفوف موجودة في المكان الصحيح، مع حذف أي صفوف أو أعمدة إضافية غير ضرورية. تحقق مرة أخرى من أن جميع البيانات منسقة بشكل صحيح في كل حقل وأن جميع الأعمدة تتطابق مع التسميات التي قمت بإنشائها.

تنسيق البيانات

بعد نسخ بياناتك ولصقها، يجب عليك تنسيقها للتأكد من دقتها. يتضمن ذلك تغيير العملة واللغة والتاريخ والوقت وأي حقول أخرى قد تحتاج إلى تحديث. للتأكد من تغيير جميع الحقول إلى التنسيق المناسب، حدد مجموعة البيانات بأكملها واضغط على زر "التنسيق".

تحديد نوع البيانات

للتأكد من تفسير جميع بياناتك بشكل صحيح، ستحتاج إلى التأكد من أنها تستخدم نوع البيانات الصحيح. تخبر أنواع البيانات برنامج Excel بكيفية تفسير البيانات ويمكن أن تكون رقمية أو نصية أو أنواع بيانات خاصة مثل التواريخ أو العملة. لتعيينها، حدد بياناتك، وانقر فوق القائمة المنسدلة "نوع البيانات"، ثم حدد النوع المناسب لكل حقل.

رقمي - يستخدم للأرقام
النص - يستخدم للأسماء وعناوين البريد الإلكتروني وما إلى ذلك.
التمر - يستخدم للتمر
العملة - تستخدم للمال

إنشاء لوحة المعلومات

الآن بعد أن قمت بجمع البيانات الأولية وهي بتنسيق جدول Excel، أنت جاهز لإنشاء لوحة المعلومات. ستكون لوحة المعلومات بمثابة تمثيل مرئي للبيانات، مما يسهل تتبع مؤشرات الأداء الرئيسية. يجب أن يتم تصميمه لمنح المستخدم سهولة الوصول إلى نقاط البيانات التي يحتاجها لإنجاز المهمة.

إضافة المخطط والمرئيات

الخطوة الأولى لإنشاء لوحة تحكم Excel هي إضافة المخططات والمرئيات. اعتمادًا على نوع البيانات، يمكنك الاختيار من بين مجموعة متنوعة من المخططات والمرئيات، مثل المخططات الشريطية والمخططات الخطية والمخططات الدائرية وما إلى ذلك. ستحتاج أيضًا إلى إضافة عناوين ووسائل إيضاح إلى مخططاتك لجعلها أكثر قابلية للقراءة.

إدراج تنسيق الشرط

ميزة أخرى مفيدة للوحات معلومات Excel هي تنسيق الحالة. هذه طريقة لجعل البيانات أكثر وضوحًا عن طريق إضافة الألوان والرموز للتأكيد على نقاط البيانات. على سبيل المثال، يمكنك جعل القيم التي تقع أعلى من حد معين تظهر باللون الأحمر، بينما تظهر القيم الموجودة أسفل الحد باللون الأخضر. وهذا يساعد على قياس أداء البيانات بسرعة.

إعداد المرشحات والتقطيع

المرشحات وتقطيع الشرائح هي شيء آخر ميزة قوية للوحات معلومات Excel. إنها تسمح لك بتصفية البيانات بسرعة وفقًا لمعايير محددة. على سبيل المثال، يمكنك تصفية البيانات لإظهار البيانات من فترة زمنية معينة فقط أو لإظهار البيانات من منطقة معينة فقط. يمكن أن تساعد هذه الميزة في التركيز بسرعة على المعلومات المهمة.

إضافة الروابط والتفاعل

الخطوة الأخيرة في إنشاء لوحة تحكم Excel هو إضافة روابط والتفاعل. يمكن أن يتضمن ذلك ارتباطات إلى أوراق أخرى في المصنف، أو إلى صفحات ويب خارجية، أو إلى رسائل البريد الإلكتروني. يمكنك أيضًا إضافة ميزات تفاعلية مثل الأزرار التي ترتبط بمكونات أخرى في لوحة المعلومات. وهذا يساعد على جعل لوحة القيادة أكثر سهولة وسهولة في الاستخدام.

اجعلها تبدو جيدة

أنت تملك الآن إنشاء لوحة تحكم Excel خاصة بك. حان الوقت الآن لتجميلها وجعلها تبدو أكثر احترافية. فيما يلي بعض النصائح حول كيفية جعل لوحة التحكم الخاصة بك تبدو في أفضل حالاتها.

إضافة الحدود والخلفيات والرسومات

يمكن أن تكون الحدود والخلفيات طريقة رائعة لتحديد أقسام لوحة المعلومات الخاصة بك. يمكنك أيضًا إضافة رسومات، مثل الأيقونات والصور، لتعزيز المظهر المرئي للوحة المعلومات الخاصة بك. استخدم هذه الميزات لإضافة أقسام وتقسيم إلى لوحة المعلومات، مثل تقسيم المخططات إلى مجموعات.

ضبط حجم لوحة القيادة

يمكن لحجم لوحة القيادة أن يحدث فرقًا كبيرًا في المظهر العام. يمكنك استخدام خيار "تنسيق الورقة" لضبط الحجم وجعل لوحة المعلومات الخاصة بك تتلاءم مع بقية الورقة. سيؤدي القيام بذلك إلى جعل الورقة بأكملها تبدو أكثر جمالية.

إدراج العناوين والعناوين الفرعية والملاحظات

يعد استخدام العناوين والعناوين الفرعية والملاحظات طريقة رائعة لتقسيم المعلومات الموجودة في لوحة المعلومات وتسهيل فهمها. استخدمها لإضافة بعض الوضوح وتوجيه المستخدم عبر المناطق المختلفة للوحة المعلومات الخاصة بك.

إضافة خطوط المؤشرات وخطوط الشبكة

يعد استخدام خطوط المؤشرات وخطوط الشبكة طريقة رائعة أخرى لتصميم لوحة المعلومات الخاصة بك. يمكن أن تضيف هاتان الميزتان لمسة بصرية لطيفة ويمكن استخدامها لجذب الانتباه إلى أجزاء مختلفة من لوحة المعلومات. تعتبر خطوط المؤشرات مفيدة بشكل خاص في عرض الاتجاهات.

الانتهاء من اللمسات النهائية

بمجرد الانتهاء من تطوير لوحة تحكم Excel الأساسية، هناك بعض الخطوات الإضافية التي يتعين عليك اتخاذها لإنهاء المشروع. يتضمن ذلك أتمتة عملية استرجاع البيانات، وإنشاء نطاق بيانات ديناميكي، وإعداد الجداول والأوراق المحورية. يعد ذلك ضروريًا لضمان تحديث بياناتك دائمًا وسهولة الوصول إليها.

أتمتة استرجاع البيانات

قبل أتمتة البيانات، من المهم التأكد من أن جميع نقاط البيانات متصلة بشكل صحيح بقاعدة البيانات الأساسية. يتضمن ذلك التحقق من الحقول المستخدمة، وكيفية فرز البيانات، والاستعلام المستخدم. بمجرد اتخاذ هذه الخطوات، يمكنك إعداد مهمة مجدولة لتحديث البيانات تلقائيًا. يمكن القيام بذلك في نافذة Microsoft Query، والتي يمكن الوصول إليها من خلال البيانات -> الحصول على بيانات خارجية -> تحديث كل... باستخدام هذه المهمة، يمكنك أيضًا اختيار تحديث خلايا معينة فقط، أو الورقة بأكملها.

إنشاء نطاق بيانات ديناميكي

بمجرد إعداد التحديث التلقائي، فقد حان الوقت لإنشاء نطاق بيانات ديناميكي. يعد ذلك ضروريًا لضمان بقاء لوحة المعلومات محدثة، حيث سيتم تحديث جميع البيانات كلما تم تعديل قاعدة البيانات. يتم إنشاء النطاقات الديناميكية باستخدام وظيفة OFFSET، والتي يمكن العثور عليها ضمن علامة التبويب "الصيغ" في Excel. تتيح لك هذه الوظيفة تحديد نطاق يبعد عددًا معينًا من الصفوف والأعمدة عن خلية معينة. يمكن بعد ذلك استخدام هذا النطاق في لوحة المعلومات لعرض أحدث البيانات دائمًا.

إعداد الجداول المحورية والأوراق

الاخير خطوة في إنشاء لوحة تحكم Excel هو إعداد الجداول والأوراق المحورية. تسمح لك الجداول المحورية بتحليل مجموعات كبيرة من البيانات بسرعة واستخراج رؤى مفيدة. يمكن تحقيق ذلك عن طريق سحب الحقول وإسقاطها من نطاق البيانات إلى الجدول المحوري. من خلال إعداد أوراق متعددة وربطها بالجداول المحورية، يمكنك بسهولة إنشاء لوحة معلومات تفاعلية يمكن استخدامها لتحليل البيانات وتصورها بسرعة.

اختبار لوحة القيادة

للبدء، تحتاج إلى التأكد من أن لوحة تحكم Excel الخاصة بك متصلة بقاعدة البيانات الصحيحة وأنه تم تحسينها للتحديث بسرعة ودقة. يمكنك القيام بذلك باتباع الخطوات التالية:

ربط قاعدة البيانات

أول شيء عليك القيام به هو توصيل لوحة تحكم Excel بقاعدة البيانات الخاصة بك. يمكنك القيام بذلك عن طريق العثور على إعدادات الاتصال في علامة التبويب "البيانات" في مصنف Excel. عند فتح إعدادات اتصال البيانات، سوف ترى قائمة قواعد البيانات المتاحة. حدد قاعدة البيانات التي تريد الاتصال بها وانقر فوق "موافق". سيتم بعد ذلك ربط قاعدة البيانات بنجاح بلوحة تحكم Excel.

تحديث قاعدة البيانات

الآن بعد أن قمت بتوصيل قاعدة البيانات بلوحة تحكم Excel بنجاح، تحتاج إلى التأكد من تحديث البيانات بسرعة. يمكن القيام بذلك عن طريق الانتقال إلى علامة التبويب "البيانات" واختيار "تحديث". سيبدأ هذا عملية تحديث البيانات من قاعدة البيانات المتصلة. اعتمادًا على حجم قاعدة البيانات وسرعة جهاز الكمبيوتر الخاص بك، يمكن أن تستغرق هذه العملية ما يصل إلى بضع دقائق.

بمجرد اكتمال عملية التحديث، يجب عليك التحقق من البيانات للتأكد من أنه تم تحديثها بنجاح. يمكنك القيام بذلك عن طريق مقارنة المعلومات التي تم تحديثها حديثًا بالبيانات السابقة للتأكد من تحديث كل شيء.

خاتمة

قد يبدو إنشاء لوحة معلومات Excel أمرًا شاقًا للمبتدئين في البداية، ولكن بمجرد فهم الأساسيات والتدرب على إنشاء لوحات المعلومات المخصصة الخاصة بك، يمكن أن يصبح الأمر روتينًا سهلاً. يوضح هذا الدليل عملية خطوة بخطوة لإنشاء لوحة المعلومات الخاصة بك في Excel، بما في ذلك فهم مصادر البيانات الضرورية، وإعداد الورقة، وإنشاء عناصر مرئية جاهزة للعرض التقديمي.

ملخص خطوات إنشاء لوحة المعلومات

يتطلب إنشاء لوحة معلومات في Excel الخطوات التالية:

جمع مصادر البيانات اللازمة
إعداد جدول البيانات
تصور البيانات باستخدام المخططات والرسوم البيانية والمرئيات الأخرى
تلميع لوحة المعلومات بميزات ملائمة للعرض التقديمي، مثل أنظمة الألوان وأنماط الخطوط.