كيفية أتمتة لوحات معلومات Excel الخاصة بك

مقدمة

تعد لوحة معلومات Excel وسيلة فعالة لتقديم رؤى واتجاهات وملخصات للبيانات. لوحات المعلومات هي أدوات مرئية تستخدم لمراقبة مؤشرات الأداء الهامة (KPIs) ومقاييس المؤسسة. من خلال أتمتة لوحات معلومات Excel، يمكنك الوصول بسرعة إلى البيانات المهمة وتقديمها بتنسيق مرئي وسهل الفهم. في منشور المدونة هذا، سنناقش فوائد أتمتة لوحة معلومات Excel، بالإضافة إلى تغطية بعض النصائح حول كيفية البدء.

يمكن أن تساعد لوحة المعلومات المؤسسة في مواكبة التغييرات في بيئاتها الداخلية والخارجية، واتخاذ القرارات بناءً على البيانات في الوقت الفعلي. فهو يساعد الفرق على اكتشاف مجالات التحسين بسرعة، بالإضافة إلى الاتجاهات التي قد يتم تفويتها. تعمل أتمتة لوحة معلومات Excel على التخلص من الإدخال اليدوي للبيانات، وبالتالي تمكين نتائج أسرع مع أخطاء أقل.

الفوائد الرئيسية ل أتمتة لوحات معلومات Excel يشمل:

• تقليل إدخال البيانات يدويًا وتقليل الأخطاء
• سهولة إكمال التحليل المعقد
• معلومات متسقة وموثوقة بسرعة أكبر
• رؤى أكثر دقة لمقاييس الأداء الرئيسية
• زيادة الكفاءة في جميع أنحاء المنظمة

فهم عناصر لوحة المعلومات

تعمل لوحات المعلومات بمثابة نظرة عامة عالية المستوى على البيانات التي تساعد الأشخاص على تحليل الاتجاهات بسرعة وتقييم الأداء واتخاذ القرارات. وهي تتألف من عناصر مختلفة تعمل معًا للمساعدة في تقديم البيانات بطريقة مفهومة.

أنواع المخططات

تساعد المخططات في إنشاء تصورات للبيانات التي يمكن قراءتها بسرعة ومقارنتها بالقيم الأخرى. هناك أنواع متعددة من المخططات للاختيار من بينها اعتمادًا على نوع البيانات الممثلة. على سبيل المثال، تعد المخططات الشريطية هي الأنسب لمقارنة فئات البيانات، بينما يعرض المخطط الخطي الاتجاهات بمرور الوقت. يمكن أن يؤدي أتمتة أنواع المخططات في Excel إلى توفير الوقت وضمان الاتساق عند إنشاء لوحة معلومات.

العمليات الحسابية

تعد العمليات الحسابية مهمة في لوحات المعلومات لأنها توفر جمعًا رقميًا للبيانات. يمكن استخدامها لتقديم ملخصات البيانات مثل الإجماليات والمتوسطات والحد الأدنى والحد الأقصى للقيم. يمكن أن تؤدي أتمتة العمليات الحسابية في Excel إلى توفير الوقت وضمان الدقة عند إنشاء لوحة معلومات.

المرشحات

تسمح عوامل التصفية لمستخدمي لوحة المعلومات بالتعمق في نقاط بيانات محددة. على سبيل المثال، قد يرغب شخص ما في تصفية شهر معين من عرض لوحة المعلومات. يمكن أن تؤدي أتمتة عوامل التصفية في Excel إلى توفير الوقت عند إنشاء لوحة معلومات وتسهيل تصفية بيانات محددة بسرعة.

من خلال أتمتة عناصر لوحة المعلومات المختلفة في Excel، يمكنك إنشاء لوحة معلومات مصممة خصيصًا لتلبية احتياجاتك بسرعة وسهولة. سيساعد ذلك على ضمان دقة لوحة المعلومات واتساقها، وسيوفر لك الوقت على المدى الطويل.

تصدير لوحة المعلومات

يتطلب تصدير لوحة معلومات Excel جمع البيانات من مصادر متعددة، وإنشاء نموذج بيانات، ثم إنشاء لوحة المعلومات. وجود عملية تلقائية يجعل هذه العملية أسرع وأسهل.

جمع البيانات من مصادر متعددة

قد يكون جمع البيانات من مصادر متعددة عملية شاقة. للمساعدة في تسهيل هذه العملية، يمكنك استخدام أدوات مثل Power Query أو Query Editor لسحب البيانات تلقائيًا من مصادر متعددة. بالإضافة إلى ذلك، يمكنك أيضًا استخدام الصيغ ووحدات الماكرو لتبسيط عملية جمع البيانات.

إنشاء نموذج البيانات

بمجرد جمع البيانات من مصادر متعددة، يجب تنظيمها في نموذج بيانات. نموذج البيانات هذا هو في الأساس قالب يوفر البنية والمعنى للبيانات. تسمح لك أدوات مثل Power Pivot بتنظيم كميات كبيرة من البيانات بسرعة في نموذج بيانات منظم.

بناء لوحة القيادة

يمكنك استخدام مجموعة متنوعة من الأدوات لإنشاء لوحة المعلومات الخاصة بك مثل Power BI وTableau وChart.io. لكن الأداة الأساسية ل بناء لوحة تحكم Excel هو مايكروسوفت اكسل. باستخدام التنسيق الرسومي والمخططات والرسوم البيانية، يمكنك بسهولة إنشاء تصور تفاعلي لبياناتك. يمكنك أيضًا استخدام مجموعة من Power Query وPower Pivot لأتمتة عمليات جمع البيانات وإنشاء نموذج البيانات. هذا سيوفر لك الوقت على المدى الطويل.

أتمتة العمليات

أتمتة لوحات معلومات Excel سيوفر لك الكثير من الوقت والطاقة، مما يسمح لك بمواصلة التركيز على تحليل البيانات واتخاذ القرارات. في هذا القسم، سنتناول عملية كيفية الوصول إلى ملفات Excel واستخدامها وأتمتة تحديث البيانات والمهام الأخرى.

الوصول إلى ملفات إكسل

الخطوة الأولى ل أتمتة لوحات معلومات Excel هو إنشاء اتصال بين جهازك وملف Excel. ويتم ذلك غالبًا من خلال نظام أو برنامج آمن، مثل Microsoft PowerApps أو Microsoft Flow، مما يسمح لك بالوصول إلى الملفات من أي مكان وفي أي وقت.

بمجرد حصولك على الاتصال بين جهازك وملف Excel، يمكنك بسهولة الوصول إلى البيانات واستخدامها لإنشاء التقارير. يمكنك أيضًا إعداد نظام لاستيراد وتصدير البيانات من برنامج Excel إلى أي مصادر أخرى، مثل قواعد البيانات ومواقع الويب وغيرها من المصادر، مما يوفر لك معلومات حديثة ودقيقة.

أتمتة تحديث البيانات

الخطوة التالية لأتمتة الخاص بك تعمل لوحات معلومات Excel على أتمتة عملية تحديث البيانات. ستوفر لك هذه العملية الآلية الوقت والجهد المبذولين في تحديث البيانات يدويًا في كل مرة، مما يسمح لك بمواصلة التركيز على تحليل البيانات واتخاذ القرارات.

هناك عدة طرق يمكنك من خلالها أتمتة عملية تحديث البيانات، بما في ذلك استخدام الأدوات والخدمات المضمنة التي تقدمها Microsoft، مثل Power Query وPower BI. بالإضافة إلى ذلك، إذا كان لديك نظام مخصص خاص بك، فيمكنك إعداد البرامج النصية أو أوامر محددة لأتمتة العملية.

أتمتة المهام الأخرى

بمجرد الانتهاء من عملية تحديث البيانات تلقائيًا وتجهيز البيانات الخاصة بلوحات معلومات Excel، يمكنك أيضًا أتمتة المهام الأخرى المتعلقة بلوحات المعلومات الخاصة بك. على سبيل المثال، يمكنك إعداد أنظمة تنبيه تلقائية لإعلامك عند تغيير نقاط بيانات معينة أو عند استيفاء حدود معينة.

يمكنك أيضًا أتمتة عملية إنشاء التقارير، حيث يتم تحديث البيانات تلقائيًا وإنشاء التقارير وإرسالها إلى الأشخاص أو الأقسام ذات الصلة. بالإضافة إلى ذلك، يمكنك إعداد المهام المجدولة لإنشاء التقارير أو متابعة المقاييس الرئيسية، مما يسمح لك بالبقاء على اطلاع دائم بالتغييرات المهمة.

جعل لوحات المعلومات ديناميكية

كمستخدم لبرنامج Excel، يمكنك ذلك إنشاء لوحات معلومات تفاعلية لتلخيص كميات هائلة من البيانات بسرعة واتخاذ قرارات أسرع ودقيقة. تتميز لوحات المعلومات هذه بمجموعة من المخططات والجداول المحورية والمرئيات الأخرى، والتي تلتقط المعلومات الأساسية حول بياناتك. يمكنك جعل لوحات المعلومات هذه أكثر فعالية وكفاءة من خلال أتمتتها. تساعد أتمتة لوحة المعلومات الخاصة بك على تبسيط عملية إنتاج ملخصات البيانات وضمان التحديثات المتكررة والفورية للمعلومات الأساسية.

تحديد معلمات لوحة المعلومات

قبل أن تتمكن من أتمتة لوحة المعلومات الخاصة بك، ستحتاج إلى تحديد المعلمات التي ستستخدمها. اعتمادًا على بياناتك ونوع لوحة المعلومات التي تقوم بإنشائها، قد ترغب في مراعاة المعلمات التالية:

• ملف مصدر البيانات
• حقول البيانات المراد تضمينها
• الرسوم البيانية لإنشاء
• نطاق البيانات لكل مخطط

تشكل هذه المعلمات أساس لوحة المعلومات الآلية ويجب تحديدها قبل بدء عملية الأتمتة.

بيانات ترميز الألوان

هناك أداة أخرى مفيدة لجعل لوحات المعلومات ديناميكية وهي الترميز اللوني. يسمح لك الترميز اللوني بتحديد نقاط البيانات المهمة بسرعة على لوحة المعلومات الخاصة بك ويوفر إشارة مرئية لمساعدتك على فهم البيانات. يعد الترميز اللوني لبياناتك أمرًا بسيطًا نسبيًا ويتضمن إضافة مقياس ألوان إلى حقل البيانات، حتى تتمكن من اكتشاف التغييرات في البيانات الأساسية بسرعة.

كتابة وحدات الماكرو الأتمتة

بمجرد تحديد معلمات لوحة المعلومات الخاصة بك واتخاذ قرار بشأن نظام ترميز الألوان، يمكنك البدء في أتمتة العملية. كتابة ان يتضمن أتمتة الماكرو استخدام Visual Basic للتطبيقات (VBA) لكتابة برنامج نصي ينفذ التعليمات التي حددتها في المعلمات. يمكن استخدام هذا البرنامج النصي لتشغيل لوحة المعلومات في الخلفية دون أي إدخال يدوي منك.

تتضمن كتابة ماكرو أتمتة للوحة المعلومات عادةً الخطوات التالية:

• تحديد معلمات لوحة المعلومات الخاصة بك في ماكرو VBA
• إنشاء مخطط لوحة القيادة
• التأكد من تحديث الرسم البياني بانتظام

بمجرد كتابة الماكرو الخاص بك واختباره، يمكنك حفظه وتشغيله بشكل منتظم لضمان تحديث لوحة المعلومات الخاصة بك باستمرار بأحدث المعلومات.

6. الاعتبارات

عندما يتعلق الأمر بأتمتة لوحات معلومات Excel، هناك بعض الاعتبارات الأساسية التي يجب وضعها في الاعتبار. النقاط الثلاث التالية لها أهمية خاصة: أمن البيانات، والمتطلبات التنظيمية، وقيود النظام.

أ. أمن البيانات

يجب أن يكون أمن البيانات أ الأولوية القصوى عند أتمتة لوحات معلومات Excel لأنه ينطوي على تخزين ومعالجة كمية كبيرة من المعلومات الحساسة. لذلك، من الضروري أن يكون النظام الذي تستخدمه لإنشاء لوحات المعلومات الخاصة بك آمنًا وموثوقًا. بالإضافة إلى ذلك، تأكد من إدارة وصول المستخدم بالكامل بإحكام بحيث لا يتمكن سوى الموظفين المصرح لهم من الوصول إلى البيانات.

ب. المتطلبات التنظيمية

اعتمادًا على الصناعة التي تعمل فيها ونوع البيانات التي تديرها، من المحتمل أن تكون هناك متطلبات تنظيمية معينة يجب الالتزام بها. من المهم أن تضع ذلك في الاعتبار عند أتمتة لوحات معلومات Excel، حيث قد يؤدي الفشل في القيام بذلك إلى حدوث مشكلات خطيرة في المستقبل. تأكد من أنك تفهم تمامًا أي لوائح ذات صلة وتأكد من امتثال لوحات المعلومات الخاصة بك.

ج. قيود النظام

نظرًا لتعقيد عملية الأتمتة المتضمنة، قد تكون هناك بعض القيود التي يتعين عليك التعامل معها. يمكن أن يشمل ذلك قيود حجم البيانات وعدد الحقول في مجموعة البيانات والمزيد. من المهم أن تفهم بوضوح جميع قيود النظام حتى تتمكن من تصميم وتنفيذ لوحات المعلومات الخاصة بك وفقًا لذلك.

خاتمة

أتمتة يمكن أن تكون لوحات معلومات Excel طريقة رائعة لإجراء التحليلوعمليات التصور وعرض البيانات أكثر كفاءة ومتعة. أتمتة لوحات معلومات Excel يوفر سير عمل مبسطًا يساعدك على تحديد الاتجاهات وتحسين الأداء وضمان الدقة في السجلات. في منشور المدونة هذا، تعلمت كيفية أتمتة لوحات معلومات Excel والفوائد المرتبطة بالقيام بذلك.

فوائد أتمتة لوحات معلومات Excel

توفر أتمتة لوحات معلومات Excel العديد من الفوائد، بما في ذلك:

• توفير الوقت، حيث لن تحتاج بعد الآن إلى تحديث لوحات معلومات Excel يدويًا.
• تحسين الدقة، حيث لن يكون عليك القلق بشأن الأخطاء اليدوية.
• زيادة الرؤية، منذ لوحة القيادة الآلية يمكّنك من مشاركة الأفكار التي اكتشفتها مع فريقك بسرعة وسهولة.
• تحليل أفضل وقرارات أكثر استنارة، حيث يمكن أن تساعدك لوحة المعلومات الآلية في تحديد الأنماط والاتجاهات في بياناتك التي ربما لم تلاحظها من قبل.

أفضل الممارسات للأتمتة

لضمان حصولك على أقصى استفادة من أتمتة لوحات معلومات Excel، إليك بعض أفضل الممارسات التي يجب وضعها في الاعتبار:

• تأكد من أن مصادر بياناتك محدثة وموثوقة ويمكن الوصول إليها.
• ابق تصميم لوحة القيادة بسيطة وسهلة القراءة.
• قم بالأتمتة حيثما أمكن ذلك، ولكن تأكد من ترك مساحة للإدخال اليدوي عند الضرورة.
• استفد من الصيغ والجداول المحورية وأدوات التخطيط لتسهيل تفسير بياناتك.
• تأكد من مشاركة لوحة المعلومات الخاصة بك مع الأشخاص المناسبين في مؤسستك.

باتباع أفضل الممارسات هذه، يمكنك تحقيق أقصى استفادة من أتمتة لوحات معلومات Excel، وجعل مهام تحليل البيانات والتصور وإعداد التقارير أسهل وأكثر كفاءة وأكثر دقة.