فهم أساسيات تصميم لوحة معلومات Excel

مقدمة لتصميم لوحة تحكم Excel

بالنسبة للعديد من أصحاب الأعمال والمديرين الماليين، يعد Excel مصدرًا لا يقدر بثمن لمراقبة البيانات وتحليلها بشكل فعال. ليس من المفاجئ إذن أن تصبح لوحات المعلومات التي تم إنشاؤها باستخدام Excel أدوات شائعة للوصول بسرعة وسهولة إلى مثل هذه البيانات. ولكن قبل أن تتمكن من البدء في إنشاء لوحة معلومات Excel فعالة، يجب أن تكتسب فهمًا لأساسيات تصميم لوحة معلومات Excel.

يعد جدول البيانات، في شكله الأكثر عمومية، طريقة رائعة لتنظيم البيانات ومعالجتها. تعد جداول البيانات أدوات متعددة الاستخدامات تتيح للمستخدمين إدخال البيانات وتخزينها وتحليلها وتقديمها بعدة طرق. يعد Excel برنامج جداول البيانات الأكثر استخدامًا في السوق.

ومع ذلك، تختلف لوحة معلومات Excel قليلاً عن جدول البيانات العادي: فهي مصممة لتكون تمثيلاً مرئيًا للبيانات. بدلاً من الاعتماد ببساطة على صفوف وأعمدة الأرقام، تستفيد لوحات معلومات Excel من العناصر المرئية البديهية مثل المخططاتوالرسوم البيانية والرسوم البيانية لتقديم البيانات بطريقة يسهل على المستخدمين فهمها ومعالجتها. بالإضافة إلى ذلك، تمكن لوحات معلومات Excel المستخدمين من تحليل البيانات وتتبعها ومراقبتها بسرعة أثناء تغيرها بمرور الوقت.

لذا، باختصار، الفرق بين جدول البيانات ولوحة معلومات Excel هو أن الأخيرة مصممة لتقديم البيانات بطريقة بديهية وجذابة بصريًا، مما يسهل على المستخدمين ربط البيانات التي تحتوي عليها وتحليلها والتعلم منها.

فوائد لوحات معلومات Excel

توفر لوحة معلومات Excel للشركات نظرة عامة فعالة ورفيعة المستوى على التشغيل والوضع المالي ومقاييس الأداء. إنشاء توفر لوحة معلومات Excel عددًا من المزايا للعمل. دعونا نلقي نظرة على بعض من أهمها.

الوصول إلى البيانات المبسطة

إن الوصول إلى البيانات المنظمة في لوحة تحكم واحدة يمكن أن يوفر على الشركات الوقت والجهد على المدى الطويل. يمكن أن توفر لوحة معلومات Excel نظرة عامة على قواعد بيانات متعددة من مكان واحد، مما يسمح للمديرين باتخاذ قرارات مستنيرة بسرعة أكبر. وهذا يلغي الحاجة إلى مراجعة قواعد البيانات المنفصلة يدويًا ويوفر الوصول إلى البيانات الشاملة بطريقة أكثر كفاءة.

التمثيل المرئي النظيف

يتم تقديم البيانات المقدمة في لوحة تحكم Excel بطريقة جذابة بصريًا وسهلة الفهم. إحصائيًا، من الأرجح أن يفهم البشر البيانات ويحتفظوا بها عندما يتم تقديمها بطريقة ممتعة بصريًا. بمساعدة المخططات والرسوم البيانية والعناصر المرئية الأخرى، يمكن تقديم البيانات المهمة في شكل سهل القراءة وجذاب من الناحية الجمالية.

اتخاذ قرارات مستنيرة

قد يكون اتخاذ القرارات التجارية المستنيرة في كثير من الأحيان عملية معقدة. باستخدام لوحة معلومات Excel، يتم تبسيط هذه العملية حيث توجد جميع البيانات ذات الصلة في مكان واحد. يتيح ذلك للمديرين استخلاص استنتاجات سريعة دون الحاجة إلى مراجعة مجموعة متنوعة من قواعد البيانات المختلفة يدويًا. توفر لوحات معلومات Excel أيضًا للشركات الفرصة لاستكشاف البيانات بسرعة والكشف عن الاتجاهات والتي ربما لم يكونوا على علم بها من قبل.

الميزات الشائعة للوحات معلومات Excel

توفر لوحات معلومات Excel طريقة فعالة لإشراك المستخدمين وإعلامهم. هناك العديد من الميزات التي يتم تضمينها بشكل شائع في لوحات معلومات Excel، مما يسمح للمستخدم باستكشاف البيانات المقدمة وفهمها بسهولة.

الرسوم البيانية والمخططات والجداول

تعتبر الرسوم البيانية والمخططات والجداول أساسية في تصميم لوحات معلومات ذات معنى. تسمح عناصر البيانات المرئية في شكل رسوم بيانية ومخططات وجداول بتحليل أكثر فائدة للبيانات، مما يسمح للمستخدمين بتحديد الاتجاهات والعلاقات بين المتغيرات بسرعة. بالإضافة إلى ذلك، فإن دمج هذه العناصر المرئية في لوحة المعلومات يساعد المستخدمين على فهم المعلومات بسهولة وسرعة أكبر.

تنسيق مشروط

التنسيق الشرطي يسمح ببرنامج Excel لتصبح لوحات المعلومات أكثر تفاعلية وغنية بالمعلومات، مما يوفر للمستخدمين أدلة مرئية بناءً على البيانات. من خلال الاستفادة من جانب التركيز المرئي داخل لوحة المعلومات، يمكن تنبيه المستخدمين أو إبلاغهم بسرعة بالقيم المتطرفة أو التغييرات الكبيرة في البيانات. من الترميز اللوني إلى أشرطة البيانات، يعد التنسيق الشرطي ذا قيمة في مساعدة المستخدمين على فهم المعلومات الموجودة في لوحة المعلومات بسرعة.

حدود

يمكن أن تضيف المعلمات مستوى مهمًا من التفاعل إلى تجربة المستخدم. من خلال إضافة معلمات قابلة للتعديل إلى لوحة المعلومات، يمكن للمستخدمين التعمق في بياناتهم وتصفيتها بسهولة أكبر. من خلال استخدام المعلمات، يمكن للمستخدمين تصفية بياناتهم لعرض مجموعات محددة فقط من البيانات أو المجموعات، مما يسمح بإجراء تحليل أكثر تعمقًا.

المبادئ الأساسية لتصميم لوحة القيادة الفعالة

تصميم لوحة القيادة يمكن أن يكون احتمالًا مخيفًا للعديد من مستخدمي Excel. للتأكد من أن أي شخص يتفاعل مع لوحة تحكم Excel يمكنه القيام بذلك بكفاءة وبشكل مناسب، فمن الضروري الالتزام ببعض مبادئ التصميم الهامة.

تقليل الفوضى

يمكن أن تكون الفوضى في لوحة القيادة مشكلة كبيرة. تهدف لوحة معلومات Excel إلى تزويد المستخدم بمعلومات سريعة وسهلة الفهم. من خلال تضمين الكثير من المعلومات على لوحة معلومات واحدة، يمكن أن تصبح الوثيقة بأكملها مرهقة وغير فعالة. عند إنشاء لوحة المعلومات، يجب توخي الحذر الشديد لتجنب جعلها مزدحمة للغاية. الطريقة الجيدة لتجنب هذه المشكلة هي اتباع مبدأ "معلومات كافية فقط".

ضبط لإمكانية الوصول

يعد التعديل من أجل إمكانية الوصول أمرًا بالغ الأهمية تصميم لوحة القيادة الفعالة. وهذا يعني النظر في إعدادات إمكانية الوصول المحددة للجمهور المستهدف. يمكن أن يشمل ذلك حجم/نوع الخط ونظام الألوان والتباعد والرموز المرتبطة. من المهم ضبط كل هذه العناصر بعناية للتأكد من أن أي شخص يتفاعل مع لوحة تحكم Excel يمكنه القيام بذلك بسهولة.

تلخيص البيانات، عندما يكون ذلك مناسبا

وأخيرا، من المهم تلخيص البيانات، عندما يكون ذلك مناسبا. ومن خلال تلخيص البيانات، يمكن جعل لوحة المعلومات أكثر كفاءة وأسهل في المعالجة. ويمكن تحقيق ذلك من خلال تجميع نقاط البيانات في عدد قليل من الأرقام الرئيسية، أو عرض الاتجاهات بدلا من نقاط البيانات الفردية. من خلال القيام بذلك، يمكن جعل لوحة المعلومات أكثر إيجازًا، مع الاستمرار في توفير الأفكار الأساسية المطلوبة.

أدوات لوحة القيادة

تعد لوحات معلومات Excel طريقة رائعة لمحترفي الأعمال لجعل البيانات الأولية أكثر فائدة وقابلة للتنفيذ. تسمح لوحات المعلومات للمستخدمين بتقديم لقطات سريعة لمقاييس الأداء الأساسية بسرعة وكفاءة، مما يجعل البيانات أكثر قابلية للفهم. يعد اختيار الأداة المناسبة لإنشاء لوحة المعلومات أمرًا بالغ الأهمية لفعالية لوحة المعلومات نفسها.

عند التفكير في أداة لوحة المعلومات، هناك بعض العوامل الأساسية التي يجب وضعها في الاعتبار. أولا، ينبغي النظر في قدرات الأداة. هل يدعم الرسم البياني؟ ما هي الخيارات المتاحة لتصور البيانات؟ هل هي قابلة للتطوير وهل تعمل مع مصادر البيانات المختلفة؟ وينبغي أيضًا أن تؤخذ تجربة المستخدم بعين الاعتبار؛ هل المنصة سهلة الاستخدام والفهم؟ وبالإضافة إلى ذلك، ينبغي أن تؤخذ الأسعار في الاعتبار أيضا. تقدم بعض المنصات إصدارات مجانية أو أرخص، بينما يتطلب البعض الآخر ميزانية أكبر.

فيما يلي ثلاثة من أدوات لوحة المعلومات الأكثر شيوعًا المتوفرة:

• مايكروسوفت باور بي

  مايكروسوفت Power BI هو ذكاء الأعمال وخدمة التحليلات التي تقدمها مايكروسوفت. إنها أداة كاملة الميزات مع تصورات متقدمة وقدرات التحليل. إن واجهته سهلة الاستخدام وقابلية التوسع تجعله مثاليًا للمستخدمين من جميع مستويات المهارة. يدعم Power BI أيضًا العديد من مصادر البيانات المختلفة مثل Azure وExcel وSQL.

• سطح المكتب تابلو

  Tableau Desktop عبارة عن منصة شائعة لتصور البيانات، توفر إمكانات تحليلية قوية بالسحب والإفلات. إنها مناسبة تمامًا للمستخدمين الأكثر تقدمًا، لأنها تتطلب معالجة البيانات ومعرفة SQL من أجل تحقيق أقصى استفادة من الأداة. تقدم Tableau أيضًا بعض التكامل السحابي مع منصة Tableau Online الخاصة بها.

• كليك سينس

  Qlik Sense عبارة عن منصة قوية وسهلة الاستخدام تتيح استكشاف البيانات وتحليلها. ويقدم تصورات شاملة ورؤى حول مجموعات البيانات المعقدة. بالإضافة إلى ذلك، فهو يدعم الوصول إلى البيانات متعددة المصادر والتكامل التلقائي للبيانات، مما يسهل على المستخدمين الاتصال بمصادر البيانات الخاصة بهم. يتوفر Qlik Sense في خطط تسعير مختلفة لتناسب أي ميزانية.

أفضل الممارسات لتصميم لوحة معلومات Excel

يتطلب إنشاء لوحة معلومات Excel المجموعة الصحيحة من هياكل البيانات والتحليلات، بالإضافة إلى مبادئ التصميم القوية. على الرغم من أن تركيز لوحة تحكم Excel يجب أن يكون تفسيرًا وفهمًا سريعًا وسهلاً للبيانات، إلا أنه يجب أن يكون لها أيضًا تصميم جذاب بصريًا. يجب أن تتمتع لوحة المعلومات أيضًا بالقدرة على التعامل مع قابلية التوسع والتقسيم والتعمق في مستويات البيانات وإعداد التقارير. فيما يلي أفضل الممارسات لتحقيق النجاح تصميم لوحة تحكم اكسل.

اجعل من السهل تفسيرها

يجب أن يتضمن هيكل لوحة معلومات Excel صورًا وتخطيطات قوية تجعل من السهل تفسير البيانات وفهمها. ويمكن تحقيق ذلك عن طريق اختيار العناصر الرسومية بحكمة مثل المخططات والرسوم البيانية وحتى الرسوم البيانية التي تسمح للمستخدمين بالعثور بسرعة على المعنى السياقي في البيانات. بالإضافة إلى ذلك، يجب أن يكون لكل عنصر سياق وتسميات كافية لنقل معنى البيانات وآثارها بسرعة. وأخيرًا، يجب تنظيم الهيكل العام حتى يتمكن المستخدمون من اتخاذ قرارات سريعة.

اعطها نظرة جميلة

يجب أن تتمتع لوحة القيادة الخاصة بك أيضًا بمظهر جذاب بصريًا. يتضمن ذلك اختيار الألوان والخطوط والأنسجة المناسبة لإنشاء تجربة بصرية ممتعة بشكل عام. بالإضافة إلى ذلك، يفضل استخدام صور ورسومات عالية الدقة لجذب الانتباه إلى البيانات والسياق. أخيرًا، من المهم الحفاظ على التصميم العام بسيطًا وخاليًا من الفوضى، حيث أن وجود عناصر كثيرة جدًا سيجعل تفسير البيانات أمرًا صعبًا.

قم بإعداد لوحة المعلومات لقابلية التوسع

عند إنشاء لوحة التحكم الخاصة بك، من المهم أن تجعلها قابلة للتطوير. وهذا يعني أنك بحاجة إلى تحديد البيانات التي يمكن أن تنمو بمرور الوقت ولا تصبح قديمة إذا تمت إضافة بيانات جديدة. بالإضافة إلى ذلك، عند إنشاء المخططات أو الرسوم البيانية، تأكد من أنها مرنة بما يكفي لاستيعاب التغييرات في البيانات. وأخيرًا، تأكد من أنه يمكن للمستخدمين تعديل لوحة المعلومات بسهولة حسب الحاجة.

استخدم أدوات التقطيع والحفر

يتيح استخدام أدوات تقسيم البيانات وعمليات البحث للمستخدمين إمكانية تصفية البيانات بسرعة وسحب طبقات المعلومات في لوحة المعلومات. توفر هذه الأدوات طريقة سهلة للتعمق في البيانات، مما يمكّن المستخدمين من الحصول على فهم أفضل للاتجاهات والنتائج والرؤى المخفية داخل البيانات. بالإضافة إلى ذلك، فإنها تسهل مقارنة الأداء خلال فترات مختلفة وتقييم الأداء وتحسينه.

خاتمة

تصميم لوحة تحكم اكسل هي أداة قوية توفر للمستخدمين القدرة على اتخاذ قرارات عمل أفضل. من خلال فهم الميزات الأساسية والمبادئ وأفضل الممارسات تصميم لوحة القيادة الفعالة، يمكن للمستخدمين استخدام Excel بشكل أكثر فعالية. تتوفر أيضًا أدوات لوحة المعلومات لتسهيل عمليات لوحة المعلومات.

من خلال فهم أساسيات تصميم لوحة القيادةيمكن للمستخدمين فهم كيفية إنشاء لوحات معلومات شاملة توفر أقصى قدر من الكفاءة لمؤسساتهم.