جعل مشاركة جداول بيانات Google للعرض فقط

مقدمة

عندما يتعلق الأمر بمشاركة البيانات الحساسة أو المهمة مع الآخرين، جعل عرض جداول بيانات Google فقط يعد أمرًا بالغ الأهمية لضمان بقاء معلوماتك آمنة ولا يمكن تغييرها. من خلال تعيين أذونات العرض فقط، يمكنك التحكم في من يمكنه الوصول إلى بياناتك ومنع أي تعديلات غير مصرح بها. في منشور المدونة هذا، سنقدم أ لمحة موجزة عن الخطوات ولتحقيق ذلك، يمكنك مشاركة جداول بيانات Google الخاصة بك بثقة دون القلق بشأن التغييرات غير المصرح بها.

الماخذ الرئيسية

• يعد جعل جداول بيانات Google للعرض فقط أمرًا ضروريًا لتأمين المعلومات الحساسة ومنع التغييرات غير المصرح بها.
• يعد فهم إعدادات المشاركة المختلفة المتوفرة في جداول بيانات Google أمرًا ضروريًا للتحكم في الوصول إلى بياناتك.
• يتضمن إعداد حق الوصول للعرض فقط تعديل الأذونات وربما مطالبة المشاهدين بطلب الوصول.
• تؤدي إزالة الصفوف الفارغة من ورقة Google إلى تحسين مظهرها ووظائفها.
• تعد مراجعة إعدادات المشاركة وتحديثها بانتظام أمرًا مهمًا للحفاظ على الأمان والتحكم في بياناتك.

فهم إعدادات المشاركة

توفر جداول بيانات Google إعدادات مشاركة متنوعة تسمح لك بالتحكم في من يمكنه الوصول إلى جداول البيانات الخاصة بك وتعديلها. يعد فهم هذه الإعدادات أمرًا ضروريًا للحفاظ على خصوصية بياناتك وأمانها.

توفر جداول بيانات Google ثلاثة إعدادات مشاركة رئيسية: التعديل والتعليق والعرض. يسمح إعداد التحرير للمتعاونين بإجراء تغييرات على جدول البيانات، ويتيح إعداد التعليق للمستخدمين ترك التعليقات، ويسمح إعداد العرض للمستخدمين فقط بعرض جدول البيانات دون إجراء أي تغييرات.

للوصول إلى إعدادات المشاركة لورقة معينة، افتح ورقة Google وانقر على زر "مشاركة" الموجود في الزاوية العلوية اليمنى من الشاشة. سيؤدي هذا إلى فتح نافذة حيث يمكنك إضافة المتعاونين وتعيين أذوناتهم.

• 1. تحرير

  
  

  يمنح إعداد التحرير المتعاونين حق الوصول الكامل إلى جدول البيانات، مما يسمح لهم بتعديل المحتوى وإضافة بيانات جديدة وإجراء تغييرات على المعلومات الموجودة. يعد هذا الإعداد مثاليًا لأعضاء الفريق الذين يحتاجون إلى المساهمة بنشاط في محتوى جدول البيانات.

• 2. التعليق

  
  

  يقيد إعداد التعليق المتعاونين من إجراء تغييرات مباشرة على جدول البيانات ولكنه يسمح لهم بترك التعليقات والاقتراحات. يعد هذا الإعداد مفيدًا لجمع التعليقات والمدخلات من أعضاء الفريق دون المخاطرة بإجراء تعديلات غير مقصودة على البيانات.

• 3. عرض

  
  

  يعد إعداد العرض هو الأكثر تقييدًا، حيث يسمح فقط للمتعاونين بعرض جدول البيانات دون أي امتيازات تحرير أو تعليق. يعد هذا الإعداد مناسبًا لمشاركة البيانات مع أصحاب المصلحة الذين يحتاجون فقط إلى الوصول إلى المعلومات دون تغييرها.

إعداد الوصول للعرض فقط

عند مشاركة مستند في جداول بيانات Google، من المهم التأكد من أن المشاهدين لديهم فقط القدرة على عرض المستند دون أن يتمكنوا من إجراء أي تغييرات. فيما يلي دليل خطوة بخطوة حول كيفية جعل عرض مستند جداول بيانات Google فقط، وكيفية ضبط الأذونات لمنع التعديل أو التعليق.

لعرض مستند جداول بيانات Google فقط، اتبع الخطوات التالية:

• افتح مستند جداول بيانات Google الذي تريد مشاركته.
• انقر فوق الزر "مشاركة" في الزاوية اليمنى العليا من المستند.
• انقر على خيار "الحصول على رابط قابل للمشاركة".
• ضمن قسم "مشاركة الرابط"، انقر على القائمة المنسدلة وحدد "عارض" للتأكد من أن المشاهدين يمكنهم عرض المستند فقط.

لمنع المشاهدين من تحرير المستند أو التعليق عليه، اتبع الخطوات الإضافية التالية:

• ضمن قسم "الوصول"، انقر على القائمة المنسدلة وحدد "أي شخص لديه الرابط".
• انقر على القائمة المنسدلة "عارض" للتأكد من أن المشاهدين يمكنهم عرض المستند فقط.
• قم بإلغاء تحديد خياري "السماح بالتحرير" و"السماح بالتعليق" لمنع أي تغييرات أو تعليقات.

لمزيد من التحكم في من يمكنه عرض المستند، يمكنك مطالبة المشاهدين بطلب الوصول:

• ضمن قسم "مشاركة الرابط"، انقر على القائمة المنسدلة وحدد "المزيد...".
• حدد المربع بجوار "تشغيل - يمكن لأي شخص لديه الرابط المشاهدة".
• حدد المربع بجوار "إيقاف - أشخاص محددون" لمطالبة المشاهدين بطلب الوصول.

إزالة الصفوف الفارغة

يمكن أن تؤدي الصفوف الفارغة إلى ازدحام ورقة Google وتجعل من الصعب قراءتها واستخدامها. لحسن الحظ، هناك عدة طرق لإزالة هذه الصفوف الفارغة غير المرغوب فيها، بدءًا من الحذف اليدوي إلى استخدام عوامل التصفية والفرز لتحديدها وإزالتها بكفاءة.

أ. تأثير الصفوف الفارغة على مظهر ورقة Google ووظيفتها

يمكن أن تؤثر الصفوف الفارغة على مظهر ورقة Google، مما يجعلها تبدو غير منظمة وفوضوية. بالإضافة إلى ذلك، يمكنها تعطيل وظائف الورقة، مما يزيد من صعوبة التنقل والاستخدام بفعالية. يمكن أن تؤدي إزالة الصفوف الفارغة إلى تحسين المظهر العام للورقة وسهولة استخدامها.

ب. إرشادات خطوة بخطوة حول كيفية إزالة الصفوف الفارغة من الورقة

لإزالة الصفوف الفارغة من ورقة Google، اتبع الخطوات التالية:

• حدد الصف: انقر فوق رقم الصف للصف الفارغ الأول الذي تريد حذفه. سيؤدي هذا إلى تسليط الضوء على الصف بأكمله.
• حذف الصف: انقر بزر الماوس الأيمن على رقم الصف المميز وحدد "حذف الصف" من القائمة المنسدلة.
• يكرر: استمر في هذه العملية لكل صف فارغ في الورقة حتى تتم إزالة كافة الصفوف الفارغة غير المرغوب فيها.

ج. استخدام المرشحات والفرز لتحديد وحذف الصفوف الفارغة بكفاءة

هناك طريقة أخرى لإزالة الصفوف الفارغة من ورقة Google وهي استخدام المرشحات والفرز لتحديدها وحذفها بكفاءة:

• تطبيق مرشح: انقر على أيقونة الفلتر في صف رأس الورقة لتطبيق عامل التصفية على الورقة بأكملها.
• فرز البيانات: استخدم وظيفة الفرز لإحضار كافة الصفوف الفارغة إلى أعلى الورقة أو أسفلها، مما يسهل التعرف عليها وحذفها.
• حذف الصفوف الفارغة: بمجرد تحديد الصفوف الفارغة، حددها واحذفها باستخدام نفس الطريقة الموضحة في الخطوة ب.

أفضل الممارسات للحفاظ على إمكانية الوصول للعرض فقط

عندما يتعلق الأمر بمشاركة جداول بيانات Google، فمن المهم مراعاة مستويات الأمان والوصول للمتعاونين معك. من خلال اعتماد أفضل الممارسات للحفاظ على إمكانية الوصول للعرض فقط، يمكنك التأكد من أن جداول البيانات المشتركة الخاصة بك تظل آمنة ويمكن الوصول إليها من قبل الجمهور المناسب.

• مراجعة إعدادات المشاركة الحالية

  
  قم بمراجعة إعدادات المشاركة في جداول بيانات Google بانتظام للتأكد من أن الأفراد أو المجموعات المقصودة فقط هي التي يمكنها الوصول للعرض. وهذا يساعد في الحفاظ على أمان بياناتك ومنع الوصول غير المصرح به.

• تحديث أذونات الوصول

  
  قم بتحديث أذونات الوصول للمتعاونين بانتظام للتأكد من أن لديهم حق الوصول للعرض فقط ما لم يكن ذلك ضروريًا. يمكن أن يساعد هذا في تقليل مخاطر التعديلات أو التغييرات غير المقصودة على جدول البيانات.

• إعلام المتعاونين

  
  تواصل مع المتعاونين معك حول حق الوصول للعرض فقط إلى جداول بيانات Google. أخبرهم بسبب تقييد وصولهم وشجعهم على التواصل إذا كانوا بحاجة إلى أذونات إضافية.

• تقديم التعليمات

  
  قدم تعليمات واضحة حول كيفية الوصول إلى جداول بيانات Google المشتركة وعرضها. يمكن أن يساعد ذلك في ضمان فهم المتعاونين لمستوى وصولهم وإمكانية التنقل بسهولة في جدول البيانات.

• تنفيذ الحماية بكلمة المرور

  
  عند التعامل مع المعلومات الحساسة، فكر في استخدام الحماية بكلمة مرور لجداول بيانات Google المشتركة. وهذا يضيف طبقة إضافية من الأمان ويضمن أن الأفراد الذين لديهم كلمة المرور فقط هم من يمكنهم الوصول إلى جدول البيانات.

• تطبيق قيود المشاركة

  
  استخدم قيود المشاركة لتقييد وصول المتعاونين إلى أجزاء معينة من جدول البيانات أو وظائف محددة. يمكن أن يساعد هذا في الحفاظ على التحكم في البيانات ومنع التغييرات غير المقصودة.

فوائد ورقة Google للعرض فقط

تعد جداول بيانات Google أداة قوية للتعاون وإدارة البيانات، ويمكن أن يوفر تعيين الورقة للعرض فقط العديد من الفوائد التي تعمل على تحسين الأمان والتحكم في المعلومات الحساسة.

• منع التغييرات غير المصرح بها: من خلال تعيين جدول بيانات Google للعرض فقط، يمكنك تقييد الوصول إلى مجموعة مختارة من الأفراد، مما يقلل من خطر التعديلات غير المصرح بها أو التلاعب بالبيانات.
• حماية البيانات الحساسة: يساعد الوصول للعرض فقط على حماية المعلومات الحساسة والبيانات السرية من التغيير أو الوصول إليها من قبل أطراف غير مصرح لها.
• الامتثال للوائح حماية البيانات: بالنسبة للمؤسسات التي تتعامل مع البيانات الحساسة، يمكن أن يساعد تعيين الأوراق للعرض فقط في ضمان الامتثال للوائح حماية البيانات والحماية من انتهاكات البيانات.

• منع التعديلات غير المقصودة: تعمل أوراق العرض فقط على تقليل احتمالية إجراء تغييرات أو عمليات حذف غير مقصودة، مما يحافظ على سلامة البيانات ويمنع الأخطاء المحتملة.
• الحفاظ على دقة البيانات: من خلال الحد من إمكانيات التحرير، تساعد أوراق العرض فقط في الحفاظ على دقة واتساق المعلومات التي تتم مشاركتها مع الآخرين.

• مشاركة المعلومات بشكل آمن: يتيح لك الوصول للعرض فقط مشاركة المعلومات بشكل آمن مع جمهور أوسع، مما يوفر إمكانية الرؤية دون المساس بسلامة البيانات.
• الحفاظ على التحكم: يمكّنك تعيين الورقة للعرض فقط من الحفاظ على التحكم في المعلومات المشتركة، مما يضمن أن الأفراد المصرح لهم فقط هم من يمكنهم الوصول إلى البيانات وعرضها.
• التعاون بدون مخاطر: يتيح الوصول للعرض فقط التعاون دون التعرض لخطر التغييرات غير المقصودة أو الوصول غير المصرح به، مما يعزز بيئة تعاونية آمنة وخاضعة للرقابة.

خاتمة

تلخيص الخطوات اللازمة لإجراء عرض ورقة Google فقط:

• الخطوة 1: افتح ورقة Google الخاصة بك وانقر على زر "مشاركة" في الزاوية اليمنى العليا.
• الخطوة 2: في إعدادات المشاركة، قم بتغيير الوصول إلى "أي شخص لديه الرابط" وقم بتعيين الإذن على "العارض".
• الخطوه 3: انقر فوق "نسخ الرابط" وشارك رابط العرض فقط مع المستلمين المقصودين.

إنها مهم للحفاظ على حق الوصول للعرض فقط للمعلومات الحساسة لمنع التغييرات غير المصرح بها أو الوصول إلى بياناتك. من خلال تنفيذ هذه الممارسات، يمكنك التأكد من أن بياناتك تظل آمنة ولا يمكن الوصول إليها إلا لأولئك الذين يحتاجون إليها. أنا يشجع يجب على جميع القراء اتباع هذه الخطوات لجداول بيانات Google الخاصة بهم لحماية معلوماتهم الحساسة.